Papeterie Financière est une société spécialisée dans l'édition et la commercialisation de registres et imprimés légaux d'entreprise. L’équipe est composée d’une dizaine de collaborateurs au sein de la Papeterie Financière et une soixantaine à l’échelle du groupe Publilégal. Fondée en 1932, cette division du groupe a saisi l'opportunité de la dématérialisation pour éditer des applications web à valeur légale. Véritable défi pour cette entreprise à taille humaine, ce changement renforce la position de la Papeterie Financière comme expert dans l’édition de registres légaux.
Entretien avec Denis Tordo, Directeur des opérations de la Papeterie Financière.
Peut-on parler de transformation digitale pour votre activité ?
Depuis 2019, l'évolution de la législation a permis de proposer des documents légaux au format numérique. Cette évolution a constitué un véritable défi pour nous, car la Papeterie Financière vient du monde du papier et a su se réinventer pour s'adapter au marché numérique. Cela implique la gestion d'une équipe totalement différente, composée de nouveaux profils comme des UX Designers, développeurs, Product Owners, etc. Nos clients proviennent du monde juridique et ne sont pas toujours favorables à la transition vers le numérique, car les registres sont perçus comme des éléments très engageants. De ce fait, nous opérons progressivement cette transformation vers le digital. Aujourd’hui, nos ventes de documents papier représentent 75% de notre activité, tandis que le format numérique constitue 25%, un segment en forte croissance.
Quels sont vos canaux de distribution pour vos différents produits ?
Nous avons quatre canaux principaux :
- Nos deux sites e-commerce Shopify
- Un magasin physique à Paris
- La vente téléphonique
- La vente par courrier, notamment pour nos clients les plus anciens
Pourquoi avoir choisi la solution Sellsy pour votre activité ?
Dans notre démarche vers la digitalisation, l'utilisation d'un CRM était indispensable. Nous avons testé plusieurs logiciels en l’espace de 6 mois, en commençant par Hubspot puis Pipedrive pour un usage restreint à quelques collaborateurs. Cette volonté s’est étendue au niveau du groupe, et nous avons réalisé que la gestion de la facturation sur un outil externe au CRM posait des difficultés. C'est ainsi que nous avons opté pour Sellsy, une solution tout-en-un qui répondait davantage à nos besoins. Tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent donc être sur le même outil, ce qui simplifie véritablement nos échanges. De plus, étant donné que nous possédions notre propre boutique en ligne via Shopify, il nous semblait évident de pouvoir connecter nos deux outils pour encore plus de simplicité et d’efficacité.
Quels sont les avantages de Sellsy par rapport à d’autres solutions ?
Grâce à Sellsy, notre gestion de la facturation a été considérablement optimisée. Auparavant, 1 facture prenait entre 15 et 20 minutes à produire. Désormais, elle est générée en quelques secondes, en seulement 2 clics.
La gestion des pipelines est également une fonctionnalité essentielle pour notre activité. Nous avons maintenant plusieurs cycles de vente selon les produits vendus, qui peuvent s'étendre sur plusieurs mois. Face à cela, nous avons commencé à structurer nos processus de vente via la construction de ces pipelines. Nous les travaillons régulièrement pour optimiser notre prospection.
L'équipe a été aussi séduite par certaines fonctionnalités, en particulier la saisie de commandes provenant de divers canaux, y compris notre site web. Grâce à notre connecteur Sellsy - Shopify, les factures et les brouillons sont générés automatiquement. C’est un gain de temps énorme pour nos équipes et une garantie de fiabilité des informations saisies.
Comment fonctionne le connecteur CRM Sellsy - site Shopify ?
À l’époque, nous étions passés par un intégrateur, mais pour diverses raisons, nous avons accepté d’être bêta-testeurs de l’intégration proposée par Billy. La mise en place a été réalisée assez rapidement, en deux à trois semaines environ.
Aujourd’hui, nous récupérons l’ensemble des informations de facturation du client dans la base de données. En cas d'absence de profil, l'outil permet sa création automatique. Nous collectons également les détails des produits, incluant leurs quantités et éventuelles réductions. Par la suite, notre équipe vérifie ces données pour éviter les doublons. Une fois vérifiées, les factures sont finalisées puis dupliquées en bons de livraison. Cela permet au personnel de l'entrepôt, qui a un accès limité aux données de facturation, de préparer les commandes en s'appuyant sur ces documents.
Le connecteur nous assure une fiabilité des informations saisies et simplifie la transmission des données entre nos équipes présentes sur différents sites, grâce aux notifications de tâches par exemple. Elles sont particulièrement utiles lorsque nous traitons des demandes clients en temps réel. L'utilisation de ces deux outils connectés nous offre un gain de temps considérable, notamment pour les équipes qui peuvent se concentrer davantage sur les relances clients et un suivi plus abouti.
Avez-vous constaté une amélioration de la satisfaction de vos clients depuis l'intégrationde Sellsy à Shopify ?
Oui ! Nos clients reçoivent directement la facture par email dès qu'elle est saisie, grâce à un email préformaté. Cela leur permet d'avoir un meilleur suivi, notamment lorsque le bon de livraison est émis. Parfois, en raison de particularités liées à notre métier, certains documents doivent être authentifiés par les tribunaux de commerce avant d'être expédiés au client. Il peut donc s'écouler plusieurs mois avant que le client ne reçoive sa commande.
Sellsy nous permet de les informer facilement de l'expédition de leur commande à partir du bon de livraison.
Que pensez-vous de l’accompagnement chez Sellsy et chez Billy ?
Côté Sellsy, le support client est excellent, nous bénéficions d'un contact dédié tout au long de la mise en place du CRM, toujours disponible pour répondre à nos questions. Le tchat est très réactif, nous pouvons poser toutes sortes de questions et obtenir des orientations vers des ressources pertinentes. Nous sommes soutenus et tout utilisateur, pas seulement les administrateurs, peut contacter le support. L'assistance de Billy est également efficace. Nous avons un interlocuteur dédié avec qui nous pouvons communiquer via des appels instantanés ou des emails.
Quels sont vos projets futurs en matière d'utilisation de Sellsy ?
À court terme, nous prévoyons d'intégrer une nouvelle boutique dans Sellsy. Nous aimerions par ailleurs mettre en place le renouvellement automatique des abonnements de nos produits numériques, afin d'améliorer notre contrôle sur notre taux de churn.