Du devis à l’encaissement, les étapes clés

Les opérations d’achat et de vente sont au coeur de l’activité quotidienne des entreprises. Aussi, comment optimiser son flux de facturation ? Car, le processus de facturation ne se limite pas uniquement à la création de documents comptables. De la production à l’encaissement client, il est essentiel de prendre en compte ce flux dans sa globalité.

Les retards de paiement sont un réel fléau. En 2019, 1 PME sur 2 en était victime, et 38% des entreprises ont frôlé la faillite - source baromètre Sellsy/Yougov -). La facturation est sans aucun doute une étape déterminante pour le bon développement de son activité. Mais, du devis à l’encaissement, pour assurer un processus achat /vente fluide, certaines étapes clés sont incontournables. 

Pour optimiser la gestion de ce parcours, il convient d’être aussi méthodique que réactif. La digitalisation a littéralement accéléré ce mécanisme. Elle est un réel levier pour gagner en efficacité et performance grâce à une facturation en ligne 100% efficiente.

Explications. 

La digitalisation, une opportunité pour assurer la croissance de son entreprise

La digitalisation des entreprises s’articule autour de plusieurs puissantes techniques : l’automatisation, l’intelligence artificielle (l’IA) et une simplification des processus internes. Le développement de ces nouvelles pratiques et la prolifération d’outils digitaux simples d’utilisation permettent aux entreprises d’atteindre leurs objectifs les plus ambitieux. 

Aujourd’hui, les entreprises digitalisées sont plus agiles et compétitives que celles qui n’ont pas encore franchi ce cap. Selon le baromètre Croissance et Digital 2019 Ipsos, 38% des entreprises digitalisées sondées enregistrent une augmentation de leur chiffre d’affaires. Et 77% d’entre elles reconnaissent même que le numérique contribue à leur croissance.

En matière de facturation, les processus opérationnels sont considérablement facilités. Grâce à l’informatique nuagique, toutes les données sont stockées en ligne sur un serveur 100% sécurisé, en temps réel. Les équipes sont ainsi à même de travailler en simultané depuis n’importe quel terminal. Réalisation de devis, signature électronique, transformation du devis en facture, paiement en ligne, toutes les étapes clés du devis à l’encaissement se font en quelques clics. 

Sans compter que la digitalisation réduit considérablement le risque d’erreurs humaines lors de la saisie des données. Car, si l’édition de devis sur tableur type Excel a ses avantages, elle a aussi ses limites. Design peu attractif, tâches manuelles répétitives, travail collaboratif laborieux, le devis sur tableur est une pratique qui tend à disparaître pour laisser place à de puissants logiciels CRM, facturation et comptabilité d’entreprise. 

Intuitifs et modulables, ils offrent une vision à 360° sur l’ensemble de votre cycle de vente. Devis, acompte, ou encore facture proforma, le quotidien comptable est simplifié via la mise en place d’un ERP (Enterprise Resource Planning) dont les fonctionnalités permettent d’établir tous types de documents. 

Grâce à la digitalisation, les étapes clés du devis à l’encaissement sont optimisées pour être plus efficace et améliorer sa productivité. 

Le devis en ligne, un gain de temps idéal pour gagner en réactivité

Avant tout achat de produit ou de prestation de service, le devis est l’une des premières étapes clés du parcours de vente. Il permet au potentiel acheteur de connaître sur un document écrit les principales caractéristiques de sa future acquisition. 

Considéré comme une offre de contrat, ce dernier n’est cependant pas tenu de faire son achat chez le fournisseur l’ayant établi. Il permet ainsi au client de solliciter différents prestataires avant de s’engager. Et c’est là que les choses se compliquent...

Avec l’avènement d’Internet et l’engouement croissant pour les réseaux sociaux, le consommateur s’est fortement digitalisé. Depuis son ordinateur, son smartphone ou sa tablette, il n’hésite pas à comparer les offres et se renseigner auprès d’autres internautes. Exigeant, il souhaite non seulement que la marque réponde à sa problématique, mais il veut aussi un retour de sa part quasi en temps réel. 

Si vous n’êtes pas réactif à sa demande, il se tournera vers la concurrence dans l’espoir d’obtenir un devis au plus vite. D’où l’importance d’être à son écoute et de la satisfaire pleinement le plus rapidement possible. 

Le devis en ligne est l’outil idéal pour gagner en réactivité. Via un logiciel CRM en mode SaaS, vos collaborateurs sont à même de l’établir en quelques clics, et ce, où qu’ils se trouvent. Depuis une interface intuitive, simple d’utilisation, ils disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires pour établir un devis personnalisé, sur-mesure. Une fois son édition terminée, ils n’ont plus qu’à l’envoyer par email au prospect. 

De plus, avec une solution en ligne telle que Sellsy, il gagne un temps considérable grâce au tracking d’ouverture des emails. Vos équipes commerciales savent ainsi avec précision à quel moment leurs clients ont pris connaissance du devis. Elles peuvent ainsi enclencher la vitesse supérieure pour assurer le suivi de leurs opportunités d’affaires (et vendre !).

La signature électronique, un avantage concurrentiel certain

Bien que ce ne soit pas une course contre la montre (quoique, parfois, le temps presse !), plus vite le devis est signé, plus vite l’affaire sera conclue. La concurrence est rude dans certains secteurs d’activité, et il peut être important de faire signer le devis dans les meilleurs délais. 

Pour accélérer l’acte d’achat, la signature électronique est un gain de temps précieux. Service légal et dématérialisé, elle permet de faire signer le devis, ou tout autre document, au plus vite afin de mentionner l’accord des termes et conditions du contrat entre les deux parties.

Terminé l’impression papier, puis l’envoi par voie postale, la signature électronique vous permet de réaliser vos transactions commerciales en quelques clics (devis, mais aussi bons de commande, factures, etc.), sans tenir compte des contraintes géographiques. 

Grâce à cet outil ayant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, vous :

  • Gagnez du temps (il n’existe plus d’étapes intermédiaires comme l’impression papier, l’éventuelle prise de rendez-vous, l’envoi postal, etc.)
  • Êtes plus productif (le traitement des dossiers est plus rapide, et, par conséquent vous êtes en mesure d’en suivre de nombreux autres)
  • Faites des économies (frais de papier, d’encre, d’affranchissements postaux, d’archivage)
  • Gérez mieux votre entreprise (l’archivage dématérialisé de vos données assure une gestion plus simple. Tous vos documents sont centralisés au même endroit)
  • Augmentez le taux de conversion de vos devis (les démarches auprès de vos prospects étant réduites, ils sont plus réceptifs pour un échange gagnant-gagnant)

La facturation digitale, un atout indéniable pour sécuriser sa trésorerie

Facturer ses clients n’a jamais été aussi facile. Plus besoin de manipulations fastidieuses, souvent source d’erreurs humaines, vous transformez vos devis en factures en toute simplicité. Obligatoire pour toute vente de marchandise ou de prestation de service, elle doit comporter des mentions légales auxquelles vous ne pouvez vous dérober. 

Quel que soit le type de factures, d’acompte, proforma, de situation, de clôture ou encore d’avoir, elle est un document aussi important tant au niveau commercial, comptable que juridique. En optant pour un logiciel de facturation, vous simplifiez et améliorez le quotidien de vos équipes. 

En effet, la facturation digitale présente de nombreux bénéfices :

  • L’assurance d’une conformité réglementaire (toutes les mentions légales y figurent, avec la possibilité de les personnaliser)
  • Un gain de temps précieux (vos commerciaux sont à même de transformer leurs devis en factures en un temps record)
  • Des économies non négligeables (frais de papier, d’archivage) et un clin d’oeil environnemental pour une démarche responsable
  • Facilité d’accès (vos équipes ont un accès aux factures en cours en temps réel depuis n’importe quel terminal)
  • Une trésorerie maîtrisée (via des tableaux de bord, vous suivez vos budgets afin de mieux surveiller la santé financière de votre entreprise)

La relance automatique, une meilleure visibilité sur votre trésorerie

Et si vous en finissiez avec les retards de paiement ? Pour minimiser les risques (ils sont un réel fléau pour bon nombre d’entreprises), l’utilisation d’une solution en ligne de gestion d’entreprise intégrant un logiciel de facturation est une puissante arme

Notamment pour les petites entreprises où des délais d’encaissement trop longs peuvent fortement les fragiliser, voire les mettre en danger. Payeur récalcitrant ou injoignable, circuit de validation complexe ou encore difficultés financières d’une entreprise, la liste des causes des impayés est loin d’être exhaustive ! Et le non-respect des délais de paiement peut avoir un très fort impact sur la survie des entreprises.

Pour accélérer le paiement de vos factures, suivre et relancer les mauvais payeurs est indispensable pour limiter les risques d’impayés. Mais cette une tâche fastidieuse demande du temps et de la patience. Il est au préalable nécessaire d’identifier le visage des mauvais payeurs et essentiel d’avoir une bonne analyse de leurs comptes client. 

L’automatisation de vos relances va tout simplement faciliter le quotidien de vos collaborateurs. Depuis un outil CRM, la relance intelligente permet un suivi optimal de toute la chaîne de traitement :

  • Envois d’emails automatiques personnalisés en fonction de la date d’échéance du document (relance simple, mise en demeure, etc.)
  • Relance en masse via des listes automatiques
  • Planification des prochaines actions à suivre
  • Tracking de lecture des emails envoyés (avec les factures attachées)
  • Paiement à venir et/ou en cours
  • Etc.

Certains logiciels, comme Sellsy, propose une relance automatisée également pour les devis. Un bon point pour que les commerciaux puissent suivre avec plus d’agilité (et de réactivité) leurs opportunités d’affaires  !

D’autre part, en automatisant vos échéances de paiement, vous gagnez un temps considérable. Dès l’édition de vos factures, vous êtes en mesure de mentionner les échéances du règlement à venir en quelques clics.

La digitalisation a profondément modifié les usages internes des entreprises. Elle a impacté leur mode de fonctionnement en faisant émerger de nouvelles habitudes de travail. Du devis à l’encaissement des factures, elle a accéléré la suppression des tâches redondantes, à faible valeur ajoutée, pour laisser place à un processus dématérialisé, fluide et homogène.

Les équipes peuvent ainsi se dégager du temps pour se focaliser sur leur coeur de métier. Depuis leur outil CRM, tout est automatisé sur une plateforme unique et collaborative pour un suivi optimal du parcours de vente. Création de devis personnalisés en ligne, signature électronique entièrement sécurisée, transformation des devis en factures en quelques clics, relance automatique intelligente, tous les ingrédients sont réunis pour faire recette !