Facture d’achat : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Chaque dépense laisse sa trace : la facture d’achat. Ce document raconte l’histoire financière de l’entreprise. Sans factures d’achats, pas moyen de prouver qu’un euro est parti, de récupérer la TVA ou de garder une compta claire.

Bien gérée, la facture d’achat devient un vrai miroir de l’activité. Savoir ce qu’elle contient et comment l’enregistrer, c’est garder le contrôle, éviter les erreurs… et passer un contrôle fiscal sans sueur froide.

Qu’est-ce qu' une facture d’achat ?

La facture d’achat, c’est la trace écrite de ce que l’entreprise dépense. Elle arrive depuis le fournisseur et détaille ce qui a été acheté, le coût réel, la TVA appliquée et la façon dont il faudra régler. Elle sert de justificatif légal en cas de contrôle, mais surtout, elle permet de classer la dépense au bon endroit dans la compta.

Pssst… Bon à savoir !

La facture d’achat remplit en réalité 3 fonctions complémentaires :

1. Juridique : elle sert de preuve en cas de litige.
2. Comptable : elle permet d’enregistrer la dépense dans les charges de l’entreprise.
3. Pratique : elle précise les produits ou services acquis, les prix, la TVA et les conditions de paiement.

En somme, la facture d’achat est la jumelle inversée de la facture de vente : l'une facture, l’autre enregistre.

Pourquoi la facture d’achat est-elle nécessaire ?

La facture d'achat est la preuve officielle de chaque dépense de l’entreprise.

Elle permet d’enregistrer charges et dettes fournisseurs, de récupérer la TVA, de calculer l’amortissement des biens, et de justifier chaque opération en cas de contrôle fiscal.

Conservée 10 ans, elle garantit une gestion financière claire et conforme à la réglementation.

Différence entre facture d’achat et facture de vente

Dans une entreprise, tout passe par des factures. Certaines racontent que l’argent est parti, d’autres qu’il est arrivé. Deux faces d’une même pièce, mais à ne pas confondre.

Savoir distinguer une facture d’achat d’une facture de vente, c’est garder une compta lisible, rester dans les clous de la loi et surtout avoir une image claire de la santé financière de l’activité.

Facture d’achat

C’est le document que reçoit l’entreprise lorsqu’elle achète un bien ou un service.

• Elle justifie une dépense.
• Permet de récupérer la TVA.
• Et se comptabilise dans les charges.

Elle prouve que l’argent est sorti… et légalement !

Facture de vente

C’est le document que l’entreprise émet quand elle vend un produit ou un service.

• Elle certifie la recette.
• Se comptabilise dans les produits.
• Et sert à déclarer le revenu.

Elle prouve que l’argent est entré… et bien enregistré !

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Qui peut émettre une facture d’achat ?

Ce sont les fournisseurs qui émettent les factures d’achat, détaillant le produit ou service fourni, le prix, la TVA et toutes les mentions légales.

En pratique, l’entreprise reçoit la facture, elle ne la crée pas. Simple, clair et indispensable pour que la comptabilité reste impeccable.

Mentions obligatoires sur une facture d’achat ?

Chaque facture d’achat doit clairement indiquer tous les éléments qui permettent de vérifier la transaction. Sans ces informations, la facture n’est ni exploitable ni légale.

• Qui vend : nom, adresse et numéro SIRET du fournisseur.
• Qui achète : nom, adresse et, si nécessaire, numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise cliente.
• Numéro unique : chaque facture doit avoir son propre numéro, dans l’ordre chronologique.
• Date : celle de l’émission de la facture.
• Détails de la transaction : nature des biens ou services, quantité, prix unitaire.
• Montants : total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
• TVA : taux appliqué et montant correspondant.
• Paiement : modalités et délais.
• Mentions légales spécifiques : escompte, pénalités de retard si nécessaire.

La présence de ces mentions structure la dépense : clarifie la comptabilité et facilite le suivi précis des mouvements financiers.

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Comment faire une facture d’achat ?

Voici les 6 étapes essentielles pour créer une facture d’achat correcte et conforme à la loi :

Étape 1 : Vérifier les mentions obligatoires

Il faut s’assurer que la facture contient :

• Le vendeur : nom, adresse, numéro SIRET.
• L’acheteur : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire.
• Le numéro unique de la facture et la date d’émission.
• La description des biens ou services : nature, quantité, prix unitaire.
• Les montants HT et TTC, ainsi que la TVA appliquée.
• Les conditions de paiement : délais, éventuelles pénalités ou escomptes.

Étape 2 : Enregistrer la facture dans la comptabilité

Saisir la facture dans le livre d’achats. Vérifier que toutes les informations sont exactes et complètes.

Étape 3 : Classer l’opération

• Achat courant.
• Immobilisation.
• TVA déductible.
• Fournisseur.

Étape 4 : Enregistrer la TVA déductible

La TVA doit être enregistrée correctement dans le compte correspondant si l’entreprise y est assujettie.

Étape 5 : Enregistrer la dette fournisseur

Indiquer la dette dans le compte fournisseur avec le montant TTC total.

Étape 6 : Archiver la facture

Conserve la facture 10 ans minimum, conformément à la loi française.

Comment comptabiliser une facture d’achat ?

La comptabilité d’une facture d’achat suit des règles claires, définies par le Plan Comptable Général et la législation fiscale.

Étape 1 : Déterminer la nature de la dépense

• Achat courant → compte classe 6.
• Immobilisation → compte classe 2.
• TVA déductible → compte classe 4.
• Fournisseur → compte classe 4.

Étape 2 : Saisir la facture

Toutes les informations obligatoires doivent être présentes : fournisseur, date, numéro, description, montants HT et TTC, TVA. Rien ne doit être laissé au hasard.

Étape 3 : Gérer la TVA

La TVA payée s’enregistre dans le compte correspondant. La législation définit le régime applicable.

Étape 4 : Enregistrer la dette fournisseur

Le montant TTC se reporte dans le compte fournisseur. La dette est formalisée et traçable.

Étape 5 : Contrôler et archiver

Les montants sont vérifiés, la facture classée et conservée pendant au moins 10 ans.