5 trucos y consejos para configurar bien sus embudos de CRM

5 trucs et astuces pour bien paramétrer vos pipelines CRM

Luego de aparecer hace unos diez años, la gestión por embudos se convirtió en el método estándar en la mayor parte de los programas informáticos de CRM.

Esta práctica visual se inspira en los principios de Kanban, un método no muy reciente de gestión de proyecto, ya que fue en los años 1940 cuando Toyota lo inventó. Consistía inicialmente en utilizar notas adhesivas en una pizarra blanca para separar los diferentes elementos y etapas de un proyecto.

Así, en el contexto de un embudo de CRM, se utilizarán cartas (que representan las oportunidades) que se van a movilizar en las etapas progresivas, desde el primer contacto hasta la conversión (o la pérdida) de la venta.

Si bien los representantes comerciales del mundo entero aprecian esta lógica, conviene además configurar bien la herramienta para sacarle todo el potencial.

Aquí encontrará algunos consejos para sacarle el máximo provecho a su software de CRM con vista de embudos.

  Embudos idénticos para sus representantes comerciales

(Imagen: Sellsy CRM – Proyecto de equipamiento – Creado el: - Para el: - Propietario)

La flexibilidad de los programas informáticos de CRM con embudos puede a menudo frenar su uso: si los representantes comerciales pueden modificar fácilmente las etapas de sus embudos, corren rápidamente el riesgo de tener cada uno un embudo específico.

Esta situación se presentará rápidamente como un problema para el gerente del equipo puesto que ya no podrá comparar los embudos unos con otros. Sería entonces imposible producir informes precisos y utilizar eficazmente las herramientas de estadísticas del software de CRM.

Usted lo habrá entendido, es absolutamente necesario estandarizar los embudos para alcanzar la buena gestión de un equipo comercial.

Mantenga siempre sus embudos bien activos

Todo el poder de la vista de embudos reside en su capacidad de ofrecer una vista sintética de la actividad comercial que se encuentra en curso.

Ningún representante comercial en el mundo puede tratar correctamente 500 oportunidades al mismo tiempo. Sin embargo, eso es lo que se ve a menudo en los embudos de los representantes comerciales de muchas empresas.

Un embudo comercial debe estar constituido de oportunidades activas. Veremos más abajo cómo administrar las oportunidades “que arrastran”.

  Vacíe las gavetas y enfoque toda su atención en las oportunidades inactivas

Muchas veces, los representantes comerciales tienden a guardar en una gaveta todas las oportunidades abiertas, incluso cuando la fecha de vencimiento está bastante lejos. También en este caso, esa no es una buena práctica.

Aunque el representante comercial sea responsable de la oportunidad, tan pronto como se tenga que contactar una oportunidad en un período mayor a 3 meses, esta debe transferirse a un embudo dedicado a su cuidado y seguimiento, por ejemplo, con una serie de correos de reactivación comercial, de descubrimiento o de reaseguro.

La revisión de embudo para evitar el efecto congelador

Aunque un software de CRM sea una herramienta fantástica, no elimina la necesidad de un análisis frecuente entre el representante comercial y su gerente.

Todos los gerentes conocen el famoso “efecto congelador” del representante comercial que tuvo un buen mes y se mantiene atento, “listo para la carrera” del próximo período. Una tendencia que raramente está alineada con el objetivo global de la empresa (y se trata de un eufemismo)

La mejor solución es organizar reuniones de revisión de embudo, generalmente al final o al comienzo de la semana, con el fin de presentar información sobre el embudo y las oportunidades que este ofrece.

 

Optimice la gestión de las oportunidades entrantes

Muy a menudo las oportunidades para los representantes comerciales no se registran directamente. Con un software de CRM moderno usted probablemente ya conectó el formulario de su sitio web u otras páginas de inicio.

Una buena práctica es utilizar un embudo para este fin, con una fase para representar cada fuente de marketing. Luego, cada fase es suministrada por un canal particular (por ejemplo la página de contacto de su sitio web o un formulario de Google).

El gerente tendrá así una visión panorámica de las oportunidades para distribuírselas a su equipo e igualmente podrá evaluar su nivel de compromiso y madurez gracias a las *herramientas de seguimiento y de puntuación.

Administrar el seguimiento de la producción con un embudo de CRM

En ciertos casos en los que el seguimiento de la producción es lineal, mantener esta lógica de embudos puede resultar ser muy eficaz.

Tomemos el ejemplo de un control publicitario: el seguimiento de producción es fácil de modelar a través de embudos (contratos firmados, elementos recibidos, envío de orden de impresión, justificativos).

En este tipo de configuración, muchas veces usted solo tendrá que transferir una oportunidad convertida a un embudo de este tipo para asegurar un seguimiento efectivo de la producción y mantener un rastro de todas estas fases de la oportunidad.

¡Ahora le toca a usted implementar esta formidable herramienta en su equipo de trabajo y sacarle rápidamente el máximo provecho a los beneficios!