Facture acquittée : définition, mentions légales, valeur juridique et utilité

Facture acquittée : définition et valeur juridique pour les relations commerciales

La facture acquittée, document justificatif incontournable dans le jargon comptable, atteste du paiement intégral d'une facture par votre client ou à votre fournisseur. Au-delà de son utilité évidente dans la gestion financière, elle constitue un élément clé pour la conformité comptable et fiscale de l'entreprise.

Regardons comment créer une facture acquittée en bonne et due forme, et de quelle façon la traiter d’un point de vue purement comptable. Passons aussi en revue son rôle dans la justification des paiements ainsi que les méthodes de recouvrement d’une facture classique non soldée. Enfin, nous abordons les bonnes pratiques de gestion des factures, du début de la relation commerciale à leur paiement, sans oublier leur intégration en comptabilité.

Une facture acquittée fait référence à une facture classique sur laquelle vous ajoutez la mention “acquittée”. L’objectif consiste à apporter la preuve du paiement d’une transaction. Peu importe le mode de règlement (virement, chèque, espèces, compensation, etc.).

Facture acquittée : définition pratique  

Autrement dit, la facture soldée, payée ou acquittée, selon le terme consacré, vient confirmer que l’émetteur d’une facture a bien reçu le montant d’argent convenu. La facture acquittée indique une régularisation de la dette qui a pour effet de l’éteindre dans les comptes du client. De même, elle signifie la disparition de la créance dans la comptabilité du fournisseur.

Par ailleurs, notez bien que la facture acquittée ne se distingue pas vraiment de la facture classique initiale. C’est la même pièce, mais enrichie de la mention du règlement. Elle porte donc le même numéro pour ne pas brouiller les pistes.

D'un point de vue purement administratif, l'inscription de la facture classique d’origine dans les livres comptables est cruciale. Parfois, la facture s’émet tout simplement après réception du règlement et comporte donc nativement la mention “acquittée”. Dans ce cas, c’est la facture acquittée qui sert de justificatif comptable.

Valeur juridique d’une facture payée qui porte la mention “acquittée” 

Une facture acquittée reste facultative. En revanche, elle possède une valeur juridique comme prévu à l’article 1353 du Code civil. Ce texte précise les modes de preuve dans tout échange commercial. C’est un des moyens de parvenir à prouver le règlement, mais pas le seul. 

C’est pourquoi le service comptable doit s’assurer de la conserver avec l’ensemble des justificatifs, même si les écritures se génèrent à partir de la pièce traditionnelle sans la mention “acquittée”.

Intérêt d’une facture acquittée pour la gestion de l’entreprise et les relations commerciales 

Utilisée comme preuve de paiement par un client ou pour vos fournisseurs, la facture acquittée apporte une certaine sécurité juridique et facilite les processus administratifs. En ce sens, ce document peut jouer un rôle majeur lors des audits comptables. De façon plus concrète, en tant que dirigeant de TPE-PME, elle vous apporte les avantages suivants 👇.

Une transparence et une traçabilité renforcées dans les relations commerciales grâce à la facture payée

La facture acquittée permet d'établir une trace claire de chaque transaction commerciale entre l'entreprise et ses clients ou fournisseurs. Elle vous offre une vision détaillée des produits ou services fournis, des quantités, des prix unitaires et totaux, ainsi que des conditions de paiement. 

💡 Avec la facturation électronique, le processus obligatoire des statuts de paiement viendra toutefois faciliter aussi la traçabilité des encaissements et décaissements entre les entreprises. 

Meilleur suivi des flux de trésorerie grâce à une facture soldée

Cette transparence facilite un suivi plus précis du flux de trésorerie (cash flow), ce qui s’avère essentiel pour la santé financière de l'entreprise. En effet, en enregistrant les paiements sur vos factures, vous êtes en mesure de suivre de près les entrées et sorties de trésorerie. Cela permet une gestion proactive des liquidités. Ainsi, vous pouvez prendre des décisions éclairées en matière :

• d'investissements ;
• d'emprunts ;
• de paiements fournisseurs.

La facture acquittée, une preuve concrète en cas de litige client ou fournisseur

Comme expliqué précédemment, la facture acquittée comporte une réelle valeur juridique. En ce sens, elle sert de document légal afin de prouver la réalisation de la transaction et la réception du paiement. En cas de litige avec un client ou un fournisseur, la facture acquittée constitue pour vous une preuve tangible des termes convenus. Elle rend la résolution du différend plus efficace.

Exigence de la preuve du paiement pour le financement et les aides (subventions)

Les institutions financières exigent souvent des preuves de transactions pour accorder un prêt bancaire ou un financement. Parfois, elles demandent la production d’une facture acquittée comme justificatif de la capacité financière de l'entreprise.

Dans le cadre de dossiers d'aides gouvernementales ou européennes (subventions ou avances remboursables), les organismes sollicités peuvent également réclamer des documents tels que des factures acquittées. Ils souhaitent ainsi s’assurer de l'utilisation appropriée des fonds octroyés.

Quand et comment faire une facture acquittée plutôt qu’une facture classique ?

Plusieurs situations peuvent conduire à émettre une facture qui mentionne le paiement avec un tampon “acquitté”. 

La facture acquittée du point de vue du client

Une fois que le client a émis le règlement du montant dû et à l’échéance convenue, il peut attester le paiement en ajoutant la mention “acquittée” sur la facture (qu’elle se présente en document papier ou digital). Il peut ensuite confirmer le paiement en joignant une preuve comme une copie du relevé bancaire par exemple, car il montre la somme au débit.

La facture acquittée du point de vue du fournisseur

Le fournisseur (peut-être vous ?) est généralement l’émetteur de la pièce. Ainsi, il doit produire une facture en bonne et due forme avec les informations importantes et les mentions obligatoires. La date d’échéance doit clairement apparaître. Lorsque le client a payé la facture, le fournisseur peut le spécifier sur le document. Ensuite, il envoie cette facture soldée à son interlocuteur pour lui notifier la bonne réception du montant dû et la réussite de la transaction.

Les mentions légales obligatoires sur une facture acquittée

Des nouveautés sont intervenues en 2019 par décret et aussi en 2021 au niveau du Code de commerce pour l’établissement des pièces de facturation. Nous vous suggérons d’en découvrir le contenu complet dans notre article spécifique sur les mentions obligatoires d’une facture. Nous l’avons actualisé récemment afin de tenir compte de ces modifications légales. Notez aussi que la facture doit s’établir en France en langue française et doit comprendre deux exemplaires, l’un pour le client et l’un pour l’entreprise émettrice.

En outre, une facture acquittée peut-être désignée comme telle si elle comporte les mentions obligatoires suivantes :

• le mot “acquittée” affiché de façon lisible (ajout via un logiciel de facturation ou annotation au stylo pour une facture papier) ;
• la date, le mode et la référence du paiement.

Sans ces indications, la facture acquittée ne présente aucune valeur juridique.

La durée de conservation d’une facture qui mentionne le paiement effectif

Comme toute facture classique, vous devez conserver vos factures acquittées pendant 10 ans à partir de la date de clôture comptable. En effet, les factures peuvent vous être demandées lors de contrôles fiscaux Veillez donc à les garder précieusement et en toute sécurité (sur une solution cloud idéalement !).

⚖️ C’est l’article L123-22 du Code de commerce qui encadre cette durée d’archivage. Pour vos documents commerciaux, les textes de loi prévoient toutefois une conservation de 5 ans.

Comment obtenir la preuve d’un paiement sans facture acquittée ?

La facture payée avec la mention “acquittée” ne constitue pas l’unique moyen de prouver le succès d’une transaction et heureusement.

Les autres méthodes pour apporter la preuve d’un règlement de factures

Vous pouvez également suivre les paiements selon le mode de règlement utilisé :

• Paiement par carte bancaire : vous pouvez obtenir un libellé de l’opération, ou bien un reçu physique ou virtuel.
• Paiement par virement bancaire : il est possible de disposer d’une preuve du débit/du crédit (selon la situation dans laquelle vous êtes) sur votre relevé de compte. Vous pouvez aussi demander à l’établissement bancaire de fournir un justificatif de virement.
• Paiement par chèque : la preuve s’établit avec les talons pour le client et via un relevé de compte bancaire pour le fournisseur.

Le cas des paiements en espèces

Le paiement en monnaie sonnante et trébuchante (par la caisse) reste une méthode de paiement difficile à prouver en cas de transaction réussie. Dans un tel cas, nous vous recommandons de procéder au système de facture acquittée.

💰 En tant qu’entreprise, vous pouvez demander un coup de pouce à un expert-comptable ou commissaire aux comptes pour certifier une ou plusieurs dépenses spécifiques.

Impayés : comment récupérer le montant d’une facture non acquittée ?

Le fait d’acquitter les factures suppose d’abord de les régler, ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas. Alors, comment procéder pour se faire payer ? Faut-il faire appel à un prestataire (société de recouvrement ou huissier) et si oui à quel moment ?

Les procédures de relance client et de recouvrement 

En cas de factures impayées, et donc de facture non acquittée, la première solution réside dans une relance intelligente du client afin de rechercher un mode de recouvrement amiable.

Si l’accord à l’amiable échoue, ou sans nouvelles après plusieurs relances, vous lui envoyez une mise en demeure. Adoptez alors le courrier par lettre recommandée avec accusé de réception et qui propose un nouveau délai de paiement.

Le cas échéant, vous pouvez avoir recours à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice), voire à un juge si l’impayé persiste. La procédure de relance se transforme ainsi en procédure de recouvrement judiciaire.

💡 Grâce à notre partenariat avec GCollect, vous pouvez gérer la relance et le recouvrement en quelques clics seulement sur notre suite CRM Sellsy.

Les astuces pour éviter les impayés

Plusieurs méthodes vous aident à prévenir les impayés et à vous protéger lors de vos relations commerciales. Nous pensons notamment à :

• la signature d’un contrat ou d’un devis ;
• la demande d’un acompte client ;
• l’offre de facilités de paiement ;
• l’échelonnement des chèques.

Pour aller plus loin : comment bien gérer vos factures, de la facturation au paiement ?

Facture d’achat ou de vente, facture proforma, facture acquittée, d’acompte ou classique, etc., les formes sont variées. En tant que dirigeant d’entreprise, vous jonglez avec de multiples formats dans le cadre de la facturation. Ce n’est pas toujours évident.

Pour vous aider à rationaliser vos processus, à améliorer votre gestion commerciale et à limiter les risques d’impayés, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel agile capable de centraliser :

• la relation client ;
• la gestion de la trésorerie ;
• la facturation et les devis ;
• la précomptabilité ;
• le recouvrement de créances.

Avec le module facturation de la suite CRM Sellsy, vous pouvez produire ou importer des factures. Vous pouvez aussi transformer tout devis en facture. Ce système remplit son objectif d'accélérer et de sécuriser les paiements, tout en automatisant la saisie. 

💡 En bonus, notez que notre outil respectera les normes légales pour la réforme sur la facturation électronique qui se déploie dès 2026.

Vous savez désormais ce que signifie ce type de pièce qui mentionne que la facture est soldée. Même si ce processus n’est pas une obligation, s’acquitter de cette tâche administrative peut se révéler très utile pour certaines transactions. Vous vous posez d’autres questions sur la facturation en général et sur le fait de faire appel à Sellsy pour devenir autonome sur ce plan ? Prenez contact avec un de nos spécialistes. 

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