Qu'est-ce qu'un bilan comptable : comment le réaliser, lecture et modèle

Chaque année, les entreprises ont l’obligation légale de produire des comptes annuels, qui permettent d’évaluer leur santé financière. Les comptes annuels sont constitués de trois documents : le bilan comptable, le compte de résultat, et l’annexe.

Ces trois documents sont complémentaires. Le bilan comptable permet de mesurer le patrimoine de l’entreprise à un moment précis. Le compte de résultat, quant à lui, documente l’activité de l’entreprise sur une période donnée. L’annexe, enfin, apporte toutes les précisions et données nécessaires à la compréhension des précédents documents. 

Dans cet article, nous vous donnons des clés pour comprendre le fonctionnement du bilan comptable et bien le préparer.

Les 3 points à retenir :

• Le bilan comptable est un document qui doit impérativement être produit à la clôture de l’exercice dans le cadre des comptes annuels. 
• Il consiste en une synthèse de l’actif et du passif de l’entreprise et permet de déterminer sa situation et son patrimoine à un moment donné, et ainsi d’évaluer sa santé financière et les stratégies de gestion en place.
• L’établissement du bilan comptable passe par des travaux préparatoires de révision des comptes, d’inventaire et de classification d’une série de documents qui permettront de vérifier sa régularité et de la justifier en cas de contrôle.

Le bilan comptable : définition

Qu’est-ce que le bilan comptable ?

Le bilan comptable (à ne pas confondre avec le bilan fonctionnel) est une “photographie” de la situation financière et du patrimoine de l’entreprise à un moment donné. 

Plus concrètement, il consiste en une synthèse de l’actif et du passif de l’entreprise :

• Le passif correspond aux ressources financières dont dispose l’entreprise. 
• L’actif correspond à l’emploi que l’entreprise fait des ressources.
  

Il est obligatoire pour les entreprises (hors régime micro-social) de produire un bilan comptable à la clôture de l’exercice dans le cadre des comptes annuels. Mais elles peuvent aussi émettre des bilans comptables à des dates intermédiaires pour assurer un suivi régulier de la situation patrimoniale.

À noter également : l’administration permet aux entreprises soumises au régime réel simplifié (RSI) de soumettre un bilan comptable simplifié.

Pourquoi établir un bilan comptable ?

Exigé annuellement par l’administration, le bilan comptable est intégré à la liasse fiscale et permet notamment de déterminer le bénéfice de l’entreprise. Mais il est aussi un outil précieux pour les gestionnaires de l’entreprise et leurs partenaires.

En effet, c’est grâce à lui que l’on évalue le patrimoine de l’entreprise afin de définir sa valeur financière. En tant que gestionnaire, il vous permet également d’analyser la pertinence des stratégies que vous avez mises en œuvre. Plus généralement, associé au compte de résultat et à l’annexe, il donne une idée claire de la santé financière de l’entreprise. Lorsqu’il justifie de sa solidité et de sa solvabilité, il peut devenir un outil de choix pour convaincre les banques, les partenaires ou les investisseurs (présents ou à venir).

Le bilan comptable est un outil majeur du chef d’entreprise.

Grâce aux précieuses informations qu’il contient, il est en mesure :

• D’analyser la situation globale de son entreprise sur un temps suffisamment long
• De comparer les données comptables avec les années précédentes, et, par conséquent de surveiller l’évolution de son activité
• De préparer l’avenir (futurs investissements, sauvegarde, trésorerie, R&D, etc.)

Trop souvent négligé, le bilan comptable est pourtant utile autant au dirigeant d'une entreprise qu'aux investisseurs. Ce document est à la fois une analyse de l’existant et un outil pour diriger l’avenir de son entité. Sans bilan comptable, associé à son frère jumeau le compte de résultat, il est impossible de comprendre sa propre entreprise !

Mais mal établi, il peut aussi devenir un frein considérable à, par exemple, un investissement, un prêt, un besoin en fonds de roulement, ou encore à une discussion avec des investisseurs.

La comptabilité établie en amont va être la source de ce bilan. Elle est essentielle et ses ajustements de fin d’année (opérations diverses) vont permettre d’axer la stratégie de l’entreprise pour pérenniser sa croissance.

Schématiquement, le bilan comptable est représenté sous forme de tableau composé de deux colonnes. Dans celle de gauche figure ce que l’on nomme l’actif, et dans celle de droite est mentionné le passif.

Quelles informations figurent dans le bilan comptable ?

Le bilan comptable prend la forme d’un tableau structuré en deux colonnes : 

• à gauche, l’actif de l’entreprise,
• à droite, le passif.

Le principe d’équilibre entre l’actif et le passif prévaut.

Par ailleurs, on distingue dans le tableau :

• les éléments de long terme, qualifiés de “solides”, 
• les éléments de court terme, qualifiés de “liquides”.

Cette distinction se matérialise en deux zones, haute et basse. Les éléments solides occupent la partie haute du tableau et les éléments liquides, la partie basse. Dans le détail, les éléments sont classés par ordre croissant de liquidité.

En ce qui concerne les actifs, les éléments “solides” correspondent aux immobilisations, c’est-à-dire aux emplois permanents des ressources. Les éléments “liquides” correspondent à l’actif circulant, c’est-à-dire aux emplois temporaires des ressources. 

Pour ce qui est du passif, les fonds propres de l’entreprise constituent ses ressources “solides”. Les dettes de l’entreprise constituent ses ressources “liquides”. 

Zoom sur la colonne gauche du bilan comptable : l'actif

Pour faire simple, la partie des actifs reprend les éléments en possession de l'entreprise (les biens mais aussi les créances). En son sein, seront regroupés :

• Les immobilisations incorporelles : tout ce qui est du domaine "immatériel" donc comme site internet, brevets déposés ou encore logiciels
• Les immobilisations corporelles : comme son nom l'indique et par opposition aux précédentes, il s'agit ici de ce qui a une "consistance physique" : machines, ateliers, immeubles, terrains etc.
• Les immobilisations financières : titres financiers (de participation, immobilisés), les prêts accordés à l'entreprise mais aussi les dépôts et cautionnements
• Les stocks de marchandises : cette partie intègre également les matières premières
• Les créances clients, fiscales ou sociales et encore dues à votre entreprise au moment du bilan
• La trésorerie : comptes bancaires, valeurs mobilières de placements par exemple

Tous ces éléments de l'actif doivent être représentés par odre de liquidité croissante. La liquidité d'un actif correspondant à sa capacité à être rapidement converti en monnaie.

Zoom sur la colonne droite du bilan : le passif

Le passif de l’entreprise centralise l’ensemble de ses dettes à l’égard de ses créanciers, c’est-à-dire ce qu’elle doit. Ces dettes représentent les ressources qui lui ont permis de se procurer les éléments de l’actif.

Le passif se compose de deux catégories importantes, puisqu’il s’agit des capitaux propres et des dettes, ainsi que des provisions pour risques et charges :

• Les capitaux propres énumèrent essentiellement les apports en capital social, les réserves (bénéfices non distribués à la disposition de l’entreprise), le report à nouveau (les résultats antérieurs non distribués) et le résultat de l’exercice (le bénéfice ou la perte de l’année)
• Les dettes englobent aussi bien les dettes financières (emprunts, dettes assimilées) que celles dues aux fournisseurs ou autres organismes (État, organismes sociaux, etc.)
• Les provisions pour risques et charges indiquent quant à elles l’enregistrement dans le passif des risques pesant sur l’entreprise, autrement dit les dettes probables (comme des créances douteuses)

Ces éléments inclus dans le passif du bilan doivent être présentés par ordre d'exigibilité.

Schématiquement, le bilan comptable se décompose donc en quatre blocs selon la logique suivante :

A ces quatre blocs principaux s’ajoutent les charges constatées d’avance du côté de l’actif, et les provisions pour risques et charges du côté du passif.

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Quand faut-il faire son bilan comptable ?

Votre bilan doit être réalisé à la clôture de l'exercice comptable. Cet exercice dure 12 mois mais cela n'est pas obligatoirement calé sur l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre). En fonction de votre secteur et de l'activité de votre entreprise, il est parfois plus pertinent d'avoir un exercice comptable se déroulant sur une autre période.

Les dates de l'exercice sont fixées dans les statuts de la société.

Dans les 6 mois suivants la date de clôture, les associés ou actionnaires vont ensuite devoir approuver les compte annuels lors de l'assmeblée générale annuelle. Une fois fait, le dirigeant a obligation de déposer le bilan comptable auprès du greffe du tribunal de commerce.

Pour certaines entreprises (notamment les sociétés commerciales comme les SARL, SAS, SA etc.), les comptes annuels doivent être certifiés par un commissaire aux comptes si elles dépassent trois seuils :

• 4 000 000€ de total de bilan
• 8 000 000€ de chiffre d'affaires hors taxes
• 50 salariés

Cas particulier : pour les entreprises qui se créent en cours d'année, le premier bilan comptable peut être effectué sur plus de 12 mois, afin de prendre en compte les premiers mois d'activité.

Comment se préparer pour le bilan comptable ?

Avant de se lancer dans le bilan comptable, il est nécessaire de mettre à jour sa comptabilité et d’établir une balance rigoureuse. Ainsi, à l’approche de la clôture des comptes annuels, plusieurs tâches doivent être effectuées :

• Terminer la saisie de l’ensemble des pièces comptables de l’exercice concerné. 
  

• Effectuer différents travaux de révision des comptes :

Apurer les comptes d’attente en reclassant les opérations qui y ont été transitoirement placées.

Établir un état de rapprochement bancaire afin de justifier les comptes de trésorerie.

Justifier les comptes clients et fournisseurs :

Effectuer différents rapprochements entre les balances et grands livres généraux et auxiliaires pour vérifier la cohérence des informations.

Lettrer les comptes de tiers en rapprochant les opérations de leur dénouement.

Justifier les autres comptes de tiers (fiscaux et sociaux) en les rapprochant des justificatifs correspondants.

• Effectuer les travaux d’inventaire comptable : inventaire matériel (immobilisations, stocks, en-cours) et évaluation de la valeur d’inventaire et des éventuelles dépréciations.
  

• Préparer le dossier de travail du bilan comptable en réunissant toutes les pièces qui serviront à remplir, contrôler et justifier le bilan.

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La check-list des documents pour votre bilan comptable

Pour remplir le bilan comptable, vous vous baserez sur la balance préalablement complétée, vérifiée et corrigée, avec l’appui d’une série de documents. Ces documents vous serviront à vérifier les informations que vous aurez saisies dans le bilan. Ils sont également susceptibles d’être exigés en cas de contrôle afin de justifier votre bilan. 

Voici la check-list des documents nécessaires pour le bilan comptable :

• Le tableau des filiales et participations.
• Le tableau des amortissements, immobilisations et dépréciations.
• L’inventaire des stocks et en-cours.
• Le grand livre auxiliaire lettré, afin de repérer les factures fournisseurs ou clients en attente de règlement. 
• Le tableau des échéances des créances et dettes.
• Les justificatifs des comptes d’attente s’ils n’a pas été possible de les solder entièrement.
• Le dernier cadrage de TVA.
• L’état de rapprochement bancaire et les relevés bancaires correspondants.
• Les tableaux d’emprunt et les éventuels contrats de crédit-bail.
• L’état récapitulatif des provisions et les justificatifs afférents, notamment le tableau des créances douteuses ou irrécouvrables.
  

En cas de contrôle, d’autres justificatifs peuvent vous être demandés, par exemple le procès-verbal d’assemblée générale déterminant l’affectation du résultat de l’exercice précédent. Le commissaire aux comptes peut également approfondir ses vérifications en vous demandant de lui fournir des factures spécifiques, le journal de paie… Il est donc important de classer soigneusement l’ensemble des pièces et justificatifs comptables de l’exercice.

Qui peut réaliser un bilan comptable ?

Si vous possédez en interne un service comptabilité disposant des compétences requises pour réaliser ce document, alors vous pouvez tout à fait faire réaliser le bilan par votre société. Cependant, il s'agit véritablement d'un document complexe, normé et répondant à de nombreuses exigences (comme les normes IFRS). Le recours à un expert comptable est vivement recommandé pour éviter de lourdes sanctions fiscales et administratives. À partir des justificatifs et documents comptables que vous lui fournirez régulièrement, il pourra prendre en charge l’établissement des comptes annuels.

Utiliser des solutions de gestion comme Sellsy

Par ailleurs, les solutions CRM comme Sellsy sont des outils précieux pour préparer son bilan comptable. En effet, elles facilitent le suivi régulier des écritures comptables et simplifient les opérations de contrôle et de rapprochement. Sellsy permet également un accès centralisé aux différentes pièces et écritures comptables, aussi bien pour vous que pour votre expert-comptable extérieur. 

En conclusion, l’automatisation partielle de votre comptabilité alliée à une expertise comptable pointue est la clé pour une fluidité et une sécurité optimale dans la réalisation du bilan comptable.