À partir de quand Excel devient un risque pour votre activité ?

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L’outil préféré des TPE/PME

Excel est l’un des outils de gestion favoris des TPE/PME et souvent, une alternative à la solution CRM.

Et pour cause : l’outil est flexible et permet aisément de répondre aux besoins initiaux des petites structures : facturation, suivi client, pilotage d’activité, l’outil offre des options alléchantes pour les petites et moyens structures. Il est simple d’accès, facile à gérer entre les mains du bon utilisateur, et permet une visibilité immédiate sur les données suivies.

Cette maîtrise peut toutefois s’avérer trompeuse lorsque l'activité gagne en complexité, en volume ou en exigences de fiabilité. Les besoins des structures grandissent, mais les capacités de l’outil Excel restent limitées et limitantes.

Pourquoi alors êtes vous si nombreux à choisir l’outil ?

Un choix logique pour les structures qui débutent

Excel a tout de la solution idéale pour aider les entreprises à commencer leur gestion sur de bonnes bases.

Gratuit ou presque, simple d’accès, c’est la promesse d’une gestion de la donnée complètement autonome.

Une solution a priori idéale pour les structures qui se lancent et préfèrent - justement - investir leur capital dans des pôles plus critiques.

Et ça fonctionne indéniablement. Jusqu’à ce qu’on atteigne le fameux point de bascule.

Quand Excel change de nature

Excel reste un outil adapté, lorsque le contexte et les besoins restent simples.

Mais comme n'importe quelle autre solution, la performance de l’outil dépend grandement de l’usage qui en est fait.

Pour les TPE/PME, le point de bascule émerge lorsque :

plusieurs personnes interviennent sur l’outil
les données deviennent critiques
la traçabilité devient nécessaire
l'activité nécessite fiabilité et continuité

En somme, lorsque la croissance de l’entreprise surpasse les capacités de l’outil.

Comment alors reconnaître ce moment clé où l’utilisation d’Excel peut devenir une faiblesse pour l’entreprise ?

Les signaux faibles qui indiquent un risque

Avant, Excel vous permettait de mettre de l’ordre et du sens dans votre suivi de données.

Aujourd’hui, c’est un capharnaüm d’information pêle-mêle qui vous donne l’impression de ne plus pouvoir suivre l’activité de votre entreprise fiablement.

Les fichiers ont de multiples versions sans raison apparente.
Les erreurs se multiplient et ne sont détectées que tardivement.
La machine a pris de l’ampleur mais seule une personne parvient à la gérer.
Il faut systématiquement passer par le copier-coller pour faire de la facturation.
Il n’y a pas d’historique des opérations fiable.
Il vous est difficile de répondre à des questions simples de pilotage.

La liste est longue, mais vous discernez peut-être déjà les grandes lignes qui annoncent que l’outil atteint ses limites, avec des risques tangibles pour votre structure.

Des risques business concrets

Un outil qui ne répond plus au besoin de l’entreprise n’est pas seulement une solution qui doit évoluer avec votre structure, c’est un risque concret avec des conséquences réelles pour votre activité.

Qui dit erreurs de facturation, dit perte de crédibilité auprès des clients.

Lorsque les décisions sont basées sur des données inexactes, les prédictions business sont susceptibles d’être faussées. La dépendance humaine, elle, rend l’entreprise vulnérable à un facteur faillible - si l’employé est indisposé, l’information devient inaccessible - mais aussi à l’erreur humaine lorsque les opérations manuelles se multiplient.

Enfin, le stress opérationnel de devoir gérer une activité croissante avec un outil qui ne vous donne, ni la visibilité, ni la précision dont a besoin votre structure, est plus que conséquent.

Le critère de décision central

Vous l’aurez compris, Excel en tant qu’outil n’a pas réellement de défauts. Il s’agit simplement de déterminer s’il répond encore à vos besoins et usages, indépendamment de la taille de votre entreprise.

C’est lorsque votre activité nécessite fiabilité, traçabilité et continuité, sans pour autant dépendre d'un fichier ou d'une personne, qu’Excel peut devenir un risque plutôt qu’un atout.

Anticiper plutôt que subir

Les décideurs et fondateurs le savent : en business, tout se joue sur l’anticipation.

S’outiller correctement pour répondre à des besoins croissants - présents et futurs - est donc une question stratégique à fort impact sur l’activité professionnelle.

Si les entreprises quittent Excel, ce n’est pas parce que l’outil ne fonctionne plus, mais parce que le coût du risque dépasse le coût du changement.

Pour ne pas subir ce changement avant de reconnaître votre besoin, faites simplement le point pour savoir où vous en êtes.

Prenez quelques minutes pour tester notre diagnostic actionnable, et comprendre si Excel répond encore à vos besoins, ou si vous avez déjà atteint le point de bascule.

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