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Facture d'acompte : pourquoi l'utiliser, quelles mentions obligatoires

illustration facture d'acompte

Vous vendez des biens, des services ? Savez-vous que vous n’avez pas besoin d’attendre la réalisation complète de votre prestation pour être payé par votre client ? Vous pouvez lui demander de vous verser de manière anticipée une partie du montant total de la vente. Il s’agit d’un acompte. Mais pour cela, la facture d’acompte est indispensable. Avant de vous lancer, voici tout ce qu’il faut savoir à son sujet. Quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer ? Comment faut-il la rédiger ? Quelles sont les erreurs à éviter et bien sûr quels sont tous ses avantages ?

Qu’est-ce qu’une facturation d’acompte ?

L’objectif de l’acompte

L’acompte est demandé par le fournisseur ou le prestataire de services à l’intention du client dans plusieurs situations. Dans le cas d’un devis affichant un montant élevé, mais aussi quand la commande entraine l’achat de matières premières coûteuses, une réservation, ou qu’elle exige beaucoup de temps. Il peut cependant être requis pour beaucoup d’autres raisons spécifiques.

L’acompte sert plusieurs objectifs.

Tout d’abord, il sécurise le fournisseur en engageant le client et réduit le risque d’impayés. En effet, la solvabilité du client est à ce moment-là vérifiée. Il lui permet également de limiter les avances de trésorerie couvrant les frais initiaux liés à la prestation ou à la production des biens.

Le montant de l’acompte peut s’exprimer en pourcentage du montant total ou tout autre montant convenu entre les parties.

Définition de la facture d’acompte

Si un fournisseur perçoit un acompte d’un client, il doit établir une facture d’acompte. Elle va constituer auprès de lui sa demande de paiement partiel de la transaction commerciale ou de la commande avant sa réalisation complète et sa livraison, et la preuve comptable que celui-ci lui a bien versé un acompte. Qu’il soit assujetti à la TVA ou non, elle est obligatoire. L’article 289 du Code général des impôts le stipule. Les livraisons intracommunautaires de biens et portant sur un moyen de transport neuf sont à ce jour les seules exceptions.

Quand le client paye l’acompte, le montant de celui-ci est déduit du montant total de la transaction lors du règlement final. Une fois la prestation complète, ou le bien livré, la facture finale, ou facture de solde, est émise.

Quels sont les éléments obligatoires à mentionner sur une facture d’acompte ?

Les factures d’acompte doivent inclure certains éléments obligatoires afin d’être bien en conformité avec les exigences comptables et légales. Celles-ci peuvent varier d’un pays à l’autre. Il est important de se conformer aux réglementations spécifiques à la juridiction dans laquelle l’entreprise exerce.

Voici les informations qu’il faut absolument faire figurer sur une facture d’acompte en France.

  • La mention « facture d’acompte ».
  • La date d’émission de la facture.
  • Le numéro de la facture : Afin de faciliter son identification et la gestion des transactions, chaque facture d’acompte affiche un numéro unique. Elle doit suivre la série chronologique des autres factures.
  • La référence au devis correspondant : Cela peut s’écrire sous forme de « acompte de X % sur le devis XXX ».
  • Les informations sur le fournisseur : Elles comprennent le nom ou sa raison sociale, son adresse postale complète, son numéro de téléphone et son numéro de SIREN et de TVA si celui-ci l’applique.
  • Les informations sur le client : Elles sont les mêmes que pour le fournisseur exceptés le SIREN et la TVA.
  • Les détails de la transaction commerciale : Quantité, prix unitaire, spécifications techniques, etc. Les biens ou services pour lesquels l’acompte est demandé sont ici clairement précisés.
  • Le montant de l’acompte : En HT et/ou TTC, il s’exprime en général en pourcentage du montant total de la transaction. Par exemple cela peut être 30 % du montant total.
  • Les modalités de paiement : Virement bancaire, chèque, le mode de paiement est mentionné ainsi que les coordonnées nécessaires pour l’effectuer.
  • La date d’échéance du paiement.
  • Les informations relatives à la TVA : Elles peuvent inclure le taux de TVA applicable, le montant de la TVA calculée sur l’acompte, etc.

À noter : le client doit s’acquitter de la TVA au moment du paiement de l’acompte. Cependant, dans le cas de livraisons de marchandise, elle est seulement facturée lors de la livraison, et ne figure donc pas dans la facture d’acompte, mais dans la facture de solde. La facture d’acompte affichera donc des montants hors-taxes.

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Comment rédiger une facture d’acompte efficace ?

Il ne faut oublier aucune mention obligatoire et essentielle dans la facture d’acompte, mais ce n’est pas tout !

Les conseils de mise en page

La facture d’acompte doit être claire, lisible, structurée et facile à comprendre. Pour cela, il est bon d’utiliser un modèle de facture ou un logiciel de facturation.

La personnalisation de la facture d’acompte

Afin de rendre l’ensemble plus lisible et d’être en harmonie avec la marque de l’entreprise, la facture intègre son logo et des couleurs cohérentes. Si l’entreprise possède une charte graphique, il est bon de se baser sur ce document pour réaliser un modèle de facture et définir son style. Facture d'acompte, facture de solde et devis devront afficher le même design.

Un rédactionnel irréprochable

Le langage utilisé doit être clair et professionnel. Tout doit être limpide et aucun terme ne doit prêter à confusion. Il faut bien entendu vérifier qu’il n’y a pas de fautes d’orthographe ni de grammaire. Pour cela, des outils de correction peuvent assurer la justesse du texte.

Éviter les erreurs et penser à tout

Il en est de même pour les fautes de calcul et toutes les informations mentionnées. Tout doit être vérifié. Toutes erreurs dans la facture peuvent causer des retards de paiement ou des litiges avec le client.

L’archivage des copies des factures d’acompte

Il est important de conserver une copie de la facture d’acompte dans ses archives. Elle l'est sous format papier ou est enregistrée électroniquement. Cela permet de suivre les paiements, gérer les dossiers clients et facilite la comptabilité de l'entreprise. Mais attention, seule la facture de solde figure dans le journal des ventes.

Quels sont les avantages des factures d’acompte ? 

La gestion de la trésorerie

La facture d’acompte permet l’obtention d’un paiement partiel avant la livraison du bien ou du service. Elle garantit ainsi l’amélioration du flux de trésorerie de l’entreprise, et participe à couvrir les frais associés à la réalisation du projet. Côté client, elle offre l’avantage de répartir le montant total de la transaction en plusieurs paiements, ce qui lui assure de ne pas avoir à débourser une grosse somme d’un coup.

La réduction des risques financiers

Avec une facture d’acompte, le client est moins enclin à ne pas payer une commande ou à l’annuler. Mais si cela devait tout de même arriver, le fournisseur a au moins récupéré une partie des frais qu'il a pu engager.

L’engagement du client

Si le client accepte le paiement d’un acompte, il manifeste son engagement et son intention de poursuivre la transaction. La confiance entre les deux parties est renforcée.

La planification des ressources

Que ce soit en termes de main-d’œuvre, d’équipements ou de matières premières, l’acompte facilite la planification des ressources d’une entreprise. D’avoir une visibilité sur les paiements à venir permet d’optimiser l’organisation de ses projets.

Conclusion

Les factures d’acompte présentent de multiples avantages mais leur rédaction peut être fastidieuse. Afin d’éviter les erreurs et de gagner du temps, il est possible de confier leur élaboration et leur gestion à un logiciel de facturation qui va en grande partie automatiser les tâches comme Sellsy.

Ce qu'il faut retenir

Qu’attendez vous pour enchanter vos équipes et vos clients ?

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