Facture d'acompte : son utilité pratique pour votre entreprise et ses mentions obligatoires

Vous vendez des biens ou des services ? Savez-vous que vous n’avez pas à attendre la réalisation complète de la prestation ou la livraison pour obtenir le paiement du client ? Vous pouvez lui demander un versement anticipé d’une partie du montant total de la vente. Il s’agit d’un acompte.

Dans ce cas, l’émission d’une facture d’acompte s’impose. Avant de vous lancer, voici tout ce que vous devez connaître sur ce type de pièce comptable. Quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer ? Comment la rédiger ? Comment fonctionne la TVA sur les acomptes ? Quelles erreurs éviter ? Quels avantages présente ce type de facture ?

Qu’est-ce qu’une facturation d’acompte ?

La notion d’acompte revêt un sens bien particulier, tout comme la facture d’acompte, la pièce qui sert de support pour réclamer le paiement de l’avance de trésorerie. 

L’objectif de l’acompte pour une entreprise dans le cadre de la relation commerciale

Le fournisseur ou le prestataire de services demande à son client un acompte financier dans plusieurs situations de la vie de l’entreprise. Citons les cas de figure comme :

• un devis au montant élevé ;
• quand la commande entraîne l’achat de matières premières coûteuses ou la réalisation d’une réservation ;
• pour une commande qui exige beaucoup de temps de préparation ;
• pour s’assurer de la solvabilité d’un nouveau client lors du premier achat ;
• etc.

L’acompte à la commande poursuit plusieurs objectifs. Tout d’abord, il sécurise le fournisseur en engageant le client et réduit le risque d’impayés. En effet, la solvabilité du client se vérifie avec sa capacité à régler la somme demandée. L’acompte permet également de limiter les avances de trésorerie de l’entreprise qui perçoit le versement, car il couvre les frais initiaux liés à la prestation ou à la production de biens.

Le montant de l’acompte peut s’exprimer en pourcentage du total de la commande. Il peut aussi correspondre à une somme convenue entre le fournisseur et son client.

Définition de la facture d’acompte obligatoire émise par une entreprise à un client

De nombreux types de factures existent. Facture acquittée, facture classique, facture proforma, facture d’avoir, etc., et à chaque terme correspond un usage précis. La facture d’acompte ne fait pas exception.

Si un fournisseur perçoit un acompte d’un client, il a l’obligation d’établir une facture d’acompte. Elle constitue la demande de paiement partiel pour une transaction commerciale ou une commande avant sa réalisation complète et sa livraison. C’est la preuve comptable que l’entreprise acheteuse a bien versé un acompte. Que le client soit assujetti à la TVA ou non, la facturation d'acompte est obligatoire. L’article 289 du Code général des impôts le stipule.

Quand le client paye un acompte, le montant de celui-ci se déduit ensuite du montant total de la transaction lors du règlement final. Une fois la prestation complète, ou le bien livré, l’entreprise qui vend émet la facture finale ou facture de solde.

Facturation d’acomptes : les éléments obligatoires à mentionner par le fournisseur

Toute facture comporte des mentions obligatoires. Les factures d’acompte n’échappent pas à cette règle. Elles doivent inclure certains éléments obligatoires afin de respecter la conformité comptable et fiscale. Ces informations peuvent varier d’un pays à l’autre. C’est donc essentiel de suivre les réglementations spécifiques à la juridiction dans laquelle exerce l’entreprise.

Voici les informations à mentionner sur une facture d’acompte en France :

• La mention « facture d’acompte ».
• La date d’émission de la facture.
• Le numéro de la facture : afin de faciliter son identification et la gestion des transactions, chaque facture d’acompte affiche un numéro unique. Il doit suivre la série chronologique des autres factures.
• La référence au devis correspondant : par exemple « acompte de X % sur le devis XXX ».
• Les informations sur le fournisseur : elles comprennent le nom ou la raison sociale, l’adresse postale complète, le numéro de téléphone, les numéros de SIREN et de TVA le cas échéant.
• Les informations sur le client : ce sont les mêmes que pour le fournisseur, sauf le SIREN et la TVA.
• Les détails de la transaction commerciale : quantité, prix unitaire, spécifications techniques, etc. Les biens ou services pour lesquels l’entreprise demande un acompte font ici l’objet de précisions claires.
• Le montant de l’acompte : en HT et TTC, il s’exprime en général en pourcentage du montant total de la transaction. Par exemple, il peut s'élever à 30 % du montant de la commande.
• Les modalités de paiement : virement bancaire, chèque, etc., le mode de paiement ainsi que les coordonnées nécessaires pour l’effectuer figurent sur la facture.
• La date d’échéance du paiement.

Les informations relatives à la TVA : elles peuvent inclure le taux de TVA applicable, le montant de la TVA calculée sur l’acompte, etc.

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Quels avantages présentent les factures d’acompte pour l’entreprise qui vend ?

Non seulement la facture d'acompte revêt un caractère obligatoire dès lors que l’entreprise exige le paiement d’une avance. Mais, en plus, c’est un document administratif qui comporte des atouts bien spécifiques pour le pilotage de l’activité et la gestion de trésorerie.

Une optimisation de la gestion de la trésorerie et de l’encours client

La facture d’acompte permet l’obtention d’un versement partiel avant la livraison du bien ou du service. Elle garantit ainsi l’amélioration du flux de trésorerie de l’entreprise et participe à couvrir les frais associés à la réalisation du projet ou des travaux. Côté client, ce type de facture offre l’avantage de répartir le montant total de la transaction en plusieurs paiements. Ainsi, il évite de devoir débourser une grosse somme d’argent d’un coup.

Facturation d’acomptes, une réduction des risques financiers grâce à l’avance de trésorerie obtenue

Avec une facture d’acompte, le client est moins enclin à esquiver le paiement d’une commande ou à l’annuler avant l’échéance. Dans le cas où toutefois, ce type d'évènement arriverait, les entreprises récupèrent une partie des frais engagés depuis la création de la commande, grâce aux acomptes réglés.

Le paiement d’un acompte, un engagement commercial fort du client au-delà du devis

Votre client accepte dans le contrat ou lors de la signature d’un devis ou d’une commande, le paiement d’un acompte ? Il manifeste ainsi son engagement et son intention de poursuivre le projet et la transaction commerciale. La confiance entre les deux parties se renforce avec les factures d’acomptes.

La facture d’acompte, un outil pour la gestion et la planification des ressources

Que ce soit en termes de main-d’œuvre, d’équipements ou de matières premières, l’acompte facilite la planification des ressources d’une entreprise. Avoir une visibilité sur les paiements à venir contribue à optimiser l’organisation des projets ou des travaux, dès la passation du contrat ou de la commande client.

TVA sur facture d’acompte : comment ça marche ?

Les règles de TVA évoluent régulièrement et c’est le cas pour la TVA sur les acomptes. Pensez à mettre à jour votre logiciel de facturation ou à adopter un outil comme Sellsy. Nous profitons de cet article pour réaliser un point sur la gestion de la TVA sur les acomptes perçus et sur les factures d’acompte.

Vente d’un bien ou prestation de service : rappel de l’exigibilité de la TVA

Retour aux règles de base de l’administration fiscale ! La TVA devient exigible au moment de la livraison d’un bien. Pour ce cas des biens, cette date coïncide donc avec celle du fait générateur.

Quant aux prestations de service, d’une part le fait générateur intervient le jour où la prestation est réalisée. D’autre part, la date d’exigibilité correspond alors à celle à laquelle l’entreprise encaisse la facture, sauf si elle a opté pour la TVA sur les débits. Dans ce dernier cas, c’est le jour de la facturation.

Quelles sont les obligations en matière de TVA sur acompte ?

Les textes précisent que lorsque l’émission de la facture intervient avant le fait générateur d’une vente, services ou biens, c’est un acompte. La facturation d’un acompte pour du service entraîne toujours l’exigibilité de la TVA pour le fournisseur qui émet la facture.  

Pour les ventes de biens, la loi de finances pour 2022 a modifié le fonctionnement. Ainsi, depuis début 2023, dès lors qu’un paiement d’acompte intervient, la TVA sur une opération de livraison de biens devient également exigible à ce moment. Cette évolution des textes en France en matière de TVA correspond à une mise en conformité avec les dispositions européennes.

Comment gérer la TVA sur vos factures d’acompte du fait des obligations fiscales ?

Dès lors que les éléments qui font l’objet de la facture rendent la TVA exigible, la TVA doit figurer sur la facture d’acompte. Du fait des changements intervenus depuis début 2023, désormais toutes les factures émises pour des acomptes doivent comporter de la TVA : biens comme prestations de service.

Comment faire une facture d’acompte efficace en dehors des mentions obligatoires ?

Penser à insérer chaque mention obligatoire sur sa facture d’acompte, c’est essentiel, mais vous pouvez faire mieux ! La facture reste un support de communication entre les entreprises et leurs clients. Autant l’utiliser comme tel, au-delà de sa fonction comptable et financière.

Les conseils pour la mise en page de vos factures en cas d’acomptes

Les factures d’acompte demandent de la clarté, de la lisibilité et de la structure. Elles doivent se comprendre facilement. Pour y parvenir, le plus simple reste d’utiliser un modèle de facture, ou mieux, un logiciel de facturation. Ce type d’outil vous évite les faux pas et vous assure d’être en conformité avec la réglementation fiscale. En outre, les solutions de facturation comportent souvent des services de personnalisation bien utiles pour chaque entreprise.

La personnalisation de la facture d’acompte en tant que document de communication de l’entreprise 

Afin de rendre l’ensemble plus lisible et pour plus d’harmonie avec la marque de l’entreprise, la facture intègre son logo et ses couleurs de prédilection. Si l’entreprise possède une charte graphique, elle s’en sert pour la création d’un modèle de facture en ligne. Ainsi, elle reste cohérente par rapport au style des documents utilisés en communication. Facture d'acompte, facture de solde et devis affichent ainsi le même design, souvent sur fond blanc.

Un rédactionnel irréprochable pour chaque facture en émission

Utilisez un langage clair et professionnel. Tout doit être limpide et les termes évitent de prêter à confusion. Pensez à vérifier l’orthographe et la grammaire, quitte à recourir à des outils de correction pour les modèles. Assurez-vous que les libellés soient sans fautes et explicites dans votre fichier des articles de la gestion commerciale, car ils ressortent sur la facture.

Éviter les erreurs de facturation et penser à tout

Il en va de même pour les fautes et informations additionnelles ainsi que les calculs sur vos factures d’acompte. Vérifiez tout systématiquement. Toute erreur de calcul, de prix, de taux, etc., entraîne des retards de paiement ou des litiges avec le client. Ce serait dommage alors que justement l’entreprise cherche à percevoir le versement d’une avance financière dès la commande !

L’archivage des factures d’acompte par la comptabilité de l'entreprise

La conservation (archivage) d’une copie de chaque facture d’acompte s’impose, qu’il s’agisse d’un format papier ou d’une sauvegarde électronique. Ces copies aident à surveiller les paiements et gérer les dossiers clients. Elles facilitent le suivi de la comptabilité de l'entreprise. Mais attention, seule la facture de solde figure dans le journal des ventes.

La facture d’acompte ne fait pas partie du chiffre d’affaires de l’entreprise. Elle ne se comptabilise pas. C’est l’encaissement de l’acompte client qui entre dans la comptabilité du fournisseur par le débit du compte de banque 512 et le crédit du compte 4191.

Facturer les acomptes, un processus vertueux et aux avantages multiples

Les factures d’acompte présentent de multiples atouts, mais les émettre correctement peut se révéler fastidieux. Afin d’éviter les erreurs et de gagner du temps, pensez à confier leur création et leur gestion à un logiciel de facturation comme Sellsy. Il automatise en grande partie les tâches.