7 modèles de lettre de relance de facture impayée

Vous connaissez déjà l’importance des relances pour récupérer vos paiements. Mais savez-vous comment les formuler correctement ? Votre cas est unique ? Vous n’avez pas d’exemples à suivre ? Peur que cette situation s’éternise ?

Voici dans cet article quelques détails pratiques sur comment écrire des lettres de relance, 7 modèles clairs et pratiques à utiliser à chaque étape du processus, qui vous aideront à mieux gérer vos paiements.

Qu’est-ce qu’un modèle de lettre de relance de facture impayée ?

Un modèle de lettre de relance est un document standardisé que vous pouvez facilement adapter à chaque situation pour notifier formellement à votre client un retard de paiement. Plus qu’un simple courrier, une lettre de relance doit être envoyée au bon moment, avec un ton adapté et une approche professionnelle.

Pour commencer vous devez savoir que quelle que soit la situation ou le modèle choisi, une lettre de relance efficace doit toujours contenir les informations suivantes :

• Les coordonnées des deux parties.
• Le numéro, la date et le montant précis de la facture concernée.
• La date d’échéance initiale dépassée.
• Un délai précis accordé au client pour régulariser.
• Les conséquences possibles en cas d’absence de paiement.

Nous détaillerons chacun de ces points dans les sections suivantes.

Quand devez-vous envoyer votre lettre de relance ?

Agir au bon moment, c’est souvent la clé pour récupérer rapidement votre argent. Mais quel est le meilleur timing ?

En règle générale, la première lettre de relance s’envoie entre 7 et 15 jours après la date d’échéance de la facture. Ce délai peut varier selon le profil de votre client, les conditions prévues par le contrat ou votre historique relationnel. De même, le ton et le contenu de la lettre devront être adaptés en fonction de la gravité du retard.

Pour rappel, nous avons déjà détaillé les étapes à suivre et les délais recommandés dans nos précédents articles consacrés aux relances de factures impayées, où vous trouverez précisément comment adapter le ton et la fermeté selon chaque situation.

Ces précisions vous permettront d’utiliser les modèles ci-dessous de façon correcte.

{{rt-banner-1}}

Étapes clés pour réussir vos relances de facture impayée

Maintenant que vous savez que vous devez envoyer une relance à votre client, il est temps de trouver le bon modèle. Les premières questions à vous poser sont les suivantes : à quelle étape précise êtes-vous actuellement ? Le retard est-il récent ou s’éternise-t-il depuis des semaines ? Votre client est-il régulier ou s'agit-il d’un cas isolé ? La relation est-elle simple ou compliquée ?

Lorsqu’une facture reste impayée, il est essentiel d’agir avec méthode et au bon moment. En principe, il existe trois grandes formes de communication adaptées à chaque stade de retard :

• Les lettres de courtoisie (relances amiables) envoyées dès les premiers jours de retard, avec un ton cordial pour préserver la relation commerciale.
• Les lettres d’avertissement, utilisées lorsque le retard se prolonge ou après plusieurs relances amiables infructueuses, indiquant clairement que vous prenez ce retard au sérieux.
• Les mises en demeure officielles, qui marquent un passage à une démarche formelle et contraignante, indiquant que vous êtes prêt à engager une procédure judiciaire si le paiement n’intervient pas immédiatement.

Attention, c’est important de bien identifier à quel stade vous êtes pour utiliser le format le plus adapté à chaque situation.

Si, malgré toutes vos démarches, votre client persiste à ne pas régler, la dernière étape consiste à recourir aux services juridiques. Vous pouvez alors engager une procédure judiciaire (injonction de payer) auprès d’un tribunal. Une fois la décision de justice obtenue, vous pourrez engager une procédure d’exécution forcée. Concrètement, cela signifie que vous aurez le droit, par l’intermédiaire d’un huissier de justice, de saisir les biens ou les comptes bancaires de votre client afin de récupérer le montant impayé.

Voici donc les 6 grandes étapes à suivre, accompagnées de 7 modèles pratiques, qui vous aideront à récupérer efficacement vos paiements en retard.

Étape 1 : Première relance amiable (courrier simple ou email)

À ce stade, votre client vient tout juste de dépasser la date limite de paiement. Vous devez agir rapidement, mais avec courtoisie, afin de préserver une bonne relation commerciale. Le but de cette lettre est simplement de rappeler au client qu’un paiement est en attente, en supposant un oubli de sa part. Voici deux modèles simples à utiliser selon vos préférences :

Modèle #1 : Courrier simple (ton courtois)

Objet : Relance amiable – facture n°XXX

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission, la facture n°XXX du JJ/MM/AAAA (XXX€) reste impayée à ce jour. Merci d’effectuer le règlement sous 8 jours. Si votre paiement est déjà parti, veuillez ignorer ce courrier.

Cordialement,

Modèle #2 : Email (ton courtois mais plus informel)

Objet : Petit rappel – facture n°XXX

Bonjour [nom du client],

Peut-être avez-vous oublié notre facture n°XXX du JJ/MM/AAAA d’un montant de XXX€. Pouvez-vous nous confirmer son règlement prochainement ?

Merci d’avance pour votre retour rapide.

Bien cordialement,

Étape 2 : Deuxième relance (ton plus ferme)

Votre première relance n’a pas eu d'effet ? Il est désormais nécessaire d'adopter un ton plus ferme. Sans être agressif, vous montrez clairement que vous prenez ce retard au sérieux et que vous attendez une action immédiate de votre client.

Modèle #3 : Courrier formel

Objet : Deuxième relance – facture impayée n°XXX

Madame, Monsieur,

Malgré notre précédente relance, votre règlement concernant la facture n°XXX (XXX€) reste en attente. Merci de procéder au paiement sous 7 jours afin d’éviter toute démarche complémentaire.

Cordialement,

Étape 3 : Mise en demeure (lettre recommandée)

Si les relances précédentes restent sans réponse, il est temps d’adresser une mise en demeure officielle à votre client.

Dans ce cas, il est recommandé d’envoyer la lettre par courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR). Cette démarche n’est pas anodine : elle a une valeur juridique et constitue une étape formelle indispensable avant d'engager une éventuelle procédure judiciaire. Le ton de ce courrier doit être ferme, clair et sans équivoque.

Modèle #4 : Mise en demeure LRAR

Objet : Mise en demeure – facture impayée n°XXX

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances amiables en date des JJ/MM/AAAA et JJ/MM/AAAA, nous constatons que la facture n°XXX, d’un montant de XXX€, émise le JJ/MM/AAAA et arrivée à échéance le JJ/MM/AAAA, reste impayée à ce jour.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler cette somme dans un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier. À défaut de règlement dans ce délai, nous nous verrons contraints d'engager, sans autre préavis, une procédure judiciaire afin d’obtenir le recouvrement de notre créance, ce qui pourrait entraîner des frais supplémentaires à votre charge.

Nous vous prions de considérer la présente comme une dernière tentative avant action en justice.

Dans l’attente de votre règlement, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Étape 4 : Recouvrement via cabinet spécialisé ou huissier

Si votre mise en demeure reste sans réponse, il est temps d’externaliser la démarche à un professionnel. Faire appel à un cabinet de recouvrement ou à un huissier permet d'accentuer fortement la pression sur le débiteur tout en bénéficiant d’une expertise reconnue en gestion des impayés. Cette démarche formelle, souvent très efficace, implique un courrier envoyé directement par le professionnel mandaté.

Pourquoi faire appel à un cabinet de recouvrement ou à un huissier ? Eh bien cela présente plusieurs avantages majeurs :

• Gain de temps et d’énergie : vous déléguez totalement la gestion de vos créances à un professionnel expérimenté, ce qui vous permet de rester concentré sur votre activité principale.
• Efficacité : l’intervention officielle d’un tiers spécialisé a généralement plus d’impact auprès des débiteurs récalcitrants.
• Expertise juridique : ces professionnels maîtrisent parfaitement la réglementation et les procédures légales, réduisant ainsi le risque d’erreur dans le processus.
• Préservation de la relation client : externaliser le recouvrement permet souvent de maintenir une meilleure relation avec votre client, en évitant une confrontation directe.

Dans ce cas le modèle sert uniquement d’exemple concret, afin de comprendre clairement à quoi ressemble une communication officielle envoyée par un spécialiste du recouvrement. Cela permet de mieux visualiser ce que votre client recevra.

Modèle #5 : Courrier d’un cabinet de recouvrement

Objet : Intervention amiable – facture impayée n°XXX

Madame, Monsieur,

Nous avons été mandatés par la société [Nom de l’entreprise] afin d’assurer le recouvrement de la créance correspondant à la facture n°XXX, d’un montant de XXX€, échue depuis le JJ/MM/AAAA.

Sauf erreur de notre part, ce montant reste à ce jour impayé. Nous vous invitons à procéder au règlement dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la présente. Passé ce délai, notre client se réserve le droit d’engager les démarches nécessaires au recouvrement judiciaire de cette somme, ce qui pourrait entraîner des frais complémentaires à votre charge.

Nous restons à votre disposition pour tout échange permettant une résolution rapide et amiable de cette situation.

Cordialement,

[Nom du cabinet]

[Coordonnées complètes – téléphone, email, SIRET, etc.]

Étape 5 : Dernier avertissement avant procédure judiciaire (2ème lettre du professionnel)

Cette étape correspond à la deuxième et dernière lettre envoyée par l’huissier ou le cabinet de recouvrement mandaté, après une première relance restée sans réponse. Le format c’est généralement par LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception) et cette fois, la fermeté est maximale : il s’agit de la dernière chance donnée au client pour régler avant le lancement effectif d’une procédure judiciaire.

Voici le modèle de ce courrier ultime et décisif :

Modèle #6 : Dernier avertissement formel (LRAR)

Objet : Dernier avertissement – facture impayée n°XXX

Madame, Monsieur,

Malgré nos démarches répétées, nous constatons que la facture n°XXX, d’un montant de XXX€, reste impayée à ce jour.

Par la présente, nous vous accordons un ultime délai de 5 jours à compter de la réception de ce courrier pour régulariser la situation. Passé ce délai, nous transmettrons votre dossier à notre service juridique en vue d’une procédure contentieuse.

Nous vous invitons à considérer la présente comme notre dernier avertissement avant action.

Dans l’attente de votre règlement, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Étape 6 : Information sur une procédure d’injonction de payer

Cette étape ne correspond plus à une simple réclamation ou relance amiable, mais constitue une notification officielle d'une procédure judiciaire déjà engagée auprès d'un tribunal.

Concrètement, qu’est-ce que cela signifie juridiquement ?

Lorsqu’un client ne règle pas une facture malgré plusieurs relances, un créancier peut saisir le tribunal pour engager une procédure d’injonction de payer. Il s’agit d’une démarche rapide et peu coûteuse, qui permet d’obtenir une ordonnance judiciaire obligeant le débiteur à payer.

Avant même que le juge ne rende sa décision, il est possible d’informer le débiteur que cette procédure a été engagée. Cette lettre n’a pas de valeur juridique officielle, mais elle peut inciter au règlement amiable pour éviter des conséquences plus graves (condamnation judiciaire, saisies, frais supplémentaires).

Le modèle ci-dessous est donc une lettre d’information envoyée après le dépôt de la demande, mais avant notification officielle par huissier.

Modèle #7 : Information relative à une procédure d’injonction de payer (LRAR)

Objet : Information – procédure d’injonction de payer engagée pour facture n°XXX

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances précédentes en date des JJ/MM/AAAA, la facture n°XXX, d’un montant de XXX€, reste impayée à ce jour, bien qu’échue depuis le JJ/MM/AAAA.

En conséquence, nous vous informons que nous avons déposé une requête en injonction de payer auprès du tribunal compétent, conformément aux dispositions des articles 1405 et suivants du Code de procédure civile.

Nous vous invitons à procéder au règlement immédiat de cette somme afin d’éviter la poursuite de la procédure, ainsi que les frais supplémentaires et conséquences légales qui pourraient en découler, notamment une exécution forcée par voie d’huissier.

Nous restons à votre disposition pour toute régularisation amiable dans les plus brefs délais.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom de l’entreprise]

[Adresse]

[Coordonnées de contact]

[SIRET / numéro de dossier le cas échéant]

En résumé, bien gérer vos relances dès le début vous évitera d’avoir à en arriver là. Adopter la bonne communication au bon moment vous permet de récupérer efficacement vos créances, tout en préservant au mieux vos relations clients.