Comment établir un état de rapprochement bancaire ?

Envoyer une facture en double, relancer un client alors qu’il a déjà payé sa facture, ne pas anticiper correctement les entrées et les sorties de trésorerie à venir… voici quelques exemples des erreurs qu'il est fréquent de rencontrer au sein des services comptables des entreprises. Du moins, si ceux-ci ne prennent pas le temps d'établir un état de rapprochement bancaire adapté.

Mais d'abord une définition. Le rapprochement bancaire est une méthodologie comptable qui permet de gérer au mieux l'organisation des flux financiers de l'entreprise. Il valide les informations comptables, donne de la visibilité, et apporte un confort et une sérénité supplémentaire dans la gestion financière. Surtout il permet de surveiller un écart, une différence, entre votre facturation (fournisseur et client) et votre compte en banque.

Pourtant, établir un état de rapprochement bancaire n'est pas forcément inné. Pour en savoir plus, nous décryptons le sujet pour vous, avec conseils, analyses et bonnes pratiques. Prêt à devenir le pro du rapprochement bancaire ?

À quelle fréquence faut-il réaliser un état de rapprochement bancaire ?

Vous pouvez faire un rapprochement bancaire de façon régulière. La fréquence dépendra surtout du volume de transactions dont vous faites l'objet.

Plus cette fréquence est élevée, plus il sera possible d'avoir une vision fine de l'état de votre trésorerie.

D'autre part, en cas d'erreur, il sera plus facile de réagir si le problème est récent, plutôt que de demander à votre client six mois plus tard, pourquoi il ne vous a toujours pas payé, ou pour contester un achat payé en double avec un fournisseur.

À quoi sert un rapprochement bancaire ?

Il permet un meilleur pilotage stratégique des flux financiers. Vous savez avec précision où vous en êtes à tout moment.

En effet, les documents qui concerne votre société comparés aux dépenses et opérations de votre compte en banque peuvent faire apparaître des anomalies de saisie comptable qui doivent être régularisées, comme :

• La double comptabilisation d’un chèque
• Une erreur de saisie (date, montant, etc.)
• Des opérations non comptabilisées
• Des erreurs bancaires
• Des frais inattendus comme des commissions et des intérêts prélevés par la banque

Plus votre structure bancaire est complexe, plus la gestion du rapprochement bancaire nécessite une vigilance particulière.

C'est notamment le cas si votre organisation dispose de plusieurs banques avec de multiples comptes bancaires, mais aussi si vous avez un business model qui dépend d'une facturation récurrente et ponctuelle en même temps, si vous avez une organisation multisites, ou si vous gérez des transactions en devises étrangères.

Comment faire son rapprochement bancaire ?

Réaliser un état de rapprochement bancaire est une activité fastidieuse et chronophage. Il faut prendre le temps de fouiller dans les archives des factures, pointer les relevés de compte, vérifier les soldes des comptes en banque, etc.

Selon votre organisation, il existe trois grandes méthodes qui peuvent s'appliquer : la version manuelle, la version automatisée et la version externalisée. Chacune a ses avantages et inconvénients selon votre activité, vos objectifs, votre budget et votre besoin de précision.

De façon manuelle

Première étape : une fois que vous avez défini la fréquence de votre rapprochement (il peut être bimensuel, mensuel, trimestriel, etc.), vous vérifiez les soldes de départ qui constituent les informations à partir desquelles vous pouvez travailler. D'un côté, nous avons donc le solde du compte banque (compte 512) de votre comptabilité. De l'autre, le solde du relevé bancaire que vous recevez chaque mois ou que vous pouvez consulter sur le site web de votre banque.

Ensuite, c'est le jeu des 7 erreurs. Il faut pointer chaque écriture du relevé de banque avec celles de la comptabilité. Si une écriture se retrouve au crédit du compte 512, on doit donc s'assurer qu'elle figure bien dans la colonne débit du relevé bancaire.

Lorsque toutes les opérations ont été vérifiées, on souligne alors les données qui semblent poser problème. Ce sont les montants non pointés qu'il faut rapprocher.

Parfois, ce n'est qu'une question de décalage temporel (l'édition, l'envoi, la réception et le paiement d'une facture peuvent prendre du temps), mais cela peut aussi être une erreur qu'il faut corriger rapidement (prélèvement en double, chèque refusé, dépense non autorisée ou non documentée, etc.). Un rapprochement bancaire manuel est loin d'être la meilleure solution, mais cela peut fonctionner pour les très petites structures avec peu de mouvements bancaires.

Pour accélérer ce processus, rien ne vous interdit d'utiliser un tableur pour faire votre rapprochement bancaire. Mais le devriez-vous ?  À moins d'être un véritable expert des formules avancées, du VBA et de maîtriser les arcanes d'un tel logiciel, la réponse est plutôt non. Pourquoi ? Pour au moins 5 raisons que nous vous détaillons dans cet article.

De façon automatisée

De nouveaux outils automatisés facilitent la gestion du rapprochement bancaire. Ils permettent de gagner du temps et d’améliorer la valeur ajoutée des collaborateurs administratifs, qui sont souvent plus utiles lorsqu’ils relancent des clients que lorsqu’ils font du pointage comptable. Ces plateformes de comptabilité sont alors capables de se connecter avec des comptes bancaires tiers auprès de la plupart des grandes institutions, afin d'avoir une visibilité globale pour chaque banque et chaque compte.

Automatiser un état de rapprochement est en fait une démarche assez facile qui peut se faire en quatre étapes. Une fois que votre processus est en place, vous n'avez plus qu'à vérifier vos rapprochements de manière simple et intuitive. L'interface de la solution attire votre attention sur les points importants et vos données sont naturellement filtrées et organisées pour que vous disposiez de la bonne information au bon moment.

Avec le temps réel, vos rapprochements bancaires s'inscrivent dans l'action et facilitent la prise de décision par l'équipe de direction sans avoir besoin de passer des heures à pointer des lignes de compte à la main.

Enfin, le fait de soustraire le facteur humain de ce processus permet aussi de limiter le risque d'erreur (double saisie, erreur de manipulation, problème de virgule dans les chiffres, etc.). Toutes les données sont centralisées et sauvegardées dans le Cloud. La collaboration en est facilitée et vos salariés interviennent alors sur des missions à plus forte valeur ajoutée qui vont au-delà de la gestion opérationnelle du rapprochement bancaire.

De façon externalisée

Si vraiment vous devenez allergique au rapprochement bancaire, il reste une dernière option : l'externalisation par votre expert-comptable. C'est un gain de temps et l'assurance d'un travail bien réalisé par des experts qui connaissent toutes les subtilités des mécanismes bancaires et financiers. À ce sujet nous vous conseillons la lecture de cet article : Expert-comptable ou saisie comptable en interne : ce que vous devez externaliser

Toutefois, c'est aussi un coût supplémentaire qu'il faut assumer, une perte d'agilité interne, un manque de flexibilité et aucune garantie d'avoir un suivi en temps réel, car il vous faudra toujours faire des suivis et des relances. Résultat : le suivi de la trésorerie reste approximatif et vous êtes totalement dépendant d'une organisation tierce.

Grâce à un rapprochement bancaire, vous pouvez organiser la relance de vos clients de manière plus efficace, mieux gérer la pression financière avec vos fournisseurs et affiner votre trésorerie prévisionnelle. Il existe aujourd'hui des outils qui simplifient le rapprochement bancaire de manière transparente et automatique. Les problèmes et les creux financiers sont anticipés et la gestion financière devient plus simple.

Transformer votre rapprochement bancaire en levier stratégique vous permet de mieux gérer votre croissance avec les bonnes ressources, au bon moment et au bon endroit.