Facture proforma : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Vous ne savez pas quand, pourquoi et comment utiliser une facture proforma ? Sellsy vous guide dans cet article pour mieux comprendre en quoi la proforma peut être utile lors des échanges entre entreprises (B2B) et autres structures.

Nous vous expliquons, étape par étape, comment créer une facture proforma conforme aux normes et exigences légales en France.

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Vous vous demandez ce que signifie une facture proforma ? La facture proforma, signifiant « pour la forme » en latin, permet au fournisseur de biens et de services de détailler les termes de l’accord afin d’informer son client sur l’ensemble des informations commerciales et légales.

Souvent utilisée comme une facture provisoire, elle sert de base avant la facturation finale et présente de nombreux avantages : faciliter la négociation d’une transaction et simplifier les formalités douanières pour les transactions internationales.

Cependant, de part sa définition, la facture proforma n’a aucune valeur juridique pour la vente en cours et ne constitue pas un document payable. Elle fait plutôt office de brouillon, pouvant être modifiée à tout moment avant la finalisation de l’accord et, de ce fait, ne doit pas apparaître dans la comptabilité de l’entreprise.

À quoi sert une facture proforma ?

Vous souhaitez émettre une facture proforma pour valider une transaction ? Généralement envoyée avant une facture définitive, ce document présente plusieurs avantages pour le vendeur comme pour l’acheteur.

Elle permet de fournir un aperçu détaillé de la future transaction, en proposant une estimation des biens ou services.

La facture proforma est également très utile pour anticiper les frais de douane. Souvent utilisée dans les transactions internationales, elle fournit aux autorités douanières une estimation de la valeur des biens importés ou exportés.

En permettant aux deux parties d’avoir une vision claire des termes de l’accord, elle facilite les négociations. En effet, la facture proforma permet de discuter et d’ajuster les conditions de la transaction avant la signature de l’accord final.

Un autre avantage pour le client est qu’elle peut soutenir des demandes de financement. En effet, la facture proforma peut être utilisée pour obtenir des crédits bancaires, des financements ou des subventions.

Quelles sont les données obligatoires d’une facture proforma ?

Même si la facture proforma n’a pas de valeur légale, il est très important que certaines mentions obligatoires apparaissent sur ce document, conformément au Code de commerce. Voici ce qu’un modèle de facture proforma doit indiquer :

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• La mention « facture proforma », permettant de la distinguer d’une facture classique.
• Les noms et adresses des deux parties.
• La date d’émission de la proforma.
• Les informations concernant votre entreprise : raison sociale, numéro SIREN/ SIRET, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire.
• La quantité et la dénomination précise des produits ou services, ainsi que leur mode de livraison et les conditions générales de ventes (CGV).
• Les coûts : montant total TTC, prix unitaire hors taxes (HT), réductions éventuelles et taux de TVA.
• Les conditions de règlement (date d’échéance et pénalités appliquées en cas de retard).
• Le numéro du bon de commande, le cas échéant.

Téléchargez les modèles de facture proforma en Excel

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Comment faire une facture proforma ?

Suivez ces étapes clés pour créer, à partir d’un modèle facture proforma vierge, une proforma qui reflète votre entreprise tout en respectant la réglementation en vigueur :

Étape 1 : Indiquez clairement qu’il s’agit d’une facture proforma

Pour éviter toute confusion avec une facture classique, la mention « Facture proforma » doit apparaître de manière lisible et explicite. Seule une facture définitive, émise après l’accord final entre les parties, est un document légal permettant de demander un règlement. Il est donc important debien différencier ces deux types de documents.

Étape 2 : Dater la facture proforma

La date d’émission de la facture proforma est indispensable mais elle peut aussi vous faire gagner du temps. En effet, vous pouvez facilement convertir une facture proforma en facture classique en modifiant simplement la mention « facture proforma » en « facture » et en actualisant la date d’émission.

De plus, bien que la numérotation de la facture proforma ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons de l’inclure pour faciliter le suivi lors de vos échanges avec le client.

Étape 3 : Mentionner l’identité des deux parties

Afin d’identifier clairement l’expéditeur et le destinataire, il est essentiel d’inclure les coordonnées complètes des deux parties :

• Coordonnées du fournisseur : inclure le nom de l’entreprise, son adresse, numéro de téléphone, numéro de TVA intracommunautaire, numéro SIREN/SIRET et forme juridique.
• Coordonnées du client : préciser le nom et l’adresse du client, ainsi que toute autre information utile pour son identification.

Étape 4: Décrire précisément les biens ou services

Pour clarifier le contenu de la facture proforma, décrivez de manière détaillée les produits ou services concernés, incluant leurs quantités, descriptions, codes produits, et modes de livraison. Il est également obligatoire de faire apparaître le prix unitaire pour chaque élément.

Étape 5 : Mentionner les prix et les taxes

Vous devez indiquer tous les montants liés à la transaction, que le client devra payer lors de l’émission de la facture définitive. Ces montants incluent :

• La base imposable.
• Le prix unitaire hors TVA.
• Le taux de TVA applicable.
• Les rabais, remises et ristournes éventuels.
• La somme totale à payer HT et toutes taxes comprises (TTC).

Pourquoi utiliser Sellsy pour établir vos factures proforma ?

Vous voulez éviter les erreurs et gagner beaucoup de temps (et donc d’argent) dans la gestion de la facturation proforma ? Se servir d’un outil de facturation peut vous sauver la mise.

Sellsy vous accompagne dans la gestion administrative et commerciale de votre entreprise. Nous vous proposons donc des modèles de factures proforma. Avec notre logiciel de facturation, vous créez et éditez chaque facture proforma directement dans la suite CRM.

Grâce à l’automatisation des données, vous bénéficiez d’une saisie ultra-rapide. Votre document commercial est prêt en quelques clics. Il comporte toutes les mentions obligatoires d'une facture !

En outre, pour chaque transaction ayant fait l’objet d’un document proforma, vous pouvez facilement transformer cette facture en facture définitive, la classer et la comptabiliser selon les normes comptables.

Au-delà, Sellsy vous accompagne dans la gestion de votre processus de facturation en ligne. Vous émettez et éditez ainsi des factures légales aux normes de l’administration fiscale. On essaie ?

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Questions fréquentes sur la facture proforma

Découvrez les réponses aux questions les plus courantes concernant la facture proforma, ses spécificités et son utilisation.

1. La facture proforma a-t-elle une valeur légale ?

Non, la facture proforma n’a aucune valeur légale en tant que document contractuel ou fiscal. Elle ne peut pas être enregistrée en comptabilité et n’engage pas juridiquement les parties à honorer un paiement, ce qui en fait un document purement informatif.

2. Peut-on payer une facture proforma ?

Non, une facture proforma n’est pas payable. Étant donné qu’elle n’a aucune valeur juridique ou fiscale, l’entreprise qui émet une facture proforma ne peut pas en exiger lepaiement.

3. Quelle est la différence entre une facture commerciale classique et une facture proforma ?

L’obligation de paiement est la principale différence entre une facture classique et une facture proforma. Rappelons qu’une proforma est un document informatif, tandis qu’une facture définitive a des fonctions à la fois juridiques, commerciales, comptables et fiscales.

4. Quelle est la différence entre une facture du type proforma et un devis client ?

À la différence de la facture proforma, le devis possède une valeur contractuelle et devient un engagement légal avec des obligations pour les deux parties dès qu’il est signé par le client. La facture proforma, même signée, reste un document informatif.

5. Peut-on comptabiliser une facture proforma ?

La facture proforma ne doit pas apparaître dans la comptabilité de l’entreprise, que ce soit chez le fournisseur ou chez le client, car elle ne constitue pas une preuve d’une transaction financière. C’est pourquoi l’entreprise souhaitant émettre une facture proforma doit utiliser une numérotation distincte de celle des factures classiques.

6. Dans quelle langue rédiger la facture proforma ?

Pour une transaction en France, la facture proforma doit être rédigée en français. En revanche, dans un contexte international, il est souvent utile d’émettre une facture proforma en anglais pour faciliter les démarches douanières. Attention, une traduction certifiée par un traducteur assermenté peut être exigée par l’administration locale.