Clôturer sa comptabilité : le guide pour y parvenir dans la sérénité

À la tête d’une PME ou d‘une TPE, vous ne pouvez pas échapper à certaines obligations comptables et fiscales. Même si ces tâches administratives n’emportent pas souvent l’enthousiasme, elles présentent pourtant une réelle utilité pour piloter le business. Pour réaliser une clôture comptable efficace, fiable et sans stress, mieux vaut connaître ce qu’elle revêt et les étapes à suivre. C’est tout l’objet de cet article. Découvrez nos recommandations, que vous disposiez des ressources en interne ou que vous bénéficiez de l’accompagnement d’un expert-comptable.

Clôture comptable : définition et contenu des documents à établir annuellement

Le mot clôture fait penser à fermeture. Effectivement, la clôture comptable signifie que les données de la comptabilité se figent, comme un livre ou une histoire qui se termine.

Qu’est-ce que la clôture comptable de l’exercice ?

Pour comprendre le concept de clôture, vous devez d’abord bien percevoir celui d’exercice et de date de clôture. L’activité d’une entreprise se déroule sur une durée appelée exercice, soit 12  mois, sauf cas exceptionnels à la création. Pendant ce laps de temps, les opérations, achats, ventes, paiements, encaissements, investissements et financements se succèdent, comme dans un film.

À la fin de la période, l’exercice, vient le moment de mettre un point final à l’histoire et d’en ressortir le bilan. Ainsi, la clôture comptable scelle les données financières de l’exercice. Les travaux consistent à vérifier et à régulariser les écritures, afin de donner une image fidèle de la situation financière.

Quels documents comptables établir lors de la clôture ?

En fonction de la taille et du régime fiscal, l’entreprise doit bâtir un bilan comptable plus ou moins détaillé ou simplifié. Le cas classique d’une structure commerciale imposée au réel normal conduit à préparer à chaque clôture.  :

• Le compte de résultat : c’est le déroulé du film de la période avec les produits et charges d’exploitation, financiers et exceptionnels.
• Le bilan : c’est la photo à la date de clôture, des actifs et des passifs, afin de connaître le patrimoine et l’état des dettes notamment.
• L’annexe des comptes : elle comporte des informations complémentaires, utiles à la compréhension des états financiers.

Quelle est la différence entre une situation comptable et une clôture d’exercice comptable ?

La clôture comptable d’une société intervient seulement à la fin de l’exercice, donc une fois par année. Elle fige les écritures définitivement. Les données servent à établir les déclarations de résultat (liasse fiscale) et à approuver les comptes en assemblée générale.

La situation comptable peut s’effectuer chaque mois, afin de disposer d’informations intermédiaires sur la marche de l’entreprise. Les données d’une situation mensuelle ne font pas l’objet d’une clôture. En outre, les écritures d’ajustement des comptes s’annulent souvent en début de mois suivant (contre-passation).

Quand réaliser les travaux de clôture comptable d’une entreprise ?

Le service comptabilité de votre société ou votre cabinet comptable se préoccupe de clôturer les comptes bien avant la date de fin d’exercice. Quelles que soient les obligations qui pèsent sur les entreprises, mieux vaut en effet anticiper et disposer de ses comptes annuels le plus vite possible.

Quelles sont les obligations d’une entreprise en matière de comptes annuels ?

Comme nous l’avons expliqué dans notre article relatif au bilan comptable obligatoire, les entreprises sont contraintes de se plier à ce processus périodique, tant pour des raisons fiscales que commerciales. Ainsi, les articles L123-12 et suivants du Code de commerce imposent l’établissement et le dépôt de comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. En outre, l’assemblée générale des associés ou actionnaires doit approuver ces comptes annuels au plus tard dans les 6 mois après la fin de l’exercice.

Pourquoi est-ce important de détenir des comptes clos avant d’établir sa liasse fiscale ?

Les obligations déclaratives sur le plan du résultat fiscal diffèrent en termes de délais. Sauf pour les exercices clos au 31 décembre, les entreprises doivent finaliser la déclaration fiscale annuelle au plus tard pour le 15e jour du 4e mois qui suit la date de clôture. Pour un exercice calé sur l’année civile, les professionnels disposent d’un délai plus long : le 15 mai de (N+1). 

Les règles fiscales et comptables diffèrent, cependant l’imposition des bénéfices se calcule à partir du résultat comptable sur lequel s’opèrent divers retraitements. Même si le délai imposé pour établir les comptes annuels s’avère plus long que celui de l’obligation fiscale, vous devez d’abord procéder à la clôture dans le logiciel de comptabilité. Ensuite, vous pouvez terminer la liasse fiscale à envoyer à l'administration.

Pourquoi anticiper et réaliser rapidement les états financiers de son entreprise ?

Tout entrepreneur doit se conformer à des obligations légales et fiscales pour finaliser sa clôture comptable, ses comptes annuels et le dépôt de sa liasse fiscale. Pour autant, ces travaux administratifs présentent un réel intérêt pour la gestion financière de l’entreprise.

Aussi, plus les dirigeants disposent tôt de leur bilan comptable, plus vite ils peuvent analyser la santé et la performance de leur société. Ils peuvent aussi les communiquer rapidement aux actionnaires, investisseurs ou banquiers. C’est un outil d‘aide à la décision. Ceci doit conduire à accélérer au maximum le processus de clôture chaque année, sans attendre la date ultime.

Comment anticiper et préparer les tâches comptables de clôture en 3 étapes ?

Une bonne clôture comptable démarre bien avant la fin de l’exercice. Plus les services administratifs agissent en amont de la date de clôture, plus le délai pour disposer des états financiers diminue. C’est pourquoi nous avons volontairement découpé nos recommandations en deux parties : la préparation et la réalisation des travaux de fin d’exercice.

Établir des situations comptables régulières et suivre les comptes en cours d’exercice

Une partie des tâches comptables lors de la clôture consiste à vérifier chaque compte et à s’assurer de la cohérence du solde à partir de données extra-comptables. Aussi, les entreprises qui réalisent des situations périodiques présentent des comptes régulièrement contrôlés et nettoyés. C’est un gain de temps certain pour établir le bilan.

Préparer un rétroplanning de clôture avec la liste des tâches et les interlocuteurs dans l’entreprise

Plus l’entreprise est grande ou l’activité complexe, plus c’est utile de concevoir un plan d’action pour la clôture comptable. Si vous disposez d’un expert-comptable, il prend en charge cette planification. Le rétroplanning détaille pour chaque cycle (immobilisations, stocks, clients, fournisseurs, trésorerie, paie, etc.) les actions, les responsables et les délais à respecter. Voici des catégories de tâches courantes pour clôturer les comptes : 

• les justificatifs à obtenir ;
• les inventaires à réaliser (immobilisations et stocks) ;
• les provisions de charges à payer à évaluer ;
• les provisions de produits à recevoir à calculer ;
• les risques à examiner.

Rassembler les justificatifs nécessaires à l’établissement du bilan

Les services financiers de l’entreprise ou l’expert-comptable peuvent s’organiser dès le début de l’exercice afin de conserver les documents qui leur seront utiles pour la clôture. Dans de nombreux cas de figure, ils peuvent ainsi compiler les documents justificatifs du solde d’un compte, en amont de la date de clôture.

Prenons un exemple pour lequel ce serait contre-productif de devoir ressortir toutes les factures archivées à la clôture. Les immobilisations font idéalement l’objet d’un double classement ou archivage :

• la pièce comptable fait partie du journal des achats de l’exercice (archivage annuel des factures) ;
• la copie de la facture entre dans les justificatifs du dossier permanent, soit pluriannuel, pour les opérations liées au logiciel de gestion des immobilisations.

Comment clôturer un exercice comptable sereinement en 5 étapes ?

Vous avez anticipé au maximum la clôture des comptes avant la fin de l‘exercice ? Parfait ! Vous voilà dans les starting-blocks pour attaquer la check-list finale qui doit conduire à établir les comptes annuels, bilan, compte de résultat et annexe.

Comptabiliser les écritures spécifiques liées à la clôture

Une fois les écritures courantes finalisées (achats, ventes, trésorerie et paie), le service comptabilité réalise comme chaque mois le rapprochement bancaire. Puis, il ajoute principalement les écritures relatives à :

• la valorisation des stocks bruts ;
• les dotations aux amortissements des immobilisations ;
• les provisions pour charges engagées sur l’exercice, mais non encore facturées ;
• les provisions pour les livraisons clients effectuées, mais non facturées ;
• les provisions pour aides ou subventions à recevoir ;
• les provisions de dépréciation des stocks et des créances ;
• les provisions pour les risques ou charges qui pèsent sur l’entreprise ;
• les provisions sociales (congés payés, bonus, intéressement, etc.).

Contrôler les comptes de la balance et réaliser les ajustements nécessaires

Vient alors le moment de passer en revue chaque solde de compte de la balance comptable. Pour le bilan actif comme passif, l’objectif est de justifier chaque écriture qui reste dans le compte pour expliquer son solde.

Pour le compte de résultat, les comptables réalisent des contrôles comme : 

• le rapprochement des données comptables avec celles de la gestion commerciale ou de la paie ;
• l’analyse des variations de charges et de produits par rapport à l’exercice précédent et le contrôle de leur cohérence.

Traiter les points en suspens et solder les comptes d’attente

Une autre étape consiste à passer en revue les éléments non tranchés ou non traités en cours d’année, par manque d’information notamment. Le compte d’attente 471 doit en effet se solder absolument à la clôture.

En cas de groupe de sociétés, vérifier les comptes intercos

Vous disposez de plusieurs sociétés, une mère et des filiales ? Même sans parler de consolidation des comptes, il convient d’ajouter des contrôles spécifiques. En effet, chaque entité doit établir ses états financiers propres avant de les consolider éventuellement. C’est donc essentiel de vérifier la cohérence des achats et ventes internes au groupe ainsi que des soldes intercos (comptes clients et fournisseurs entre les sociétés parentes).

Estimer la charge d’impôt et analyser les options éventuelles

L’avant-dernière étape concerne la fiscalité. Avec le résultat comptable avant impôt, vous pouvez alors établir le résultat fiscal, puis calculer le montant de l’impôt. Vous travaillez avec un cabinet comptable ? Parfois, il vous explique les options fiscales possibles. Votre entreprise dispose d’un contrat d'intéressement, de participation ou de partage de la valeur ? C’est alors également un des derniers calculs à réaliser pour clôturer la comptabilité de l’exercice.

Clôturer les journaux, finaliser les états annuels et la liasse fiscale

Une fois les écritures passées, le responsable comptable procède à la clôture des journaux. Puis, vient le moment de bâtir les états financiers. Le service comptabilité ou le cabinet dispose généralement de fonctionnalités au sein du logiciel comptable pour générer les documents obligatoires ainsi que la liasse fiscale. Pour les annexes, il convient de compléter souvent manuellement les états comme les méthodes comptables ou les engagements hors bilan.

Clôturer les comptes, un processus incontournable à soigner pour le maximum d’efficacité

Plus vos collaborateurs établissent rapidement les comptes de l’exercice, plus ils bénéficient de temps pour l’analyse et pour participer à d’autres projets. La vie des entreprises va toujours de plus en plus vite. Disposer de résultats comptables au fil de l’eau et juste après la date de clôture fait partie des principes de bonne gestion. Pour encore plus de sérénité, équipez vos équipes financières et administratives d’outils performants. Avec le logiciel Sellsy, vous avez le choix entre de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion commerciale comme financière de votre PME et TPE. Explorez notre plateforme en ligne grâce à une démo interactive afin de comprendre toute sa puissance.