Facture Intermediaire : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Dans les projets de longue durée, il est souvent indispensable de répartir la facturation des services ou des biens au fur et à mesure de leur progression. C'est ici qu'intervient la facture intermédiaire : un document qui permet de facturer partiellement les travaux réalisés à différentes étapes clés, avant l’achèvement total du projet.

Ce guide vous fournira toutes les informations nécessaires pour comprendre ce qu'est une facture intermédiaire et vous aidera à la rédiger correctement, afin d’assurer une gestion fluide des paiements tout au long du projet.

Qu'est-ce qu'une facture intermédiaire ?

Une facture intermédiaire est un document comptable émis pour facturer des prestations ou des travaux effectués à une étape intermédiaire d'un projet. Ce type de facturation partielle intervient généralement dans des secteurs comme la construction, les services de conseil, les contrats de maintenance ou tout autre projet de longue durée. Elle permet de facturer une portion des services ou des produits avant que le projet ou la prestation ne soient complètement achevés.

Dans certains secteurs comme l’énergie, on parle également de facture intermédiaire ou de provision, qui est basée sur des estimations de consommation. Par exemple, dans le cas d’une facture de gaz ou d’électricité, les clients reçoivent régulièrement des factures intermédiaires (mensuelles ou trimestrielles) basées sur une estimation de leur consommation. Ensuite, une facture de régularisation est émise en fonction de la consommation réelle, ajustant le montant total payé.

Á quoi sert-elle ?

La facture intermédiaire est utilisée pour plusieurs raisons essentielles :

1. Assurer la trésorerie de l'entreprise

La principale fonction d'une facture intermédiaire est de maintenir un flux de trésorerie régulier pour l'entreprise. En permettant de facturer à des étapes clés d’un projet, elle assure que l'entreprise puisse couvrir ses coûts courants (achat de matériel, paiement des salaires, etc.) sans attendre la fin du projet.

Dans le domaine de l'énergie, les fournisseurs d’électricité et de gaz peuvent facturer régulièrement sur la base de consommations estimées, ce qui permet de garantir une entrée de fonds régulière pour couvrir leurs coûts de fonctionnement.

2. Réduire les risques financiers

Diviser les paiements en plusieurs tranches, via des factures intermédiaires, réduit les risques pour l'entreprise. Si, pour une raison quelconque, le client venait à ne pas honorer ses paiements à la fin du projet, l’entreprise aurait déjà reçu une partie des fonds pour couvrir les coûts engagés. C’est un mécanisme de sécurisation des paiements tout au long de l’exécution du contrat.

De plus, dans le domaine de la consommation d’énergie, le paiement par provision permet au client de répartir ses paiements de manière plus régulière et évite les grosses factures soudaines en fin de période de consommation. Cela diminue les risques d’impayés pour le fournisseur.

3. Offrir de la flexibilité au client

Pour les clients, la facture intermédiaire offre une flexibilité dans les paiements. Elle permet de répartir les montants dus sur plusieurs étapes, rendant les paiements plus gérables, surtout dans les projets de longue durée ou dans les services à coûts élevés comme l’énergie.

De plus, dans ce dernier cas, le client peut prévoir un budget fixe en recevant des factures intermédiaires basées sur une estimation, ce qui l’aide à planifier ses dépenses.

4. Transparence et suivi du projet

La facture intermédiaire garantit un suivi transparent de l'avancement du projet. En facturant par étapes, l'entreprise et le client peuvent suivre précisément quelles parties du projet ont été réalisées et quels paiements ont été effectués.

Dans le secteur de l’énergie, cela fonctionne de la même manière avec des relevés de consommation réguliers, permettant d'ajuster les estimations avec la consommation réelle. Cela améliore la relation client en instaurant une plus grande clarté.

Les mentions essentielles et obligatoires d'une facture intermédiaire

Comme toute facture, la facture intermédiaire doit respecter certaines mentions essentielles et obligatoires pour être juridiquement et comptablement valide. Voici les éléments à inclure dans une facture intermédiaire :

• Identification des parties : Les coordonnées complètes de l’émetteur (l’entreprise) et du client, incluant nom, adresse, et numéro de TVA.
• Numéro de facture unique : Chaque facture, y compris les factures intermédiaires, doit avoir un numéro propre et unique pour assurer la traçabilité des factures.
• Date d'émission : La date d’émission de la facture doit être clairement indiquée. Elle établit souvent le début du délai de paiement.
• Description des services ou produits : Il est essentiel de détailler précisément les travaux ou prestations réalisés jusqu’à la date d'émission de la facture.
• Montant dû : Le montant correspondant aux prestations ou à la consommation réalisée doit être mentionné(e) clairement. Dans le domaine de l'énergie, cela peut être une estimation de consommation ou des travaux réalisés dans d'autres secteurs.
• Conditions de paiement : Indiquer le délai de règlement (par exemple, 30 jours après réception) et les modalités de paiement acceptées.
• TVA : S’il est applicable, le taux de TVA et le montant doivent être inclus et clairement indiqués sur la facture.

Ces mentions garantissent que la facture intermédiaire soit conforme aux exigences légales en vigueur.

Comment faire une facture intermédiaire ?

Créer une facture intermédiaire est un processus essentiel pour assurer la gestion financière efficace des projets, notamment dans les secteurs de la construction ou des services à long terme.

Bien qu'il puisse sembler relativement simple, certaines étapes clés doivent être suivies pour garantir que la facture est conforme aux règles en vigueur, tout en offrant une vision claire de l'avancement des paiements.

Étape 1 : Utiliser un logiciel de facturation

Le choix d'un logiciel de facturation, tel que Sellsy, simplifie grandement la création de factures intermédiaires. En effet, ces outils sont conçus pour automatiser des tâches chronophages comme la numérotation des factures, le calcul des montants dus, ou encore l'intégration automatique des mentions légales obligatoires (telles que la TVA ou les pénalités en cas de retard).

De plus, un tel logiciel offre des fonctionnalités avancées qui permettent de suivre l'évolution des paiements, d'envoyer des relances automatiques en cas de non-paiement et d'éviter ainsi les erreurs humaines qui pourraient entraîner des retards ou des litiges avec les clients.

Étape 2 : Mentionner explicitement "Facture intermédiaire"

Il est essentiel que la facture porte clairement la mention "Facture intermédiaire" afin de distinguer ce document d'autres types de factures, comme la facture d'acompte ou la facture finale. Cette mention permet de clarifier au client qu'il s'agit d'une facturation partielle basée sur l'état d'avancement des travaux ou des prestations. Cela aide à éviter toute confusion ou malentendu qui pourrait retarder le paiement ou nécessiter des explications supplémentaires.

En outre, cette précision est importante pour des raisons juridiques et contractuelles, notamment dans le cadre des appels d'offres publics ou des grands projets, où les paiements sont souvent conditionnés à la réception de factures conformes.

Étape 3 : Détaillez les prestations réalisées et les paiements antérieurs

Pour garantir la transparence et justifier le montant facturé, il est crucial d'inclure une description précise des travaux ou services réalisés à la date d'émission de la facture. Cette description permet au client de comprendre ce qui a été fait et d'évaluer si l'avancement est conforme aux attentes ou au contrat.

De plus, si des acomptes ont été versés ou si des paiements partiels ont déjà été effectués, il est important de les mentionner. Cela permet d'éviter les doublons et de tenir une trace claire de l'état des paiements, tant pour l'entreprise que pour le client.

Étape 4 : Respectez le cadre légal et les obligations fiscales

Les mentions légales obligatoires, comme l'identification du client et du prestataire, la date de la facture, les taux de TVA applicables, ou encore les conditions de règlement (délai de paiement, pénalités en cas de retard, etc.), doivent figurer sur toutes les factures intermédiaires. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions fiscales ou des retards dans le paiement.

En outre, dans certains secteurs, comme la construction, il est aussi recommandé d'inclure une référence au contrat de prestation ou au marché de travaux, notamment si la facturation intermédiaire fait suite à une convention signée entre les parties.

Étape 5 : Suivi et gestion des paiements

Enfin, il est crucial de mettre en place un système de suivi rigoureux des paiements. Le logiciel de facturation peut grandement faciliter cette tâche, en vous alertant automatiquement en cas de paiement en retard et en vous permettant d'envoyer des rappels directement à vos clients.

La gestion des paiements est une composante clé de la santé financière de l'entreprise, surtout dans le cadre de projets à long terme, où les liquidités peuvent rapidement devenir un enjeu critique.