Facture d'acompte : qu'est-ce que c'est et comment la réaliser ?

Il est courant de rencontrer une facture d'acompte dans de nombreuses transactions commerciales en France, surtout pour les projets ou services à long terme. Mais pourquoi cette facture d'acompte est-elle si importante ?

Qu'est-ce qu'une facture d'acompte ?

Une facture d'acompte est utilisée en comptabilité pour confirmer qu'un client a effectué un paiement partiel avant l'achèvement d'un projet ou d'un service.

Elle est généralement demandée lorsque le montant total du devis est élevé ou lorsque le service s'étendra sur une longue période. Grâce à cette facture, les entreprises obtiennent la sécurité financière nécessaire pour poursuivre leur travail. Elle est couramment utilisée dans des secteurs tels que la construction, le conseil, l'organisation d'événements et la fabrication de produits sur mesure.

À quoi sert une facture d'acompte ?

La facture d'acompte est émise lors de la signature du contrat entre le fournisseur et le client, en se basant sur le budget convenu. Elle remplit plusieurs fonctions importantes :

• Garantie d'engagement : en demandant un acompte, le fournisseur s'assure que le client est engagé dans le projet ou le service, établissant ainsi une base solide pour la transaction.
• Financement initial : ce paiement fournit au fournisseur des liquidités immédiates pour couvrir les frais initiaux, comme l'achat de matériaux ou la sous-traitance de services.
• Réduction des risques financiers : en recevant un paiement partiel avant de finaliser le travail, le fournisseur réduit le risque de non-paiement de la part du client. Avec l'acompte, le fournisseur s'engage à réaliser le travail demandé.
• Planification financière : cela aide à la fois le client et le fournisseur à mieux planifier leur trésorerie. Le fournisseur n'a pas à utiliser ses fonds pour couvrir les dépenses avant de commencer, et le client peut mieux gérer ses dépenses.

Une facture d'acompte n'est pas la même chose qu'une facture d'avancement. La première sécurise la transaction par un paiement partiel avant de commencer le service ou la livraison. En revanche, la facture d'avancement permet de diviser les paiements en fonction du travail réalisé.

Données obligatoires d'une facture d'acompte

Tout comme pour toute autre facture, la facture d'acompte en France doit respecter certaines exigences légales. Voici les informations à inclure :

• Type de facture : Il doit être clairement indiqué « Facture d'acompte ».
• Identification du fournisseur : inclure le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro SIREN qui identifie l'entreprise, le capital social et le numéro d'identification fiscale (SIRET). Si applicable, le numéro de TVA doit également être ajouté.
• Identification du client : fournir le nom complet ou la raison sociale du client, son adresse et, si applicable, son numéro de TVA.
• Numéro de facture : chaque facture doit avoir un numéro unique et séquentiel pour son identification.
• Date d'émission : la date à laquelle la facture est émise.
• Référence au devis : Il doit être fait référence au devis initial correspondant, en indiquant quelque chose comme « acompte de x % sur le devis xxx ».
• Description des biens ou services : lister les produits ou services demandés.
• Montant de l'acompte : indiquer le montant exact demandé comme acompte, en détaillant le montant total hors TVA et avec TVA.
• TVA appliquée : spécifier le taux de TVA appliqué et son montant en euros.
• Montant total du contrat : bien qu'il s'agisse d'une facture d'acompte, le montant total du projet ou du service pour lequel l'acompte est demandé doit être inclus.
• Date limite de paiement : inclure la date à laquelle le client est censé effectuer le paiement de l'acompte.

Téléchargez les modèles de facture d’acompte en Excel

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Comment faire une facture d'acompte ?

Suivez ces étapes clés pour créer, à partir d’un modèle facture d’acompte vierge, une proforma qui reflète votre entreprise tout en respectant la réglementation en vigueur:

Étape 1 : Identification du projet ou du service

Tout d'abord, il faut identifier clairement le projet ou le service pour lequel la facture d'acompte est émise, en fournissant une description détaillée qui explique ce que couvre l'acompte, afin d'éviter les malentendus entre le client et le fournisseur.

Étape 2 : Détermination du montant de l'acompte

Le montant de l'acompte peut varier selon ce qui est convenu entre les parties, généralement entre 10 % et 50 % du total du contrat. Bien qu'il soit souvent d'environ 30 % du budget total, il est possible de fixer un pourcentage différent en fonction des circonstances de l'entreprise.

Étape 3 : Calcul de la TVA

Une fois que le montant de l'acompte est établi, il faut calculer la TVA correspondante. En France, le taux standard de TVA est de 20 %, bien qu'il puisse varier selon le type de bien ou de service. Il doit être correctement décomposé dans la facture pour que le client puisse le déduire sans attendre la facture finale.

Étape 4 : Émettre la facture

Une fois que toutes les informations sont prêtes, il est temps de générer la facture à l'aide d'un logiciel de facturation adapté. Il est important de garder une trace de toutes les entrées et sorties d'argent, qu'il s'agisse d'acomptes ou non. Ce suivi facilite les opérations comptables et permet de mieux connaître la situation financière de l'entreprise.

La TVA dans la facture d'acompte

La TVA doit être correctement appliquée sur le montant de l'acompte et décomposée dans la facture. Par exemple, si l'acompte est de 1 000 euros et que la TVA est de 20 %, alors la TVA sera de 200 euros, ce qui signifie que le total à payer par le client sera de 1 200 euros. De plus, il est crucial que la TVA liée à l'acompte soit déclarée dans la période fiscale correspondante, même si le travail ou le service n'est pas encore terminé.

Lorsque l'on parle de livraison de marchandises, la TVA ne sera facturée qu'au moment de la livraison, elle ne doit donc pas être incluse dans la facture d'acompte, qui sera présentée sans impôts. Il est important d'indiquer la date de livraison future du produit. Si le fournisseur est exonéré de TVA, cet impôt n'apparaîtra pas sur la facture et les montants seront indiqués hors taxes.

Questions fréquentes sur la facture d'acompte

En cette section, nous allons répondre aux questions les plus fréquentes sur la facture d'acompte.

Est-il obligatoire de faire une facture d'acompte ?

Oui, dès qu'un paiement est effectué à l'avance pour une prestation, il est nécessaire de délivrer une facture d'acompte, conformément à l'article 289 du Code général des impôts (point I-1-c). Cette obligation s'applique à toutes les entreprises, qu'elles soient assujetties à la TVA ou non.

Quand doit-on émettre une facture d'acompte ?

La facture d'acompte est émise après accord entre le fournisseur et le client, avant la prestation du service ou la livraison des produits. Une fois le service terminé, une facture finale est générée, déduisant l'acompte du total à payer.

Comment numéroter une facture d'acompte ?

La numérotation doit être chronologique et sans duplications, avec un numéro unique pour chaque facture, y compris celles d'acompte. Il est également important de dater la facture d'acompte le jour de son émission.

Peut-on annuler une facture d'acompte ?

Oui, une facture d'acompte peut être annulée si le projet n'avance pas ou si les parties décident de résilier le contrat. Toutefois, la loi anti fraude de 2018 interdit de supprimer ou de modifier une facture. Comptablement, le fournisseur peut l'annuler en émettant une note de crédit, ou « avoir ».

Comment calcule-t-on un acompte ?

Le montant de l'acompte est déterminé par l'accord entre le fournisseur et le client, basé sur les coûts pour livrer la marchandise ou réaliser le service. Par exemple, pour un projet de 10 000 euros avec un acompte de 20 %, l'acompte sera de 2 000 euros.