Comment faire un bon reporting ?

Le reporting, ou communication de données en français, est un élément phare d’une stratégie d’entreprise efficiente. Cet outil permet de matérialiser la donnée afin de mesurer la performance de votre activité.

Il met ainsi en scène des données préalablement récoltées et triées à un instant T, afin de les présenter de manière claire pour mieux les analyser et les exploiter au sein des équipes.

Mais pour qu’un reporting soit le plus digeste et lisible possible, il est indispensable de suivre quelques règles pour attirer l’attention et motiver ses destinataires.

Explications.

Le reporting, un outil de communication à ne pas négliger

Le reporting est un véritable atout pour une entreprise. Loin de servir à “rendre des comptes”, il vise avant tout à s’appuyer sur des indicateurs clés pour mesurer la performance de son activité. Bien qu’il soit très utile aux dirigeants d’entreprise pour se tenir informés de leur progrès et croissance, il est aussi un outil idéal pour toutes les équipes de l’organisation (services commerciaux, marketing, etc.).

Elles sont ainsi à même d’en extraire des analyses précises pour en tirer des enseignements bénéfiques sur leurs projets.

En effet, une présentation claire et cohérente des indicateurs de performance permet d’amener de nouvelles actions pour améliorer les résultats et, in fine, chercher des solutions pour les améliorer. 

En se posant les bonnes questions (“que s’est-il passé et pour quelles raisons ?”, “quelles sont les prochaines étapes à suivre ?”), le reporting devient de toute évidence un outil précieux d’aide à la décision pour affiner sa stratégie d’entreprise.

L’équipe dirigeante peut ainsi pointer du doigt certaines difficultés liées à telle ou telle situation, tout en mettant en évidence les éventuelles “turbulences” à venir dans les prochains mois.

Le reporting, une démarche en plusieurs étapes pour assurer sa réussite

Un bon reporting se construit en quelques étapes clés pour être le plus pertinent possible, afin de susciter l’attention et des commentaires constructifs de la part des collaborateurs :

  • Le choix des objectifs (bien les choisir est primordial pour transmettre le bon message et diffuser un rapport d’activité concis).
  • La collecte de la donnée (elle doit être parfaitement orchestrée pour élaborer un reporting fiable et limiter les risques d’erreurs. Il est donc préférable d’identifier les données les plus significatives pour son activité).
  • La transformation des données en information (mieux vaut se focaliser sur les informations essentielles pour ne pas perturber la perception du message que l’on souhaite faire passer, au risque de détourner l’attention des équipes).
  • L’optimisation du rapport (pour interpeller les destinataires du reporting, il est important d’opter pour des éléments visuels faciles à comprendre et à mémoriser comme des graphiques, courbes ou encore cartes, tout en intégrant de la couleur avec parcimonie).
  • Le feed-back (c’est un point important afin de savoir comment les collaborateurs de l’entreprise perçoivent le message, et ce, dans une logique d’amélioration continue).

Pour établir un reporting précis, l’usage d’un CRM (Customer Relationship Management), s’avère judicieux. En effet, grâce à des tableaux de bord intuitifs et l’utilisation d’outils statistiques intégrés dans le logiciel, vous bénéficiez d’une vision claire et rapide de l’activité des équipes. Un gain de temps et de fiabilité idéal pour augmenter leur productivité et favoriser le travail collaboratif !

C’est notamment le cas pour un pilotage commercial performant où certains CRM, tel que Sellsy, proposent différents types de rapport (rapport de prospection, rapport de vente prévisionnel, rapport d’activité, etc.) qui sont une véritable mine d’informations pour optimiser sa gestion commerciale.

Quelques conseils pratiques pour un reporting réussi

Le reporting n’est pas un “instrument de flicage”, même s’il est parfois perçu comme tel auprès des salariés. Bien au contraire, il est un outil indispensable pour faire un point régulier sur votre stratégie d’entreprise.

Néanmoins, il est essentiel de mettre en pratique quelques règles pour mesurer et analyser sa performance afin de ne pas manager à l’aveugle :

  • Intégrez des indicateurs permettant de déclencher des actions ciblées. Ces derniers doivent avoir un sens pour faciliter la prise de décision.
  • Régulez le nombre de variables pour améliorer la lisibilité de votre reporting.
  • Donnez-vous plus de temps pour analyser vos rapports qu’à les construire (si besoin, diminuez la fréquence de vos reportings afin de vous concentrer davantage à l’analyse des résultats).
  • Hiérarchisez les indicateurs de performance en mettant l’accent sur leur identité visuelle dans vos rapports.
  • Adaptez la fréquence d’envoi de reporting à l’usage de la donnée (par exemple, du monitoring en temps réel sur une création de compte client n’a pas de réelle utilité. Par contre, pour un rapport d’activité, une fois par semaine semble être un délai tout à fait raisonnable).
  • Automatisez au maximum pour ne pas perdre de temps à établir et envoyer vos rapports.

Que vous utilisiez un tableur traditionnel type Excel, solution complexe et souvent fastidieuse, ou un logiciel reporting, où tout sera automatisé, ne perdez pas de vue l’objectif premier du reporting : évaluer les performances de votre entreprise via des rapports sur une période donnée.

Et c’est en choisissant bien vos KPIs, autrement dit vos indicateurs de performance, que vous serez à même de prendre les décisions les plus pertinentes pour optimiser durablement votre stratégie d’entreprise.

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