Date d’échéance d’une facture : qu’est-ce que c’est et comment la fixer ?

La date d’échéance d’une facture, c’est tout simplement la date limite à laquelle le paiement doit intervenir. Elle représente le délai de paiement accordé par l’émetteur de la facture.

Mais savez-vous vraiment ce qu’elle implique ? Vous vous posez peut-être des questions comme : « C’est quoi la date d’échéance d’une facture ? » ou encore « La date d’échéance est-elle obligatoire ? ».

Dans cet article, nous répondrons à toutes ces questions et vous expliquerons pourquoi cette mention est un pilier central dans la facturation.

Qu’est-ce que la date d’échéance d’une facture ?

Par définition, la date d’échéance correspond au délai de paiement accordé par un professionnel à son client dans le cadre d’une transaction commerciale. Qu’il s’agisse d’une vente ou d’une prestation de service, cette mention est obligatoire et doit figurer sur la facture associée.

La date d’échéance facilite également les relations commerciales entre les parties. Elle permet au client de connaître clairement le délai qui lui est accordé pour régler la facture, tandis qu’elle offre au fournisseur ou au prestataire un repère précis pour initier une procédure de recouvrement en cas de retard de paiement.

À ne pas confondre avec la date d’émission de la facture, qui correspond au jour où celle-ci a été établie et communiquée au client. La date d’échéance, quant à elle, indique le moment où le paiement est attendu par l’entreprise émettrice.

Importance de la date d’échéance d’une facture

En quoi la date d’échéance est-elle importante ? Pour y répondre, posons-nous la bonne question : la date d’échéance est-elle obligatoire sur une facture ?

La réponse est oui : la date d’échéance est une mention obligatoire qui doit figurer sur toutes les factures émises par une entreprise. Cette exigence légale ne se limite pas à une simple formalité administrative, elle facilite également la gestion financière.

Pour l’entreprise, la date d’échéance est un outil indispensable pour anticiper ses flux de trésorerie, identifier les éventuels retards de paiement et maintenir une vision claire sur sa santé financière.

Du côté du client, la présence de la date d’échéance sur la facture et dans les Conditions Générales de Vente (CGV) formalise son engagement. Elle fixe un délai clair, éliminant toute ambiguïté et facilitant la planification de ses paiements.

En résumé, la date d’échéance pose un cadre clair et transparent qui renforce la relation entre les parties, en créant une base solide pour des collaborations futures.

Que dit la loi sur la date d’échéance ?

Comme nous l’avons vu précédemment, la date d’échéance est une mention obligatoire sur une facture.

La loi confirme cette obligation en l’incluant dans les informations essentielles devant figurer sur tous les types de factures. Ainsi, l’émetteur de la facture est tenu de l’indiquer. L’article L441-9 du Code de commerce précise d’ailleurs que : « La facture mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir. ».

Concernant le délai de paiement légal, il est par défaut fixé à 30 jours après la réception des biens ou l’achèvement des services commandés. Toutefois, entre professionnels, ce délai peut être négocié dans le cadre d’un contrat et prolongé jusqu’à 60 jours après la date d’émission de la facture. C’est l’article L441-10 du Code de commerce qui encadre ces délais de paiement.

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Comment fixer la date d’échéance ?

Déterminer quelle date d’échéance mettre sur une facture peut sembler complexe, car ces délais sont souvent négociables et se calculent de différentes manières. Voici nos méthodes simples pour savoir comment calculer la date d’échéance d’une facture :

• Paiement comptant : dans le cas d’un paiement immédiat lors de la livraison ou à la finalisation de la prestation de services, la date d’échéance peut être inférieure à 30 jours.
• Délai par défaut : Si aucune négociation n’a eu lieu entre les parties, le délai appliqué par défaut est de 30 jours après la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée.
• Délai de 45 jours fin de mois (méthode 1) : dans ce cas, on applique la fin du mois au cours duquel la facture a été émise, auquel on ajoute 45 jours.

Par exemple : une facture est émise le 15 mars 2024, on ajoute 45 jours à partir du 31 mars 2024, et l’acheteur a jusqu’au 15 mai 2024 pour régler la facture.

• Délai de 45 jours fin de mois (méthode 2) : ici, on applique la fin du mois sur lequel on tombe après avoir ajouté un délai de 45 jours à la date d’émission de la facture.

Par exemple : une facture est émise le 15 mars 2024, on ajoute 45 jours à partir du 15 mars 2024, et l’acheteur a jusqu’au 30 avril 2024 pour régler la facture.

• Délai maximum autorisé : la loi impose un délai maximum de 60 jours à partir de la date à laquelle la facture a été émise.

Dans le cas particulier d’une entreprise soumise au régime de franchise de TVA, le délai de paiement ne doit pas excéder 90 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Sanctions en cas de non-respect de la date d’échéance

Si le client ne règle pas la facture à la date d’échéance, il s’expose à l’application de pénalités de retard ainsi qu’au paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 € destinée à couvrir les frais de recouvrement, à verser au fournisseur. L’entreprise risque aussi une amende administrative si elle ne respecte pas les règles de facturation.

Pénalités de retard

Les pénalités de retard peuvent être appliquées sans qu’un rappel de paiement ne soit nécessaire de la part de l’entreprise créancière. Toutefois, elles doivent obligatoirement être mentionnées dans les Conditions Générales de Vente (CGV).

Le calcul des pénalités de retard s’effectue sur le montant TTC de la facture, en appliquant un taux d’intérêt basé sur le taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE). Ce taux varie à chaque semestre et ne peut être inférieur à 14,76 %.

Astuce : voici la formule pour calculer des pénalités de retard = (Montant impayé x Taux d’intérêt x Nombre de jours de retard) ÷ 365.

Frais de recouvrements

Une indemnité forfaitaire de 40 € peut être réclamée au client en cas de non-paiement pour couvrir les frais de recouvrement. Cette indemnité doit obligatoirement figurer dans les Conditions Générales de Vente (CGV). Elle ne s’applique qu’une seule fois, quel que soit le nombre de jours de retard, contrairement aux pénalités de retard qui sont calculées quotidiennement.

Absence de mention de la date d’échéance sur une facture

Lorsqu’il n’y a pas de date d’échéance sur la facture, ni les pénalités de retard ou encore la mention de l’indemnité forfaitaire ; une amende administrative peut être infligée par l’administration fiscale, en raison du caractère obligatoire de ces mentions.

• Pour une entreprise individuelle (EI) : une amende de 75 000 €, portée à 150 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la date où la première sanction est devenue définitive.
• Pour une société : une amende de 2 millions €, portée à 4 millions € en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la date où la première sanction est devenue définitive.

7 conseils pour maîtriser les dates d’échéance de vos factures

Pour éviter les retards de paiement, suivez ces conseils pratiques pour une gestion efficace de cette mention obligatoire sur vos factures :

• Informez clairement le client : communiquez proactivement toutes les informations liées aux conditions de paiement, notamment le délai accordé.
• Établissez vos factures rapidement : émettez vos factures dans les meilleurs délais en y mentionnant clairement la date d’échéance.
• Rédigez des Conditions Générales de Vente (CGV) transparentes : soyez précis sur vos règles concernant les retards de paiement.
• Envoyez des rappels de paiement : programmez des rappels, idéalement automatiques, quelques jours avant l’échéance pour prévenir les oublis.
• Assurez un suivi : en cas de retard, contactez le client dès le lendemain de l’échéance. Notez chaque échange téléphonique et demandez des preuves des démarches annoncées (paiement en cours, chèque envoyé, virement effectué, etc.).
• Fixer une date d’échéance adaptée : puisque le délai est négociable, ajustez-le en fonction de la situation financière de votre client pour éviter tout problème.
• Utiliser un logiciel de facturation : automatiser le calcul de la date d’échéance pour optimiser la gestion de vos factures au quotidien.