Facture rectificative : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Sommaire

Des erreurs peuvent apparaître dans la facturation : un oubli, une information erronée ou une mention obligatoire manquante, etc. Comment rectifier une facture ? Pour modifier une facture, un document à valeur juridique et légale, il est indispensable de respecter les règles de facturation. C’est pourquoi la solution appropriée est : la facture rectificative.

Dans cet article, nous fournissons des explications et des conseils pour comptabiliser correctement une facture rectificative.

Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?

En vertu du principe d’inaltérabilité des registres comptables, qui garantit la traçabilité des informations, une fois qu’une facture est enregistrée, elle ne peut ni être modifiée ni supprimée. Chaque facture doit obligatoirement comporter un numéro unique attribué de manière chronologique, et il est interdit de créer un « trou » dans la numérotation des factures sous peine d’être considéré comme une fraude par l’administration fiscale.

Peut-on alors modifier une facture envoyée ? Oui, en utilisant une facture rectificative, qui permet de corriger des erreurs dans une facture déjà émise mais qui n’a pas encore été réglée par le client.

L’option de la facture rectificative permet de corriger des montants, des informations manquantes ou des détails incorrects, tout en respectant les obligations légales de facturation.

Dans quels cas doit-on émettre une facture rectificative ?

En France, plusieurs solutions existent pour rectifier une facture. Cependant, la facture rectificative s’applique uniquement lorsque votre client n’a pas encore intégré la facture erronée dans sa comptabilité et n’a pas réglé le paiement. Dans ce cas, la facture rectificative remplace la facture initiale, puis le client l’enregistre et la règle directement.

Voici des exemples où une facture rectificative doit être émise :

Erreurs de facturation : si la facture contient une faute d’orthographe ou de syntaxe, des montants incorrects comme une erreur de calcul du total ou une mauvaise application des taux de TVA. Toute autre information inexacte relative à la facturation, comme les dates, les conditions de vente, etc.
Informations manquantes : si des mentions obligatoires telles que le numéro de TVA, les informations du client, ou la description précise du produit ou du service sont oubliés, une facture rectificative est nécessaire pour ajouter ces éléments.
Modifications légales : si les lois fiscales changent au moment de l’émission de la facture, une mise à jour peut être nécessaire pour garantir la conformité. Par exemple, un changement du taux de TVA applicable ou l’obligation d’ajouter des mentions légales qui étaient absentes sur la facture initiale peuvent justifier l’émission d’une facture rectificative.
Annulation d’une facture : si une prestation est annulée ou si les marchandises sont retournées, une facture rectificative est indispensable pour corriger la facture initiale. La facture rectificative permet d’ajuster la comptabilité et de refléter la situation réelle, notamment en ce qui concerne la TVA.

Toutefois, si la facture initiale a déjà été enregistrée dans la comptabilité du client et que le paiement a été effectué, il est toujours possible de créer une facture rectificative. Dans ce cas, il peut être nécessaire d’émettre une note de crédit (ou facture d’avoir) pour ajuster les comptes correctement et refléter les changements, tout en respectant les obligations fiscales et comptables.

Différences entre une facture rectificative et une facture d’avoir

La procédure pour émettre une facture rectificative dépend du moment où vous découvrez qu’il y a un problème. Plus vous agissez tôt, mieux c’est ! Selon le cas de figure, vous allez avoir recours à une facture d’avoir ou à une facture rectificative.

Voici les principales différences entre une facture rectificative et une facture d’avoir :

Facture rectificative : Elle est utilisée pour corriger une erreur dans une facture déjà envoyée au client (montants, TVA, informations manquantes, etc.). Le client n’a pas encore comptabilisé la facture initiale dans sa comptabilité et ne vous a pas encore payé. La facture de remplacement annule et remplace la facture initiale, et doit mentionner clairement les corrections apportées. Si vous avez envoyé une facture erronée, mais celle-ci n’a pas encore été payée : alors vous devez utiliser une facture rectificative.

Facture d’avoir : La note d’avoir permet d’annuler ou de réduire une facture déjà payée ou comptabilisée, en ajustant les montants déjà réglés ou dus. Elle est également utilisée en cas d’erreur de facturation. Elle doit faire référence à la facture initiale et peut aussi servir en cas de remise accordée au client, suite à un retour de marchandises ou à une annulation de commande après facturation. Si vous avez envoyé une facture erronée et celle-ci a déjà été payée par le client : alors vous devez utiliser une facture d’avoir.

Quel est le délai pour émettre une facture rectificative ?

Il est recommandé d’émettre une facture rectificative dès que l’erreur est constatée. Si le client n’a pas encore comptabilisé la facture ou effectué le paiement, cela simplifie le processus, car la facture initiale peut être annulée ou corrigée sans trop de complications.

Toutefois, si l’erreur est détectée plus tard, et que la facture a déjà été comptabilisée ou payée, vous disposez d’un délai de 4 ans pour corriger l’erreur, conformément au délai de prescription fiscale en France. Ce délai correspond à la durée pendant laquelle l’administration fiscale peut procéder à des contrôles et exiger des rectifications sur les déclarations de TVA ou d’impôts.

Mentions obligatoires d’une facture rectificative

Sur la forme, la facture rectificative se présente comme une facture classique, avec les mêmes mentions obligatoires qu’une facture ordinaire. Cependant, elle doit inclure des informations supplémentaires obligatoires :

‍Mention de « Facture rectificative » et référence à la facture initiale : la facture rectificative doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une correction, par exemple avec la mention : « Vous trouverez ci-joint la facture rectificative. Elle annule et remplace la facture n° F2024-01-001 en date du 01/01/24 ». Il est impératif de faire référence à la facture originale en précisant son numéro et sa date d’émission.
‍Numérotation la facture rectificative : comme toute facture, la facture rectificative doit avoir un numéro unique. Il n’est pas possible d’utiliser le même numéro que celui de la facture originale.
Motif de la rectification : il est recommandé d’indiquer la raison pour laquelle la facture a été rectifiée (erreur de montant, modification de produits, etc.).
Description des corrections : détail des corrections apportées par rapport à la facture initiale, que ce soit en termes de quantités, de prix, de taux de TVA, etc.
Montants corrigés : les nouveaux montants après correction, avec le détail de la base hors taxe, le taux de TVA et le montant de la TVA.

Et les mentions obligatoires habituelles d’une facture classique :

Date d’émission : inscrire la date à laquelle la facture rectificative est émise.
Désignation des produits/services : pour une livraison de biens, la facture doit détailler la quantité, la nature, la marque et la référence des produits livrés. Pour une prestation de services ou une transaction mixte, il est nécessaire de spécifier les matériaux utilisés et la main-d’œuvre fournie.
Identités des parties : les informations sur le vendeur et l’acheteur doivent être clairement indiquées, incluant le nom, l’adresse de facturation et, si elle est différente, l’adresse de livraison, ainsi que le numéro SIREN/ SIRET.
TVA : le numéro d’identification à la TVA du vendeur et, si applicable, celui de l’acheteur s’il est assujetti à la TVA. Si la facture est soumise à la TVA, le montant de la TVA doit être clairement indiqué. Il est possible d’opter pour la TVA sur les débits, dans ce cas il faut l’indiquer.
Montants : les prix HT et TTC, ainsi que les majorations ou réductions de prix appliquées. Les modalités de paiement doivent également être rappelées, même si elles sont identiques à celles de la facture initiale.
Conditions de paiement : toutes les informations légales habituelles, telles que la date d’échéance de paiement, le délai accordé, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ainsi que la mention des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement, doivent figurer sur la facture.
Garantie légale de conformité : la facture doit mentionner l’existence et la durée minimale de deux ans de la garantie légale de conformité pour certaines catégories de biens.

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Comment établir une facture rectificative ?

Pour savoir comment faire une facture rectificative sans oublier d’informations essentielles, voici les étapes importantes à suivre :

Étape 1 : Identifier la facture à rectifier

Comment rectifier une facture erronée ? Localisez la facture originale qui contient l’erreur dans votre comptabilité. Notez son numéro et sa date d’émission, car ces informations devront être mentionnées sur la facture rectificative.

Ensuite, évaluez les corrections nécessaires, qu’il s’agisse de montants, de taux de TVA, de produits/services facturés, ou d’autres informations erronées.

Étape 2 : Créer la facture rectificative

Reprenez la facture initiale et modifiez la numérotation pour qu’elle soit unique et qu’elle corresponde à la facture rectificative. Vous pouvez utiliser une séquence telle que « REC-F2024-01-001 ».

Faites référence à la facture d’origine en indiquant son numéro et sa date d’émission. Indiquez clairement que cette nouvelle facture concerne une facture rectificative en incluant la mention explicite « Facture rectificative » sur le document.

Apportez toutes les corrections nécessaires en modifiant les éléments erronés avec précision, que ce soit des montants incorrects, une date erronée, une désignation de produit, ou même une méthode de paiement. Si nécessaire, précisez le motif de la rectification (erreur de facturation, retour de marchandises, etc.).

Étape 3 : Inclure les mentions obligatoires

Assurez-vous que la facture rectificative respecte les mêmes obligations légales que toute facture classique pour être valide. Cela inclut les mentions obligatoires telles que la date d’émission, les identités du vendeur et de l’acheteur, les modalités de paiement, le numéro de TVA, etc.

Étape 4 : Informer votre client

Une fois la facture rectificative émise, envoyez-la rapidement à votre client, accompagnée d’un message expliquant les corrections apportées. Respectez les délais pour éviter tout malentendu.

Avec Sellsy, vous pouvez facilement créer et sauvegarder une facture rectificative dans notre logiciel de facturation. Elle apparaîtra dans votre comptabilité lorsque vous effectuerez votre prochaine déclaration de TVA.

Comment récupérer la TVA suite à une facture rectifiée ?

Lorsque vous rectifiez une facture, cela peut affecter la TVA due.

Si vous souhaitez le remboursement de la TVA : déjà acquittée en cas d’annulation, de résiliation ou de rabais, voici comment procéder. La note d’avoir doit obligatoirement inclure : le montant hors taxe du rabais, le montant de la TVA correspondante et les références à la facture initiale.
Si vous ne souhaitez pas récupérer la TVA : si le vendeur ne souhaite pas récupérer la TVA sur le rabais accordé, il doit indiquer sur la facture rectificative la mention stipulant que le rabais est « net de taxe ».

Afin de régulariser la situation, vous devez saisir le montant de la facture d’avoir dans « Régularisations » (3B) dans votre prochaine déclaration de TVA. La déduction de TVA doit également figurer sur la même déclaration, à la ligne 21.

Sur quoi récupérer la TVA ? La TVA est récupérable uniquement sur les montants réellement corrigés et correspondant aux biens ou services fournis.

Quand récupérer la TVA ? La TVA est récupérable au moment où la facture rectificative ou la note de crédit est comptabilisée, généralement lors de la prochaine période de déclaration fiscale.