Transformer son devis en facture : quelques consignes à respecter

La facturation est une étape déterminante pour développer son activité. Aujourd’hui, dans un environnement à forte pression concurrentielle, émettre sa facture rapidement est primordial. En effet, se faire payer en temps et en heure est une condition sine qua non pour préserver sa trésorerie et ne pas se mettre en danger.

Mais toutes les entreprises n’ont pas la réactivité nécessaire pour accomplir leur facturation dans les meilleurs délais. Négligence, absence de service dédié, ou encore manque de temps, elles mettent en péril leur santé financière si elles ne sont pas proactives. 

Pourtant, la dématérialisation des factures a considérablement changé la donne. Dorénavant, facturer un client en un clic de souris, c’est possible !

Le devis : petit rappel sur son utilité commerciale

Le devis est un document écrit qui relate une description détaillée d’un bien ou d’un service qu’un potentiel acheteur souhaite acquérir. Il permet ainsi de sécuriser la transaction à venir, tant pour le vendeur que pour le client.

Il doit bien entendu mentionner un certain nombre d’informations pour être valide, comme, par exemple, le nom, la raison sociale de l’entreprise, les coordonnées de l'acheteur et la date. Légalement, il n’engage les deux parties qu’à partir de l’instant où l’acheteur a clairement manifesté sa volonté à faire réaliser les travaux ou la prestation de service.

Le devis s’avère donc être un document clé pour protéger les intérêts de chacun, notamment en cas de litige. Si le devis sur des tableurs (tels que Word ou Excel) présente des avantages certains (comme une réduction des coûts), il n’est plus une pratique commerciale unique. Bon nombre d’entreprises misent aujourd’hui sur des solutions digitales innovantes. Elles se tournent vers des logiciels de gestion d’entreprise, tel qu’un logiciel CRM pour gagner en réactivité.

La facture : une preuve d’achat incontestable

La facture est un document aussi important tant au niveau commercial, comptable que juridique. Obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de service, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise, elle détaille la nature, la quantité et les conditions de l’achat. 

Tout comme pour l’édition d’un devis, la facture doit comporter quelques mentions légales auxquelles vous ne pouvez déroger, comme :

  • Le nom et l’adresse des deux parties
  • Le n° de RCS (Registre du Commerce et des Sociétés)
  • La date de délivrance de la facture
  • Le n° de la facture (avec une numérotation unique et continue)
  • Le prix unitaire et la quantité du produit ou de la prestation
  • Etc.

Il existe plusieurs types de factures, utilisés selon des cas bien précis, comme :

  • La facture d’acompte (un paiement partiel après la conclusion d’un contrat)
  • La facture proforma (qui permet d’établir une facturation provisoire)
  • La facture de situation (une facture intermédiaire établie au fur et à mesure de l’avancement des travaux ou de la prestation)
  • La facture de clôture (celle qui est définitive et qui prouve un achat ou une vente)
  • La facture d’avoir (qui rectifie ou annule une facture)

Du devis à la facture, optez pour un puissant outil : le CRM

Le CRM est incontestablement la solution idéale pour passer son devis en facture. Une utilisation très simple pour un résultat optimal, notamment si vous utilisez un module de facturation intégré au CRM. 

Terminées les manipulations fastidieuses, sources d’erreurs humaines et de pertes de temps, vous transformez vos devis en factures en un clic sur lesquelles vous retrouvez tous les éléments initiaux. Vous renforcez ainsi votre crédibilité vis-à-vis de vos clients, tout en limitant la course au recouvrement de factures impayées. Et, lorsque l’on sait à quel point il est parfois difficile de se faire payer en temps et en heure, autant miser sur des outils digitaux performants. 

Gain de temps et de réactivité, vous facturez plus vite pour réduire vos délais de paiement. Tous vos documents de vente sont centralisés sur une interface unique et intuitive que chaque collaborateur peut consulter en temps réel. Un bénéfice certain pour gagner en efficacité et productivité !