Facturation en ligne : tout ce qu'il faut savoir

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Dans le circuit commercial, après la vente et la livraison du produit ou du service, vient le temps de la facturation. C'est une étape importante, car c'est de la bonne facturation que dépend la gestion de la trésorerie de l'entreprise.

Toutefois, entre les relances, les impayés, les contentieux et les questions liées à l'archivage, et à la conformité fiscale et légale, la gestion de la facturation est une science qui nécessite de bonnes compétences, des outils adaptés… et parfois des nerfs d'acier !

Alors que la transformation digitale métamorphose l'organisation des entreprises de l'intérieur, la facturation n'y fait pas exception. Gérer ses factures en ligne est souvent plus simple, plus rapide et plus efficace qu'une gestion manuelle en format papier.

Mais êtes-vous vraiment sûr de maîtriser le sujet ? Pour s'en assurer, refaisons le point sur tout ce qu'il faut savoir sur la facturation en ligne.

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Qu'est-ce qu'une facture ?

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C'est un document légal, comptable et commercial qui constitue l'aboutissement d'une transaction entre un client et un vendeur. Son rôle est de valider l'accord qui a été normalement entériné par un devis sur les conditions de vente, incluant notamment le prix à payer. Une facture peut être au format papier ou au format électronique.

Toutefois, la tendance tend aujourd'hui vers la dématérialisation des échanges. La facturation électronique devient alors la norme, voire une obligation pour certains clients, comme dans le cadre des marchés publics, où son usage est obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI, mais également pour les PME depuis le 1er janvier 2019.

La facture est un document obligatoire pour toute transaction entre deux professionnels (BtoB). Chaque facture doit d'ailleurs être conservée par le vendeur et par l'acheteur pendant au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce).

Face aux enjeux liés au stockage et à l'archivage (coûts, espace et ressources), les factures numériques, électroniques ou digitales représentent des alternatives pertinentes qui permettent de travailler plus efficacement. Toutes les factures doivent toutefois être numérotées et bien organisées pour pouvoir s'y retrouver, en particulier en cas d'audit ou de contrôle de l'administration fiscale.

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A lire sur le sujet : Facturation électronique pour les entreprises : les nouvelles modalités (suite à l'ordonnance du 15 septembre 2021)

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Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

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Que la facture soit en ligne ou en papier, son contenu est strictement identique et doit notamment comprendre les éléments suivants :

La date d'émission de la facture : c'est la date à laquelle elle est établie par votre service comptable à partir des renseignements du commercial.
Le numéro de la facture : c'est un identifiant unique qui se base sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d'émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2019-XX) ou par année et mois (2019-01-XX). Le numéro doit figurer sur toutes les pages, si la facture en comporte plusieurs.
La date de la vente ou de la prestation de service : parfois, les factures peuvent être émises plusieurs semaines après la transaction, d'où l'importance de bien intégrer cette donnée pour pouvoir s'y retrouver dans la gestion des dossiers clients et fournisseurs.
L'identité complète de l'acheteur et du vendeur : elle doit inclure le nom ou la dénomination sociale, la personne en charge du projet ou de l'achat, son adresse, et pour le vendeur, la forme juridique et le montant du capital social.
Le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et de l'acheteur.
La désignation et les détails du produit ou de la prestation : afin de s'assurer que ce qui a été promis est bien ce qui a été réalisé.
Le prix unitaire catalogue hors TVA : c'est le prix de base qui est affiché dans les outils de communication du vendeur.
Les majorations éventuelles de prix : ce sont des surcoûts pouvant inclure le transport, l'emballage, des services complémentaires, etc.
Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant : si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant. Dans le cas d'un achat étranger (hors Union européenne), le montant est généralement hors taxe.
Les éventuelles réductions de prix : les rabais, remises ou réductions négociés entre le vendeur et l'acheteur.
La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises.
Les modalités de paiement, les délais de paiement et autres pénalités en cas de règlement en retard.

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Comment faire une facture en ligne ?

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Techniquement, un simple ordinateur pourrait suffire. Faire une facture sur tableur c'est possible mais c'est une méthode qui reste loin d'être vraiment efficace à terme :

À partir d'un certain volume de factures, le passage à un logiciel de facturation reste la meilleure solution.

C'est la raison pour laquelle, il existe des outils spécialisés qui facilitent le travail. Ce sont des plateformes qui peuvent être hébergées et programmées en interne, dans votre entreprise, ou qui peuvent fonctionner en mode SaaS, c'est à dire à partir d'une simple connexion Internet grâce à une approche décentralisée dans le Cloud.

Ce qui compte pour optimiser sa facture en ligne, c'est de bien s'assurer d'avoir toutes les données. Parfois, le commercial oublie des informations, ou n'avertit pas que le client souhaitait être facturé avant ou après une date précise. Si l'outil est important, la bonne circulation et la structuration de l'information le sont tout autant.

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La facturation en ligne a simplifié et généralisé la dématérialisation des processus comptables et financiers pour les entreprises. Les organisations deviennent plus agiles, plus réactives et mieux équipées pour faire face à la concurrence. Sans compter que la facturation en ligne évite les erreurs et renforce la conformité de votre organisation en cas de contrôle de l'administration fiscale. On se lance ?

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