Facture de solde : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Sommaire

Une facture de solde, ou finale, sert à clôturer une vente de biens ou une prestation de service qui a été échelonnée en plusieurs acomptes. Cependant, intégrer la TVA et identifier les informations essentielles à inclure dans ce type de facture peuvent s’avérer complexes, en particulier en raison des spécificités propres à cette forme de facturation.

Sellsy a conçu ce guide pratique afin de vous accompagner dans la création d’une facture de solde pour vous, auto-entrepreneur, indépendant ou chef d’entreprise.

Qu’est-ce qu’une facture de solde ?

Une facture de solde est un document récapitulatif qui synthétise l’ensemble des marchandises livrées ou des services fournis dans le cadre d’une même transaction prolongée. Mais pas seulement, elle regroupe également les informations sur les acomptes déjà versés, le montant total des prestations ou marchandises, ainsi que le solde restant dû.

Émise en fin de prestation, elle clôture la transaction en rassemblant toutes les données essentielles. Si aucun acompte n’a été versé, elle peut aussi être établie à la fin du contrat pour indiquer le montant global dû. En résumé, la facture de solde offre une vue d’ensemble claire sur la transaction commerciale.

À quelles occasions utilise-t-on une facture de solde ?

Pour savoir quand faire une facture de solde, il faut comprendre les étapes clés d’une transaction.

Tout d’abord, avant la livraison de la marchandise ou l’exécution d’une prestation, une entreprise peut proposer un devis.

Une fois ce devis accepté par le client, une facture d’acompte est généralement émise. Cette facture sert à couvrir les frais initiaux, à sécuriser une partie du paiement ou encore à exiger, d’une certaine façon, l’engagement financier du client.

Dans le cadre de projets à long terme, tels que les travaux d’un artisan, un chantier de grande envergure ou plusieurs prestations réalisées à l’occasion d’un événement, l’entreprise peut demander plusieurs acomptes.

Enfin, une fois que la prestation ou la vente est intégralement réalisée, la facture de solde est émise afin de clôturer la transaction en réclamant le montant restant dû.

Différence entre facture de solde et facture d’acompte

Lord d’une transaction commerciale, qu’il s’agisse de la vente de marchandise ou d’une prestation de service, la facture de solde et la facture d’acompte interviennent à des moments différents. Elles sont complémentaires dans certaines transactions. Voici un résumé de leurs principales différences :

Moment d’émission : la facture d’acompte est émise avant que la prestation ou la vente ne soit terminée. Tandis que la facture de solde est émise après, une fois la prestation ou la vente totalement réalisée.
Objectif : la facture d’acompte sert à demander un paiement partiel pour couvrir les frais initiaux alors que, la facture de solde, finalise le paiement complet.
Aspect comptable : l’acompte est considéré comme une avance jusqu’à ce que la prestation ou la livraison soit terminée. La facture de solde est la facture définitive qui clôt la transaction.
Contenu : la facture d’acompte inclut le montant de l’acompte concerné en signalant le montant total prévu. En revanche, la facture de solde récapitule ces infos : le montant total initial, les acomptes déjà payés, le solde restant dû et la TVA appliquée sur toute la transaction.

Quand doit-on émettre une facture de solde ?

Comme nous l’avons vu, la facture de solde est utilisée pour réclamer le paiement intégral d’une transaction. Lorsqu’une prestation comprend plusieurs services ou livraisons, des acomptes sont généralement émis au préalable. La facture de solde après acompte intervient alors pour clôturer la transaction après ces paiements partiels. Elle doit être émise une fois que tous les services ont été réalisés ou que l’ensemble des marchandises a été livré.

Mentions obligatoires sur une facture de solde

Une facture de solde doit inclure les mentions obligatoires applicables à toutes les factures afin de respecter la législation. Voici les éléments à ne pas oublier :

Informations sur l’émetteur : nom ou raison sociale, adresse complète, numéro SIRET/SIREN ou tout autre numéro d’identification de l’entreprise (RNE), numéro de TVA intracommunautaire. Dans le cas d’une société, ajoutez le statut juridique et montant du capital social.
Informations sur le client : nom ou raison sociale, adresse complète de facturation (et de livraison si différente), numéro de TVA intracommunautaire (si applicable).
Références à la transaction : numéro unique de la facture, date d’émission, date de la prestation ou de la vente, numéro du bon de commande et du devis (si applicable).
Détails de la transaction : précisez la nature de la transaction (une vente de marchandise, prestation de service ou transaction mixte). Donnez une description précise des produits ou services livrés.
Référence aux factures d’acompte : mentionnez les numéros des factures d’acompte déjà émises, montant des acomptes et leur date.
Prix et montant HT : quantité et prix unitaire HT des marchandises ou des services vendus, et le total HT.
Montant de la TVA : les taux de TVA appliqués et le montant de la TVA. Si l’entreprise est en franchise de TVA, ajoutez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Montant total TTC : indiquez le total global des prestations ou marchandises (toutes taxes comprises), et le solde restant dû (montant final à régler après déduction des acomptes).
Conditions de paiement : précisez les modes de paiement acceptés, la date d’échéance, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40€).

Téléchargez les modèles de facture de solde en Excel

Comment faire une facture de solde ?

Grâce à nos explications étape par étape, vous pourrez créer un modèle de facture de solde.

Étape 1 : Respectez les obligations légales d’une facture

Assurez-vous d’inclure le titre « Facture de solde » ainsi que toutes les mentions obligatoires mentionnées précédemment pour que cette dernière soit valide.

En plus des mentions légales classiques, prenez soin d’ajouter des informations qui faciliteront la communication avec le client et vous aideront à réclamer le paiement. Ces informations peuvent inclure :

Les termes de la prestation ou de la vente,
Le numéro de devis (s’il y en a eu un),
Les références au bon de commande,
La date de livraison ou de la réalisation du service,
Les coordonnées utiles (numéro de téléphone ou adresse e-mail).

Étape 2 : Faites un résumé précis des acomptes

N’oubliez pas qu’une facture de solde est un récapitulatif précis de l’intégralité de la transaction. Ainsi, vous devez intégrer toutes les informations relatives aux acomptes déjà versés par le client, notamment :

Le montant de chaque acompte,
Le numéro de la facture d’acompte,
La date de l’acompte.

Étape 3 : Calculez correctement la TVA

Dans le cas d’une facture de solde, il est essentiel de prendre en compte les paiements précédents, notamment les acomptes, qui ont probablement déjà été soumis à la TVA. Veuillez à ne pas comptabiliser deux fois la TVA à votre client. Pour éviter toute erreur :

Identifiez la part de TVA déjà réglée sur les acomptes.
Appliquez la TVA uniquement sur le montant restant dû, si nécessaire.

Pour plus de détails sur le calcul précis de la TVA dans une facture de solde, reportez-vous à notre paragraphe dédié plus bas.

Étape 4 : Relisez-vous avant d’envoyer la facture

La facture définitive étant un document qui récapitule de nombreuses informations accumulées parfois sur plusieurs mois, son établissement est plus complexe qu’une facture classique. Une attention particulière est donc indispensable.

Évitez les erreurs de calcul : assurez-vous que toutes les références aux acomptes déjà versés sont exactes et que les montants, y compris la TVA, sont correctement calculés en vérifiant plusieurs fois.
Évitez les oublis : vérifiez que toutes les informations obligatoires sont incluses. Une omission ou une information incorrecte pourrait entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal.

Face à la complexité de l’établissement d’une facture de solde, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de facturation. Ces outils sont conçus pour vous aider à structurer vos factures et à ne rien oublier, tout en réduisant le risque d’erreurs.

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La gestion de la TVA dans les factures de solde

La gestion de la TVA dans une facture de solde dépend de plusieurs critères. Elle doit être appliquée au moment de l’acompte, mais uniquement dans le cadre d’une vente de services. En revanche, pour une vente de biens, la TVA n’est pas exigible lors du paiement de l’acompte. Pour récapituler simplement :

Une prestation de service : La TVA est exigible dès le paiement de l’acompte. Vous devez donc appliquer le taux de TVA sur la facture d’acompte. Cependant, veillez à ne pas facturer de nouveau cette TVA dans la facture de solde. Dans cette dernière, vous devrez calculer la TVA uniquement sur le montant restant dû.
Une vente de bien : La TVA n’est pas exigible lors du paiement des acomptes. Elle doit être appliquée uniquement à la livraison ou au transfert de propriété, soit généralement dans la facture définitive. Elle est appliquée sur la totalité de la transaction, après déduction des acomptes.
Franchise de TVA : dans ce cas, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit apparaître sur la facture de solde, en indiquant clairement que le montant de la TVA est à 0 €.

Exemple de facture de solde

Prenons l’exemple d’une entreprise de développement web engagé pour créer un site internet à son client. Vois les étapes clés d’un modèle de facture de solde conforme :

Le devis : Un devis est établi pour un montant total de 10 000 € HT, avec un délai de réalisation de 3 mois. Le devis prévoit un acompte de 30 % à la signature, un autre acompte de 40 % après la phase de conception, et le solde à la livraison finale.
Facture d’acompte n°1 : Une factured’acompte de 3 000 € HT (30 %) estémise lors de la signature du contrat pour démarrer le projet. La TVAapplicable (20 %) est ajoutée,soit 600 € TTC, pour un total de 3 600 €TTC.
Facture d’acompte n°2 : Une fois la phasede conception terminée et validée par le client, une deuxième facture d’acomptede 4 000 € HT (40 %) estémise. Avec la TVA (20 %), lemontant total de cette facture est de 4800 € TTC.
Facture de solde : Une facture desolde est émise une fois le site livré, testé, mis en ligne et validé par leclient, la facture de solde est émise. Montant restant dû : 3 000 € HT (30 %), soit 3 600 € TTC avec la TVA (20 %) incluse.