Facturation simple : quelles options pour votre entreprise ?

En matière de facturation, on parle souvent des grands noms du secteur, des ERP compliqués et des systèmes qui nécessitent une maintenance régulière, une formation en continu, et un service informatique mobilisé en permanence.

Pourtant, pour la plupart des entreprises, il n'est pas forcément nécessaire d'investir autant de temps, d'argent et d'énergie dans la mise en place d'un système comptable. En effet, beaucoup d'organisations peuvent se contenter d'un système de facturation simple, et ainsi avoir le luxe de pouvoir gérer ses factures et faire en sorte d'être payé à temps.

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Pour vous simplifier la vie, nous avons identifié 4 options pour vous.

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La bonne vieille version manuelle

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C'était comment avant ?

Quand la question est posée par un enfant, elle fait toujours sourire. Mais quand elle concerne un système de facturation époque pré-numérique, on réalise que c'est une méthode qui reste encore très fonctionnelle. Tout ce dont vous avez besoin, c'est une souche de factures et un stylo. C'est tout à fait légal et conforme à toutes les règles en vigueur. D'ailleurs, certains professionnels n'ont pas besoin de beaucoup plus pour gérer un système de facturation. La manière traditionnelle a fonctionné ainsi pendant des années et fonctionne encore.

Toutefois, il faut être honnête, aujourd'hui, c'est loin d'être une solution optimale, à moins d'avoir peu de mouvements bancaires et de ne disposer que de quelques factures par semaine. Ça a du charme, mais ça ne s'adresse qu'à une catégorie réduite de professionnels.

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La version traitement de texte et tableur

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Sans investir des milliers d'euros, il est possible d'utiliser les outils présents dans la plupart des ordinateurs des professionnels. Il s'agit des outils qui sont souvent mis à disposition des entrepreneurs, qu'il s'agisse de Word, Excel ou de la suite gratuite Google (Docs et Sheets). Ces logiciels peuvent parfaitement suffire pour mettre en place un système de facturation simplifié, à partir du moment où l'on dispose d'un volume raisonnable ou de quelques clients qui rapportent la majorité du chiffre d'affaires.

L'avantage de ces outils est qu'ils s'administrent très bien sans aucune connaissance technique ou informatique. Ils sont également faciles à partager grâce aux solutions gratuites ou payantes de stockage dans le cloud. Il faudra toutefois s'astreindre à un système de codage et de classification fixe pour bien numéroter vos factures. D'autre part, si vous êtes plusieurs à utiliser les factures et devis, il est indispensable d'établir des règles précises pour éviter les doublons, les erreurs de manipulation ou les incohérences sur les documents envoyés aux clients.

Sur le long terme, les outils bureautiques en tant qu'outils de facturation peuvent néanmoins s'avérer complexes à gérer. Il est difficile d'établir un tableau de bord global, de faire une recherche par client, de mettre à jour le suivi des paiements ou encore d'archiver vos factures de manière professionnelle.

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La version simple et agile avec le logiciel en mode SaaS

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Avec la démocratisation des nouvelles technologies et des solutions en SaaS (Software as a Service), il est possible d'avoir accès à un logiciel de facturation complet pour quelques euros par mois. Ce dernier fonctionne en ligne à partir d'une simple connexion Internet et est capable de répondre aux besoins de la plupart des entreprises, de l'auto-entrepreneur à l'ETI en passant même par certains grands groupes. Contrairement aux systèmes d'ERP compliqués, les logiciels de facturation en mode SaaS sont complets, misent sur l'expérience utilisateur, disposent d'un service client efficace et se connectent très facilement aux services tiers existants lorsqu'ils ne les intègrent pas eux-mêmes (CRM, gestion comptable, gestion des notes de frais, etc.).

Certains logiciels viennent avec beaucoup d'options qui peuvent se paramétrer selon vos besoins. En effet, tout le monde n'a pas besoin d'avoir un système de facturation complet et l'avantage reste la flexibilité de ces plateformes. On peut ainsi acheter des options ou des « briques » supplémentaires selon l'évolution des besoins et de la société. Ces plateformes peuvent ainsi inclure des systèmes de rappel automatique en cas de non-paiement, des outils de paiement en ligne, des notifications lorsque les clients ouvrent leurs factures, etc.

Il existe également des versions sous la forme d'applications mobiles adaptées aux tablettes et aux smartphones permettant de gérer ses factures en situation de mobilité.

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L'externalisation

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Dernière option pour simplifier la gestion de vos factures : l'externalisation. C'est l'option la plus coûteuse, mais aussi celle qui vous garantira la meilleure conformité de votre stratégie de facturation. Vous pouvez externaliser complètement votre gestion financière et comptable en faisant appel à un cabinet ou à un consultant extérieur.

C'est une stratégie qui permet d'éviter de vous impliquer dans l'administratif et la gestion opérationnelle, en particulier lorsque vous n'avez pas les ressources disponibles ou qualifiées en interne. C'est une option qui a toutefois un coût plus important que les autres. Il faut s'assurer de choisir la bonne personne de confiance qui puisse être capable de vous conseiller et d'apporter les réponses à toutes vos questions.

Si vous êtes peu nombreux et concentrés sur votre core business, cela peut être viable. En revanche, plus l'entreprise grandit, plus il sera facile et rapide d'avoir une personne en interne. Sans compter que la disponibilité de votre expert dépend avant tout de sa charge de travail et des priorités avec ses autres clients.

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Facturer ne devrait pas être compliqué. C'est l'aboutissement de la relation commerciale et la concrétisation d'une relation de confiance établie avec vos clients. Toutefois, c'est une étape qui nécessite une grande rigueur pour être sûr de ne rien oublier et pour garantir une expérience client optimale, de la présentation du devis à l'envoi de la facture.