Facture de situation : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

La facture de situation est un document comptable couramment utilisé dans les secteurs de l’artisanat et du BTP. Elle constitue l’outil idéal pour facturer au fur et à mesure de l’avancement des travaux ou des projets à long terme, offrant un suivi précis à chaque étape.

Contrairement à une facture classique, elle permet de recevoir des paiements réguliers tout au long du projet, garantissant ainsi une trésorerie stable et une collaboration fluide avec vos clients.

Dans cet article, nous vous donnerons des conseils sur la création d’une facture de situation et sa comptabilisation, tout en expliquant tout ce que vous devez savoir à son sujet.

Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

La facture de situation, aussi appelée facture intermédiaire ou facture d’avancement, permet aux entreprises d’échelonner la facturation auprès de leurs clients en fonction de l’avancement des travaux. Principalement utilisé dans les secteurs du bâtiment et de l’artisanat, où les délais de livraison peuvent être plus longs, ce type de facture permet d’effectuer un point de situation et de répartir les paiements.

Quel est l’avantage d’une facture de situation ? Elle permet au prestataire de sécuriser sa trésorerie grâce à des paiements réguliers, et au client de mieux suivre l’avancement du projet avant de valider chaque tranche de paiement.

Quand émettre une facture de situation ? La facture de situation peut être émise de manière régulière à la fin de chaque mois ou bien à des dates préétablies entre les deux parties lors de la signature du devis. Avec l’accord du responsable de la gestion du projet, une facture de situation est émise en fonction du pourcentage d’avancement des travaux.

Dans quels cas doit-on émettre une facture de situation ?

Une facture de situation est principalement émise lorsque l’entreprise souhaite générer de la trésorerie avant la fin d’un projet ou de travaux qui s’étendent sur une longue période. Voici les principaux cas dans lesquels une facture de situation est utilisée :

• Vous avez des dépenses en amont : lorsque vous devez payer la main-d’œuvre, les sous-traitants, les matériaux, ou toute autre dépense nécessaire à la réalisation du projet, une facture de situation vous permet de couvrir ces coûts progressivement.
• Votre projet s’étend sur une longue période : si vous menez un projet qui dure plusieurs mois ou années, comme la mise en œuvre d’un logiciel ou des prestations de conseil à long terme, les factures de situation vous permettent d’échelonner les paiements à des intervalles réguliers.
• Vous avez besoin de garanties financières avec des paiements intermédiaires : certains contrats incluent des clauses spécifiques prévoyant des paiements à chaque étape du projet, selon l’avancement des travaux ou des résultats atteints. La facture de situation formalise ces paiements intermédiaires (ex : marchés publics ou privés avec paiements échelonnés).
• Vous gérez un projet de grande envergure : pour des projets d’envergure, comme les travaux publics (routes, infrastructures, etc.) ou dans le secteur du BTP (fondations, charpentes, finitions, etc.), la facturation intermédiaire permet de suivre l’avancement du chantier et de facturer selon les étapes prédéfinies.

Différences entre une facture de situation et un acompte ?

La facture de situation et l’acompte permettent toutes deux à l’entreprise de recevoir un paiement anticipé. Dans ce cas, comme savoir si vous devez utiliser la facture d’acompte ou de situation ? Voici l’explication :

• La facture de situation : ce type de facture est utilisé dans des projets à long terme, avec des moments d’émission préétablis. Elle est émise à des étapes prédéfinies, en fonction de l’avancement du travail déjà réalisé, souvent à la fin de chaque mois ou à une date spécifique. Le montant facturé dépend du pourcentage d’avancement à chaque étape. L’objectif de la facture de situation est de recevoir des paiements réguliers tout au long du projet.
• La facture d’acompte : l’acompte peut s’appliquer à tout type de contrat et est versé avant que le projet, la prestation ou la livraison d’un bien ne commence. Le montant facturé est fixé à l’avance, souvent comme un pourcentage arbitraire du total (généralement 20-30 %). L’objectif de l’acompte est de sécuriser un engagement financier de la part du client avant le début des travaux ou de la prestation.

En résumé, la facture de situation est liée à l’avancement d’un projet tandis que l’acompte est un paiement anticipé pour sécuriser la réalisation d’un travail ou d’une livraison.

Mentions obligatoires d’une facture de situation

Conformément au Code du commerce, la facture de situation est soumise aux mêmes obligations légales qu’une facture classique. Voici ce que doit contenir toute facture émise par une société, une micro-entreprise ou un indépendant :

• La date d’émission de la facture.
• Les informations concernant votre entreprise : nom, adresse, raison sociale, numéro SIREN/ SIRET, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire.
• Les coordonnées du client : nom, adresse de facturation, adresse de livraison si différente.
• La quantité et la désignation précise des produits ou services, ainsi que les conditions générales de vente (CGV) et le mode de livraison.
• Le montant total à payer : TTC, prix unitaire hors taxes (HT), réductions éventuelles et les différents taux de TVA applicables.
• Les conditions de règlement : date d’échéance et pénalités en cas de retard.

Voici les mentions spécifiques à la facture de situation :

• Le numéro du devis de référence.
• La mention « facture de situation », permettant de la distinguer d’une facture classique.
• Le numéro propre à la facture d’avancement.
• Le pourcentage d’avancement global des travaux ou du projet.
• Le pourcentage d’avancement du projet de la précédente échéance avec le montant déjà payé.
• Le reste à payer.

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Comment établir une facture de situation ?

Comment comptabiliser une facture de situation sans vous tromper ? Pour la créer, la calculer correctement et ne manquer aucune mention obligatoire, voici les étapes à suivre pour savoir comment faire une facture de situation :

Étape 1 : Créer la facture de situation

Avant de créer la facture, assurez-vous de disposer du devis signé par le client et du contrat de prestation, car la facture de situation doit y faire référence.

Évaluez l’avancement du projet ou des travaux, une étape qui est souvent convenue au préalable avec le client. Vous pouvez, par exemple, établir un rapport d’avancement validé par le client ou le chef de projet.

N’oubliez pas de numéroter correctement vos factures de situation, soumises à un enregistrement comptable comparable à une facturation classique. Par exemple : « n°2024-001-PROJET1 », puis « n°2024-002-PROJET1 », etc.

Étape 2 : Calculer le montant à facture

Il existe deux façons principales de calculer le montant d’une facture de situation :

• Calcul selon un pourcentage du montant total : vous prenez le montant total prévu pour le projet et appliquez un pourcentage basé sur l’avancement des travaux déjà réalisés. Par exemple, si 50 % des travaux sont réalisés, vous facturez 50 % du montant total.
• Calcul par lots ou prestation spécifiques : si le projet est divisé en « lots », chaque sous-traitant facture son travail selon l’avancement de sa prestation. Par exemple, si trois prestataires interviennent sur un même chantier (électricien, plombier et menuisier), ils facturent individuellement et directement leurs lots à l’entreprise donneuse d’ordre. Celle-ci émet ensuite une facture de situation à son client, en détaillant l’avancement de chaque lot.

Veillez à inclure les éventuelles réductions et à calculer la TVA conformément aux taux applicables.

Étape 3 : Émettre la facture avec les mentions obligatoires

Créez la facture de situation en incluant toutes les mentions obligatoires :

• La mention « Facture de situation »,
• La référence du devis,
• Le pourcentage d’avancement,
• Le montant déjà facturé, le montant en cours de facturation et le reste à payer,
• La date d’émission, les informations sur votre entreprise et sur le client.

Enfin, envoyez votre facture de situation au client dans les plus brefs délais pour solliciter un paiement.

Étape 4 : Créer une facture de clôture

Une facture de clôture, également appelée « facture finale » ou « facture de solde », est la dernière facture émise à la fin d’un projet ou de travaux, une fois que toutes les prestations ont été réalisées. Elle contient les mêmes mentions obligatoires qu’une facture de situation ou qu’une facture classique.

Quand facturer une facture de clôture ? Vous devez émettre la facture de clôture lorsque toutes les factures de situation ont été envoyées et que la prestation a été intégralement réalisée. Elle marque la fin du processus de facturation et confirme que l’ensemble des travaux prévus a été achevé.

À quoi sert une facture de clôture ? La facture de clôture permet de régler le solde final, c’est-à-dire ce qui reste à payer après les factures d’acomptes ou de situation émises au cours du projet. Elle sert à clore définitivement le projet en regroupant les derniers paiements dus, en fonction des prestations restantes ou des ajustements éventuels. Elle confirme également que les engagements de l’entreprise prestataire ont été respectés et qu’aucun paiement supplémentaire ne sera exigé du client.