Facture d’avoir : tout connaître pour s’en servir correctement

La facture d’avoir complète le dispositif de facturation des entreprises : facture de vente classique, facture d’acompte, proforma ou acquittée. C’est un document commercial et administratif très utile, voire obligatoire pour certaines situations dans la relation client-fournisseur. Pour autant, l’émission d’un avoir suppose de respecter de nombreuses règles, de présentation, fiscales et comptables. Cet article apporte une réponse à chaque question courante en matière de facture d’avoir.

1 - C’est quoi un avoir ou une facture d’avoir ?

La définition de la facture d’avoir repose sur les deux termes de cette expression : facture et avoir. D’un côté, c’est un type de facture classique un peu particulier. Pour cette raison, elle suit les règles qui incombent à ce document commercial et comptable. D’autre part, la notion d’avoir signifie que le procédé de facturation diffère et que l’objectif est inversé par rapport à la facture.

Il s’agit donc d’annuler, de corriger ou de réduire la facturation initiale. Aussi, une facture d’avoir ne génère pas une créance dont vous devez obtenir le paiement auprès d’un client ou d’un débiteur. C’est au contraire une dette qui en ressort et dont vous êtes redevable vis-à -vis du tiers facturé.

💡 Souvent, vous rencontrez également le terme de note de crédit. C’est exactement la même définition.

2 - Quelle est la différence entre une facture d’escompte et un avoir ?

Le fait d’accorder un escompte à un client correspond à une réduction du prix initial. Ce type d’opération financière et commerciale vise par exemple à inciter le débiteur à réaliser le paiement avant la date d’échéance ou au comptant. La facture d’escompte présente donc une utilité bien particulière.

Sur le plan comptable et administratif, c’est bien une forme de facture d’avoir. Toutefois, c’est un cas spécifique qui constitue un avantage financier. En effet, le montant se positionne au compte de résultat en frais financiers (compte 665 “escomptes accordés”). Il ne vient pas en déduction du total du chiffre d’affaires.

3 - Dans quelles situations l’entreprise établit-elle un avoir pour un client ?

Nous identifions trois cas de figure qui conduisent une entreprise à émettre une facture d’avoir :

• Erreur ou anomalie sur la facture initiale émise. Elle peut concerner le montant HT, la TVA ou le TTC, une des mentions obligatoires ou les indications relatives à la TVA. Citons aussi une information relative aux produits ou prestations, les quantités, ou toute donnée exigée par le client, mais erronée sur la facture d’origine.
• Un retour client ou un litige sur les produits ou les prestations vendus. Soit la facture d’avoir annule totalement la vente initiale (retour), soit c’est une note de crédit partielle qui éteint le litige.
• Une remise commerciale. Elle s’accorde a posteriori, sur une vente ou après l’atteinte d’un volume de chiffre d’affaires prévu au contrat par exemple. C’est le cas des remises de fin d‘année (RFA) ou de fin de campagne (RFC).

4 - Quelles sont les obligations des entreprises en matière de facturation d’avoirs ?

Une facture de vente émise ne peut faire l’objet d’une annulation pure et simple. Dès lors que la pièce comptable est éditée, l’entreprise n’a pas le droit de la rectifier ou de la supprimer. Elle doit émettre une facture d’avoir qui inverse l’opération initiale. Ce justificatif porte un numéro distinct de la facture d'origine. Il fait aussi référence à la numérotation de la pièce de départ.

L’avoir correspond à une erreur sur la facture initiale ? L’entreprise transmet alors à son client deux documents simultanément : la facture d’avoir et une nouvelle facture correctement établie.

5 - Comment présenter une facture d’avoir et avec quelles mentions obligatoires ?

Le service facturation doit respecter les règles classiques des factures de vente lorsqu’il prépare les avoirs. Notamment, il y insère les mentions obligatoires listées dans notre article spécial. D’autres points spécifiques s’y ajoutent :

• une numérotation distincte de celle de la facture initiale ;
• l’identification de la notion d’avoir sur le document, avec la mention “facture d’avoir” généralement en haut ;
• les références de la facture initiale (numérotation et motif de l’avoir) ;
• les modalités de remboursement (virement, déduction sur la prochaine commande, bon d’achat, etc.) et la mention du net à créditer ou à déduire.

Sur le plan fiscal, pour pouvoir récupérer la TVA éventuellement déjà reversée sur la facture initiale, la facture d‘avoir doit comprendre aussi les montants de la taxe ainsi que du hors taxes.

La loi prévoit des sanctions en cas de non-respect des règles. Ce sont exactement les mêmes pour un avoir que pour une facture non conforme. Ainsi, toute mention manquante peut faire l’objet d’une amende de 15 euros. Sachez toutefois qu’une même pièce ne peut entraîner de pénalités supérieures à 25 % de son montant total.

6 - Comment distinguer une facture d’avoir d’une facture classique visuellement ?

Nous avons tous rencontré des pièces comptables peu lisibles. Le fait d’émettre une facture d’avoir claire et explicite facilite son interprétation par le service comptabilité qui la reçoit. Vous évitez ainsi des erreurs lors de la comptabilisation de l’avoir. La plus courante consiste à saisir le document comme une facture et non pas comme un avoir. Cette mauvaise gestion administrative des factures peut conduire parfois à payer un avoir fournisseur au lieu d’attendre son remboursement.

Aussi nous recommandons de faire figurer de façon très lisible la mention “facture d’avoir” sur le document, comme expliqué précédemment. Idéalement, c’est bien quand votre logiciel de facturation présente aussi les montants en négatif.

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7 - Comment enregistrer une facture d’avoir client ou fournisseur en comptabilité ?

Vous savez que la facture d’avoir constitue d’abord une facture. Donc, vous comprenez qu’elle doit faire l’objet d’une comptabilisation systématique. Soit le service comptable enregistre manuellement ses factures et avoirs. C’est de moins en moins courant avec les nouveaux outils de dématérialisation et de facturation. Soit, l’intégration des pièces s’effectue automatiquement en comptabilité.

Dans tous les cas, le schéma comptable classique est inversé. Par exemple, pour un avoir reçu par l’entreprise :

• débit du compte fournisseur pour le total en TTC (compte 401) ;
• crédit du compte d’achat pour le montant hors taxes (compte 607 pour des marchandises et 604 pour de la prestation de service) ;
• crédit du compte de TVA déductible pour le montant de la TVA (compte 44562).

💡 Consultez aussi notre tutoriel pour comptabiliser une facture d’achat ou de vente. Les avoirs clients suivent le même principe. Pour le cas de la facture d’escompte, se référer au début de l’article qui traite de cette comptabilisation spécifique.

8 - Pourquoi l’avoir sur facture peut-il servir dans les relations commerciales (clients et fournisseurs) ?

Distinguons deux situations particulières sur le plan commercial et qui conduisent à rectifier un prix sans annuler l’intégralité de la facture initiale envoyée au client.

Émission d’un avoir commercial pour résoudre un litige

L’avoir client constitue une perte financière pour l’entreprise, sauf en cas de retour de produits en stocks, à condition que ceux-ci restent vendables. À l’exclusion de ce cas de revente ultérieure, le montant de l’avoir émis vient diminuer le chiffre d’affaires. Donc, il impacte la marge, le taux de marge ainsi que le taux de marque. Cela pourrait alors sembler une mauvaise opération sur le plan économique.

Toutefois, le geste commercial sur une vente qui présente un litige, voire un impayé, peut aider à sortir de l’ornière. Parfois, l’entreprise qui rejette la livraison ou la qualité de la prestation bloque le paiement de plusieurs factures pour obtenir gain de cause. Vos relances restent sans réponse, alors que le montant de la contestation s’avère faible par exemple.

L’émission de la note de crédit peut résoudre cette difficulté. En sortant de l’impasse, les deux partenaires, client et fournisseur, peuvent continuer leurs relations commerciales, sans procéder à l’annulation des commandes à date ou futures. Ainsi, parfois les enjeux valent la peine d’analyser le retour sur investissement d’une facture d’avoir.

Émission d’un rabais, remise ou ristourne sur des ventes

C’est un cas classique pour une facture d’avoir : octroi d’une ristourne ou remise commerciale. C’est en effet typiquement un outil de management de la relation entre le fournisseur et son client. Toutefois, les contrôleurs de gestion restent attentifs à la performance et au seuil de rentabilité de l’entreprise. Les avoirs émis (et donc diminution du prix) ne doivent pas compromettre les équilibres économiques. Idéalement, c’est judicieux de les intégrer en coûts standards dans les marges commerciales.

9 - Le montant de l’avoir client doit-il faire l’objet d’un remboursement ?

L’émission d’une facture d’avoir ne signifie pas systématiquement que l’entreprise doit rembourser son client en cash. En effet, tout dépend de ce qui est convenu et du contexte. Mais, dans tous les cas, l’avoir signifie la création d’une dette. Elle se porte au crédit du compte de l’entreprise qui génère la pièce comptable. Cette dette peut donc s’éteindre de plusieurs manières :

• Compensation pure et simple avec la facture initiale si celle-ci restait due dans le compte (avec lettrage des écritures comptables).
• Émission du remboursement en trésorerie (envoi d’un virement, chèque, etc.).
• Compensation par le client lui-même, qui déduit l’avoir du total d’autres factures dues (méthode appelée déduction d’office ou DO dans certains secteurs d’activité). Cette pratique correspond aussi au cas de l’avoir sous forme de bon d’achat.

10 - Une facture d’acompte doit-elle s’annuler par un avoir avant d’établir la facture finale ?

Ce n’est pas obligatoire d’annuler une facture d’acompte par l’émission d’un avoir. L’entreprise peut très bien émettre une facture complémentaire pour le solde convenu. Cette pièce comptable, la facture de solde, spécifie alors la référence à la facture d’acompte (numérotation et montant).

11 - Comment gérer la TVA sur les factures d’avoir ?

D’une part, retenez que la facture d’avoir est avant tout une facture. D’autre part, elle doit comporter les mentions obligatoires expliquées préalablement ainsi que toutes les informations relatives à la TVA. La facture initiale comprend de la taxe à la valeur ajoutée ? Alors l’avoir en comporte également (mêmes taux par produit ou prestation).

Vous avez déjà reversé la TVA collectée initiale à l’administration fiscale ? Dans ce cas, la TVA qui figure sur l’avoir sera à déduire du montant de la TVA collectée sur la prochaine déclaration. Rectifier les opérations de TVA devient simple si la gestion des factures s’effectue dans un logiciel ad hoc. Vous évitez toute erreur sur cette taxe.

12 - Où trouver un modèle de facture d’avoir pour ses clients ?

Vous pouvez construire vous-même un exemple de facture d’avoir. Pour cet exercice, reprenez les informations précédentes ainsi que l’article qui détaille les mentions obligatoires. Vous avez également la possibilité de vous en procurer sur le Web. Par exemple, Sellsy vous propose de télécharger son modèle de facture d’avoir. Il vous suffit ensuite d’y insérer les bonnes informations pour votre entreprise, le client concerné, le produit livré ou la prestation réalisée. Mais, avec ce type de solution manuelle, par définition, le risque d’erreur existe, sans compter la perte de temps.

13 - Dans quel logiciel établir la facturation des avoirs en entreprise ?

Plutôt que d’utiliser un tableur Excel ou un traitement de texte pour la gestion de la facturation, équipez-vous d’un logiciel spécialisé. Vous bénéficiez alors de fonctionnalités complètes, avec l’intégration automatique des factures et des avoirs en comptabilité. Tous les paramètres pour chaque article et chaque client se conservent dans la base de données. Émettre une facture ou un avoir devient simple. Vous limitez les risques d’erreurs.

Ainsi, Sellsy vous propose un logiciel de facturation pour piloter toute la relation commerciale, de la commande au paiement. Les différents modules de la suite CRM Sellsy facilitent la création de chaque pièce d’avoir, directement à partir de la facture d’origine. Le processus traite aussi l’intégration automatique de la pièce en comptabilité, au crédit du compte client.

Les avoirs comme les factures constituent un exercice précis et parfois complexe. Avec les bons outils, l’entreprise peut mieux sécuriser ses tâches administratives, comptables et fiscales. C’est une garantie de mieux préserver la relation commerciale, avec moins d’erreurs, des documents professionnels et conformes à la loi. C’est d’autant plus important que toutes les entreprises, y compris les TPE et micro-entreprises, vont devoir adopter la facture électronique. Or, dans ce cadre, le processus prévoit un contrôle de toute facture émise (ou avoir). Notamment, il sera possible de rejeter chaque pièce non conforme. L’annulation étant impossible, le processus exigera une facture d’avoir. Sellsy propose une telle solution de facturation spéciale TPE et PME et qui respectera les obligations de dématérialisation de 2026 et 2027.

La gestion de la facture d’avoir avec le logiciel de facturation Sellsy

Avec la suite CRM Sellsy, la création de vos factures d'avoir se fait en quelques clics seulement. Si votre facture initiale comporte un montant positif, Sellsy s'assure que votre facture d'avoir correspondante présente également un montant positif, garantissant ainsi l'équilibre entre les deux transactions.

Pour créer un avoir sur notre logiciel, vous avez deux possibilités :

1. Création depuis une facture : l'avoir est directement rattaché au document
2. Création simple : vous créez un avoir libre, non rattaché à un document (vous pourrez ensuite le rattacher à un ou plusieurs documents).

Nous avons concocté un tutoriel pour vous expliquer comment créer un avoir sur notre logiciel en quelques clics. 

Une fois la facture d’avoir créée, cette dernière est retranscrite en écritures comptables ce qui permet de tenir une comptabilité juste et à jour.