Relances automatiques des factures : guide des bonnes pratiques

En France, selon une étude menée par Sellsy/YouGov en 2019, une PME sur deux est victime de retard de paiement. Un constat qui affecte le secteur du BtoB, puisque 37% des TPE-PME sondées sont payées au-delà de 30 jours, voire 60 jours pour 23% d’entre elles. On imagine aisément à quel point il est difficile pour les dirigeants d’entreprise, mais pourtant crucial, d’endiguer ce fléau.

Une bonne gestion des impayés est inéluctablement un point sur lequel ils doivent s’appuyer pour ne pas perdre pied. C’est notamment le cas pour ceux à la tête d’une petite entreprise, dont la santé financière peut vite être fragilisée. Ce sujet sensible les amène à automatiser les relances de leurs factures impayées pour gagner du temps (et de l’argent !).

Le pilotage automatique des relances est une alternative efficace pour un suivi plus performant de votre comptabilité. Mais attention, en fonction de vos relations avec votre client et la nature de la créance, certaines bonnes pratiques sont à respecter. Il est aussi essentiel d'adopter les bons outils pour obtenir de bons résultats.

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Identifiez le visage de vos mauvais payeurs avant de les relancer

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Débiteur négligent ou toujours injoignable, facture contestée, oublis involontaires, circuit de validation compliqué, ou encore difficultés financières de l’entreprise, la liste des causes d’impayés est longue. Cependant, avant de passer à la relance des clients, il est important de bien étudier leur profil. On ne relance pas les grands comptes comme les petites entreprises.

Si vendre à un grand groupe s’avère être une réelle opportunité pour accélérer votre croissance, en cas d’impayés de sa part, vous devez prendre autant de précautions que lors de la phase commerciale. L’acquisition de ce client a probablement nécessité patience et temps, mieux vaut adopter la même stratégie en matière de recouvrement.

Privilégiez le relationnel avec des relances téléphoniques dans un premier temps, plutôt que de “bombarder” votre interlocuteur de relances par email et/ou courrier. Vous avez marché sur des oeufs jusqu’à la signature du contrat, il serait dommage de ternir la relation de confiance instaurée  avec votre interlocuteur. L’envoi d’une mise en demeure sans prévenir en cas de défaut de paiement peut être mal interprété par votre client.

Néanmoins, si ce dernier ne donne aucun signe de vie malgré vos appels téléphoniques, procédez graduellement en lui adressant un mail de rappel, puis un courrier simple quelques jours après.

Pour les petits comptes récalcitrants, il convient bien sûr de les relancer également avec tact et diplomatie. Cependant, il est plus facile de suivre une procédure de recouvrement traditionnelle. Avec une solution logicielle en ligne, vous disposez d’outils fiables pour les relancer efficacement. Rappel simple par email quelques jours avant l’échéance (inutile d'attendre la date butoir), relance simple par courrier postal et, si besoin, mise en demeure en recommandé avec AR, vous suivez l’avancement de votre facturation en quelques clics.

Quelle que soit la typologie de l'entreprise, n'attendez pas les premiers signes de retard pour agir. En anticipant avec courtoisie, vous limitez les risques d'impayés. Bien entendu, si vous n'obtenez pas de réponse de votre client, n'hésitez pas à le contacter par téléphone pour comprendre son silence. Un client débiteur n'est pas forcément un client de mauvaise foi.

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Pour vous simplifier la tâche, téléchargez gratuitement le guide pratique de la relance de factures impayées

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L’automatisation de ses relances, un process pour une meilleure visibilité sur sa trésorerie

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Pour améliorer vos délais de paiement et le recouvrement de vos factures, la relance automatique est une option idéale. En effet, il est inutile de rappeler à quel point la chasse aux factures impayées peut être chronophage. L’automatisation va réduire le temps alloué à cette tâche récurrente et vous apporter davantage de sérénité : la relance client est sous contrôle.

Via une solution logicielle de gestion d'entreprise dédiée, telle que Sellsy, vous suivez en temps réel l’état d’avancement de votre facturation sur une plateforme unique. À chaque étape du processus de recouvrement, un dispositif d’alerte vous permet de relancer vos clients au bon moment, mais aussi d’actionner les bons leviers de la chaîne de traitement.

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Envoi d’emails automatiques pour des relances simples ou une mise en demeure, tracking de lecture de vos emails envoyés avec facture en pièce jointe, paiement à venir ou en cours, listes automatiques pour des relances en masse, la gestion de votre facturation n’a jamais été aussi simple à mettre en place. Grâce à des relances personnalisées selon vos propres scénarios, vous préservez la relation client tout en réclamant votre dû.

De plus, vous faites gagner un temps précieux à vos collaborateurs en charge du recouvrement.

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Choisir une solution logicielle aux multiples fonctionnalités

D’autre part, pour gagner en agilité et performance, certaines solutions logicielles comme Sellsy proposent des fonctionnalités particulièrement intéressantes. C’est notamment le cas de la balance âgée qui est un document comptable très pratique : elle vous offre une vision optimale sur vos futures rentrées d’argent. Par exemple, vous êtes en mesure de repérer les retards de paiement importants, mais aussi le montant des créances arrivant à échéance.

Quant à l’option comptabilité auxiliaire, elle vous permet de réunir des tiers de même nature sous un numéro de compte général. En utilisant des comptes auxiliaires clients et fournisseurs, vous détectez ainsi plus facilement les factures clients à relancer, mais aussi celles dues à vos fournisseurs.

Pour le gestionnaire ADV, ces deux fonctionnalités assurent un gain de temps non négligeable, ainsi qu’un suivi fiable et régulier de l’intégralité du process de recouvrement.

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