Comment organiser au mieux la relance pour facture impayée ?

L’argent qui dort chez les clients, faute de paiement à l’échéance convenue, pénalise votre trésorerie. Tout entrepreneur cherche à s’organiser pour réduire les retards de paiement, quitte à réaliser parfois une mise en demeure. Mais, la relance pour facture impayée reste un sujet complexe et qui peut fragiliser la relation commerciale. Elle exige de respecter une méthodologie précise, pour du recouvrement judiciaire comme amiable, avec diplomatie, mais fermeté.

Quel que soit le type de lettre de relance, de la première facture impayée jusqu'à la mise en demeure, comment préserver la relation de confiance avec votre client récalcitrant ? Comment réduire vos délais de paiement ?

Aucune potion magique ne conduit à un recouvrement de créances instantané ou à une diminution des impayés en un clic. Pourtant, ces phénomènes de factures échues handicapent la croissance de l’entreprise, ce que vous cherchez absolument à éviter.

La solution ? Mettez en place une bonne stratégie de recouvrement et utilisez des outils fiables comme l’automatisation de la procédure de relance. Nous vous exposons les différentes manières de procéder pour optimiser le processus et donc améliorer votre trésorerie.

La relance pour facture impayée : une mission à ne pas négliger

Le crédit client représente de l’argent qui reste en dehors de l’entreprise. Chaque facture échue pénalise votre besoin en fonds de roulement et par ricochet votre cash. Mais, ce n’est pas tout ! Une facture impayée et définitivement non réglée entache aussi les marges de l’entreprise. C’est une perte sèche qui peut coûter cher. 

Relance client  : une tâche administrative essentielle pour préserver la trésorerie de l’entreprise 

Saviez-vous qu’une PME sur deux du secteur BtoB est victime de retard de paiement ? Se faire régler dans les délais impartis constitue pourtant le nerf de la guerre pour pérenniser son business. Ce constat touche malheureusement toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d’activité. Et, pour certaines d’entre elles, la lenteur de règlement se transforme vite en spirale infernale. Ces arriérés les contraignent parfois à mettre la clé sous la porte, du fait de la cessation des paiements.

Pourtant, les retards de paiement ne sont pas une fatalité pour les entreprises. En évaluant cette problématique avec discernement, elles savent comment adapter leur politique face aux impayés. Pour y parvenir, les dirigeants ont tout intérêt à prendre en compte les étapes clés de la relance client, et même sans attendre l’existence de factures impayées. En matière de recouvrement, l’anticipation et la communication constituent des facteurs essentiels pour maximiser les paiements.

Les enjeux d’une procédure de recouvrement efficace dépassent même la trésorerie

En outre, n’oubliez jamais qu'un impayé client définitif correspond à une perte sèche pour votre entreprise, en l’absence de garantie ou d’assurance crédit. Ainsi, si vous disposez en moyenne d’un taux de marge de 25 %, un impayé exige de refaire quatre ventes identiques pour récupérer la marge perdue. Aussi, la relance pour facture impayée constitue un réel enjeu pour la rentabilité des affaires.

À quelle date débuter une procédure de recouvrement ?

C’est essentiel de réduire les délais moyens de règlement afin d’optimiser le flux de trésorerie. Pour les procédures de relance, il en va de même. Plus vous démarrez tôt, plus la chance de recouvrement effectif augmente.

La relance préventive ou pré-relance avant échéance 

Il vaut mieux commencer les relances de factures sans délai. Aussi, nous vous recommandons même pour certains clients de procéder selon la méthode courante aux États-Unis, soit par une pré-relance avant échéance. 

C’est une démarche menée avec bienveillance en guise de rappel. Vous joignez l’extrait du compte avec le détail des factures et leurs dates de règlement convenues. Ce processus aide à identifier les pièces comptables égarées et aussi les litiges commerciaux le cas échéant. Ce concept de relance préventive constitue un rappel des obligations des clients.

Le processus de relance par étape en cas de facture échue

Lorsque la facture n’est pas payée à la date prévue, vous procédez à une relance pour retard de paiement, par mail, courrier, SMS ou téléphone. Plusieurs lettres ou messages peuvent se suivre si le client persiste et n’honore pas ses échéances, avant de déclencher une procédure contentieuse de recouvrement.

Exemple de lettres de relances en escalade

Vous pouvez suivre un schéma de relances en entonnoir comme celui-ci :

• Relance préventive avant la date d'échéance ;
• 1re relance après la date de paiement convenue ;
• 2e relance à J + 15 de la date d'échéance ;
• 3e relance à J + 22 (avec mention de la prochaine mise en demeure potentielle) ;
• Mise en demeure formelle à J+30 ;
• Déclenchement des actions légales en contentieux.

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Facture impayée : actions amiables et actions judiciaires

Les créances impayées et les retards de paiement fragilisent la trésorerie. Ils entraînent un risque de défaillance des entreprises. Plus la créance présente de l’ancienneté, plus la recouvrer devient difficile.

Avant d’engager une action judiciaire (injonction de payer, référé-provision ou assignation en paiement au fonds), procédez de façon amiable. Envoyez à votre client défaillant une mise en demeure de payer de votre part. Elle porte la mention expresse « mise en demeure ». Son contenu suffisamment explicite montre au débiteur en quoi consiste l’étape suivante : le passage au contentieux de son dossier.

Comment établir un plan de relance pour factures impayées en 5 étapes ?

Les processus de relance qui fonctionnent en entreprise ne s’improvisent pas. Ils comportent plusieurs étapes où la pression pour contraindre le client à payer ses factures augmente. Divers scénarios s’envisagent selon les typologies de clients, le style de communication commerciale adopté avec eux ainsi que la gravité du retard de paiement.

#1 - Préparation d’un bon dossier client avec toutes les factures et justificatifs

C’est vraiment la base d’un recouvrement réussi, car plus vous présentez un dossier solide, plus vos chances de gagner dans un éventuel contentieux augmentent. Aujourd'hui, les outils digitaux vous apportent de nombreuses solutions pour organiser un bon dossier de recouvrement.

La première étape avant d’organiser la relance pour impayé : le KYC 

Cet acronyme américain signifie Know Your Customer. C’est la démarche qui consiste à vérifier l’entreprise cliente. Qui est-elle ? Quelle solvabilité présente-t-elle ? A-t-elle les reins solides ? Ces contrôles s’opèrent autant que possible avant la prise de commande. 

Des outils simples permettent de vérifier l'existence de la société et d'obtenir des informations vitales quand vous décidez du crédit à lui accorder. Est-ce une société récente ? Fait-elle l’objet d’un redressement judiciaire ? Comment se présente son bilan ? Voilà autant de données précieuses à rassembler avant d’entrer en relation commerciale ou avant d’accroître le niveau du chiffre d’affaires avec elle.

La deuxième étape avant de relancer une facture échue : la sécurisation du contrat 

Il s’agit ici d’apporter les preuves de l’exécution de la prestation ou de la livraison des marchandises. Là encore, des outils modernes peuvent améliorer fortement la robustesse de vos arguments avec :

• Un suivi des échanges de mails et de justificatifs, bons de commande, de livraison, documents logistiques comme une lettre de voiture, etc. Avec un outil de tracking, vous facilitez le processus et pouvez même prouver que le client a consulté les informations et quand. C’est un réel outil contre les clients de mauvaise foi.
• La signature électronique des documents, devis et conditions de vente. C’est une solution infiniment plus sûre et rapide à utiliser que la signature manuelle (quand cette dernière vous parvient par email, après un scan du client par exemple).
• Le suivi de vos actions logistiques, notamment la signature du bon de livraison ou la preuve qui émane du transporteur.

Avec un tel historique ainsi qu’un document signé et qui comporte une valeur juridique, vous disposez déjà de quoi vous défendre efficacement. Mais cela ne suffit pas. Accomplissez aussi les étapes de relance suivantes.

#2 -Mail de relance pour facture impayée

C’est le départ de toute stratégie de recouvrement pour des factures en souffrance après échéance. Ce courrier électronique de relance peut même s’envoyer en amont du retard, c'est-à-dire quelque temps avant l’échéance de la facture. C’est alors une pré-relance.

Pour cette phase de relance, l’entreprise emploie généralement un langage assez mesuré et très courtois. Par exemple, le mail comporte des expressions comme “sans doute s’agit-il d’un simple oubli”. En effet, nous ne nous situons pas encore dans une démarche contentieuse.

La relance par email se poursuit après la date d’échéance, avec bien entendu un ton qui devient moins conciliant. Nous conseillons que la rédaction de ces messages standardisés fasse l’objet d’une véritable réflexion en interne. Comme le dit le dicton, “le client est roi”, donc veillez à trouver un bon équilibre entre fermeté et sens commercial.

C’est essentiel d’enregistrer ce cycle de relances email grâce à un tracking des actions du client. Il peut difficilement prétendre ignorer les échanges si vous apportez la preuve qu’il a bien lu vos emails.

#3 - Relances amiables par courrier simple

Quand le scénario de relance par email est épuisé et en l’absence persistante de paiement client, le dossier entre dans sa phase réellement pré-contentieuse, puis contentieuse. La première étape consiste à émettre une relance par courrier postal, sous la forme d’un courrier simple.

Vous pouvez bien sûr effectuer cette démarche manuellement à l’ancienne. Toutefois, des logiciels comme Sellsy facilitent la gestion de ces relances et de surcroît, directement en ligne. En quelques clics, vous transmettez votre courrier papier depuis le logiciel de relance. Vous bénéficiez au passage de preuves de vos envois aux clients. À ce stade, votre débiteur devrait au minimum échanger avec votre service comptable.

#4 - Mise en demeure formelle avec courrier recommandé (LRAR)

Le client ne répond pas ? Le retard devient important ? Le temps de passer aux choses sérieuses est venu. Émettez une mise en demeure formelle par lettre recommandée (LRAR). Là aussi, vous pouvez gérer cette action manuellement bien sûr. Mais vous devez alors vous déplacer à la poste et suivre les justificatifs papier, notamment le retour de chaque accusé de réception.

Encore une fois, Sellsy vous offre la possibilité d’envoyer votre mise en demeure en ligne. Notre logiciel vous récupère la preuve de dépôt, tout comme l’accusé de réception de chaque lettre expédiée.

#5 - Actions du type contentieux en cas de défaut de paiement du client

Le client semble apparemment décidé à ne pas payer ? C’est le moment d’activer les solutions de recouvrement que la loi vous propose.

Selon le montant de la créance et la nature du client, de nombreuses options s’offrent à vous. Dans les faits, la première étape consiste à agir en justice devant le juge de proximité, le tribunal d’instance ou le tribunal de grande instance, en fonction du montant de la dette. Cette procédure vise à recueillir une injonction de payer et un titre exécutoire auprès du juge.

L’autre solution envisageable revient à faire appel à un professionnel du recouvrement. Il prend en charge, contre une commission, l'ensemble des démarches destinées à obtenir le paiement des factures en souffrance.

Dans tous les cas, le succès de votre recouvrement, et donc le paiement de vos créances, dépend essentiellement de la qualité de votre dossier. Si votre client reste solvable et que vous avez respecté les étapes précédentes, vous avez de fortes chances de vous faire payer et de voir vos frais de recouvrement remboursés.

Zoom sur le recouvrement judiciaire pour facture impayée

La fin du recouvrement amiable et l’ouverture d’une procédure contentieuse supposent de choisir entre plusieurs options possibles. Passons en revue les solutions prévues en France pour obtenir le paiement d’une créance.

Quelle est la différence majeure entre procédure judiciaire et procédure amiable ?

Lors des phases de relance à l'amiable, vous incitez simplement votre débiteur à vous régler afin d'éviter les procédures judiciaires. En revanche, si vous optez pour le recouvrement judiciaire, vous pourrez contraindre votre débiteur à s'exécuter. 

Le recouvrement judiciaire : diverses voies envisageables pour se faire payer d’un client

Cette démarche comprend diverses solutions de recours afin d'obtenir un titre exécutoire. C'est en quelque sorte l'acte juridique qui permet au créancier, par le biais d'une procédure judiciaire, d'obliger son débiteur à lui rembourser la somme due.

Lorsque le titre exécutoire est signifié au débiteur, le créancier peut alors procéder à des saisies par commissaire de justice (anciennement appelé huissier). Par cette action, il récupère les biens de son débiteur à la place d’un paiement des factures en argent. 

Trois procédures de recouvrement judiciaire existent en France : l'injonction de payer, le référé-provision et l'assignation en paiement. Nous vous les détaillons dans la suite de l’article. 

L'injonction de payer, une procédure courante et rapide

La procédure d'injonction de payer s’utilise couramment en raison de sa simplicité et de sa rapidité. En outre, elle coûte peu cher pour le créancier. Elle se déroule sans la présence du débiteur. Ainsi, le tribunal ne le convoque pas. Pour des factures impayées, c’est un recours qui contraint le client ou débiteur à régler la dette qu'il a envers votre entreprise.

C’est un mode de recouvrement judiciaire approprié pour les litiges de faibles montants pour lesquels le débiteur n'apporte pas de contestation, ou pour des litiges peu complexes. Veillez à remplir correctement le Cerfa d'injonction de payer et à bien déterminer le tribunal compétent pour votre litige.

La procédure d'injonction de payer doit toutefois respecter certaines dispositions légales pour son exécution. Une fois que le juge a rendu sa décision et que vous avez obtenu une ordonnance d'injonction de payer, vous pouvez engager des mesures de saisie par un huissier. C’est une voie plus contraignante pour votre débiteur.

Le référé-provision, une procédure de recouvrement judiciaire accélérée

Avec le référé-provision, l’entreprise obtient rapidement une partie des sommes réclamées ou à réclamer. Une fois l'ordonnance de référé-provision rendue, si le débiteur persiste à ne pas honorer sa dette, le créancier peut alors saisir les biens de son client par l'intermédiaire d'un huissier. Puis, il se paie sur le produit de leur vente grâce à la saisie-vente.

Notez bien que cette procédure doit aussi respecter certaines conditions. Ainsi, la créance ne doit pas être sérieusement contestable. Autrement dit, vous devez être en mesure de fournir des preuves que votre client vous doit effectivement la somme pour laquelle vous souhaitez obtenir le paiement. C'est pour cette raison que cette démarche en justice est principalement réservée à la situation où le débiteur ne soulève aucune contestation.

L'assignation en paiement, le processus judiciaire classique avec procès 

Ce type de recouvrement judiciaire conduit à un procès traditionnel qui se déroule de manière contradictoire. Par conséquent, il s'agit d'une procédure en justice plus longue et plus coûteuse. Lorsqu'un recouvrement d'impayés est en cours, une assignation peut suivre une procédure d'injonction de payer ou un référé provision. Il convient de noter que cette procédure s’avère plus chère que les précédentes.

L’assignation en paiement s’emploie habituellement lorsque l’entreprise ne peut appliquer l'injonction de payer ou le référé-provision. En outre, soulignons que ce processus nous semble moins adapté à la réalité des entreprises, en particulier pour celles de petite taille qui présentent une situation financière précaire.

Comment activer un plan de relance efficace dans une entreprise ?

La relance de factures impayées se simplifie considérablement avec l’automatisation. Adopter un logiciel de gestion intuitif constitue l’option idéale pour relancer les clients sans délai, tout en gagnant du temps. Vous évitez ainsi la chasse fastidieuse aux factures impayées.

Automatiser le processus de relance client

Relance amiable par mail, lettre de relance des factures impayées, courrier de mise en demeure, etc., toutes les actions aident à simplifier le recouvrement des factures. Privilégiez la segmentation de votre portefeuille client et le choix de scénarios de relance en fonction de la typologie des débiteurs. Ainsi, vous adaptez et personnalisez vos actions avec un modèle de courrier de relance par étape et par scénario. Vous décidez du meilleur moyen de relance au regard des délais légaux pour réclamer le paiement d’une facture en retard.

Un bon plan de relance concourt aussi à minimiser le recours à une procédure judiciaire. En effet, ici l'idée consiste à récupérer votre créance (par relance, recouvrement amiable ou autre solution) pour ne pas aller jusqu'au tribunal, un processus souvent long et coûteux.

Nous vous offrons un plan de relance complet du premier mail jusqu'à la mise en demeure :

Choisir les bons outils pour paramétrer votre plan de relance

À titre d’exemple, avec une solution logicielle telle que Sellsy, vous créez des plans de relance en quelques clics. Vous incluez des informations comme  : 

• le repérage de la date d’échéance de votre facture ;
• le nombre de jours par rapport à la date de la pièce ;
• le nom de la relance ;
• les coordonnées du destinataire, etc.

Vous personnalisez à votre convenance les relances automatiques pour chaque client. Vous définissez ainsi diverses méthodes de relance pour des typologies de clients différentes, tout en restant en conformité avec les délais légaux en matière de contentieux. Vous pilotez toutes vos actions dans le respect de votre relation client.

Pour vous simplifier la tâche, consultez un plan de relance de factures impayées ainsi que la manière de l'activer avec Sellsy. Découvrez aussi les modèles de lettres de relance que nous proposons.

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Modèles de lettres de relance pour une facture impayée

Voici des lettres et mises en demeure modèles pour vous aider à organiser et à automatiser vos relances clients pour factures impayées.

Modèle de lettre de pré-relance

Madame, 

Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°… datée du…, pour un montant restant dû de… € TTC, ne nous est pas parvenu. Pour mémoire, l’échéance approche et est fixée au….

Nous vous remercions de procéder à son règlement avant sa date d’échéance, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant de procéder au paiement, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. 

Exemple de 1re lettre de relance

Madame, 

Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°… datée du…, pour un montant restant dû de… € TTC et arrivée à échéance le…, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant d’émettre le règlement sans délai, et restant à votre disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Modèle de 2e et dernière lettre de relance avant mise en demeure

Madame, 

Monsieur,

Après relance de notre part en date du…, le paiement de la facture n°… datée du…, pour un montant restant dû de… € TTC et à échéance le…, ne nous est toujours pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Nous tenons à vous préciser que c’est la dernière relance avant mise en demeure et recouvrement.

Vous remerciant de prendre les dispositions qui s’imposent pour honorer votre dette rapidement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.