Facture d’avoir : qu’est-ce que c’est et comment la créer ?

Pourquoi émettre une facture d’avoir ? Comment faire une facture d’avoir et dans quel journal l’enregistrer ? Dans cet article, Sellsy vous guide pas à pas pour comprendre les utilisations de la facture d’avoir et pour l’enregistrer sans erreur, en conformité avec les normes et exigences légales en France, dans la comptabilité de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Couramment appelée avoir ou note de crédit, la facture d’avoir est un document comptable émis par une entreprise pour corriger ou annuler une facture déjà envoyée au client. Elle est utilisée lorsque l’entreprise doit rembourser une somme d’argent à son client, par exemple en cas d’erreur de facturation, de retour de marchandises, ou d’octroi d’une remise.

La facture d’avoir permet ainsi de rétablir le montant total dû par le client tout en conservant une trace comptable conforme. En effet, la suppression ou modification d’une facture initiale déjà émise est interdite en raison de la numérotation des factures ; la facture d’avoir offre donc une solution pour ajuster correctement les comptes.

À quoi sert une facture d’avoir ?

Une facture d’avoir sert principalement à corriger ou ajuster une facture initiale lorsque le montant facturé doit être réduit. Comme il est interdit d’annuler ou de modifier directement la facture d’origine, l’entreprise doit émettre une facture d’avoir en indiquant le montant en négatif.

Contrairement à une facture classique, qui demande le règlement d’un montant dû, la facture de remboursement fonctionne en sens inverse pour corriger la transaction précédente. Elle enregistre un crédit au compte du client, agissant comme une reconnaissance de dette envers celui-ci. La facture d’avoir permet ainsi au fournisseur de régulariser une situation de manière conforme aux règles comptables.

Dans quels cas devons-nous émettre une facture d’avoir ?

La facture d’avoir est-elle obligatoire ? Oui, elle l’est dans certaines situations spécifiques, les plus courantes étant :

• Erreurs de facturation : si un montant incorrect a été facturé, la facture d’avoir permet de rectifier l’erreur.
• Retour de marchandises : si le client n’est pas satisfait du produit pour diverses raisons (non-conformité, défaut, rétractation, etc.), un avoir permet de rembourser ou d’ajuster le montant dû.
• Ristourne, rabais ou remise : si une réduction est accordée après l’émission de la facture initiale, la facture d’avoir permet de l’appliquer.
• Annulation partielle d’un service : si l’entreprise n’a réalisé qu’une partie des services initialement prévus dans le contrat avec le client, la facture d’avoir ajuste le montant en fonction de la partie non réalisée.

Quelle est la différence entre la facture d’avoir et la facture rectificative ?

La facture d’avoir est utilisée lorsqu’il est nécessaire de réduire le montant facturé à un client. Elle annule partiellement ou totalement le montant initialement facturé en créditant le compte du client. Ce montant est indiqué en négatif pour corriger le solde dû, sans modifier la facture d’origine.

En revanche, la facture rectificative intervient pour remplacer ou corriger une facture déjà validée qui comporte des erreurs (libellé, date, coordonnées, etc.) sans modifier la somme due. Contrairement à la facture d’avoir, la facture rectificative remplace la facture erronée par une nouvelle version comportant les informations correctes. En résumé :

• Vous avez envoyé une facture erronée au client, qui l’a déjà payée : émettez une facture d’avoir.
• Vous avez envoyé une facture erronée au client, mais elle n’a pas encore été payée : émettez une facture rectificative.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture d’avoir ?

Comme pour une facture classique, la facture d’avoir doit respecter les mêmes règles de facturation et de conservation (généralement pendant 5 ans). Selon l’Article 42 nonies A figurant dans le Code général des impôts, elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

• Mention « facture d’avoir » : pour distinguer ce document d’une facture classique.
• Numéro de facture d’avoir : chaque facture d’avoir doit avoir un numéro unique, suivant la séquence chronologique des factures de l’entreprise.
• Date de création de l’avoir.
• Référence à la facture initiale : numéro et date de la facture d’origine pour faciliter le lien entre les deux documents.
• Coordonnées de l’entreprise : nom, adresse, raison sociale, numéro SIREN/ SIRET, forme juridique.
• Coordonnées du client : noms, adresse de facturation et adresse de livraison du bien, ainsi que d’autres informations complémentaires.
• Description des produits ou services concernés : articles ou services faisant l’objet de l’avoir, avec quantités, dénomination précise, prix unitaires, mode de livraison et conditions générales de vente (CGV).
• Montant en négatif : le montant à rembourser ou déduire doit être inscrit en négatif.
• Montant total de la facture d’avoir : adaptez le terme « net à déduire » au lieu de « net à payer » pour représenter le crédit total accordé au client, avec le détail de la TVA si applicable (numéro de TVA intracommunautaire, le taux de TVA applicable, le prix HT, le prix TTC et le montant total de la TVA).
• Motif de l’avoir : raison pour laquelle la facture d’avoir est émise (erreur de facturation, retour de marchandises, remise, etc.).
• Modalités de paiement : précisez les options de remboursement, comme un bon d’achat, un remboursement par chèque ou une remise sur la prochaine facture.
• Conditions de règlement : date d’échéance, indemnité forfaitaire et pénalités applicables en cas de retard (si le client est un professionnel).
• Numéro du bon de commande : si applicable.

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Comment émettre une facture d’avoir correctement ?

Pour établir une facture d’avoir conforme à la réglementation française, suivez ces étapes élaborées par Sellsy :

Étape 1 : Créer la facture d’avoir

Commencez par identifier toutes les informations à corriger dans la facture initiale : son numéro, sa date d’émission, le montant facturé et les éléments à ajuster (produits concernés, services, quantités, etc.). Ces informations serviront de référence pour établir le lien entre la facture d’avoir et la transaction d’origine.

Créez ensuite le document en inscrivant clairement la mention « facture d’avoir ». Ajoutez toutes les mentions obligatoires, telles que les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, SIREN/SIRET, numéro de TVA, etc.) ainsi que celles du client.

Étape 2 : Indiquer les mentions spécifiques à la facture d’avoir

Étant une facture de remboursement ou de correction, il est important d’utiliser des termes spécifiques. Employez le terme « net à déduire » au lieu de « net à payer » pour signaler qu’il s’agit d’une somme à déduire du montant initial. Précisez également les modalités de remboursement (remboursement, bon d’achat, remise sur la prochaine facture, etc.).

Étape 3 : Inclure les mentions liées à la TVA

Si la facture d’origine comportait de la TVA, la facture d’avoir doit également la mentionner sur le montant en négatif, correspondant à la réduction ou au remboursement. Cela garantit que la correction de la transaction est conforme aux obligations fiscales.

Étape 4 : Mentionner le motif de l’avoir

Indiquez la raison pour laquelle la facture d’avoir est émise (retour de marchandises, remise, erreur de facturation, etc.). Par exemple, pour une facture d’avoir liée à une réduction commerciale, précisez les modalités (bon d’achat, chèque, remise).

Étape5 : Enregistrer la facture d’avoir

N’oubliez pas d’enregistrer la facture d’avoir comme un montant négatif, permettant ainsi d’ajuster le montant dû tout en conservant une trace comptable. La facture d’avoir suit un enregistrement comptable identique à celui d’une facture classique. D’ailleurs, vous pouvez opter pour une numérotation spécifique aux avoirs ou poursuivre la séquence habituelle.

Que se passe-t-il avec la TVA sur les factures d’avoir ?

Selon le régime de TVA auquel est soumise votre entreprise, deux cas de figure peuvent se présenter :

• L’entreprise bénéficie du régime de franchise de TVA et n’applique donc aucune taxe à ses clients. Si la facture d’origine n’incluait pas de TVA, alors la facture d’avoir n’en comportera pas non plus. Dans ce cas, il est nécessaire d’indiquer sur chaque facture d’avoir : « TVA non applicable, article 293B du CGI ».
• L’entreprise est soumise au régime classique de TVA et facture cette dernière à ses clients. Si la facture d’origine incluait de la TVA, la facture d’avoir doit également indiquer la TVA sur le montant en négatif. Dans ce cas, les mentions obligatoires à faire figurer sont : numéro de TVA intracommunautaire, taux de TVA applicable, prix HT, prix TTC et montant total de la TVA.

En résumé, la TVA est appliquée au montant total de la facture d’avoir uniquement si elle était présente sur la facture initiale, assurant ainsi la cohérence fiscale de l’ajustement.