Relance de facture impayée : qu’est-ce que c’est et comment procéder efficacement ?

Un client tarde à régler sa facture ? Pas de panique. Les retards de paiement font malheureusement partie de votre quotidien. Et ce n’est jamais agréable surtout lorsque la prestation a été réalisée dans les règles.

Alors, comment faire face à ces situations sans compromettre vos relations commerciales ?

Eh bien, en agissant rapidement, avec méthode et en toute sérénité…mais surtout avec une bonne stratégie de relance de facture impayée bien construite et professionnelle.

C’est ce que nous expliquons dans cet article, car il ne s’agit pas seulement de structurer les relances, mais le faire d’une façon stratégique et efficace.

Suivez le guide.

Qu’est-ce qu’une relance de facture impayée ?

La relance de facture impayée est une démarche amiable qui consiste à rappeler à un client qu’il a dépassé la date limite de paiement. Amiable parce qu’elle n’a pas recours à des démarches juridiques plus lourdes, mais aussi simple et puissante car elle permet de maintenir une bonne gestion de votre trésorerie.

Et c’est important, car cette pratique est loin d’être marginale. Il faut savoir qu’en 2023, 82 % des entreprises françaises déclaraient subir des retards de paiement, avec un délai moyen de 48 jours. Et les petites structures sont les plus exposées dans ce contexte ! Alors, la relance de facture impayée s’impose comme une étape incontournable de votre gestion administrative. Elle vous permettra de débloquer une situation sans passer par un contentieux, à condition d’adopter un ton à la fois respectueux et ferme.

Rappelez-vous : un rappel bien formulé, au bon moment, peut suffire à faire réagir un client et à éviter des conséquences financières plus lourdes.

Pourquoi utiliser une relance de facture impayée ?

On aurait tort de croire qu’un retard de paiement n’est qu’un détail administratif. En réalité, chaque jour de délai supplémentaire peut fragiliser la trésorerie de votre entreprise et vous le savez bien. Car un paiement en retard signifie souvent que vous devez avancer des charges (salaires, fournisseurs, cotisations sociales) sans avoir les ressources prévues. À terme, cela peut déséquilibrer vos finances, voire ralentir votre croissance.

C’est pour cela que vous devez exécuter les relances de factures impayées, les avantages sont évidents :

• Vous réduisez les délais de paiement : vous incitez le client à réagir rapidement, vous accélérez les encaissements et améliorez la gestion de votre trésorerie.
• Vous préservez la relation client : n’ayez pas peur une relance claire, courtoise et professionnelle permet de maintenir un dialogue constructif sans générer de tensions inutiles.
• Vous évitez des procédures contentieuses : plus vous attendez, plus le recouvrement devient complexe. Une relance précoce peut éviter de recourir à des actions juridiques.
• Vous faites respecter vos conditions de vente : relancer un client, c’est aussi affirmer votre cadre contractuel, rappeler les engagements pris, et montrer que vous suivez vos dossiers de manière rigoureuse.

Quand envoyer une relance de facture impayée ?

La réussite d'une relance dépend essentiellement du moment où elle intervient. Trop tôt, vous risquez de paraître impatient ; trop tard, vous diminuez vos chances de récupérer votre dû rapidement. Alors, comment trouver le bon équilibre ?

D’abord, assurez-vous d’identifier clairement quand votre facture devient réellement impayée. Pour cela, un suivi rigoureux des paiements est essentiel. Utiliser un logiciel de gestion adapté vous simplifiera la tâche.

Astuce : priorisez toujours vos actions selon l'ancienneté de la dette et le montant dû.

Ensuite, vérifiez vos conditions de vente. Avant toute relance, contrôlez que les termes du contrat ont bien été respectés et qu’aucun accord spécifique n’a été conclu avec votre client concernant les délais de paiement.

Autre conseil pratique : utilisez la relance préventive. Celle-ci consiste à anticiper les retards en rappelant à votre client, quelques jours avant l’échéance, que la date limite de paiement approche. Cette méthode, effectuée par téléphone ou email, permet souvent d’éviter un retard de paiement.

Une fois ces étapes validées, procédez aux relances de manière structurée :

• Première relance (dès le premier jour de retard) : N'attendez pas inutilement. Dès le lendemain de l'échéance, envoyez un rappel amical par email ou téléphone, afin de vérifier si votre client a bien reçu la facture et s’il prévoit un règlement rapide.
• Deuxième relance (7 à 10 jours après la première) : Sans réponse après la première relance, adoptez un ton légèrement plus ferme tout en restant courtois. L’objectif est de montrer que vous prenez le retard au sérieux, sans pour autant rompre la relation commerciale.
• Troisième relance (10 à 15 jours après la deuxième) : Si le paiement n’est toujours pas effectué, formalisez davantage votre démarche par un courrier recommandé avec accusé de réception. Cela vous permettra de disposer d’une preuve officielle en cas de litige.

Prescription des factures impayées : soyez vigilant !

Attention, une facture ne peut pas être réclamée indéfiniment. En France, le délai de prescription en matière commerciale est fixé à 5 ans à compter de la date d’échéance initiale. Passé ce délai, vous perdrez tout recours juridique pour récupérer votre argent. C’est pourquoi il est essentiel d’agir rapidement et méthodiquement face à tout retard de paiement.

‍

Comment mettre en place un plan de relance de facture impayée ?

Un bon processus de relance ne s’improvise pas : il se construit étape par étape, avec une intensité progressive. La méthode varie selon les clients, les enjeux commerciaux et l’importance du retard. Voici comment structurer efficacement votre relance :

1. Constituer un dossier solide dès le départ

La réussite d’une relance commence avant même le premier retard de paiement.

Constituez un dossier précis qui regroupe toutes les factures, justificatifs et échanges avec votre client. Plus le dossier est clair et complet, plus vos chances de récupérer votre argent augmentent, surtout en cas de procédure contentieuse.

Deux points essentiels :

• Vérifier la solvabilité du client (KYC – Know Your Customer) : Avant de conclure une commande importante, vérifiez la situation financière de votre client (ancienneté, solvabilité, éventuelles procédures judiciaires en cours). Cela limite les risques de non-paiement.
• Sécuriser vos preuves contractuelles : Assurez-vous de disposer de documents signés électroniquement (contrats, devis, CGV). Ajoutez également les justificatifs liés aux livraisons (bons de livraison, suivi transporteur, échanges emails). Plus ces preuves sont solides, plus vous éviterez les litiges.

2. Première relance par email (pré-relance puis relance amiable)

Votre première relance peut même intervenir avant l’échéance, en rappel préventif.

Dans cette phase, le ton reste courtois, professionnel et non accusateur (« Peut-être s’agit-il d’un oubli… »). Passée l’échéance, soyez un peu plus ferme, tout en conservant un équilibre commercial.

Utilisez idéalement un logiciel permettant de prouver que votre client a bien consulté vos relances : cela évitera toute mauvaise foi ultérieure.

3. Relance par courrier postal simple

Si l’email reste sans effet, envoyez une relance écrite par courrier postal. Ce courrier simple marque une étape formelle dans le processus, indiquant clairement au client que la situation devient sérieuse.

Un logiciel adapté permet de réaliser ces relances rapidement et de garder une trace fiable de votre démarche, facilitant ainsi la gestion administrative.

4. Mise en demeure officielle (courrier recommandé avec AR)

Si le paiement n’arrive toujours pas après ces relances, il est temps d’envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document officiel constitue une preuve juridique incontournable en cas de litige.

Encore une fois, utilisez de préférence un outil numérique pour simplifier vos démarches et conserver les preuves légales d’envoi et de réception.

5. Passer aux procédures de recouvrement contentieux

Votre client persiste à ne pas payer ? Vous pouvez désormais envisager une procédure judiciaire :

• Injonction de payer : Selon le montant dû, vous saisirez le juge de proximité ou le tribunal compétent pour obtenir rapidement un titre exécutoire obligeant votre client à payer.
• Faire appel à une société spécialisée en recouvrement : Moyennant une commission, ce professionnel prend en charge toutes les démarches nécessaires pour récupérer votre dû.

Dans tous les cas, le succès de vos démarches dépendra fortement de la qualité de votre dossier initial. Si vous avez suivi les étapes précédentes et constitué un dossier solide, vos chances d’obtenir le règlement intégral de vos créances seront maximales.

{{rt-banner-1}}

Et si la relance reste sans effet ? Quelles solutions pour aller plus loin ?

Si malgré tous vos efforts, votre client ne réagit toujours pas à vos relances amiables, il existe encore d’autres voies à explorer :

• Le recouvrement amiable via un huissier de justice : Avant d’aller directement devant les tribunaux, il est possible de solliciter un huissier. Ce dernier peut intervenir de façon amiable en adressant une sommation de payer au client, sans passer immédiatement par une procédure judiciaire. Cette démarche officielle suffit parfois à déclencher un paiement rapide.
• La procédure simplifiée d'injonction de payer : Particulièrement adaptée pour les créances non contestées, cette démarche devant le tribunal vous permet d’obtenir une décision judiciaire rapide, sans audience, pour contraindre votre client à régler sa dette. C’est une procédure rapide, peu coûteuse et très efficace si votre dossier est solide.
• La procédure de référé-provision : Si votre créance est certaine et que votre client ne conteste pas sérieusement la dette, vous pouvez saisir le juge des référés pour obtenir une décision provisoire rapide vous permettant de récupérer immédiatement les sommes dues.
• Le recouvrement judiciaire classique : En cas de litige ou de désaccord sur les sommes dues, vous pouvez saisir directement le tribunal compétent (tribunal judiciaire ou tribunal de commerce selon le cas). Cette démarche, plus formelle, nécessite généralement une représentation par avocat mais reste très efficace pour régler définitivement les contentieux complexes.

Quelle que soit l’option choisie, veillez toujours à disposer de toutes les preuves nécessaires : contrats, factures, échanges écrits et mises en demeure envoyées précédemment. Plus votre dossier sera complet, meilleures seront vos chances de succès.

Comment activer un plan de relance efficace dans votre entreprise ?

Pour améliorer durablement la gestion de vos impayés, il est essentiel d’avoir un plan structuré, clair et simple à appliquer par vos équipes. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

Définissez clairement vos procédures internes

Déterminez précisément qui gère les relances dans l’entreprise, les délais à respecter, ainsi que les supports à utiliser (email, téléphone, courrier). Plus les règles seront claires, plus votre équipe pourra agir rapidement et efficacement.

Automatisez au maximum vos relances

Pour gagner du temps et éviter les oublis, privilégiez un logiciel permettant l’envoi automatique de relances. Ainsi, vous serez certain que chaque retard de paiement sera traité immédiatement, sans surcharge administrative.

Formez régulièrement votre équipe

La gestion des impayés nécessite tact et fermeté. Sensibilisez vos collaborateurs aux bonnes pratiques de communication et formez-les aux techniques de relance amiable pour maintenir des relations commerciales positives.

Utilisez des modèles de relance préétablis

Préparez en avance différents modèles de relances de factures impayées pour uniformiser vos communications. Vous gagnerez ainsi en efficacité tout en conservant une image professionnelle auprès de vos clients.

En appliquant ces conseils simples mais stratégiques, vous optimiserez vos chances de récupérer rapidement vos paiements tout en préservant la qualité de votre relation client.