Wie reinigt und aktualisiert man eine Kundendatenbank?

Comment nettoyer et mettre à jour la base de données clients

Ach, der berühmt berüchtigte Frühjahrsputz! Man öffnet die Fenster, lüftet die Matratzen und putzt sogar in den hintersten Ecken. Mit dem schönen Wetter und der frischen Luft fühlt man sich stark und energiegeladen. Aber denken Sie auch nur ein wenig an Ihre Daten, die irgendwo auf einem Cloud-Server sind und seit vielen Jahren verstauben?

Der Frühjahrsputz betrifft nicht nur Ihr Zuhause, im Gegenteil. Ihre Kundendatenbank sollte auch von Zeit zu Zeit durchlüftet werden. Nichtstun ist die beste Art und Weise, veraltete und doppelte Informationen anzuhäufen, die uns daran hindern, wichtige Entscheidungen im richtigen Moment zu treffen. Es ist die Qualität Ihrer Daten, von der die Relevanz Ihrer Werbeaktion abhängt. Ist der Moment nicht gekommen, in Ihrer Datenbank aufzuräumen?

Eine Kundendatenbank ist keine Sammlung

Je mehr angehäuft wird, desto mehr Wert geht verloren. Was bei Briefmarkensammlern funktioniert, ist leider kein Qualitätsindikator für Fachleute aus den Bereichen Marketing oder Vertrieb. Um effizient zu sein, muss eine Datenbank immer betriebsbereit sein wie ein Rennwagen, der bereit ist, auf einer Rennstrecke durchzustarten.

Wenn man seine Datenbank nicht reinigt, geht man im Übrigen das Risiko ein, dass sie langfristig nicht mehr richtig funktioniert. Hier einige konkrete Auswirkungen:
  • Ihr Gewicht wird mechanisch schwerer, indem weitere Daten hinzugefügt werden. Das hat eine Auswirkung auf die Kosten der Speicherung, die Zugriffsdauer, die sich erheblich verlängern kann und die Suche, die bei der Verarbeitung nur langsam voranschreitet.
  • Es kommt zu mehr Fehlern, Dubletten und Homonymie. Das Wachstumspotential Ihres Unternehmens hängt von der Qualität Ihrer Daten ab.
  • Die DSGVO-Konformität ist in Gefahr. Theoretisch gesehen wird Ihnen seit dem 25. Mai 2018 durch die europäische Verordnung auferlegt, nach der ausdrücklichen Genehmigung Ihrer Kunden zu fragen, ihre Daten aufzubewahren (entweder durch eine direkte Frage oder die Aktualisierung Ihrer AGB).
  • Die Vision, die Ihnen Ihre Tabellen und KPI bieten, ist verändert, denn sie beruht auf nicht zuverlässigen Daten. Schlimmer noch: das kann sogar dazu führen, dass Sie unangemessene Entscheidungen treffen, weil diese auf beschädigten oder minderwertigen Daten beruhen.
 

Bewährte Verfahren für die Reinigung und Aktualisierung Ihrer Kundendaten

Eine Datenpflege kann glücklicherweise jederzeit durchgeführt werden, aber im Großen und Ganzen handelt es sich um eine permanente Qualitätsarbeit. Beispiele, Ratschläge und bewährte Verfahren.

Falsche Daten erkennen

Das Ziel besteht darin, wertlose Informationen, die Ihre Datenbanken verschmutzen, zu bestimmen, wie zum Beispiel:

  • Änderungen von Postanschriften (unzustellbar).
  • Änderungen von Firmen- oder Markennamen (aufgrund einer strategischen Entscheidung, eines Zusammenschlusses, einer Übernahme, einer Standortverlagerung, usw.).
  • Änderungen von Ansprechpartnern (Renteneintritt, Kündigung, neue Einstellungen, usw.).
  • Neue Websites und Strukturen von E-Mail-Adressen.

Wenn die Fehler erst einmal gefunden sind, müssen die Daten aktualisiert werden: entweder durch Löschen (wenn das Unternehmen z. B. nicht mehr existiert) oder durch Aktualisieren, damit sie in Echtzeit an alle Ihre Mitarbeiter weitergeleitet werden können.

Dubletten finden und entfernen

Der Name des Unternehmens ist häufig der einzige Bezug in einer Datenbank. Allerdings kann dieser manchmal unterschiedlich geschrieben werden. Arbeiten Sie mit PSA, P S A, Peugeot Citroën der Groupe Peugeot? Für die Optimierung Ihrer Datenbank muss eine unumgängliche Phase der Recherche und Konsolidierung durchlaufen werden. In dieser Phase werden Ihre Daten standardisiert, um sie zu erläutern.

Ihre Daten angemessen strukturieren

Wie bearbeiten Sie Filialen, Konzerne und interne Abteilungen von Firmenkunden? Ist es der Name des Konzerns? Oder die Handelsmarke? Oder der Name der Filiale? Es ist unglaublich wichtig, eine klare Politik zu haben, um Ihre Kunden zu identifizieren und die Information in Ihrer Datenbank zu teilen. Diese Arbeit der Strukturierung und Nomenklatur garantiert Stabilität in Ihren Kundeninformationen.

Die Daten Ihrer besten Kunden überprüfen und optimieren

Es handelt sich um eine Geschäftsanalyse, die Ihre 5, 10 oder 30 besten Kunden betreffen sollte. Ihre Daten müssen unbedingt überarbeitet, strukturiert oder aktualisiert werden. Dafür kann man sich auf die Website des Unternehmens, Daten aus den sozialen Netzwerken (LinkedIn an erster Stelle), öffentliche Informationen (Benachrichtigungen in den aktuellen Ereignissen, Blog-Artikel, Jahresberichte, usw.) beziehen.

Es ist generell eine manuelle Arbeit, über die man seine Kenntnisse über die Kunden bereichern kann, um seine Geschäftsstrategie bei Großkunden anzupassen.

Komplexe Abfragen und Filter erstellen

Behalten wir diesen Kunden, der Ihre E-Mails seit 2 Jahren nicht mehr beantwortet? Was ist mit dem, der Ihre Newsletter nicht mehr öffnet und liest?

Man sollte sich besser auf statistische Logiken beziehen als auf seine Intuition. Sie können die Liste der Unternehmen, mit denen Sie seit 5 Jahren nicht mehr gearbeitet haben, filtern, überprüfen, ob sie aktualisiert werden soll, sie reinigen und den Vertriebsteams für eine Aktualisierung vorlegen.

Sie können komplexe Filter erstellen: wenn ein Kunde nicht mehr bei Ihnen einkauft, dann vielleicht, weil Sie nicht mehr das herstellen, was er gewöhnlich gekauft hat. Die Kombination aus kollektiver Intelligenz und Leistung der Daten bietet bemerkenswerte Ergebnisse.

Ob ein Kunde aus der Datenbank gelöscht wird oder nicht, ist eine Entscheidung, die entsprechend der statistischen Logik und der Tatsachen vor Ort getroffen werden muss. In Unternehmen verhindern Silos zwischen IT, Marketing und Vertrieb manchmal eine effiziente Kommunikation.

Regelmäßig Backups durchführen

Irren ist menschlich. Hinter dem berühmt berüchtigten Sprichwort versteckt sich eine Realität, die bei Manipulationsproblemen verheerend sein kann. Gleiches gilt bei Cyber-Angriffen. Man muss in der Lage sein, Kundendaten schnell zu finden.

Dafür sind Sie mit täglichen Backups (ja sogar stündlichen Backups bei der Verarbeitung großer Mengen) auf der sicheren Seite. Diese Backups sollten übrigens sorgfältig in einem digitalen Safe oder an einem nicht vernetzten Ort zwischengelagert werden, um das Risiko der Verbreitung bei einem Angriff durch einen Cryptovirus zum Beispiel zu verhindern.

Eine gut gepflegte Datenbank kann von großem Nutzen sein. Sie wird heute als sehr wichtiges Vermögen betrachtet, genauso wie Ihr Wissen, Ihr geistiges Eigentum und Ihre Patente. Weil Ihre Kundendaten wertvoll sind, müssen sie mit einem angepassten Tool genutzt werden, damit ihr gesamtes Potential vervielfacht werden und der Entwicklung Ihres Unternehmens dienen kann.