Facturation et délais de paiement : comment ça fonctionne ?

Facturation : les règles générales

Obligatoire dès qu'elle concerne un achat ou une vente de biens, produits ou services pour une activité professionnelle, la facture est le document comptable descriptif qui atteste l'opération commerciale, afin de protéger officiellement l'acheteur, comme le vendeur : elle est une preuve préétablie.

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La facture doit faire apparaître :‍

• La désignation des marchandises ou prestations
• Les frais
• La TVA et le délai de paiement
• L'identité du vendeur et celle de l'acheteur

Délivrée en double exemplaire dès la réception des produits ou l'achèvement de la prestation de service demandés, elle implique, à sa réception, l'obligation de payer à échéance. Elle doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement.

En plus des mentions obligatoires que doit comporter la facture, ses fonctionnalités diverses permettent de tenir la comptabilité de l'entreprise.

Toute mention spécifique doit apparaitre explicitement : en cas de mention manquante ou inexacte, l'entreprise est tenue d'indemniser le client d'une amende de 15 euros par mention, l'amende par facture étant toutefois plafonnée au quart de son montant total.

Notez bien qu'une facture pro forma n'est pas une facture définitive : elle ne constitue qu'un document provisoire. Seule la facture définitive sert de preuve d'achat et de vente.

Comptabilisation des factures selon les normes françaises

Pour la comptabilité des factures, il faut tout d'abord tenir compte, à réception de la facture, de la date de paiement (comptant ou non), ainsi que du taux de TVA appliqué.

D'un point de vue comptable, il existe trois types de factures distincts :

• La facture courante (ou simple), émise lors d'un achat ou d'une vente de produits ou services, est soumise au taux de TVA de 20%. Si l'échéance de la facture courante est retardée, elle n'est donc pas enregistrée sur le compte bancaire ou la caisse de l'entreprise. Elle peut dans ce cas être constatée en qualité de créance pour le client, ou de dette pour le fournisseur.
• La facture composée supporte certains flux spécifiques : un escompte, des frais de port, ou encore des frais d'emballage si ces derniers sont considérés comme récupérables.
• La facture d'avoir est établie en double exemplaire en cas de retour de marchandise, d'oubli de remise sur la première facture ou de paiement anticipé du client (escompte). Les mentions sont identiques à celles de la facture de "doit", complétées des mentions "Avoir", ainsi que des montants HT de la remise consentie par le vendeur et de la TVA correspondant à ce montant.

Délais de paiement

En France, les échéances de règlement sont fixées à 30 jours en l'absence de convention spécifique convenue et mentionnée sur la facture par les parties (8ème alinéa de l’article L. 441-6 du Code de commerce). Elles ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.

Les retards de paiement étant préjudiciables aux acteurs économiques, les créanciers peuvent demander des intérêts de retard fixés contractuellement, ou selon le taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne + 10 points, soit 1 + 10 = 11% depuis le 13 mai 2009.

Des délais spécifiques sont appliqués concernant les produits alimentaires périssables (20 ou 30 jours selon le type de produit), ainsi que dans les secteurs du transport routier et de la location de véhicules où le délai maximum de paiement est limité à 30 jours.

Selon les décrets n° 2009-1169, 2009-1170, 2009-1171 et 2009-1172 du 1er Oct. 2009 parus dans le Journal Officiel du 3 octobre 2009, et le décret n° 2009-1174 du JO du 4 octobre 2009 , 5 filières supplémentaires s’ajoutent à la liste des secteurs autorisés à pratiquer des délais de paiement plus longs que le délai légal.

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Le nouveau plafond légal de ces délais de paiement s'applique également au sein des sociétés d'un même groupe, selon la position adoptée par la Cour de cassation dans l'arrêté du 24 mars 1999, selon laquelle "Ces délais de paiement s’imposent à tout producteur, revendeur ou prestataire de service et doivent s’appliquer aux transactions commerciales concernant deux sociétés dépendant du même groupe".