Devis sur tableur : avantages et limites

Un devis est un document écrit relatant les principales caractéristiques du bien ou du service qu’un acheteur souhaite acquérir. Il est un accord entre le vendeur et l’acheteur, d’où l’importance de soigner sa réalisation afin qu’il soit le plus clair et précis possible.

Si des tableurs tels que Word et Excel ont fait leurs preuves pour accomplir cette tâche, la digitalisation a amené les entreprises à repenser leurs processus internes. 

Pour répondre à leurs enjeux de business, elles ont injecté de nouvelles technologies au sein de leur organisation. Bien que le tableur ne soit pas mis aux oubliettes, elles utilisent aujourd'hui des outils digitaux dédiés plus performants pour gagner en productivité et réactivité.

Explications.

Devis sur tableur : une pratique commerciale qui tend à disparaître

Malgré une maturité digitale croissante des entreprises, bon nombre d’entre elles accusent toujours un retard numérique. Elles n’ont pas toutes implémenté de nouveaux outils dans leurs activités pour améliorer leur performance.

C’est notamment le cas pour l’édition de leurs devis qu’elles réalisent sur un traitement de texte type Word ou un tableur Excel. Pour ces entreprises réfractaires à la digitalisation de leur structure, cela représente un avantage de coût évident puisqu’elles n’ont pas à s’équiper d’un logiciel spécifique. D’autant plus qu’un tableur comme Excel est souvent considéré comme une option simple d’utilisation ne nécessitant que peu de compétences particulières.

Mais, au-delà de ces bénéfices, utiliser un tableur traditionnel peut aussi vite devenir un réel casse-tête. Design peu élaboré reflétant un manque de professionnalisme, nombreuses tâches manuelles répétitives, erreurs humaines inévitables, travail collaboratif laborieux, nombreuses sont les limites du tableur classique. D’autant plus à l’ère de la digitalisation où le client est de plus en plus exigeant et pointilleux ! 

Aujourd’hui, pour répondre à des acheteurs plus que connectés et rodés aux rouages d’Internet, il est devenu primordial d’accorder le plus grand soin à la réalisation de ses devis. Présentation personnalisée, envoi en quelques clics, signature électronique, tracking de consultation, le devis fait peau neuve pour concrétiser plus vite vos ventes.

La solution ? Le logiciel CRM, facturation et comptabilité d’entreprise !

C’est simple, il a tout pour séduire. Doté d’une interface intuitive simple d’utilisation, il dispose de toutes les fonctionnalités pour vous faire gagner un temps précieux. Outre la création de devis personnalisés, ou à partir de modèles préintégrés, vous êtes en mesure de les envoyer par email en un claquement de doigts grâce à votre CRM. 

Agile et puissant, il fait gagner un temps considérable à vos collaborateurs. Un devis vient d’être envoyé à un lead ? Grâce au tracking d’ouverture des emails et à la lecture des documents, le commercial sait exactement à quel moment son prospect a pris connaissance du document.

Et, pour accélérer l’acte d’achat, il peut même faire signer électroniquement son devis. L’acheteur semble indécis, il tarde à vous donner de ses nouvelles ? Le CRM travaille pour vous. Il vous permet même de créer des scénarios de relance automatique  adaptés à chaque cas client !

Couplé à un logiciel de facturation et de comptabilité, vous prenez le total contrôle sur toute la gestion de votre entreprise. Vue pipelines, outils de sales automation, flux de facturation simplifié, connexion bancaire, gestion des achats ou encore exports comptables, vous disposez de nombreuses fonctionnalités qui vous feront vite abandonner votre tableur traditionnel. 

Sans perdre de vue que pour sécuriser votre trésorerie, il est indispensable de piloter de façon optimale votre cycle de facturation. Car, qui dit devis signé, dit aussi facturation ! Saviez-vous qu’en 2019, 1 PME sur 2 était victime de retard de paiement ? En effet, selon une étude Sellsy/YouGov, 1 entreprise sur 5 déclarait près de 5% de son chiffre d’affaires en impayé. Un constat alarmant qui peut être enrayé grâce à une vision à 360° de l’ensemble de votre cycle de vente. 

Et ce n’est qu’en adoptant une solution logicielle dédiée à la gestion de votre facturation client que vous serez en mesure de maîtriser efficacement son suivi afin de développer et pérenniser votre business. 

La réalisation soignée de vos devis est l’une des étapes cruciales à considérer pour amener votre potentiel client à s’engager envers votre marque. Elle est aussi un gage de professionnalisme qui ne passera pas inaperçu aux yeux de votre prospect, qui, rappelons-le, est devenu particulièrement prudent face à l’abondance des propositions commerciales qui s’offrent à lui.