État de rapprochement bancaire : le guide complet

Multiplication des transactions, des comptes bancaires, des moyens de paiement… Le développement des entreprises s’accompagne plus que jamais d’une complexification de leur comptabilité. S’il simplifie le quotidien, le foisonnement des outils et plateformes de paiement a aussi pour effet de compliquer le suivi comptable. 

Dans ce contexte, un rapprochement bancaire précis et régulier est la clé pour éviter les erreurs et les oublis. De plus, il vous permettra de repérer les impayés, les clients à relancer, et plus généralement de suivre l’état de votre trésorerie. Mais comment gérer et optimiser son rapprochement bancaire ? On vous dit tout !

Les 3 points à retenir :

• Le rapprochement bancaire permet de contrôler la cohérence de votre comptabilité, d’établir un prévisionnel de trésorerie et, si besoin, de lancer des procédures de recouvrement.
• L’automatisation de cette étape de contrôle simplifie et optimise cette tâche.
• Les solutions CRM intégrées comme Sellsy interconnectent le rapprochement bancaire et vos opérations de facturation et relance.

Le rapprochement bancaire : définition

Le rapprochement bancaire fait partie du b.a.-ba du suivi de trésorerie. Il s’agit d’une opération de contrôle qui compare les opérations enregistrées aux flux d’argent de votre compte. Plus concrètement, elle consiste à vérifier la correspondance entre votre relevé bancaire et les opérations listées dans votre compte 512. Grâce à l’état de rapprochement bancaire, vous vérifiez en un coup d'œil si vos factures ont bien été émises ou réglées.

En pointant et recoupant les informations, le rapprochement bancaire permet de repérer les éventuelles anomalies dans votre trésorerie. Par ailleurs, il donne de la visibilité sur l’état du compte et les flux d’argent à venir. Est-il normal que cette facture n’ait pas encore été payée ? Y a-t-il eu une erreur de saisie quelque part ? Quel impact les opérations en cours auront-elles sur le solde du compte ? Autant de questions auxquelles votre état de rapprochement bancaire vous permettra de répondre.

A quoi sert le rapprochement bancaire ?

Les opérations comptables ne sont jamais immédiates. Une facture n’est pas réglée à la seconde où vous l’envoyez, et des délais de versement sont aussi à prévoir du côté des banques. Ainsi, il existe nécessairement des écarts entre le solde de votre compte et le montant total des opérations en cours. Le rapprochement bancaire vous permet justement de comprendre si les écarts constatés sont normaux, ou non.

Le rapprochement bancaire porte aussi bien sur les flux d’argent entrants que sortants. Il permet notamment de repérer :

• Les erreurs : oublis, doublons, mauvaise saisie…
• Les problèmes de paiement : chèques refusés…
• Les mouvements d’argent à venir, afin d’avoir un prévisionnel de trésorerie complet.
• Et last but not least : les impayés.

Le rapprochement bancaire est l’opération de contrôle qui vous permettra de vérifier que les factures de vos ventes sont réglées. Grâce à un suivi précis de la balance âgée de vos clients, vous saurez qui relancer et quand. Vous pourrez également, si besoin, lancer des opérations de recouvrement. 

Plusieurs méthodes existent pour établir un état de rapprochement bancaire. Celui-ci peut être réalisé à la main, ou automatisé partiellement ou en totalité. Découvrez notre mode d’emploi :

Comment établir un état de rapprochement bancaire ?

Quelle est l'utilité du rapprochement bancaire ?

Une meilleure vue sur sa trésorerie

Comme présenté au-dessus, il existe un décalage entre le solde de votre compte et le montant des opérations en cours. C'est normal puisque de nombreuses opérations enregistrées dans votre comptabilité ont une date effective d'encaissement (ou de décaissement) différente de leur enregistrement.

Avoir recours au rapprochement bancaire vous permet d'avoir une vue sur votre trésorerie au plus proche de la réalité pour mieux gérer certains investissements ou projets à venir.

Éviter les factures impayées

En pointant les décalages entre vos opérations en cours et votre solde, vous serez plus à même de repérer les factures non encaissées. Ainsi vous pourrez détecter celles qui sont en retard de paiement afin de démarrer votre cycle de relances au plus tôt.

Déclenché au bon moment, la relance d'impayées permet souvent d'éviter d'aller jusqu'à la mise en demeure pour recouvrer ses créances.

Gagner du temps sur son bilan comptable

Effectuer ces opérations de contrôle au fur et à mesure permet, lorsque la fin d'année comptable arrive, de gagner un temps précieux puisque normalement les irrégularités dans les écritures auront déjà été pointées et traitées.

Automatisation du rapprochement bancaire : les avantages

Dans les petites structures comme les TPE, il est envisageable d’effectuer un pointage manuel nécessaire au rapprochement bancaire. Toutefois, il s’agit d’une opération fastidieuse et chronophage. Et lorsque l’on multiplie les comptes bancaires, les opérations et les moyens de paiement, le rapprochement devient un vrai casse-tête ! 

Heureusement, il est possible d’automatiser ces opérations de contrôle grâce à des outils dédiés. L’automatisation du rapprochement bancaire a plusieurs avantages :

• Elle permet de croiser facilement et rapidement un grand nombre d’informations issues de différents canaux.
• Elle centralise les comptes multiples de l’entreprise (ou de ses filiales) et organise un rapprochement bancaire général ou ciblé.
• Elle fait gagner un temps précieux en prenant en charge la majorité des vérifications.
• Elle évite les “erreurs humaines”.
• Elle facilite le suivi des différents types de paiement, dont les paiements récurrents.

Automatiser l’état de rapprochement bancaire en 4 étapes

Comptes en banque multiples, paiements récurrents : comment gérer le rapprochement bancaire ?

Croiser manuellement les données de plusieurs comptes bancaires est une opération particulièrement ardue. Imaginez le temps et l’énergie que l’on perd à chercher une opération sur plusieurs relevés différents ! De plus, les opérations de contrôle trop complexes ouvrent la porte aux erreurs lorsqu’elles sont réalisées à la main. 

Cela est d’autant plus vrai pour les entreprises d’une certaine taille qui disposent de comptes multiples, voire de plusieurs filiales. Mais on rencontre le même type de problème dans les petites structures lorsque les clients se multiplient et que les moyens de paiement se diversifient. Il est alors particulièrement précieux de disposer d’un outil capable de croiser tous vos documents et données pour établir un rapprochement complet.

L’automatisation du rapprochement bancaire est aussi un immense gain de temps si vous recevez des paiements récurrents. Imaginez, par exemple, que vous vendiez chaque mois un produit par prélèvement automatique à de très nombreux clients. Pointer à la main la réception de chacun de ces prélèvements vous prendrait des heures. En revanche, il ne faudra que quelques secondes à un algorithme pour croiser les relevés avec votre base clients. Quasi instantanément, vous saurez si un paiement a échoué. Finis les maux de tête et les mauvaises surprises découvertes trop tardivement !

Comptes en banque multiples et paiements récurrents : comment gérer le rapprochement bancaire ?

Le CRM au service du rapprochement bancaire

Automatiser le rapprochement bancaire est une chose. Mais connecter cette fonctionnalité à l’ensemble de vos outils de gestion donne une autre dimension à votre processus de contrôle.

Les solutions CRM avec outils de facturation et de gestion intégrés comme Sellsy vous permettent justement d’agréger toutes vos données et de centraliser vos opérations. Vos fichiers clients, vos états de rapprochement bancaire ainsi que vos outils de facturation et de relance sont parfaitement interconnectés. Le temps où vous deviez créer et archiver une multitude de documents épars est derrière vous ! 

Ainsi, non seulement le rapprochement bancaire est automatisé, mais il vous suffit par exemple d’un clic pour envoyer des relances.

Le rapprochement bancaire sur Sellsy : mode d’emploi

Sur Sellsy, une interface simplifiée vous permet de visualiser d’un coup d'œil et en temps réel l’état de votre comptabilité. L’aperçu des recettes et dépenses ainsi que la courbe du solde des comptes bancaires vous donne une idée de votre état financier. Vous visualisez également le volume de factures non rapprochées, avant d’accéder au détail des opérations. 

Par ailleurs, Sellsy vous offre un contrôle total de vos opérations de rapprochement. Vous avez la possibilité d’effectuer différents types de rapprochement, des actions simplifiées (validation de suggestion rapide, transfert d’action…) ou encore des actions de masse. Vous définissez les règles du jeu qui vous conviennent pour un rapprochement bancaire optimisé.

Mettre en place un rapprochement bancaire automatisé ne demande que quelques actions de votre part :

1. Connecter vos comptes bancaires
2. Faire communiquer vos données bancaires
3. Lancer les contrôles et vérifications

En centralisant et interconnectant vos données, vous assurez d’une part, un rapprochement bancaire fin et régulier. D’autre part, vous profitez d’outils modulables parfaitement adaptables à vos besoins. Enfin, vous ne perdez plus de temps à chercher les anomalies : vous n’avez plus qu’à y remédier. Et là aussi, votre plateforme CRM peut vous aider !