Pièces comptables : que concernent-elles, comment les classer et les conserver ?

Pour vous garantir d’être en règle avec l'administration fiscale, de bien réaliser votre clôture des comptes ou encore en cas de contrôle, vous devez pouvoir présenter des preuves des opérations financières liées à votre entreprise.

Ces documents justificatifs permettent de retracer les opérations comptables réalisées au sein de la société. Elles peuvent être classées en plusieurs catégories en fonction de leur nature, de leur objet et de leur importance.

Le rassemblement des pièces comptables permet ensuite à votre expert-comptable de vérifier toutes les écritures comptables pour la bonne tenue de vos grand livre et livre journal.

Comment classer ses pièces comptables ?

La récupération et le classement des pièces comptables sont des composantes incontournables de la bonne gestion d’une entreprise. Déjà, car il s’agit d’un cadre légal à respecter mais aussi car cela vous permet d’avoir une vision claire des mouvements financiers de votre société.

Avant de s’attaquer au système de classification en tant que tel, vous devez déterminer : 

• Une méthode de numérotation qui soit fiable vous permettant de suivre événement de manière chronologique
• Le format de conservation des documents : papier ou numérique

La numérotation des factures : pièce comptable incontournable

La numérotation des factures est obligatoire et doit se baser sur un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue pour chaque pièce justificative.

Si vous utilisez un logiciel de facturation conforme comme Sellsy, ce dernier se chargera de générer le code lors de l’édition de vos factures par exemple. De plus, avec Sellsy, vous pouvez également facilement exporter vos journaux de vente ou même prévoir un accès dédié à votre expert-comptable pour effectuer toute votre pré-comptabilité.

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La numérotation des autres pièces comptables

Pour d’autres justificatifs, l’apposition d’un numéro permet de lier l’enregistrement et la pièce comptable pour faciliter sa recherche. En plus de répondre au besoin de traçabilité des opérations, cela simplifie grandement le classement.

N’hésitez pas à utiliser une référence au journal impacté avant d’indiquer le numéro indiquant la position de classification : HA pour le journal des achats, OD pour celui des opérations diverses ou encore BQ pour la banque par exemple.

L’obligation légale de conservation des documents

La conservation des pièces comptables est réglementée. 

Les documents comptables doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la fin de l'exercice auquel ils se rapportent. 

Cela permet à l’administration fiscale ou à l’URSSAF par exemple de pouvoir effectuer des contrôles a posteriori.

Pour aller plus loin, l'État français met à disposition des entreprises une liste de tous les types de documents (civil, commercial, comptable, fiscal, social, etc.) avec leur durée minimale de conservation.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la conservation des documents ?

L’article 1734 du Code général des impôts détaille toutes les sanctions.

Une amende 10 000€ en cas de refus de communication des documents demandés ou de destruction de ces derniers avant les délais prescrits… sanction s’appliquant à chaque demande, à partir du moment où tout ou une partie des documents ne sont pas fournis.

De plus, si vous vous opposez à la saisie des copies des pièces justificatives, une amende de 1500€ est applicable, pour chaque document, avec un total plafonné à 50 000€.

Quelles sont les différentes pièces comptables ?

Globalement, est considéré comme une pièce comptable, tout document justifiant une opération financière dans votre entreprise (entrées et sorties d’argent mais aussi transfert de comptes bancaires). En voici quelques exemples : 

• Facture d’achat
• Facture de vente
• Note de frais
• Relevés de banque
• Bulletin de salaire
• Déclaration fiscale
• Livre journal
• Grand livre
• Livre d'inventaire

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une pièce comptable ?

La pièce comptable est un document qui permet de justifier une opération comptable. Elle doit donc comporter certaines mentions obligatoires afin d'assurer son authenticité et sa traçabilité. 

Ces mentions obligatoires varient en fonction du type de pièce comptable mais elles ont toutes pour obligation de mentionner : 

• La date de l’opération
• L’identification des parties
• La description ainsi que le montant de l’opération
• La codification pour le classement et le traitement

Par exemple, les mentions obligatoires d’une facture sont :

• La date d'émission de la facture
• Le numéro de la facture (série et numéro)
• Le nom et l'adresse du fournisseur
• Le nom et l'adresse du client
• La date de la vente ou de la prestation de service
• La nature, la quantité et le prix des biens vendus ou des services rendus
• Le mode de paiement envisagé
• La TVA, le cas échéant

Pour les notes de frais, les mentions obligatoires sont :

• La date de la dépense
• Le motif de la dépense
• Le montant de la dépense
• Les justificatifs de paiement (ticket, reçu, etc.)

Les pièces comptables doivent également être signées par les personnes habilitées à le faire, telles que le gérant, le comptable ou l'employé autorisé.