5 trucs et astuces pour bien paramétrer vos pipelines CRM

Apparue il y a une dizaine d’années, la gestion par pipeline est devenue la norme dans la plupart des logiciels CRM.

Cette pratique visuelle s’inspire des principes du Kanban, une méthode de gestion de projet pas si récente, puisqu’elle a été inventée par Toyota dans les années 1940. Elle consistait au départ à utiliser des post-it sur un tableau blanc pour découper les différents éléments et étapes d’un projet.

Dans le cadre d’un pipeline CRM, on va donc utiliser des cartes (représentant les leads) que l’on va déplacer dans des étapes incrémentales, du premier contact jusqu'au gain (ou à la perte) de la vente.

Si cette logique est plébiscitée par les commerciaux du monde entier, il convient quand même de bien paramétrer l’outil pour en révéler tout le potentiel.

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur de votre logiciel CRM avec vue pipelines.

Des pipelines identiques pour vos commerciaux

Des pipelines identiques pour vos commerciaux

La souplesse des logiciels CRM avec pipelines peut souvent se révéler un frein à l’usage : si les commerciaux peuvent facilement modifier les étapes de leurs pipelines, ils risquent de rapidement avoir chacun un pipeline spécifique.

Cette situation va rapidement poser problème au manager de l’équipe, qui ne pourra plus comparer les pipelines les uns avec les autres. Impossible alors de faire un reporting précis et d’utiliser efficacement les outils statistiques du logiciel CRM.

Vous l’aurez compris, la normalisation des pipelines est absolument nécessaire pour la bonne gestion d’une équipe commerciale.

 

Gardez toujours vos pipelines vraiment actifs

Toute la puissance de la vue pipeline réside dans sa capacité à apporter une vue synthétique de l’activité commerciale en cours.

Aucun commercial au monde ne peut traiter correctement 500 opportunités en même temps. Et pourtant, c’est souvent ce que l’on trouve dans les pipelines des commerciaux de nombreuses entreprises.

Un pipeline commercial doit être constitué d’opportunités actives. Nous verrons ci-dessous comment gérer les opportunités “qui trainent”.

 

Videz les tiroirs et chouchoutez les opportunités dormantes

Souvent, les commerciaux ont tendance à garder dans un tiroir toutes leurs opportunités ouvertes, même quand la date d’échéance est très éloignée. Là encore, ce n’est pas une bonne pratique.

Même si le commercial reste responsable du lead, dès qu’une opportunité a un rappel supérieur à 3 mois, elle devrait être transférée dans un pipeline dédié au nurturing, par exemple avec une séquence de mails de relance commerciale,  de découverte ou de réassurance.

 

La revue de pipeline pour éviter l’effet frigo

Même si un logiciel CRM est un formidable outil, il ne supprime pas la nécessité d’une analyse régulière entre le commercial et son manager.

Tous les managers connaissent le fameux “effet frigo” du commercial qui a fait un bon mois et en garde “sous le pied” pour la période suivante. Une tendance rarement alignée avec l'objectif global de l’entreprise (et c’est un euphémisme).

La meilleure solution est la mise en place de réunions de revue de pipeline, généralement en fin ou début de semaine, afin de faire le point sur le pipeline et les opportunités qu’il contient.

Optimisez la gestion des opportunités entrantes

Optimisez la gestion des opportunités entrantes

Bien souvent les opportunités ne sont pas directement enregistrées par les commerciaux. Avec un logiciel CRM moderne, vous avez probablement connecté le formulaire de votre site ou autres landing pages.

Une bonne pratique est d’utiliser un pipeline à cet effet, avec une étape pour représenter chaque source marketing. Chaque étape est ensuite automatiquement alimentée par un canal particulier (par exemple la page contact de votre site ou un formulaire Google).

Le manager a ainsi une vision panoramique des leads à distribuer à son équipe et peut même évaluer leur niveau d’engagement et de maturité grâce aux outils de tracking et de scoring.

 

Gérer le suivi de production avec un pipeline CRM

Dans certains cas où le suivi de production est très linéaire, garder cette logique de pipeline peut s’avérer très efficace.

Prenons l’exemple d’une régie publicitaire : le suivi de production est facile à modéliser en pipeline (contrat signé, éléments reçus, envoi d’un bon à tirer, justificatifs).

Dans ce type de configuration, il vous suffira souvent de transférer une opportunité gagnée dans un pipeline de ce type pour assurer un suivi efficace de la production et garder une trace de toutes ces étapes dans l’opportunité.

À vous de jouer maintenant pour mettre en place ce formidable outil dans votre équipe et en tirer rapidement les bénéfices !

  

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