Retard de paiement en entreprise : quelles sont ses conséquences et comment y faire face ?

Le retard de paiement en entreprise est un phénomène qui touche de nombreuses sociétés et qui peut avoir des conséquences importantes. En effet, les retards de paiement peuvent entraîner des difficultés de trésorerie pour les entreprises, engendrent des pénalités de retard et des intérêts, et peuvent même mettre en péril la survie de certaines activités.

Dans cet article, nous aborderons les causes et les conséquences du retard de paiement en entreprise, et nous présenterons également des solutions pour y remédier.

Impact du retard de paiement sur les entreprises

Avec plus de 12 jours de retard de paiement pour ses entreprises, la France n’est pas la championne du délai de règlement. C’est le constat établi par le bilan 2023 du médiateur des entreprises Pierre Pelouzet.

Les conséquences des retards de paiement sur la trésorerie

La première conséquence pour l’entreprise qui n’encaisse pas à temps ce qu’on lui doit est bien entendu le déficit de trésorerie. Chaque paiement non enregistré dans les temps représente autant d’argent qui ne sont pas dans vos caisses. Pour de jeunes entreprises où chaque centime compte, c’est la survie complète de l’activité qui entre en jeu.

D’un autre côté, les pénalités, les intérêts moratoires et les conséquences sur le crédit fournisseur sont autant de conséquences néfastes pour la société en retard. Outre le fait que les taux d'intérêts soient souvent élevés, les pénalités peuvent être très importantes. De plus, les retards de paiement peuvent avoir des conséquences sur les relations avec les fournisseurs, qui peuvent mettre en place des délais de paiement plus courts ou demander des avances de trésorerie.

Une mauvaise gestion des retards de paiement peut donc avoir un impact négatif sur la trésorerie et la réputation de l'entreprise. Il est donc important de mettre en place des procédures de suivi des factures et de paiement pour éviter les retards de paiement et de s'assurer du respect des délais de paiement.

Calcul des pénalités de retard

Tout d'abord, il est important de comprendre ce que sont les pénalités de retard. Comme leur nom l’indique, elles sont appliquées lorsque le paiement d'une facture n'est pas effectué dans les délais impartis. Le montant est alors généralement basé sur un pourcentage du montant total de la facture, augmenté chaque jour ou chaque semaine en fonction du taux d'intérêt et du nombre de jours de retard.

Le calcul des pénalités de retard peut être effectué de différentes manières, en fonction des termes et conditions spécifiques convenus entre l'entreprise et son client.

Dans certains cas, les pénalités peuvent être calculées à partir de la date d'échéance de la facture, tandis que dans d'autres, elles peuvent être calculées à partir de la date de livraison ou de la date de réception des biens ou services.

Quels sont les taux de pénalités de retard ?

Tout d’abord, les pénalités de retard, et leurs conditions d’application doivent être clairement indiquées dans vos CGV (conditions générales de vente). Ensuite, le taux de ces pénalités dépend d’abord du taux directeur de la banque centrale européenne (BCE). Ce taux change tous les semestres :

• Durant le deuxième semestre : correspond au taux directeur de la BCE en vigueur au 1er juillet de l’année en cours auquel on vient ajouter 10%. Par exemple, au deuxième semestre 2023, le taux de la BCE était de 4%. Donc 4 + 10 = 14% pour le taux des pénalités.
• Au cours du premier semestre, il correspond au taux de la BCE en vigueur au 1er janvier de l’année en cours auquel on ajoute 10%.

Le taux des pénalités ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal du 1er trimestre de l’année en cours.

En plus des pénalités de retard, une indemnité de recouvrement de 40€ peut être incluse. Cependant, elle s’applique à la facture totale et non à chaque jour de paiement. Pour autant, elle est applicable à chaque facture payée en retard mais elle n’est pas prise en compte dans le calcul des amendes de retard.

Recouvrement des montants impayés

Séparons déjà deux phases :

• La phase de relance
• La phase de recouvrement

Pour éviter d’arriver jusqu’au recouvrement, vous allez d’abord mettre en place une phase de relance pour facture impayée. Cette phase doit vous permettre de réduire au maximum le risque de ne pas être payé et donc d’arriver au recouvrement.

La phase de recouvrement, elle, commence lorsque toutes les relances ont échoué et que le recouvrement à l’amiable est impossible. Dans ce cas, vous allez déclencher une procédure judiciaire pour réclamer ce qui vous revient. En France, trois procédures de ce type existent :

• L’injonction de payer : appropriée pour les faibles montants et lorsque le débiteur n’apporte aucune contestation
• Le référé-provision : permet d’obtenir rapidement une partie des sommes réclamées. Si le débiteur persiste à ne pas honorer sa dette, le créancier peut alors saisir les biens de son client par l'intermédiaire d'un huissier. Puis, il se paie sur le produit de leur vente grâce à la saisie-vente.
• L’assignation en paiement : le procès traditionnel qui se déroule de manière contradictoire. Par conséquent, il s'agit d'une procédure en justice plus longue et plus coûteuse. Elle s’emploie habituellement lorsque l’entreprise ne peut appliquer l'injonction de payer ou le référé-provision. En outre, soulignons que ce processus nous semble moins adapté à la réalité des entreprises, en particulier pour celles de petite taille qui présentent une situation financière précaire.

Législation sur les retards de paiement

On distingue deux manières de gérer les retards de paiement en fonction de si vous êtes engagé dans un litige en France ou avec une entreprise extérieure à l’Hexagone.

Délais légaux de paiement en Europe

L’entreprise est établie dans un pays de l’UE et une autre société exerçant dans le même pays doit de l’argent

En France, sauf suivant un accord particulier entre les parties, le délai de règlement entre les entreprises est fixé à 30 jours à partir de la date de réception de la livraison ou de l’exécution d’une prestation.

Cependant, même avec un accord, le délai maximum ne peut dépasser les 60 jours à partir de la date d’émission de la facture. Il reste toutefois possible, par dérogation et avec un contrat convenu entre les parties, d’obtenir un délai maximal de 45 jours fin de mois à compter de la date de création de la facture.

En fonction des secteurs, des particularités peuvent aussi s’appliquer comme pour l’alimentation/les boissons, l’horlogerie/bijouterie/joaillerie/orfèvrerie, les transports ou encore les jouets. L’État français met à disposition une liste complète de toutes les particularités sur son site.

L’entreprise est établie dans un pays de l’UE et une autre société exerçant dans un autre pays de l’UE doit de l’argent

Prenons maintenant le cas où vous êtes en France mais l’entreprise qui vous doit de l’argent se trouve dans un autre pay de l’UE.

Dans ce cas là, il s’agira de la législation choisie par les parties concernées qui s’appliquera (à préciser notamment dans vos CGV).

Si aucun choix particulier n’a été fait, alors ce sont les règles du pays dans lequel le créancier réside habituellement qui s’appliqueront. Ceci est valable tant pour la vente de marchandises que pour les prestations de services.

Indemnités de retard selon le pays de l’UE

Pour les pays de l’UE, au 1er janvier 2024 et jusqu’au 30 juin 2024, voici le taux d’intérêt légal qui s’applique, notamment si aucun taux n’a été convenu à l’avance dans vos CGV par exemple.

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L’Union européenne met à disposition des entreprises un calculateur automatique pour définir notamment les intérêts.

Comment éviter les retards de paiement ?

Pour a minima réduire au maximum les risques de retard, plusieurs bons réflexes sont à mettre en place. On pourra même parler d’adopter une culture du cash. Il s’agit ici de faire en sorte que cette dernière soit saine en mettant en recourant à des gardes fous et des processus rigoureux de contrôle et suivi.

Les bonnes pratiques avant la facturation

On peut séparer ces pratiques en deux blocs distincts pour jouer sur plusieurs choses.

Contrôler le risque client

• Analyser la solvabilité des prospects et des clients : étude sur la santé financière, outil de scoring, consultation de bases de données en ligne (comme Papers) avec accès aux données publiques des sociétés comme les comptes de résultat, les sanctions appliquées par Bercy s’il y en a eu etc…
• Définir des limites d’encours par clients et paramétrer des alertes pour détecter à temps les situations à risque : pour cela, vous pouvez par exemple passer par un prestataire externe, disposant de beaucoup données historiques qui pourra vous conseiller par exemple de ne pas dépasser une certaine somme d’encours avec un client particulier en fonction de l’analyse de risque que le prestataire aura effectuée. Vous pouvez également vous baser sur votre propre relation avec vos clients, notamment lorsqu’il s’agit de contrats récurrents.
• Rédiger correctement les CGV et documents contractuels : cadrez vos paiements pour éviter les objections sur les conditions en cas de litige.

Faciliter le paiement aux clients

• Inciter à payer au bon moment : c’est-à-dire à l’échéance de la facture grâce à une plateforme de paiement sécurisée accessible directement depuis les mails de confirmation/relance.
• Proposer différents moyens de paiements à vos clients : prélèvement automatique sur du paiement récurrent, carte bancaire, e-virement etc. L’idée est de faciliter le processus de paiement pour diminuer le risque de retard et d’arriver jusqu’aux relances.

Les bonnes pratiques après la facturation

Voyons maintenant comment gérer efficacement tout ce qui touche au cycle de relance pour éviter l’impayé et la procédure de recouvrement.

Suivre efficacement le post clients

• Suivre les bons KPIs (indicateurs de performance) : le délai moyen de paiement global et par client ou groupe de clients, la balance âgée, l'encours clients, le prévisionnel d’encaissement… L’idée est de pouvoir suivre et mesurer tout ce qui touche à vos délais de paiement pour agir sur les bonnes étapes.

Maîtriser l’art de la relance clients

• Relancer systématiquement à chaque retard de paiement constaté : ne laissez rien passer ! La survie de votre entreprise en dépend peut-être.
• Personnaliser les relances : indiquer toutes les factures en retard dans un seul mail plutôt qu’un mail par facture et ajouter en PJ du mail de relance les PDF des factures concernées.
• Varier les canaux de communication : le mail pour les premiers niveaux de retard, puis le téléphone pour connaître les raisons du retard, enfin les courriers (simple puis avec AR) qui sont plus formels.
• Automatiser l’envoi des relances : l’idée est de gagner encore du temps et de ne surtout pas oublier une relance.
• Intégrer l’équipe commerciale dans une étape de relance : les commerciaux connaissent bien le client et c’est un autre point de contact. Certaines entreprises vont même jusqu’à mettre en place une variable au CA encaissé et non facturé.

Autres solutions

Vous pouvez aller encore plus loin en appliquant ces quelques autres conseils :

• Souscrire une assurance-crédit : cela vous évitera de gérer les étapes administratives et de suivi. Cette dernière vous protègera des risques d’impayés avec des experts chargés d’évaluer vos clients et de recouvrer vos impayés. En cas de non aboutissement du recouvrement, l’assurance crédit vous indemnise.
• Demander un acompte : Cela vous permettra d’obtenir déjà une première partie de paiement avant d’enclencher l’exécution de votre prestation. C’est l’assurance de ne pas commencer à travailler “gratuitement”.

Découvrez 25 bonnes pratiques pour limiter les retards de paiement

Éviter les retards de paiement avec Sellsy

À titre d’exemple, avec une solution logicielle telle que Sellsy, vous créez des plans de relance en quelques clics. Vous incluez des informations comme :

• le repérage de la date d’échéance de votre facture
• le nombre de jours par rapport à la date de la pièce ;le nom de la relance
• les coordonnées du destinataire, etc.

Vous personnalisez à votre convenance les relances automatiques pour chaque client. Vous définissez ainsi diverses méthodes de relance pour des typologies de clients différentes, tout en restant en conformité avec les délais légaux en matière de contentieux. Vous pilotez toutes vos actions dans le respect de votre relation client.

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