Expert-comptable ou saisie comptable en interne : ce que vous devez externaliser

Vous pouvez me la faire courte ?

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Si vous n’avez pas le courage de lire cet article en entier, vous trouverez un résumé au bas de la page.

Incontournable il y a encore 10 ans, le poste de comptable et la gestion de la comptabilité dans les entreprises se sont peu à peu externalisés vers un prestataire extérieur : l’expert-comptable.

Historiquement, l’expert-comptable a toujours été là pour valider les comptes et produire les différentes pièces de la liasse fiscale, mais de plus en plus de cabinets intègrent également les opérations de saisie et, surtout, de gestion quotidienne et de reporting.

En effet, la gestion comptable en interne est une démarche complexe, avec des coûts salariaux importants. C’est aussi souvent l'acquisition d’un logiciel, de ses mises à jour et d’un environnement informatique adapté (serveur).

Bref, saisir sa comptabilité en interne ou se reposer sur les services d’un expert-comptable, quelle est la meilleure solution ?

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La comptabilité, c’est quoi ?

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C’est vraiment le premier point à aborder : de quoi parlons-nous ?

La comptabilité est l’outil qui va permettre à l’entreprise de mesurer sa performance en temps réel, de valider son mode de fonctionnement (notamment sa conformité aux règles en vigueur) et de s’assurer de la régularité de ses chiffres.

Précise et sans possibilité d’erreurs, grâce au débit/crédit, la comptabilité va vous permettre d’évaluer avec précision vos performances et la structure de votre bilan.

Essayons de résumer les différentes étapes.

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La saisie comptable des factures de vente

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La saisie peut s’effectuer a posteriori. Dans ce cas, la saisie comptable est totale : on parle de compta en mode “banette”. Je transmets les éléments comme les factures en PDF à mon comptable, interne ou externe, et il doit tout ressaisir dans son logiciel.

Elle peut aussi être facilitée par l’usage d’un logiciel de gestion commerciale : quand les commerciaux font leur devis, ils ont déjà, en quelque sorte, “fait la compta” en intégrant les produits codifiés depuis le catalogue et des clients auxiliarisés.

La transformation du devis en facture va alors permettre de générer automatiquement les factures et les écritures, qui pourront être importées en comptabilité sans ressaisie. C'est un véritable avantage car l'externalisation de la saisie des données est alors économisée puisque tout a été fait en ligne.

La saisie comptable des achats et des charges

La saisie des achats est un vrai sujet pour les entreprises : ce sont souvent des centaines de factures fournisseurs qui sont à gérer tous les mois, sans parler des autres charges de l'entreprise comme les salaires, les charges sociales, les divers impôts ou les frais bancaires.

Particulièrement chronophage avec une saisie manuelle, cette étape peut être grandement améliorée avec une digitalisation de la saisie (plusieurs approches sont disponibles comme l’envoi de la facture à un email de traitement ou la connexion directe des interfaces des fournisseurs).

Sur le front des notes de frais, là aussi de nombreuses startups permettent de digitaliser l'intégralité de la chaîne de gestion.

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Le rapprochement bancaire

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Si votre entreprise ne gère pas de caisse, le rapprochement bancaire est l’étape unique et suffisante pour produire toutes vos écritures comptables de banque.

En effet, en toute logique, votre activité passe par vos comptes bancaires : quand vous avez tout rapproché, vous obtenez un Journal de Banque qui constate la réalité de vos encaissements et décaissements, ainsi que leur affectation comptable.

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La comptabilité

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Quand vous avez fait votre rapprochement et exporté vos écritures, vous n’avez fait qu’une partie du travail de la comptabilité.

La partie “intelligente” de la comptabilité s'effectue dans un logiciel dédié, que vous pouvez exploiter en interne ou sous-traiter à votre expert-comptable (on parle alors d'externalisation).

Parmi ces tâches, on peut noter :

• Les divers ajustements pour équilibrer les comptes (les “opérations diverses”)
• La gestion des immobilisations et amortissements
• La gestion des écritures de régularisation (produits et charges constatés d’avance, etc.).
• La gestion des provisions
• La production du bilan annuel et du compte de résultat
• L’export de la liasse fiscale vers le Centre des Impôts

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Pourquoi et à quel moment choisir un expert-comptable

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Un cabinet d'expert-comptable n’est pas obligatoire dans la plupart des formes juridiques de sociétés, mais dans les faits, il est recommandé d’y faire appel. Au-delà d’une intervention purement technique, une fois l’an pour produire le compte de résultat et le bilan, il peut vous proposer des services beaucoup plus étendus comme :

• Un reporting mensuel sur des indicateurs de performance que vous souhaitez suivre
• Une situation comptable complète trimestrielle ou semestrielle, afin de vous procurer un reporting comptable de votre activité à un instant T
• Un contrôle au fil de l’eau des données saisies, vous évitant des ajustements nombreux au moment du bilan

Bref, en travaillant main dans la main avec votre expert-comptable, vous pouvez facilement vérifier la conformité de vos outils d'analyse opérationnels avec la vérité de vos livres.

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Aux USA, ils font tous leur compta tout seuls

C’est tout à fait vrai, mais ça tient à une différence fondamentale entre la compta anglo-saxonne et la compta telle que nous la connaissons en France.

Aux USA, (mais aussi au Royaume-Uni), la définition des comptes dépend de l’entreprise, il n’y a pas de plan prédéfini. Donc, pour résumer, l’entreprise va se retrouver avec des recettes et dépenses qu’elle pourra trier selon sa logique (dépenses marketing, classement des clients par catégories, etc.). La comptabilité est alors l’outil principal de pilotage de l’activité. Et elle est souvent tenue sur internet, grâce à une solution web.

En France, c’est très différent, car nous sommes conditionnés par le Plan Comptable Général, un véritable dédale qui empêche les entreprises d’avoir une vision claire de leur situation en France. TVA, acomptes, remises sont autant de sujets qui font l’objet de comptes dédiés, et donc fausse la lecture directe des résultats.

Il s’agit d’une nomenclature de comptes, prédéfinie, qui s’applique à toutes les entreprises.

En conséquence, la comptabilité est souvent peu parlante pour l’entrepreneur : c’est un outil utile une ou deux fois par an pour connaître la situation, mais rarement un outil de pilotage comme ça peut l’être aux USA.

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Quelle mission pour votre expert comptable ?

Selon votre statut, vous pouvez être obligé ou non de faire appel à sa prestation.

Cependant, nous pensons que dans tous les cas, il est préférable d’en engager un. Au même titre que pour la gestion de la paie.

Au delà de son apport technique dans la production de vos chiffres annuels, l’expert-comptable saura vous apporter ses conseils sur un vaste nombre de sujets, de la finance aux RH, la paie, en passant par vos investisseurs ou emprunts.

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Comment optimiser la facture de votre expert-comptable ?

Souvent, un contrat d’externalisation chez un expert-comptable comprend la saisie des écritures. C’est un poste coûteux et sans réelle valeur ajoutée pour votre expert-comptable.

Si vous êtes en mesure de lui communiquer les écritures directement, le prix de sa prestation va baisser, mais vous allez également considérablement fluidifier votre relation.

En effet, si la saisie est automatique, vous obtiendrez vos reportings beaucoup plus vite, un sérieux atout si vous avez des investisseurs ou même simplement pour suivre la santé de vos activités.

Professionnel du chiffre, votre expert-comptable est d'abord là pour conseiller votre société avant la rédaction des pièces administratives.

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Peut-on externaliser à 100% ?

Cela dépend du stade d’avancement de votre entreprise, du nombre de salariés et d’un certain nombre de paramètres, comme le volume d’écritures et le chiffre d’affaires.

Si sur de petites structures ou de jeunes pousses l’externalisation semble s’imposer, par contre, dès que la société grandit, que l'équipe se structure, elle va avoir besoin d'un département financier dédié.

Nombreuses sont les missions soumises à cet arbitrage :

• Administration des ventes
• Suivi de la comptabilité fournisseurs
• Suivi du compte client et des retards
• Traitement des validations internes (remises commerciales, paiement fournisseur, rédaction des validations etc.)
• Reportings opérationnels et comptables

Bien entendu, il n’y a pas de solution miracle : c’est avant tout l’évolution de votre activité et du volume comptable sous-jacent qui va déterminer la répartition idéale de ces tâches entre vos ressources internes et votre expert-comptable.

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Expert-comptable : la bataille entre les anciens et les modernes

Comme la plupart des métiers, l'expertise comptable vit une révolution technologique majeure, à une époque où chaque société se digitalise à grande vitesse.

Certains vont s'arc-bouter sur des solutions d’un autre âge, quand d’autres vont adopter immédiatement les outils de la nouvelle génération d’entrepreneurs avec tous les avantages qu'apporte le web et les services en ligne.

Pour évaluer la pertinence de l’offre des cabinets d'expert-comptable, commencez par évaluer sa connaissance des documents et outils que vous utilisez au quotidien, à commencer par Google Suite ou Office 365, internet. S’il comprend le message, c’est déjà un très bon point. Sachez repérer le meilleur prestataire pour votre sous-traitance.

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Alors, je fais quoi ?

Comme souvent, tout n’est ni noir ni blanc lorsqu'il s'agit d'externaliser. Notre meilleur conseil est de prendre un expert-comptable pour sa vraie valeur ajoutée, c’est-à-dire son expertise et le service de tenue des comptes.

Pour ce qui est de la saisie de vos comptes, le suivi de votre facturation (client et fournisseur), nous vous conseillons d'utiliser un logiciel de comptabilité adapté comme Sellsy.

En faisant ce choix, vous bénéficierez du meilleur des deux mondes avec les avantages de part et d'autre : une comptabilité facilitée d’une part et un accès plus direct à vos données métier d’autre part.

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Quick read : l’article en résumé

Un expert-comptable peut gérer tout ou partie de votre comptabilité.

Lui confier la saisie de toutes vos écritures n’est souvent pas la bonne solution, mais tout faire en interne n’est pas non plus une réponse satisfaisante. La meilleure solution est souvent intermédiaire.

Une relation saine et productive avec votre expert-comptable démarre par une vraie digitalisation de votre relation, comme vous pouvez l'attendre de chaque fournisseur.

Tous les experts-comptables n’ont pas cette capacité, évaluez bien son niveau de digitalisation avant de le retenir.