Comment faire un devis pas à pas ?

Faire un devis va bien au-delà de la simple fixation d’un tarif. C’est un outil clé pour sécuriser la relation commerciale, en posant dès le départ un cadre précis : périmètre, coûts, exclusions et conditions de lancement du projet.

Que vous soyez freelance, artisan ou dirigeant de TPE, un devis bien construit vous aide à :

• éviter les malentendus,
• rassurer le client,
• gagner du temps (et parfois… décrocher la vente plus vite).

Dans ce guide, on va avancer étape par étape. Vous allez voir :

• quelles informations sont obligatoires sur un devis (avec une liste simple),
• quelles informations sont optionnelles mais très utiles en pratique,
• un pas à pas en 6 étapes pour créer un devis propre et lisible,
• et enfin les outils pour faire vos devis (Excel, logiciels), avec un point rapide sur la facture électronique et ce que ça change.

L’objectif : que vous puissiez créer un devis complet, clair et sérieux, sans y passer des heures.

Les données obligatoires pour faire un devis

Tout d’abord, avant même de fixer un prix, un devis doit s’inscrire dans un cadre légal précis. Certaines mentions sont obligatoires, quelle que soit votre activité. En leur absence, le client peut remettre en cause le devis et contester la prestation.

Voici les informations indispensables à faire figurer sur un devis

• La date d’émission : elle permet de situer le devis dans le temps et de vérifier s’il est toujours valable au moment de son acceptation.
• Le numéro de devis : un repère essentiel pour suivre vos documents, faciliter la gestion comptable et fluidifier les échanges avec vos clients.
• Les informations sur votre entreprise : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, statut juridique… C’est important car ces éléments permettent d’identifier clairement l’émetteur du devis.
• Les informations sur le client : nom et prénom pour un particulier, ou raison sociale et adresse pour une entreprise.
• La description des prestations ou des produits : un devis précis évite les zones d’ombre. Plus vos prestations sont détaillées, plus la relation commerciale est sécurisée.
• Le détail des prix : prix unitaires, quantités, total hors taxes, TVA applicable et montant TTC : tout doit être clairement indiqué pour garantir une parfaite transparence.
• La durée de validité du devis : elle encadre la période pendant laquelle le client peut accepter votre proposition.
• La mention « devis » : indispensable pour identifier sans ambiguïté la nature du document.

Pour aller plus loin et vérifier que votre devis est conforme, vous pouvez consulter la liste complète des mentions obligatoires sur un devis.

Les informations optionnelles pour faire un devis

Au-delà des mentions imposées par la loi, certaines informations ne sont pas obligatoires, mais fortement conseillées. Elles permettent d’anticiper les situations délicates et de sécuriser la relation commerciale.

Voici les éléments que vous pouvez ajouter à votre devis :

• Les conditions de paiement : délais, mode de règlement accepté, pénalités de retard.
• Le montant d’un acompte ou d’arrhes : s’il est prévu, mieux vaut le préciser clairement.
• Les délais de réalisation : même indicatifs, ils donnent un cadre au client.
• Les conditions d’annulation : utile pour éviter toute ambiguïté en cas de changement de situation.
• Les frais annexes éventuels : déplacement, livraison, frais techniques spécifiques.
• Les conditions générales de vente (CGV) : soit intégrées au devis, soit jointes en annexe.

Ces informations ne sont pas obligatoires, mais elles contribuent largement à éviter les malentendus et à instaurer une relation commerciale plus sereine.

Rédiger un devis, étape par étape

Il faut savoir que pour être efficace, un devis ne s’improvise pas. Il repose sur une méthodologie claire, qui permet à la fois de cadrer la prestation, de rassurer le client et de faciliter le suivi commercial. Voyons maintenant comment appliquer cette méthodologie pour rédiger un devis clair et complet, étape par étape.

Étape 1 : rassemblez les informations essentielles

Que vous travailliez directement dans un logiciel de gestion ou à partir d’un document, prenez le temps de rassembler les informations essentielles avant de rédiger votre devis.

• les coordonnées complètes du client,
• la nature exacte de son besoin,
• le contexte du projet (urgence, contraintes particulières, budget indicatif).

Cette préparation, dès le départ, permet d’éviter les allers-retours inutiles et de sécuriser le devis dès les premières étapes.

Étape 2 : marquez précisément la prestation

La description de la prestation constitue l’un des éléments clés du devis. Elle permet d’aligner les attentes, d’éviter les malentendus et de poser un cadre clair dès le départ. Prenez donc le temps de détailler ce que couvre votre proposition.

Précisez notamment :

• la nature de la prestation ou du produit,
• ce qui est inclus dans l’offre,
• les éléments exclus, le cas échéant,
• ce qui sera concrètement fourni au client à l’issue de la prestation.

Étape 3 : fixez vos prix de manière claire

Une fois la prestation clairement définie, vient le moment de chiffrer. L’objectif est simple : que le client comprenne immédiatement ce qu’il paie… et pourquoi.

Détaillez clairement :

• le prix de chaque élément,
• les quantités,
• le total hors taxes,
• la TVA applicable et son montant,
• le total toutes taxes comprises.

Étape 4 : précisez les conditions de paiement

Comment le client règle-t-il la prestation ? Dans quels délais ? Y a-t-il un acompte ?

Autant de points qui doivent être explicitement mentionnés pour éviter toute ambiguïté.

Pensez à indiquer :

• les moyens de paiement acceptés,
• les délais de règlement,
• l’existence d’un acompte ou d’arrhes, le cas échéant,
• les pénalités prévues en cas de retard.

Étape 5 : encadrez les délais et la validité du devis

Un devis n’est pas valable indéfiniment. Pensez à préciser :

• la durée de validité de l’offre,
• les délais de réalisation ou de livraison,
• les éventuelles conditions d’annulation.

Étape 6 : relire et vérifier avant l’envoi

Avant d’envoyer votre devis, accordez-vous quelques minutes de relecture. Un détail oublié peut suffire à décrédibiliser l’ensemble.

Vérifiez notamment :

• les montants et les calculs,
• la cohérence des informations,
• la présence de toutes les mentions obligatoires,
• l’orthographe et la présentation générale.

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Quels outils utiliser pour créer ses devis efficacement ?

Lorsque les devis s’accumulent, la question de l’outil ne se pose plus en termes de confort, mais d’efficacité. Comment gagner du temps sans multiplier les erreurs ? Comment assurer un suivi clair, surtout lorsque les échanges avec les clients se multiplient ?

C’est précisément là que le choix de l’outil fait la différence.

Les logiciels de gestion commerciale : la solution la plus fiable

Les logiciels de facturation et de gestion commerciale sont aujourd’hui les outils les plus adaptés pour créer et gérer des devis au quotidien. Ils permettent à la fois de produire des devis conformes et d’en assurer un suivi structuré.

Ils offrent notamment la possibilité de :

• générer des devis intégrant automatiquement les mentions obligatoires,
• suivre leur statut (envoyé, accepté, refusé, expiré),
• transformer un devis accepté en facture sans ressaisie,
• centraliser l’ensemble des documents et échanges liés au client.

Fichiers Excel ou documents classiques : des solutions vite limitées

De nombreux professionnels utilisent encore des fichiers Excel, Word ou des modèles PDF pour établir leurs devis, en particulier au début de leur activité. Ces solutions peuvent dépanner, mais elles montrent rapidement leurs limites dès que le volume augmente.

Les principales difficultés rencontrées sont :

• des risques d’erreurs de calcul ou d’oubli,
• l’absence de suivi automatique des devis,
• une gestion compliquée des versions et de l’historique,
• peu de lien avec la facturation et le suivi client.

Et la facturation électronique, quel impact sur les devis ?

Il faut tout d’abord savoir que la facturation électronique concerne les factures, pas les devis. Les devis ne sont soumis à aucune obligation de transmission via le Portail Public de Facturation ou une plateforme agréée (PA).

En revanche, la réforme modifie la logique globale de gestion : devis et factures s’inscrivent désormais dans un cycle commercial plus structuré.

C’est pourquoi il est conseillé d’utiliser un outil de gestion adapté, afin d’assurer une continuité entre le devis et la facture, d’éviter les ressaisies et de garantir la cohérence des données tout au long du processus

Exemple de devis

Voici quelques consignes claires pour vous aider à rédiger un devis plus efficacement.

Comme dans l’exemple commencez par préciser la référence du devis, c’est-à-dire son numéro (numérotation séquentielle et année), afin de pouvoir le retrouver facilement.

N’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées ainsi que celles de votre futur client, y compris son numéro de SIRET. Il est également intéressant d’indiquer une personne de contact, avec une adresse e-mail et un numéro de téléphone : en résumé, toutes les informations utiles.

Pensez ensuite à bien préciser la durée de validité du devis, car les prix peuvent évoluer. Indiquez clairement la référence, les prestations proposées, les conditions de règlement ainsi que les modalités de validation du devis.

Si des remises s’appliquent, précisez-les et veillez à effectuer correctement vos calculs : montants, sous-totaux et remises éventuelles. Une erreur à ce niveau peut rapidement fragiliser votre devis.

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Enfin, l’utilisation de logiciels de facturation et de gestion commerciale comme Sellsy permet de mieux gérer vos devis, d’assurer la traçabilité de vos propositions et d’avancer dans vos démarches commerciales en toute sérénité.