Automatiser l'état de rapprochement bancaire en 4 étapes

En entreprise, le rapprochement bancaire est la boussole permettant de s'assurer que l'on garde le cap en matière de trésorerie. Toutes les opérations ne sont jamais instantanément payées ou facturées. Il existe toujours un délai entre ce que le service comptable voit et la réalité.

C'est justement pour vérifier la concordance du solde du relevé bancaire avec le solde du compte banque que le rapprochement bancaire est indispensable. Il permet d’avoir une vue sur la situation réelle de la trésorerie, de fournir des indicateurs de pilotage et de prendre les bonnes décisions basées sur des données fiables, contrôlées et vérifiées.

Faire un rapprochement bancaire est donc un travail qui prend des ressources et qui est très chronophage. Heureusement, il existe des solutions pour l'automatiser à partir de plateformes adaptées. Pour savoir comment faire, voici les 4 étapes clés afin d'automatiser l'état de rapprochement bancaire de votre organisation.

Prêt à gagner du temps et à optimiser votre rapprochement bancaire ?

Étape 1 : connectez vos comptes en banque

Pour automatiser votre rapprochement bancaire, il faut faire communiquer vos données entre elles. La première étape consiste donc à connecter vos comptes bancaires à votre plateforme comptable. En général, la démarche est assez rapide à partir du moment où les deux solutions sont capables de se parler. C'est d'ailleurs un point important au moment de choisir son outil.

Si la plupart des logiciels sont capables de gérer quelques grandes banques nationales, certains vont même plus loin en proposant des accords avec plusieurs centaines d'établissements différents, en France et en Europe. Avant de se lancer, il vaut donc mieux s'assurer que vos comptes soient bien connectables avec votre outil.

Une fois que votre banque est sélectionnée, vous pouvez saisir vos identifiants bancaires. C'est une démarche de sécurisation que vous n'aurez alors plus à refaire. Lorsque vous serez connecté, le logiciel se synchronise automatiquement avec votre banque. Il existe même des solutions qui sont capables de gérer plusieurs comptes au sein de plusieurs banques différentes.

C'est un avantage important pour les organisations complexes, en particulier celles qui sont multisites ou qui disposent de plusieurs filiales. Pour éviter de passer d'une banque à l'autre, tout est centralisé et agrégé dans un seul et même endroit.

Étape 2 : faites communiquer vos données bancaires

Une fois vos comptes et vos banques connectés, vous pouvez directement intégrer votre relevé de banque dans votre rapprochement bancaire. La synchronisation avec votre compte bancaire se fait automatiquement.

Parce que le logiciel va s'approprier et traiter vos données bancaires, assurez-vous de choisir une solution de confiance - au minimum européenne afin de respecter le cadre du RGPD - et idéalement française, ou hébergée en France, pour protéger votre sécurité et votre confidentialité. Cela ne doit toutefois pas remplacer les règles élémentaires de sécurité interne en ce qui a trait à la gestion des permissions et des accès, mais ce sont des garanties supplémentaires.

Il est enfin important de noter que ce sont les données de la banque qui communiquent avec votre solution. Toutes vos transactions restent sécurisées sur le site de votre banque. On parle surtout ici de flux de données et non de flux monétaires.

Étape 3 : créez vos règles de fonctionnement

Vous n'avez plus qu'à ajuster le solde du relevé bancaire avec le solde des registres tenus par l'entreprise. Enfin, quand celui des registres a été ajusté, il faudra procéder à la comparaison de ces soldes.

Vous pouvez définir le mode de fonctionnement du rapprochement bancaire pour indiquer les références ou les notes, lorsque c'est nécessaire, et visualiser les écritures bancaires. Vous pouvez ainsi pointer manuellement ou automatiquement les différentes lignes. Et si une écriture n’existe pas en comptabilité, vous la saisissez simplement.

Étape 4 : contrôlez et vérifiez

Votre rapprochement bancaire peut se faire au fil de l'eau, selon votre temps ou votre organisation, ou bien selon un rythme défini par avance (chaque semaine, mois ou trimestre). Même si le processus est automatisé, plus la fréquence est importante, moins le travail sera important à fournir, et plus votre direction financière et comptable aura une vision précise de votre trésorerie.

Vous pourrez alors enregistrer et visualiser l’état de rapprochement, afin de souligner les éventuelles anomalies comme un virement comptabilisé à une date différente, un chèque enregistré deux fois, une facture non réglée et oubliée, une relance client inutilement faite, etc.

La plateforme peut identifier ces erreurs pour vous et le temps de traitement est raccourci. Le but est alors de se concentrer sur les incohérences éventuelles plutôt que de passer son temps à les chercher.

Une fois un état de rapprochement bancaire automatisé, tout va beaucoup plus vite. On peut facilement répliquer des modèles où des milliers de transactions sont analysées en temps réel, afin d'avoir une gestion fine et anticipative de sa trésorerie. L'automatisation du rapprochement bancaire n'est pas uniquement un moyen de gagner du temps. C'est aussi un levier décisionnel pour agir avec toutes les informations nécessaires au bon moment.  

Pour faciliter votre quotidien, découvrez comment suivre vos comptes bancaires pour un pilotage optimal de votre trésorerie : notre module Rapprochement Bancaire