Facture acquittée : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Sommaire

D’une grande utilité sur le plan comptable, tant pour les entreprises que pour leurs clients, la facture acquittée est un document essentiel qui atteste que le paiement d’une transaction a été intégralement effectué. Mais que veut dire réellement « facture acquittée » ?

Comment la réaliser et dans quelles situations s’avère-t-elle indispensable ? Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur son rôle, son utilité et en quoi il est intéressant d’y avoir recours.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une facture acquittée est avant tout une facture classique à laquelle a été ajoutée la mention « acquittée ». Par cette mention, elle indique que le paiement a été intégralement effectué par le client. La facture acquittée devient ainsi un document de justification des paiements, avec une durée légale de conservation de 10 ans.

À quoi sert une facture acquittée ? Pour le fournisseur, c’est à la fois un justificatif comptable et un outil précieux pour optimiser la gestion comptable, en tenant ses factures à jour et en suivant les paiements réalisés. Pour le client, elle sert de preuve de paiement, attestant que la dette a été entièrement réglée.

Dans quels cas émet-on une facture acquittée ?

Une facture portant la mention « acquittée » peut être émise dans plusieurs situations. Voici les principaux cas :

À la demande du client : le client peut souhaiter obtenir une preuve formelle du paiement, soit pour justifier une dépense, soit pour ses archives personnelles.
Après le règlement intégral : la mention « acquittée » est ajoutée pour certifier que le fournisseur a bien reçu l’intégralité du paiement. Cela officialise la clôture de la transaction.
Pour un paiement en espèce : comme les paiements en espèces sont plus difficiles à prouver par la suite, une facture acquittée permet d’attester qu’une transaction a été réalisée avec succès.
Après l’obtention de subventions ou d’aides : une facture acquittée peut être nécessaire pour justifier l’utilisation des fonds reçus dans le cadre de subventions, d’aides financières ou de démarches administratives.
En cas de litige : lors d’un désaccord sur le règlement d’une facture, la mention « acquittée » apposée sur le document fournit une preuve solide et difficilement contestable devant un tribunal.
Pour des raisons comptables ou fiscales : une facture acquittée est souvent exigée par des tiers dans le cadre de contrôles réalisés par des organismes fiscaux, administratifs ou des auditeurs.

Valeur juridique d’une facture acquittée

Selon l’article 1315 du Code Civil : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation ».

En résumé, d’après le Code Civil, une facture acquittée a une valeur probante devant un tribunal. Cela signifie qu’elle peut servir de preuve écrite et officielle du paiement, reconnue légalement.

Comme la charge de la preuve incombe au demandeur, il est dans l’intérêt du client de conserver les factures acquittées de ses fournisseurs. En cas de désaccord, elles permettent de démontrer que l’obligation de paiement a été respectée.

Est-il obligatoire d’émettre une facture acquittée ?

Non, en France, en tant que fournisseur de biens ou de services, vous n’êtes pas obligé d’émettre une facture acquittée. Cependant, elle peut être exigée dans certaines situations spécifiques mentionnées précédemment. La facture acquittée constitue également un outil pratique pour garantir une comptabilité bien organisée, en facilitant la gestion des flux de trésorerie.

Informations devant figurer sur une facture acquittée

Quelle mention apposer sur une facture acquittée ? Pour être conforme et avoir une valeur juridique, une facture acquittée doit inclure certaines mentions obligatoires, en plus des éléments habituels d’une facture classique :

La mention « acquittée » : apposée sur le document pour indiquer que la facture a été entièrement réglée.
La date du règlement : la date à laquelle le paiement a été effectué.
Le mode de paiement : si le règlement a été effectué par virement, chèque, carte bancaire, espèces, etc.
Les références du règlement : par exemple, le numéro de chèque ou les références bancaires du virement.
La signature du fournisseur ou du prestataire : afin de renforcer la validité et la formalité de la facture acquittée.

À noter retenir concernant la numérotation : une facture acquittée étant une modification de la facture initiale, elle doit impérativement conserver le même numéro que cette dernière. Cela permet de respecter la règle de numérotation des factures.

Téléchargez les modèles de facture acquittée en Excel

‍

‍

Comment faire une facture acquittée ?

Voici les étapes simples à suivre pour établir une facture acquittée en bonne et due forme :

Étape1 : Déterminer l’émetteur de la facture

Une facture acquittée peut être établie aussi bien par le fournisseur que par le client.

Émise par le fournisseur : après réception du paiement intégral, le fournisseur confirme la transaction en apposant la mention « acquittée » sur la facture et en transmettant une copie au client.
Émise par le client : en ajoutant la mention « acquittée » sur la facture initiale et en joignant une preuve du paiement, comme une copie du relevé bancaire.

Étape 2 : Identifier la facture initiale

Pour écrire une facture acquittée, il faut d’abord localiser la facture d’origine dans vos archives. Vérifiez ensuite que toutes les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une facture soient correctement renseignées.

Étape 3 : Vérifier que le paiement a été réalisé

Avant d’émettre une facture acquittée, vérifiez toujours que le montant total de la facture a bien été réglé et que ce paiement apparaît sur vos relevés bancaires. Pourquoi ? Cette précaution est cruciale, car une fois la mention « acquittée » apposée et la facture transmise au client, elle acquiert une valeur juridique qui ne pourra plus être contestée en cas d’erreur.

Étape 4 : Ajouter les informations essentielles

Apposez clairement la mention « Facture Acquittée » sur la facture initiale, de manière visible. Ajoutez également les détails du paiement, notamment la date du règlement, le moyen de paiement utilisé et, si nécessaire, toutes autres informations utiles comme le numéro de chèque ou la preuve de virement.

Une fois toutes ces étapes accomplies, vous pouvez signer le document et conserver une copie dans vos archives comptables.

Comment prouver le paiement en l’absence de facture acquittée ?

En l’absence d’une facture acquittée, plusieurs moyens permettent de justifier qu’une facture a été payée, selon le mode de paiement utilisé :

Par carte bancaire : le relevé bancaire affiche le libellé de l’opération, indiquant généralement le nom de l’entreprise bénéficiaire. Pour les paiements en ligne, un e-mail de confirmation ou un reçu numérique constitue également une preuve valide.
Par virement : un relevé de compte montrant le virement effectué au profit du fournisseur sert de preuve. Les informations essentielles à vérifier sont le montant, la date et le nom du bénéficiaire. Un justificatif de virement, souvent délivré par l’établissement bancaire, peut renforcer cette preuve.
Par chèque : l’émetteur peut utiliser le talon de son chéquier comme preuve, facile à identifier grâce à son numéro unique. Le fournisseur, quant à lui, peut présenter l’extrait bancaire indiquant que le chèque a été encaissé.
Par une expertise : il est également possible de faire appel à un commissaire de justice pour qu’il établisse un constat officiel, une preuve irréfutable reconnue même devant un tribunal.

Exemple de facture acquittée

Dans cet exemple, Jean Dupont a reçu une facture initiale d’un montant total de 960 € TTC, émise par ABC Services S.A.R.L.. Après réception, il a réglé la totalité de la somme par virement bancaire le 20 novembre 2024.

Pour confirmer ce paiement, ABC Services S.A.R.L. a émis une facture acquittée comportant :