Facture électronique, numérique, digitale : quelles sont les différences ?

Facture électronique, numérique, digitale : quelles sont les différences ?

Vous êtes plutôt pain au chocolat ou chocolatine ? Figurez-vous qu'en matière de facturation, c'est un peu la même chose : la sémantique peut parfois jouer des tours. Entre facture électronique, numérique et digitale, les différences peuvent être subtiles et dépendent surtout du contexte personnel et professionnel des utilisateurs. Pour s'assurer de parler le même langage, décryptons le sujet ensemble et lançons le débat !

 

Électronique, numérique et digital : comment s'y retrouver ?

Ces termes sont employés indifféremment, parfois à tort, car ils ont des significations bien différentes. L'usage de ces mots n'est d'ailleurs pas totalement codifié, et le sens dépend aussi de la culture et des habitudes de travail de l'entreprise.

Numérique : le mot générique

Le terme numérique évoque l'ensemble de votre contenu (c'est-à-dire les données qui composent vos documents), mais aussi le contenant (le système informatique et la structure de gestion de l'information qui s'y rattache). On parle rarement d'une facture numérique, mais plutôt d'une facture électronique qui s'inscrit dans une plateforme numérique.

Électronique : la sécurisation du support et de la transmission

Le terme électronique définit un type de document qui répond à des conditions légales bien spécifiques. La facture électronique, par exemple, doit garantir l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité de son contenu.

Pour qu’une facture puisse être réalisée en format électronique, il est nécessaire d'en garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour y parvenir, l’entreprise peut utiliser un système de signature électronique, télétransmettre les documents via un EDI ou utiliser tout autre outil avec des contrôles documentés et permanents garantissant l'intégrité des données. Concrètement, scanner une facture papier pour l'envoyer par email n'en fait pas pour autant une facture électronique.

Digital : le grand débat des puristes

Le terme digital est, quant à lui, l'objet de fréquentes controverses. L’adjectif digital en français signifie « qui appartient aux doigts, se rapporte aux doigts ». Il vient du latin digitalis, « qui a l’épaisseur d’un doigt », lui-même dérivé de digitus, « doigt ». Il a été popularisé en raison de l'influence croissante de l'anglais dans les nouvelles technologies, puisque « digital » signifie en français « numérique ». C'est donc un mot qu’on ne devrait pas utiliser, mais qui a envahi la sphère professionnelle comme de nombreux autres anglicismes.

En résumé, vous disposez d'un système numérique pour envoyer - ou recevoir - des factures électroniques. Au-delà des débats sémantiques, ce qui compte, ce n'est pas le choix du mot, mais bien son résultat : une entreprise plus agile, plus réactive, plus connectée et plus rentable.

Le dénominateur commun : la dématérialisation des factures

Que votre facture soit électronique, numérique ou digitale, elle est avant tout dématérialisée. Cela signifie que sa forme n'est plus physique (une feuille de papier), mais virtuelle (un fichier dans un système informatique). Dématérialiser ses factures ou son système comptable est aujourd'hui incontournable.

C'est un gain de temps dans le traitement des données, vous n'avez plus besoin d'imprimer ni de stocker physiquement vos documents : la dématérialisation facilite et sécurise le transfert d'informations. Pour certains contrats, c'est même obligatoire. Dans le cadre des marchés publics, son usage est obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, mais également depuis le 1er janvier 2019 pour les PME.

Derrière la dématérialisation des factures, on retrouve en réalité plusieurs niveaux :

Le premier niveau : le PDF et l'email

C'est la dématérialisation minimale qui consiste à générer une facture sous un format informatique, comme un PDF, avant de l'envoyer par email à un client. Cela ne nécessite souvent aucun logiciel particulier, en dehors de ceux utilisés au quotidien dans l'entreprise. C'est l'exemple classique qui impose ensuite un traitement manuel (gestion, relance, enregistrement et suivi des paiements).

De son côté, le client peut signer numériquement le fichier dans le cadre d'un devis ou d'un contrat, ou le transmettre à son service comptable.

Cette forme de dématérialisation a le mérite de lancer le processus de transformation digitale de l'organisation, mais n'apporte pas toutes les garanties de sécurité tant au niveau du support que du mode de transmission. Pour les entreprises qui sont encore en mode 100% papier, c'est une étape de transition permettant d'appréhender et d'accompagner le changement, tout en modernisant progressivement les processus opérationnels internes.

Le deuxième niveau : la lecture et le traitement automatique

C'est une dématérialisation qui utilise des technologies plus élaborées, comme la LAD (lecture automatique de documents), RAD (reconnaissance automatique de documents) et OCR (reconnaissance optique de caractères), à partir de factures papier ou informatique. Ce système accélère les flux de traitement et facilite l'intégration des factures dans le système comptable. De l'envoi ou la réception de la facture jusqu’à son paiement, tout se fait en ligne, de façon rapide pour le vendeur, comme pour l'acheteur.

Le troisième niveau : l'échange de données informatisé (EDI)

C'est l'étape la plus élaborée avec une dématérialisation complète : le fournisseur transmet les informations de la facture par voie électronique grâce à un système d’EDI. Elles sont enregistrées et vérifiées via une plateforme dédiée. L'échange de données informatisé garantit un haut niveau d'efficience.

Vous savez à quel stade en sont vos factures (réception, approbation, en cours de traitement, en paiement, etc.) et toutes les données sont stockées sur un serveur sécurisé permettant également de générer des tableaux de bord interactif. Votre service comptable peut ainsi connaître l'état des demandes, mieux gérer la trésorerie et interagir avec les vendeurs et les acheteurs.

Un EDI nécessite une plateforme dédiée - que ce soit en mode local ou dans le Cloud - qui comprend souvent de nombreuses autres fonctionnalités, afin de simplifier le passage au tout numérique.