Comment numéroter les factures correctement ?

La facture, également appelée « quittance » ou « note », est un document qui détaille les prestations ou les marchandises vendues. Pour être en conformité avec la loi, elle doit comporter certaines mentions obligatoires, sous peine de sanctions.

Parmi ces mentions, la numérotation de la facture est essentielle. Pourquoi la numérotation des factures est-elle obligatoire ? Comment devez-vous numéroter vos factures ? Dans cet article, nous vous présentons des exemples concrets et vous guidons étape par étape afin que vous puissiez respecter toutes les obligations légales liées à la facturation.

Qu’est-ce que la numérotation des factures ?

Que la facture soit destinée à un particulier ou à un professionnel, elle doit obligatoirement comporter un numéro unique attribué de manière chronologique et continue. Cela permet de distinguer et d’identifier clairement chaque facture émise par l’entreprise. En quoi est-il utile de savoir quel est le numéro de facture émis ? Ce système d’identification unique assure qu’aucune facture ne soit dupliquée ou omise.

Étant donné que la facture sert de justificatif comptable indispensable à l’entreprise, elle permet de tenir à jour les registres obligatoires.La numérotation facilite une gestion comptable rigoureuse, assure la traçabilité des transactions et, en plus, répond aux exigences légales en matière de transparence fiscale.

Que disent les lois sur la numérotation des factures ?

En France, la numérotation des factures est obligatoire et régie par le Code du commerce ainsi que le Code général des impôts. Cette exigence permet à l’administration fiscale d’exercer un contrôle efficace si nécessaire.

Selon le Code général des impôts, annexe 2 : articles 242 nonies et 242 nonies A, la facture doit obligatoirement comporter un numéro unique, « basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture ». Ces articles précisent les exigences détaillées relatives aux factures, y compris la numérotation obligatoire, dans le but de garantir la transparence des opérations commerciales.

Le Code de commerce, quant à lui, précise que parmi les obligations comptables des entreprises, les pièces justificatives telles que les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de leur établissement, afin de permettre d’éventuels contrôles.

Par ailleurs, depuis le 1er juillet 2024, la facturation électronique obligatoire est mise en place progressivement. Cependant, cette évolution ne dispense pas les entreprises de respecter l’obligation de numérotation des factures. À partir de 2026, de nouvelles mentions obligatoires pourront s’ajouter dans le cadre de cette transition, visant à encadrer les conditions d’émission des factures, à simplifier les délais de paiement et à améliorer la compétitivité des entreprises.

Règles à suivre pour la numérotation des factures

En cas de contrôle par l’administration fiscale française, votre société doit être en mesure de présenter des registres comptables conformes aux règles de numérotation des factures suivantes :

Règle 1 : la numérotation doit être unique

Chaque facture doit comporter un numéro unique, et aucun numéro ne doit être oublié ou dupliqué. Ce système de numérotation garantit une identification individuelle des documents sans risque d’erreur.

Par exemple, voici une numérotation facture alphanumérique :

• FA-XYZ2024001.
• FA-XYZ2024002.

Ici, « XYZ » peut représenter un code interne spécifique à l’entreprise, suivi de l’année et d’un numéro unique séquentiel.

Si votre entreprise emploie plusieurs vendeurs, vous pouvez inclure un identifiant unique pour chaque vendeur dans le numéro de facture. Voici un exemple où « V001 » et « V002 » représentent les identifiants des vendeurs :

• V001-2024-0001 (première facture de V001).
• V002-2024-0001 (première facture de V002).
• V001-2024-0002 (deuxième facture de V001).
• V001-2024-0003 (troisième facture de V001).
• V001-2024-0004 (quatrième facture de V001).
• V002-2024-0002 (deuxième facture de V002), etc.

Règle 2: la numérotation doit être chronologique

Chaque facture doit obligatoirement être numérotée dans un ordre chronologique. Cela signifie que vous ne pouvez pas émettre une facture avec une date antérieure à celle de la suivante (par exemple : la facture n°2 au 1er février et la facture n°3 au 14 février). De plus, il est interdit de sauter un numéro de facture.

Voici un exemple, le numéro de facture avec un préfixe temporel :

• Pour l’année en cours : « n°2023-01, n°2023-02, etc. »  et l’année suivante : « n°2024-01, etc. »
• Pour l’année et le mois en cours : votre première facture en janvier 2023 sera « n°2023-01-01 » et votre première facture en février 2023 sera « n°2023-02-34 », où le numéro 34 correspond à la 34ème facture émise dans l’année.

Vous pouvez également ajouter une lettre en préfixe, ce qui est utile pour distinguer vos factures d’avoir, proforma, ou autres :

• Avec une lettre : « F20230663 » la facture n°63 du mois de juin de 2023. Vous pouvez aussi ajouter des tirets pour plus de lisibilité : « F2023-06-63 ».

Règle 3 : la numérotation doit être continue et sans interruption

La numérotation des factures ne doit jamais être interrompue ou comporter d’anomalies. En effet, il est interdit de supprimer une facture de votre comptabilité, car cela créerait un « trou » dans la séquence de numérotation, ce qui pourrait être perçu comme une tentative de fraude par l’administration fiscale.

Si ce type d’erreur survient, vous devez émettre une facture d’avoir pour annuler ou corriger la facture concernée, tout en conservant la numérotation continue. Par exemple, vous pouvez rédiger : « Facture d’avoir émise le 01/06/2024 pour retour de marchandise relative à la facture N° F-2024-03-01 ». N’oubliez pas que cette facture d’avoir doit également respecter les mêmes règles de numérotation : chronologique, continue et unique.

Règle 4 : la numérotation doit figurer sur toutes les pages d’une facture

Pour garantir une traçabilité optimale et éviter toute confusion, le numéro de facture doit apparaître sur chaque page d’une facture multi-pages. De plus, chaque page doit être numérotée sous la forme n/N (numéro de page/total des pages). Par exemple :

• Page1/3 : FA-2024-001.
• Page2/3 : FA-2024-001.
• Page3/3 : FA-2024-001.

Dans quels cas est-il autorisé d’émettre des factures avec des séries distinctes ?

Il est possible d’émettre des séries distinctes de factures lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, notamment dans les cas suivants :

• L’entreprise exerce plusieurs activités ou types de prestations : par exemple, vente de biens et prestations de services.
• L’entreprise possède différents sites de facturation, succursales ou agences : comme une boutique en ligne et un commerce physique.
• L’entreprise émet des factures à l’international : cela permet de séparer les opérations nationales des opérations internationales, en particulier si des monnaies différentes sont utilisées. (N’oubliez pas que la traduction de vos factures en langue étrangère peut être exigée lors d’un contrôle.)
• L’entreprise choisit d’émettre des séries distinctes par année fiscale ou période comptable :cela facilite le suivi chronologique des transactions.
• L’entreprise émet des factures d’avoir : pour mieux gérer les annulations ou corrections.
• L’entreprise a un client de grande envergure avec un projet de longue durée : il peut être utile de distinguer ce projet dans la comptabilité.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de numérotation des factures ?

Vous risquez une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Si une facture comporte plusieurs erreurs, le total des amendes appliquées ne peut toutefois pas dépasser 25 % du montant de la facture concernée.

Exemple de numérotation d’une facture

Vous êtes un jeune entrepreneur et vous avez des doutes sur la manière de numéroter vos factures ? Voici quelques conseils pour savoir comment débuter la numérotation de vos factures :

Commencez avec un format simple et facile à suivre, tel que « FA-2024-001 », puis « FA-2024-002 », et ainsi de suite. Attendez le 1er janvier de l’année suivante pour redémarrer la numérotation à zéro, uniquement si vos factures incluent un préfixe temporel (par exemple, l’année).

Chaque facture doit respecter les critères suivants :

• un numéro unique : chaque facture doit avoir un numéro différent des autres,
• une séquence chronologique : les numéros suivent l’ordre dans lequel les factures sont émises,
• une continuité : il ne doit y avoir ni numéro « sauté » ni dupliqué,
• sans rupture : pas de « trou » dans la séquence.

À noter : Si vous ne souhaitez pas indiquer à vos clients qu’il s’agit de vos premières factures, vous avez tout à fait le droit de commencer la numérotation avec un chiffre plus élevé que 001. Par exemple, vous pourriez débuter avec 010.

Si votre activité se développe, et pour simplifier la gestion de votre facturation, nous vous recommandons d’adopter notre logiciel de facturation en ligne. Avec Sellsy, vous pouvez automatiser la gestion de vos factures et éviter les erreurs manuelles.

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Autres questions fréquentes sur la numérotation des factures

Nous allons répondre aux principales questions que se posent les entrepreneurs à propos de la numérotation des factures :

1. Est-il obligatoire de changer de série à la fin de l'année ?

Non, il n’est pas obligatoire de changer de série de numérotation à la fin de l’année. Cependant, si vous souhaitez remettre à zéro la numérotation des factures pour la nouvelle année, il est recommandé d’utiliser un préfixe correspondant à l’année de facturation.

2. Que faire en cas d’erreur dans la numérotation ?

Si vous devez annuler ou rectifier une facture, vous pouvez :

• Établir une facture d’avoir en référence à la facture initiale pour annuler la transaction.
• Créer une nouvelle facture en mentionnant explicitement l’annulation de la facture initiale.

Ces deux documents doivent impérativement comporter un numéro unique afin de respecter les règles de numérotation continue et sans rupture.

3. Les factures proforma doivent-elles être numérotées ?

Pas obligatoirement. La facture proforma n’a aucune valeur légale et libre à vous de suivre une numérotation. Toutefois, il est recommandé de numéroter vos factures proforma pour une meilleure organisation comptable. Lorsque la facture proforma est finalisée et transformée en facture définitive, elle devra suivre le numéro de séquence des factures classiques.

4. Les factures d’avoir doivent-elles être numérotées ?

Oui, la facture d’avoir a une valeur juridique et comptable et doit donc inclure les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique. Vous pouvez l’intégrer à la série de factures habituelle en suivant la même séquence, par exemple : « F-2023-001 » (facture), « F-2023-002 » (facture d’avoir), « F-2023-003 » (facture). Vous pouvez aussi distinguer les factures d’avoir en modifiant le préfixe, par exemple « AV-2023-001 » pour identifier spécifiquement une facture d’avoir.

5. Les factures d’acompte doivent-elles être numérotées ?

Oui, les factures d’acompte doivent être numérotées, car elles ont une valeur juridique et comptable. Comme les autres types de factures, elles doivent suivre les mêmes règles de numérotation.

6. Le code APE : est-il obligatoire sur une facture ?

En France, inclure le code APE sur une facture (activité principale exercée) n’est pas une mention obligatoire. Bien qu’il soit souvent présent sur d’autres documents commerciaux, comme les devis ou les bons de commande, il est obligatoire uniquement sur les bulletins de paie des salariés.