Comment déclarer les loyers des locaux professionnels ?

Comme des millions d’entreprises, vous avez dû recevoir récemment un e-mail vous demandant de déposer la déclaration annuelle des loyers. Si vous ne connaissez pas cette disposition, pas de panique, on vous explique tout 🙂

Si vous êtes locataires de locaux professionnels et commerciaux, alors vous devez les déclarer chaque année par le biais d’une annexe au compte de résultat. Nous vous expliquons à quoi fait référence cette déclaration et comment procéder.

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Qu’est-ce que la déclaration annuelle de loyer ?

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La déclaration annuelle de loyer permet de réaliser une mise à jour annuelle des tarifs des 38 catégories de locaux professionnels loués par des sociétés. Cette déclaration n’est pas passible de taxation : elle sert uniquement à déterminer l’évolution moyenne des loyers chaque année. C’est donc une déclaration statistique, qui ne change pas le montant de l’impôt, et qui permet à l’administration fiscale de définir des grilles de tarifs par catégorie et d’appliquer, si besoin, un coefficient de localisation. L’analyse des données évite également les écarts entre la valeur d’un local et la réalité du marché.

Ainsi, depuis le 1er janvier 2015, les sociétés qui louent des locaux pour exercer leur activité professionnelle doivent les déclarer chaque année à l'administration fiscale via le mode EDI-TDFC (Transfert des données fiscales et comptables). Les données enregistrées sur l’année N de déclaration serviront pour la mise à jour des tarifs de l’année suivante : la déclaration réalisée en 2021 concerne votre loyer de 2021 et servira à l’année 2022. Par ailleurs, le loyer du local doit être déclaré même si ce dernier n’a pas évolué depuis l’année précédente.

Gardez à l’esprit que la déclaration annuelle de loyer est obligatoire conformément à l’article 1498 bis du CGI. En cas de retard ou de manquement, vous êtes passible d’une amende de 150 €.

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Les sociétés concernées

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La déclaration des loyers des locaux professionnels concerne les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu pour l’imposition de leurs bénéfices (BIC / BNC). Tous les types de locaux sont concernés à partir du moment où ces derniers sont utilisés à des fins professionnelles ou commerciales, et qu’ils sont passibles de la CFE (Cotisation foncière des entreprises).

Ne sont pas concernées par la déclaration des loyers :

• Les sociétés qui ne sont pas soumises à la CFE.
• Les micro-entreprises.

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Les différentes étapes de transmission

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La déclaration des loyers s’opère en deux étapes : la requête et le formulaire DECLOYER.

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La requête

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Dès le 1er janvier de l’année N, vous pouvez vous connecter au service EDI-Requête afin d’envoyer une demande d’identification des locaux professionnels dont vous êtes locataires. Par la suite, la DGFiP vous transmettra toutes les données nécessaires relatives à votre local (ou vos locaux) pour remplir correctement votre déclaration.

Ces informations sont les suivantes :

• La Rof (Référence d’obligation fiscale) : identifiant qui encadre les obligations fiscales du déclarant en fonction de la CFE.
• L’invariant du local : l'identifiant cadastral du local renseigné par la DGFiP. C’est un code qui inclut le numéro de département, le code de commune, ainsi qu’un numéro séquentiel.
• Le descriptif du local : son adresse précise et, parfois, le nom du propriétaire.
• La catégorie du local : il existe 38 catégories de locaux, classés selon leur nature, leur localité, leur utilisation et leurs caractéristiques physiques. Une catégorie supplémentaire existe pour les locaux dits exceptionnels.
• La consistance du local : elle est basée sur 5 types de surface dont les parties principales (où est exercée l’activité), les parties secondaires couvertes et non couvertes, ainsi que les espaces de stationnement couverts et non couverts (parkings).
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La requête et son acception peuvent prendre quelques jours : veillez donc à vous y prendre suffisamment à l’avance pour avoir le temps, ensuite, de remplir le formulaire et de transmettre votre déclaration.

En cas d’absence de votre local ou de vos locaux dans la réponse de la DGFiP, vous n’avez pas besoin de faire de déclaration.

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Le formulaire DECLOYER

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Vous devez ensuite déclarer votre loyer de vos locaux professionnels via le formulaire DECLOYER qui se trouve sur la filière de dépôt EDI-TDFC. Il faudra inscrire les données suivantes :

• L’adresse du local, son descriptif et son invariant. Ici, vous ajoutez finalement les informations vous ont été communiquées au préalable par la DGFiP lors de votre requête.

• La situation d'occupation du local pour l’année N de déclaration (si vous êtes le propriétaire occupant, locataire, ou bien occupant à titre gratuit par exemple).

• Le montant hors taxe et hors charges du loyer annuel pour l’année N de déclaration. Cette donnée est facultative si votre motif d’occupation est le suivant :  “local dont le loyer ne reflète pas l'état du marché locatif”.

Cette déclaration est à transmettre en même temps que votre déclaration de résultats, avec un délai supplémentaire de 15 jours autorisés pour les téléprocédures. Pour 2021, la date d’ouverture de la campagne pour la déclaration de la liasse fiscale est prévue au 1er avril pour un dépôt fixé au 4 mai 2021.

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Les cas spécifiques

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Si vous louez plusieurs locaux professionnels ou commerciaux soumis à un bail unique, alors vous devez répartir le montant du loyer en fonction du nombre de locaux si la surface est la même, ou en fonction du prorata des surfaces des locaux.

Si vous sous-louez le local professionnel, vous pouvez vous déclarer “locataire” et suivre la procédure normalement.

Enfin, si vous avez un bail mixte, c'est-à-dire à usage professionnel et personnel, alors vous devez déclarer seulement la partie professionnelle.

Pour les cas plus spécifiques, rendez-vous sur la notice des impôts.