Facturation électronique, Factur-x : les notions clés à intégrer

Sommaire

Note importante : la mise en place de la réforme de la facturation électronique a été repoussée suite à un communiqué de presse de la DGFIP en date du 28 juillet 2023. La nouvelle date a été définie lors des travaux d'adoption de la loi de finances 2024. Cet article a été mis à jour avec les bonnes dates.

Dans le cadre d’une politique de transition numérique, le Gouvernement français a décidé d’instaurer la facturation électronique obligatoire pour les sociétés BtoB du secteur privé à partir des dates suivantes :

1er septembre 2026 : grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire
1er septembre 2027 : petites et moyennes entreprises ainsi que micro-entreprises

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

L’e-facturation signifie que vos factures sont émises et transmises de manière dématérialisée. Ces dernières doivent nécessairement intégrer un socle minimum d’informations organisées : elles ne sont donc pas de simples feuilles de papier ou des PDF.

En effet, le terme électronique définit plus précisément un type de document qui répond à des conditions légales bien spécifiques. Pour qu’une facture puisse être réalisée en format électronique, il est nécessaire d'en garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour y parvenir, l’entreprise peut utiliser un système de signature électronique, télétransmettre les documents via un EDI (échange de données informatisé) ou utiliser tout autre outil avec des contrôles documentés et permanents garantissant l'intégrité des données. Concrètement, scanner une facture papier pour l'envoyer par email n'en fait pas pour autant une facture électronique.

Quels sont les différents types de factures électroniques ?

Les factures au format non structuré comme le PDF ou le JPEG. Ces dernières ne seront donc plus acceptées à partir de la mise en application de l’ordonnance qui impose la facturation électronique.

Les factures au format structuré, qui suivent les normes de l’EDI, ou échanges de données informatisés. Elles répondent donc aux exigences de l’administration fiscale puisqu’elles permettent de collecter toutes les données de chaque facture afin d’avoir un suivi efficace ainsi qu’une harmonisation.

Les factures au format hybride qui sont à la fois des PDF, mais dont les informations sont également structurées de sorte qu’elles puissent être lues et comprises par une machine. C’est le cas de la Factur-X que nous vous présentons en deuxième partie de l’article.

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Les avantages de la facturation électronique

Puisqu’il sera nécessaire de l’adopter dans les prochaines années, inutile d’attendre le dernier moment pour vous lancer ! Au contraire : anticiper pourrait vous être d’une grande aide. En effet, la facturation électronique vous permet :

d’alléger vos charges administratives grâce à l’automatisation ;
de limiter les erreurs (qui coûtent parfois cher !) ;
de sécuriser vos factures et vos données de manière générale ;
de connaître votre activité en temps réel grâce à un suivi efficace ;
de déclarer plus facilement taxes et cotisations.

Et pour l’administration fiscale, la facturation électronique permet de détecter les fraudes plus simplement, notamment en matière de TVA.

Mise en pratique : quel outil utiliser pour la facturation électronique ?

L’envoi de facture devra ainsi se faire via une plateforme similaire à Chorus Pro, le logiciel préconisé par l’État, qui s’est déjà imposé dans le secteur public.

Vous pouvez également faire le choix d’un autre logiciel développé par une entreprise privée à condition qu’il soit partenaire de l’administration fiscale. L’important est que l’administration puisse tracer et contrôler les transactions afin d’éviter la fraude, et qu’elle soit en mesure de faire une pré-déclaration de la TVA.

Cas particulier : qu’est-ce que la Factur-x ?

Développée par la France et l’Allemagne, puis publiée en juillet 2017 par le Forum national de la facture électronique, la Factur-x fait référence à un standard de facture électronique à la fois visible par l’humain (format PDF/A3) et lisible par la machine (format XML).

La structure de la Factur–x répond ainsi parfaitement à la norme européenne sémantique EN16931, c’est-à-dire que ces factures comportent toutes les informations demandées par cette norme : elles sont structurées selon ce modèle qui contient plus de 165 champs de données, de nombreuses règles et autres calculs. Pour creuser le sujet technique de la norme EN16931, consultez cet article.

Quels sont les avantages de la Factur-x ?

Ce format de facturation hybride, qui permet aux données d’être structurées et automatisées, est accessible à toutes les entreprises, car il peut être facilement traité par les systèmes d’information internes (propres à l’entreprise) et externes (ceux de l’administration fiscale). Aussi, les Factur-x gardent l’avantage du PDF qui est un format dont les équipes ont généralement l’habitude. Elles apportent donc une véritable valeur ajoutée à la société !

Comment créer une Factur-x ?

Les sociétés peuvent continuer d’utiliser leur système de facturation habituel, puis convertir leur facture en passant d’un PDF à une Factur-x (en format XLM par exemple) via une plateforme de dématérialisation privée. C’est donc très simple, et très rapide !

Vous pouvez également utiliser la plateforme de facturation électronique mise en place par l’administration fiscale, qui s'appuiera sur le logiciel Chorus Pro.