Facture proforma : qu'est-ce que c'est et comment la faire

Vous devez éditer une facture proforma et ne comprenez pas exactement l’utilité de ce document commercial ? Pourtant essentielle dans les échanges et transactions entre les entreprises (B2B), la facturation proforma reste mystérieuse à bien des égards… Pas de panique : Sellsy vous explique les modalités à prendre en compte afin de créer une facture proforma, conforme, pour la France comme pour l’export, et dans les règles de l’art.

Facture proforma : la définition à connaître pour vos activités commerciales

Essayons de donner une définition de la facture proforma, même si vous percevrez mieux son utilité avec les exemples pratiques qui suivent.

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Le mot proforma signifie en latin “pour la forme”. Ce document correspond à une facture émise seulement à titre informatif pour le client. Elle vient détailler les informations à propos d’un achat de marchandises ou d’une prestation de service, en amont de la facturation classique, conforme sur le plan juridique, fiscal et commercial.

En quelque sorte, c’est une facture modèle sans valeur probante. Autrement dit, la facture proforma constitue une sorte de brouillon. Elle comporte l’ensemble des informations commerciales et légales dont un client a besoin pour sa transaction.

Quelle est la différence entre une facture commerciale classique et une facture proforma ?

Disons les choses simplement : la facture proforma n'est pas une véritable facture. Ce n’est pas une facture commerciale au sens du Code de commerce.

Il s'agit d'une facture provisoire qui sert de base avant la facturation finale. La facture proforma présente les caractéristiques suivantes qui la différencient d’une facture définitive :

• Elle n’est pas payable.
• Elle n’a aucune valeur juridique sur le plan de la vente réalisée.
• Elle n’a aucune valeur fiscale.
• Elle ne doit pas être intégrée dans la comptabilité des entreprises, tant chez le vendeur que chez l’acheteur.
• C’est un modèle qui reste modifiable à 100 %.

Quelle est la différence entre une facture du type proforma et un devis client ?

Considéré comme un pré-contrat, le devis donne lieu à l’accord ou au rejet de la part du client. En cas d’acceptation, il engage l’entreprise qui l’émet à fournir les marchandises ou les services, conformément aux termes inscrits. La facture proforma présente, elle, seulement une valeur informative. Elle intervient parfois même à l’issue de la prestation ou de la livraison des produits au client.

Pourquoi établir une facture proforma dans le cadre de relations commerciales entre entreprises ?

Si ce type de facture commerciale ne comporte pas de valeur légale ou comptable, et n’engage aucune des deux parties, alors pourquoi l’utiliser ?

Les avantages d’une facturation proforma, sans valeur juridique pourtant

Justement, son absence de valeur légale offre la possibilité d'opérer une négociation ou une modification, avant l’envoi d’une facture commerciale classique et à valeur probante. La facturation proforma permet ainsi d'enclencher la discussion commerciale. Elle aide à s’assurer que le client dispose d’une vue globale de la transaction envisagée.

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Dans quelles situations commerciales recourir à la facturation proforma ?

• Dans le cas d’une transaction du type import/export : la facture proforma est très utile pour déterminer la valeur des biens que vous envoyez (objets d’art, véhicules, produits en tout genre, etc.). De même, la facture proforma en douane constitue un justificatif valable pour les opérations douanières lors de l’expédition de biens à des clients à l’étranger.
• Pour contracter un crédit : la facture proforma a de la valeur aux yeux des banques ! Vous pouvez parfaitement présenter ce type de document commercial lors d’un emprunt professionnel par exemple.
• Pour vous protéger des impayés : si vous avez un doute sur la bonne foi d’un client, l’émission d’une facture proforma peut favoriser la négociation d’un escompte.
• Pour faciliter la relation commerciale avec vos partenaires BtoB ! Utilisez un modèle de facture proforma. C’est en effet un vrai levier de négociation. Elle favorise la communication avec une relation commerciale.
• Pour justifier une dépense ou un investissement.

Comment établir une facture proforma dans une entreprise ?

Bien que la facture proforma reste un document intermédiaire dans l’échange commercial, elle doit respecter certaines règles de présentation et de mise en forme.

Quelles mentions prévoir dans un logiciel de facturation pour les factures proforma ?

Pensez donc à vous référer à une facture proforma modèle qui comporte les bonnes informations à compléter. Voici les éléments à y inclure systématiquement :

• La mention “facture proforma” dans l’en-tête de la facture, afin de ne pas confondre ce type de facture avec une pièce comptable définitive.
• Les informations relatives à votre société (comme pour une facture classique), soit la raison sociale, l’adresse du siège social, le numéro SIREN, la forme juridique et le numéro de TVA intracommunautaire.
• Les informations relatives à l’autre partie concernée, le client.
• La référence de la commande (si applicable).
• La liste des services ou des biens vendus avec le descriptif précis : la quantité, le prix unitaire, etc.
• Le mode de livraison et les délais (si applicable).
• Le montant total hors taxe à régler.
• Le montant total TTC avec le taux de TVA.
• Les conditions de paiement.
• Les mentions légales en fonction de votre statut juridique.

Comment numéroter la facturation du type proforma ?

La numérotation ne doit pas suivre celle des factures légales et définitives puisque la facture proforma n’entre pas dans la comptabilité de l’entreprise. Vous devez donc opter pour un système chronologique à part et spécifique à la facturation proforma. Ces numéros vous aident avant tout dans votre organisation et gestion personnelle des transactions commerciales.

Pourquoi utiliser Sellsy pour établir vos factures proforma ?

Vous voulez éviter les erreurs et gagner beaucoup de temps (et donc d’argent) dans la gestion de la facturation proforma ? Se servir d’un outil de facturation peut vous sauver la mise.

Sellsy vous accompagne dans la gestion administrative et commerciale de votre entreprise. Nous vous proposons donc des modèles de factures proforma. Avec notre logiciel de facturation, vous créez et éditez chaque facture proforma directement dans la suite CRM.

Grâce à l’automatisation des données, vous bénéficiez d’une saisie ultra-rapide. Votre document commercial est prêt en quelques clics. Il comporte toutes les mentions obligatoires d'une facture !

En outre, pour chaque transaction ayant fait l’objet d’un document proforma, vous pouvez facilement transformer cette facture en facture définitive, la classer et la comptabiliser selon les normes comptables.

Au-delà, Sellsy vous accompagne dans la gestion de votre processus de facturation en ligne. Vous émettez et éditez ainsi des factures légales aux normes de l’administration fiscale. On essaie ?