Relance pour facture impayée : modèles et procédure

Relancer des factures impayées sans mettre en danger votre relation client demande méthodologie et diplomatie. Lettre de relance de première facture impayée, courrier avant mise en demeure, comment préserver une relation de confiance avec votre client récalcitrant et réduire vos délais de paiement ?

S’il n’existe pas de potion magique pour le recouvrement de vos créances, et réduire vos impayés, vous ne pouvez pas vous permettre de limiter la croissance de votre entreprise pour autant.

La solution ? Mettre en place une bonne stratégie et utiliser des outils fiables, comme la relance automatique de factures, pour obtenir une meilleure visibilité sur votre trésorerie, tout en préservant des liens sereins avec vos clients.

Zoom sur les principes de base de ces relances.

La relance pour facture impayée : une mission à ne pas négliger

Saviez-vous qu’une PME sur deux du secteur BtoB est victime de retard de paiement ? Nerf de la guerre pour pérenniser son business, ce constat touche toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d’activité. Et, pour certaines d’entre elles, la lenteur de règlement se transforme vite en spirale infernale les contraignant à mettre la clé sous la porte...

Pourtant, l’impact des retards de paiement de factures de leurs clients n’est pas une fatalité. Et ce n’est qu’en évaluant cette problématique avec discernement qu’elles seront en mesure d’adapter leur politique en matière d’impayés. Pour y parvenir, les dirigeants d’entreprise doivent prendre en compte les étapes clés de la relance de leurs factures impayées.

Les étapes clés indispensables pour limiter vos impayés

Documentez-vous pour organiser la preuve de l’impayé

C’est la base du recouvrement de factures impayées pour préparer un bon dossier. Plus solide ce dernier sera, plus vos chances de gagner ce contentieux seront accrues. La première étape, que l’on nomme KYC, acronyme américain de Know Your Customer, consiste tout simplement à mieux connaître votre client : qui est-il ? Son entreprise est-elle récente ? Solvable ? Quel est son bilan ? Est-elle en redressement judiciaire ? C’est en fait une démarche de vérification de l’entreprise cliente pour obtenir des informations vitales.

Mais pour renforcer vos arguments, des outils fiables et performants sont essentiels, comme, par exemple, le suivi des échanges email et de documents grâce à un outil de tracking, ou encore la confirmation de signature électronique de vos devis et conditions de vente.

Activez un plan de relance efficace

La relance de factures impayées peut-être considérablement simplifiée grâce à son automatisation. C’est une option idéale pour gagner du temps, et éviter la chasse aux factures impayées particulièrement fastidieuse, via un logiciel de gestion intuitif.

Relance amiable par mail (point de départ de votre stratégie de recouvrement), lettre de relance de facture impayée par courrier simple, lettre de relance avant mise en demeure, etc. Toutes les actions sont envisageables pour simplifier le recouvrement de vos factures. Vous devez être en mesure de segmenter et personnaliser vos actions, afin de décider du meilleur moyen de relance au regard des délais légaux pour réclamer une facture impayée.

Un bon plan de relance vous permettra également de minimiser le recours à une procédure judiciaire. En effet, ici l'idée est de récupérer votre créance (par relance, recouvrement amiable ou autre solution) pour ne pas aller jusqu'au tribunal qui est une procédure longue et coûteuse.

Nous mettons à votre disposition un plan de relance complet du premier mail jusqu'à la mise en demeure :

Choisissez les bons outils pour paramétrer votre plan de relance 

À titre d’exemple, avec une solution logicielle telle que Sellsy, vous créez des plans de relance en quelques clics : repérage de la date d’échéance de votre facture, nombre de jours par rapport à cette dernière, nom de la relance et du destinataire, etc.

Vous personnalisez à votre convenance les relances automatiques pour chaque client. Vous êtes ainsi à même de définir de multiples méthodes de relance pour des typologies de clients différents, tout en étant en conformité avec les délais légaux en matière de contentieux. Vous pilotez ainsi en ligne toutes vos actions dans le respect de votre relation client.

Pour vous simplifier la tâche, voici un exemple de plan de relance de factures impayées et comment l'activer avec Sellsy ainsi que différents modèles de lettres de relance.

Modèles de lettres de relance de facture impayée

Lettre de pré-relance :

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XXXX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivant à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement avant sa date d’échéance, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. 

1ère lettre de relance :

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XX/XX/20XX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivée à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

2ème lettre de relance : 

Madame, Monsieur,

Après relance de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XX/XX/20XX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivée à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est toujours pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.

Nous tenons à vous préciser que cette relance est la dernière avant mise en demeure et recouvrement.

Vous remerciant de faire le nécessaire rapidement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.