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La check-list des documents pour le bilan comptable

Sommaire

Chaque année, les entreprises ont l’obligation légale de produire des comptes annuels, qui permettent d’évaluer leur santé financière. Les comptes annuels sont constitués de trois documents : le bilan comptable, le compte de résultat, et l’annexe.

Ces trois documents sont complémentaires. Le bilan comptable permet de mesurer le patrimoine de l’entreprise à un moment précis. Le compte de résultat, quant à lui, documente l’activité de l’entreprise sur une période donnée. L’annexe, enfin, apporte toutes les précisions et données nécessaires à la compréhension des précédents documents. 

Dans cet article, nous vous donnons des clés pour comprendre le fonctionnement du bilan comptable et bien le préparer.

Les 3 points à retenir :

  • Le bilan comptable est un document qui doit impérativement être produit à la clôture de l’exercice dans le cadre des comptes annuels. 
  • Il consiste en une synthèse de l’actif et du passif de l’entreprise et permet de déterminer sa situation et son patrimoine à un moment donné, et ainsi d’évaluer sa santé financière et les stratégies de gestion en place.
  • L’établissement du bilan comptable passe par des travaux préparatoires de révision des comptes, d’inventaire et de classification d’une série de documents qui permettront de vérifier sa régularité et de la justifier en cas de contrôle.

Le bilan comptable en bref

Qu’est-ce que le bilan comptable ?

Le bilan comptable est une “photographie” de la situation et du patrimoine de l’entreprise à un moment donné

Plus concrètement, il consiste en une synthèse de l’actif et du passif de l’entreprise :

  • Le passif correspond aux ressources financières dont dispose l’entreprise. 
  • L’actif correspond à l’emploi que l’entreprise fait des ressources.

Il est obligatoire pour les entreprises (hors régime micro-social) de produire un bilan comptable à la clôture de l’exercice dans le cadre des comptes annuels. Mais elles peuvent aussi émettre des bilans comptables à des dates intermédiaires pour assurer un suivi régulier de la situation patrimoniale. A noter également : l’administration permet aux entreprises soumises au régime réel simplifié (RSI) de soumettre un bilan comptable simplifié.

Pourquoi établir un bilan comptable ?

Exigé annuellement par l’administration, le bilan comptable est intégré à la liasse fiscale et permet notamment de déterminer le bénéfice de l’entreprise. Mais il est aussi un outil précieux pour les gestionnaires de l’entreprise et leurs partenaires.

En effet, c’est grâce à lui que l’on évalue le patrimoine de l’entreprise afin de définir sa valeur financière. En tant que gestionnaire, il vous permet également d’analyser la pertinence des stratégies que vous avez mises en œuvre. Plus généralement, associé au compte de résultat et à l’annexe, il donne une idée claire de la santé financière de l’entreprise. Lorsqu’il justifie de sa solidité et de sa solvabilité, il peut devenir un outil de choix pour convaincre les banques, les partenaires ou les investisseurs (présents ou à venir).

Quelles informations figurent dans le bilan comptable ?

Le bilan comptable prend la forme d’un tableau structuré en deux colonnes : 

  • à gauche, l’actif de l’entreprise,
  • à droite, le passif.

Le principe d’équilibre entre l’actif et le passif prévaut.

Par ailleurs, on distingue dans le tableau :

  • les éléments de long terme, qualifiés de “solides”, 
  • les éléments de court terme, qualifiés de “liquides”.

Cette distinction se matérialise en deux zones, haute et basse. Les éléments solides occupent la partie haute du tableau et les éléments liquides, la partie basse. Dans le détail, les éléments sont classés par ordre croissant de liquidité.

En ce qui concerne les actifs, les éléments “solides” correspondent aux immobilisations, c’est-à-dire aux emplois permanents des ressources. Les éléments “liquides” correspondent à l’actif circulant, c’est-à-dire aux emplois temporaires des ressources. 

Pour ce qui est du passif, les fonds propres de l’entreprise constituent ses ressources “solides”. Les dettes de l’entreprise constituent ses ressources “liquides”. Schématiquement, le bilan comptable se décompose donc en quatre blocs selon la logique suivante :


A ces quatre blocs principaux s’ajoutent les charges constatées d’avance du côté de l’actif, et les provisions pour risques et charges du côté du passif.

Comment se préparer pour le bilan comptable ?

Avant de se lancer dans le bilan comptable, il est nécessaire de mettre à jour sa comptabilité et d’établir une balance rigoureuse. Ainsi, à l’approche de la clôture des comptes annuels, plusieurs tâches doivent être effectuées :

  • Terminer la saisie de l’ensemble des pièces comptables de l’exercice concerné. 
  • Effectuer différents travaux de révision des comptes :

Apurer les comptes d’attente en reclassant les opérations qui y ont été transitoirement placées.

Établir un état de rapprochement bancaire afin de justifier les comptes de trésorerie.

Justifier les comptes clients et fournisseurs :

Effectuer différents rapprochements entre les balances et grands livres généraux et auxiliaires pour vérifier la cohérence des informations.

Lettrer les comptes de tiers en rapprochant les opérations de leur dénouement.

Justifier les autres comptes de tiers (fiscaux et sociaux) en les rapprochant des justificatifs correspondants.

  • Effectuer les travaux d’inventaire comptable : inventaire matériel (immobilisations, stocks, en-cours) et évaluation de la valeur d’inventaire et des éventuelles dépréciations.
  • Préparer le dossier de travail du bilan comptable en réunissant toutes les pièces qui serviront à remplir, contrôler et justifier le bilan.

La check-list des documents pour votre bilan comptable

Pour remplir le bilan comptable, vous vous baserez sur la balance préalablement complétée, vérifiée et corrigée, avec l’appui d’une série de documents. Ces documents vous serviront à vérifier les informations que vous aurez saisies dans le bilan. Ils sont également susceptibles d’être exigés en cas de contrôle afin de justifier votre bilan. 

Voici la check list des documents nécessaires pour le bilan comptable :

  • Le tableau des filiales et participations.
  • Le tableau des amortissements, immobilisations et dépréciations.
  • L’inventaire des stocks et en-cours.
  • Le grand livre auxiliaire lettré, afin de repérer les factures fournisseurs ou clients en attente de règlement. 
  • Le tableau des échéances des créances et dettes.
  • Les justificatifs des comptes d’attente s’ils n’a pas été possible de les solder entièrement.
  • Le dernier cadrage de TVA.
  • L’état de rapprochement bancaire et les relevés bancaires correspondants.
  • Les tableaux d’emprunt et les éventuels contrats de crédit-bail.
  • L’état récapitulatif des provisions et les justificatifs afférents, notamment le tableau des créances douteuses ou irrécouvrables.

En cas de contrôle, d’autres justificatifs peuvent vous être demandés, par exemple le procès-verbal d’assemblée générale déterminant l’affectation du résultat de l’exercice précédent. Le commissaire aux comptes peut également approfondir ses vérifications en vous demandant de lui fournir des factures spécifiques, le journal de paie… Il est donc important de classer soigneusement l’ensemble des pièces et justificatifs comptables de l’exercice.

Quelles solutions pour préparer et établir son bilan comptable ?

Du fait de son importance et de sa complexité, le bilan comptable est un document pour lequel aucune place ne doit être laissée aux approximations. Établir un bilan comptable conforme demande à la fois une somme de connaissances comptables, une grande rigueur et un temps conséquent. S’atteler seul(e) à cette mission implique donc un investissement important et peut présenter des risques d’erreurs. Plusieurs solutions permettent d’éviter ces écueils.

Faire appel à un expert-comptable

A partir des justificatifs et documents comptables que vous lui fournirez régulièrement, il pourra prendre en charge l’établissement des comptes annuels.

Utiliser des solutions de gestion comme Sellsy

Par ailleurs, les solutions CRM comme Sellsy sont des outils précieux pour préparer son bilan comptable. En effet, elles facilitent le suivi régulier des écritures comptables et simplifient les opérations de contrôle et de rapprochement. Sellsy permet également un accès centralisé aux différentes pièces et écritures comptables, aussi bien pour vous que pour votre expert-comptable extérieur. 

En conclusion, l’automatisation partielle de votre comptabilité alliée à une expertise comptable pointue est la clé pour une fluidité et une sécurité optimale dans la réalisation du bilan comptable.

Pour aller encore plus loin :

Le bilan comptable : une obligation légale de l’entreprise

Les éléments clés d'un bilan comptable

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