Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

La facture, ce document détaillant les prestations ou marchandises vendues, regroupe de nombreuses informations. En plus d’être un document informatif, elle revêt également des fonctions juridiques, commerciales, comptables et fiscales.

Ainsi, pour qu’une facture soit considérée comme valable, elle doit obligatoirement inclure certaines mentions légales. Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? Quelles sont les informations facultatives ? Et quels risques encourt le vendeur ou le prestataire en cas de non-respect des règles de facturation ? Sellsy vous propose un récapitulatif complet des obligations en matière de facturation.

Que dit la loi sur les mentions obligatoires d’une facture ?

En France, pour qu’une facture soit valide, elle doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions, sous peine d’amende. Au-delà de sa fonction commerciale, qui détaille les éléments prouvant une opération, la facture joue plusieurs rôles légalement encadrés.

Cette obligation est régie par plusieurs textes de loi, notamment Code général des impôts, annexe 2 : articles 242 nonies et 242 nonies A, qui répertorient les mentions obligatoires devant figurer sur les factures. En plus de ses fonctions juridiques, prouvant l’existence d’une transaction, la facture permet aux entreprises de justifier les charges déductibles de leur résultat fiscal. Le Code général des impôts encadre également l’aspect fiscal de la facture, en établissant les règles de facturation applicables aux assujettis, c’est-à-dire toute personne imposable en France.

De son côté, le Code de commerce précise les obligations de facturation pour « tout achat de produits ou toute prestation de service dans le cadre d’une activité professionnelle ». Cela signifie que, quelle que soit la nature de la transaction – vente ou prestation de service – et quel que soit le statut du vendeur (entreprise, indépendant, artisan, etc.), une facture doit être émise, et elle doit comporter des mentions obligatoires vérifiables. La facture est donc indispensable et joue pleinement son rôle de justificatif comptable.

Le mode de facturation évolue également vers des pratiques plus durables, avec une transition vers la facturation électronique. À partir du 1^er septembre 2026, les entreprises établies en France seront progressivement tenues d’émettre et de recevoir des factures électroniques, conformément à la loi de finances pour 2024.

Mentions obligatoires d’une facture

En France, l’article L441-9 du Code de commerce énumère les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures. Parmi les principales, on retrouve :

• Rédigée en langue française : il est possible d’émettre une facture en anglais, mais en cas de contrôle, l’administration peut exiger une traduction assermentée.
• Établie en deux exemplaires : le client reçoit l’original, tandis que l’entreprise émettrice doit conserver un exemplaire pendant 10 ans, classé chronologiquement dans un livre comptable.
• Date d’émission de la facture : la date d’émission est une mention essentielle pour formaliser la demande de paiement. Elle correspond au jour, mois et année où l’entrepreneur ou la PME informe le client des détails de la transaction.
• Numéro unique de la facture : la numérotation des factures, apparaît sur chaque page de la facture, doit suivre une séquence chronologique et continue, permettant de distinguer chaque facture émise par l’entreprise. Par exemple : « F2024-01-001 », puis « F2024-01-002 », etc.
• Date de la vente ou de la prestation de service : la facture est généralement délivrée lors de la livraison du bien ou à la fin de la prestation. Toutefois, elle peut être émise plus tard dans les cas suivants : pour une livraison de biens exonérée de TVA, lors d’une prestation de services avec TVA due par le client et lorsque plusieurs livraisons ou prestations sont réalisées pour un même client.
• L’identité du vendeur ou du prestataire de services : concernant le vendeur, il faut indiquer la dénomination sociale (ou le nom et prénom pour un entrepreneur individuel), l’adresse du siège social et de facturation (si différente), ainsi que le numéro de Siren ou Siret. Pour les sociétés, il convient d’ajouter la forme juridique, le capital social, le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants) ou le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation (pour les artisans).
• L’identité du client : la facture doit obligatoirement inclure :
  • l’identité du client, comprenant la dénomination sociale (ou le nom pour les particuliers),
  • l’adresse de facturation,
  • l’adresse de livraison si différente,
  • Pour les particuliers, l’adresse du client peut être omise si celui-ci s’y oppose, garantissant ainsi une protection de sa vie privée.
• Numéro d’identification à la TVA : Le numéro d’identification à la TVA est obligatoire sur une facture lorsque la transaction concerne des professionnels soumis à la TVA. Cette mention n’est pas requise pour les factures dont le montant total Hors taxes (HT) est inférieur ou égal à 150 €.
• Désignation et décompte des produits/services : la facture liée à une livraison de biens, une prestation de services, ou une transaction mixte doit détailler la nature, la marque et la référence des produits livrés, ainsi que les matériaux et la main-d’œuvre pour les services fournis. Cela implique de spécifier la dénomination exacte et la quantité de chaque produit ou service. Pour une livraison de biens, on mentionnera les produits; pour une prestation de services, les matériaux et la main-d’œuvre; et dans une transaction mixte, les deux éléments doivent être précisés.
• Prix catalogue : indiquer le prix unitaire HT ou le taux horaire HT pour les services fournis.
• Taux de TVA : si les opérations sont soumises à différents taux de TVA, chaque taux doit être précisé sur la ligne correspondante.
• Option pour la TVA sur les débits : opter pour le paiement de la taxe d’après les débits permet à l’entreprise de rendre la TVA exigible dès que le compte client ou de trésorerie est débité, c’est-à-dire dès l’émission de la facture, même si le paiement n’a pas encore été encaissé.
• Majoration ou réduction de prix : inclure les majorations éventuelles (frais de transport, d’emballage, etc.) ainsi que les réductions de prix (remises, ristourne ou rabais) appliquées à la transaction.
• Somme totale à payer HT et toutes taxes comprises (TTC) : il s’agit du montant total avant et après application de la TVA. Le prix HT est d’abord calculé, puis la TVA est ajoutée pour obtenir le montant TTC.
• Date d’échéance du paiement : indiquer la date limite de paiement ou le délai accordé, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ainsi que les taux de pénalités applicables en cas de retard ou de non-paiement.
• Garantie légale de conformité d’une durée minimale de 2 ans : Depuis le 1^er juillet 2021, les factures doivent obligatoirement mentionner l’existence et la durée minimale de deux ans de la garantie légale de conformité pour certaines catégories de biens, conformément au décret du code de la consommation en vigueur.

Mentions facultatives d’une facture

Les mentions facultatives sur une facture sont des informations supplémentaires qui ne sont pas exigées par la loi. En voici quelques exemples :

• Logo de l’entreprise : ajouter le logo sur la facture permet de renforcer l’image de marque et d’identifier rapidement votre société.
• Mode de paiement : ajouter le détail des modalités de paiement (virement, chèque, carte de crédit, etc.), n’est pas exigé par la loi, mais peut être utile pour le client.
• Acomptes versés : l’indication des acomptes déjà payés par le client est facultatif, mais cela permet de rappeler le solde restant dû.
• Conditions générales de vente : elles peuvent être mentionnées sur la facture pour éviter tout malentendu sur les modalités d’exécution de la transaction.
• Référence du devis : lorsqu’une entreprise utilise des devis préalables, il est alors courant d’ajouter la référence du devis correspondant à la facture.
• Numéro du bon de commande : il est obligatoire si l’acheteur a établi un bon de commande. Ce numéro ne doit pas être confondu avec le numéro de facture, qui est établi par le vendeur. Le numéro du bon de commande permet d’identifier une commande passée auprès du vendeur.

Sanctions en cas de violation des règles de facturation

Que se passe-t-il si le vendeur ou le prestataire de services n’effectue pas sa facturation ? Selon le Code de commerce, l’amende peut atteindre 75 000 € pour une entreprise individuelle et jusqu’à 375 000 € pour une société.

Quelles pénalités sont prévues en cas d’anomalies dans les factures ? En cas d’omission ou d’inexactitude dans les mentions obligatoires, les entreprises encourent une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou incorrecte, avec un plafond de 25 % du montant total de la facture. Si l’adresse ou l’identité du client ou du fournisseur sont dissimulées ou modifiées, l’amende est égale à 50 % du montant total des factures concernées.

Quelle est la sanction prévue en cas d’émission d’une facture fictive ? Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsqu’il s’agit d’une vente ou prestation de services fictive.

Mentions particulières à appliquer dans les cas spécifiques

Quand ajouter des mentions particulières sur une facture ? Certaines situations spécifiques, telles que l’exonération de TVA ou l’exercice d’activités réglementées, nécessitent l’ajout de mentions particulières sur les factures afin de respecter les obligations légales en vigueur.

Artisans, commerçants inscrits au RCS et micro-entrepreneurs

L’article 22-2 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 impose aux artisans, ainsi qu’aux très petites entreprises, d’indiquer sur leurs devis et factures les détails de leur assurance professionnelle obligatoire, y compris les coordonnées de l’assureur et la zone géographique couverte par le contrat.

Adhésion à un organisme de gestion fiscale agréé

Les centres de gestion agréés (CGA) et les associations agréées (AA) sont des structures mises en place pour aider les professionnels à gérer leur comptabilité et leur fiscalité. Les vendeurs ou prestataires qui en sont membres bénéficient de certains avantages fiscaux. En contrepartie, ils doivent mentionner sur leurs factures : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

Entreprises exonérées de TVA

Si vous vendez des biens ou des services exonérés de TVA, il n’est pas obligatoire d’immatriculer votre entreprise au registre du commerce et des sociétés. Comment être exonéré de TVA ? Pour être éligible au régime d’exonération de TVA, votre chiffre d’affaires annuel doit rester en-dessous de 91 900 € pour les livraisons de biens ou de 36 800 € pour les prestations de services. Les entreprises qui facturent sans TVA (hors taxes, HT) doivent obligatoirement inscrire la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI » sur la facture.

Autoliquidation de la TVA

L’autoliquidation de la TVA s’applique notamment aux sous-traitants du secteur du bâtiment (BTP) ou lors de transactions internationales. Dans ce cas, le sous-traitant ne collecte ni ne déclare la TVA. La facture doit alors inclure la mention « auto-liquidation de la TVA » pour indiquer que la TVA n’est pas facturée, et que l’acheteur (l’entreprise principale) est responsable de sa déclaration. Il est également nécessaire de préciser que le montant est « hors taxe » (HT) pour se conformer aux obligations légales.

Autofacturation

L’autofacturation (self-billing) est un cas particulier où le client émet lui-même la facture à la place du vendeur ou du prestataire. Ce procédé est souvent utilisé dans le cadre de contrats de sous-traitance ou de vente de produits agricoles. La facture émise par autofacturation doit comporter toutes les mentions obligatoires et préciser qu’il s’agit d’une autofacturation.

Eco-participation DEEE

En France, lors de l’achat de produits ou d’équipements électroniques (comme des ordinateurs ou des télévisions) ou de meubles, la facture doit inclure une mention spécifique appelée « éco-participation DEEE » (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques). Conformément au Code de commerce, le coût de la gestion des déchets doit être intégré dans le prix unitaire hors taxe et apparaître clairement sur la facture. Il ne s’agit pas d’une taxe, mais bien d’un système de financement collectif reversé à des organismes de recyclage.

Facturation électronique

Dans le cadre d’une évolution progressive vers la facturation électronique en France, deux échéances clés sont à retenir :

Depuis le 1er juillet 2024, le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022  impose de nouvelles mentions obligatoires sur les factures : numéro Siren/Siret, adresse de livraison (si différente), type d’opération (livraison de biens, services, ou mixte), et option de paiement de la TVA selon les débits.

D’ici au 1er septembre 2026, les factures devront être sécurisées par une signature électronique qualifiée et respecter des formats numériques pour prévenir la fraude (prévue par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 et la loi de finances pour 2024).