Facturation en ligne : tout ce qu’il faut savoir

Dans le circuit commercial, après la vente et la livraison du produit ou du service, vient le temps de la facturation. C'est une étape importante, car c'est de la bonne facturation que dépend la gestion de la trésorerie de l'entreprise.

Toutefois, entre les relances, les impayés, les contentieux et les questions liées à l'archivage, et à la conformité fiscale et légale, la gestion de la facturation est une science qui nécessite de bonnes compétences, des outils adaptés… et parfois des nerfs d'acier !

Alors que la transformation digitale métamorphose l'organisation des entreprises de l'intérieur, la facturation n'y fait pas exception. Gérer ses factures en ligne est souvent plus simple, plus rapide et plus efficace qu'une gestion manuelle en format papier.

Mais êtes-vous vraiment sûr de maîtriser le sujet ? Pour s'en assurer, refaisons le point sur tout ce qu'il faut savoir sur la facturation en ligne.

Qu'est-ce qu'une facture ?

C'est un document légal, comptable et commercial qui constitue l'aboutissement d'une transaction entre un client et un vendeur. Son rôle est de valider l'accord qui a été normalement entériné par un devis sur les conditions de vente, incluant notamment le prix à payer. Une facture peut être au format papier ou au format électronique.

Toutefois, la tendance tend aujourd'hui vers la dématérialisation des échanges. La facturation électronique devient alors la norme, voire une obligation pour certains clients, comme dans le cadre des marchés publics, où son usage est obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI, mais également pour les PME depuis le 1er janvier 2019.

La facture est un document obligatoire pour toute transaction entre deux professionnels (BtoB). Chaque facture doit d'ailleurs être conservée par le vendeur et par l'acheteur pendant au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce).

Face aux enjeux liés au stockage et à l'archivage (coûts, espace et ressources), les factures numériques, électroniques ou digitales représentent des alternatives pertinentes qui permettent de travailler plus efficacement. Toutes les factures doivent toutefois être numérotées et bien organisées pour pouvoir s'y retrouver, en particulier en cas d'audit ou de contrôle de l'administration fiscale.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Que la facture soit en ligne ou en papier, son contenu est strictement identique et doit notamment comprendre les éléments suivants :

  • La date d'émission de la facture : c'est la date à laquelle elle est établie par votre service comptable à partir des renseignements du commercial.
  • Le numéro de la facture : c'est un identifiant unique qui se base sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d'émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2019-XX) ou par année et mois (2019-01-XX). Le numéro doit figurer sur toutes les pages, si la facture en comporte plusieurs.
  • La date de la vente ou de la prestation de service : parfois, les factures peuvent être émises plusieurs semaines après la transaction, d'où l'importance de bien intégrer cette donnée pour pouvoir s'y retrouver dans la gestion des dossiers clients et fournisseurs.
  • L'identité complète de l'acheteur et du vendeur : elle doit inclure le nom ou la dénomination sociale, la personne en charge du projet ou de l'achat, son adresse, et pour le vendeur, la forme juridique et le montant du capital social.
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et de l'acheteur.
  • La désignation et les détails du produit ou de la prestation : afin de s'assurer que ce qui a été promis est bien ce qui a été réalisé.
  • Le prix unitaire catalogue hors TVA : c'est le prix de base qui est affiché dans les outils de communication du vendeur.
  • Les majorations éventuelles de prix : ce sont des surcoûts pouvant inclure le transport, l'emballage, des services complémentaires, etc.
  • Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant : si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant. Dans le cas d'un achat étranger (hors Union européenne), le montant est généralement hors taxe.
  • Les éventuelles réductions de prix : les rabais, remises ou réductions négociés entre le vendeur et l'acheteur.
  • La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises.
  • Les modalités de paiement, les délais de paiement et autres pénalités en cas de règlement  en retard.

Comment faire une facture en ligne ?

Techniquement, un simple ordinateur pourrait suffire. À partir d'un tableur, n'importe quelle organisation peut créer et générer un gabarit type pouvant servir à faire une facture. C'est une méthode qui fonctionne, mais qui reste loin d'être vraiment efficace à terme. À partir d'un certain volume de factures, le passage à une solution professionnelle reste la meilleure solution.

C'est la raison pour laquelle, il existe des outils spécialisés qui facilitent le travail. Ce sont des plateformes qui peuvent être hébergées et programmées en interne, dans votre entreprise, ou qui peuvent fonctionner en mode SaaS, c'est à dire à partir d'une simple connexion Internet grâce à une approche décentralisée dans le Cloud.

Ce qui compte pour optimiser sa facture en ligne, c'est de bien s'assurer d'avoir toutes les données. Parfois, le commercial oublie des informations, ou n'avertit pas que le client souhaitait être facturé avant ou après une date précise. Si l'outil est important, la bonne circulation et la structuration de l'information le sont tout autant.

À quoi servent les logiciels de facturation en ligne ?

Ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent sur la gestion de toute la chaîne de valeur, de la prospection commerciale à la gestion des paiements. Ils apportent également une garantie de sécurité technique comme juridique.

Devis et propositions personnalisés

Un logiciel de facturation peut créer tout type de document complexe (devis, propositions commerciales, contrats, clauses particulières, etc.) intégrant  des textes, des images et des schémas.

Son fonctionnement est automatisé et les données sont connectées aux autres outils du système d'information, lorsqu'ils existent, comme les logiciels de caisse ou un outil de CRM. Il est même possible de savoir si les factures envoyées ont été bien reçues, ouvertes et lues, grâce à un système de tracking d’ouverture et de temps de lecture.

Tableaux de bord et KPI

Vos clients peuvent accéder à leurs documents dans leur espace protégé. Vous savez qui a payé à temps, qui est en retard, où en sont les relances, et comment gérer au mieux votre trésorerie grâce à des données compilées dans un tableau de bord.

Vos équipes comptables et commerciales ont des données précises et mises à jour en temps réel sur lesquelles s'appuyer pour travailler et produire des rapports pertinents en peu de temps.

Signature électronique et paiement en ligne

Un logiciel performant doit pouvoir faciliter la relation client pour une expérience sans friction, de la validation du devis avec une signature électronique au paiement en ligne pour gagner du temps. Tout se fait en quelques clics de façon totalement dématérialisée. Pour l'acheteur, c'est un gain de temps.

Pour le vendeur, c'est l'assurance d'optimiser sa trésorerie, de sécuriser ses transactions et d'affecter ses ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Gestion de la trésorerie récurrente

Avec un logiciel adapté, vous pouvez créer des factures automatiques, en particulier pour optimiser votre facturation récurrente. Terminé les retards de paiement, vous êtes sûr d’être payé à temps.

Dans une économie de l'usage où l'abonnement se généralise, vous n'avez plus à penser à faire vos factures. La machine le fait pour vous.

La facturation en ligne a simplifié et généralisé la dématérialisation des processus comptables et financiers pour les entreprises. Les organisations deviennent plus agiles, plus réactives et mieux équipées pour faire face à la concurrence. Sans compter que la facturation en ligne évite les erreurs et renforce la conformité de votre organisation en cas de contrôle de l'administration fiscale. On se lance ?