Facture proforma : qu'est-ce que c'est et comment la faire

Vous devez éditer une facture proforma et ne comprenez pas exactement l’utilité de ce document commercial ? Pourtant essentielle dans les échanges B2B, la facture proforma reste mystérieuse à bien des égards… Pas de panique : Sellsy vous explique les modalités à prendre en compte afin de créer une facture proforma dans les règles de l’art. 

Facture proforma : définition

Une facture proforma (“pour la forme” en latin) correspond à une facture qui est seulement émise à titre informatif pour le client. Elle vient détailler les informations à propos d’un achat de marchandise ou d’une prestation de service en amont de la création d’une vraie facture.

Autrement dit, la facture proforma peut être vue comme une sorte de brouillon qui contient l’ensemble des informations commerciales ainsi que les informations légales pour les communiquer au client. 

Quelle différence entre une facture et une facture proforma ?

Disons les choses simplement : la facture proforma n'est pas une véritable facture.

Il s'agit d'une facture provisoire qui sert en fait de base avant la facturation finale. La facture proforma a les caractéristiques suivantes qui la différencient d’une facture définitive : 

• Elle n’est pas payable. 
• Elle n’a aucune valeur juridique.
• Elle n’a aucune valeur fiscale.
• Elle ne doit pas être intégrée dans la comptabilité de la société. 
• Elle est modifiable à 100 %. 

Quelle est la différence avec un devis ? 

Considéré comme un pré-contrat, le devis donne lieu à l’accord ou au rejet de la part du client. En cas d’accord, il vous engage ainsi à fournir le produit ou service selon les termes inscrits. La facture proforma a quant à elle seulement une valeur informative et elle intervient généralement à l’issue de la prestation. 

Pourquoi faire une facture proforma ?

Si ce type de facture commerciale n’a aucune valeur légale ou comptable, et n’engage aucune des deux parties, alors se poser la question de son utilité est légitime. 

Justement, son absence de valeur légale lui permet d’être facilement négociable et modifiable avant l’envoi d’une facture définitive. Elle permet ainsi d'enclencher la discussion commerciale et de s’assurer que le client a une vue globale de la transaction qui s’apprête à être effectuée. 

Quand utiliser une facture proforma ? Les situations fréquentes

• Dans le cas de l’import/export : la facture proforma est très utile pour déterminer la valeur des biens que vous envoyez (objets d’art, véhicules, produits en tout genre…). De même qu’elle représente un justificatif valable pour les douanes en cas d’envoi de biens à l’étranger. 
• Pour contracter un crédit : la facture proforma a de la valeur aux yeux des banques ! Vous pouvez parfaitement présenter ce type de document commercial lors d’un emprunt professionnel par exemple. 
• Pour vous protéger des impayés : si vous avez un doute sur la bonne foi d’un client, envoyer une facture proforma peut vous permettre de négocier un escompte. 
• Pour faciliter la relation commerciale avec vos partenaires BtoB ! Elle est en effet un vrai levier de négociation et ouvre à la communication commerciale. 
• Pour justifier une dépense ou un investissement.

Comment faire une facture proforma ?

Bien que la facture proforma reste un document intermédiaire dans l’échange commercial, elle doit respecter certaines règles de mise en forme. 

Pensez donc à inscrire sur votre facture proforma les éléments suivants :

• La mention “Facture Proforma” dans l’en-tête de la facture, afin de ne pas confondre ce type de facture avec une facture définitive. 
• Les informations relatives à votre société (comme pour une facture traditionnelle) comme la raison sociale, l’adresse du siège social, le numéro SIREN, la forme juridique, le numéro de TVA intracommunautaire. 
• Les informations relatives à l’autre partie concernée. 
• La référence de la commande (si applicable).
• La liste des services ou des biens vendus avec le descriptif précis : la quantité, le prix unitaire, etc. 
• Le mode de livraison et les délais (si applicable).
• Le montant total hors taxe à régler. 
• Le montant total TTC avec le taux de TVA. 
• Les conditions de paiement.
• Les mentions légales en fonction de votre statut.

La numérotation ne doit pas suivre celle des factures normales puisque la facture proforma n’est pas comptabilisée.

Vous devez donc opter pour un système de numérotation à part et spécifique aux factures proforma qui vous aide avant tout dans votre organisation personnelle.

Pourquoi utiliser Sellsy pour votre facture proforma ?

Si vous voulez éviter les erreurs et gagner beaucoup de temps (et donc d’argent), alors utiliser un outil de facturation peut vous sauver la mise. 

Sellsy vous permet de créer et d’éditer une facture proforma via sa suite CRM ; et grâce à l’automatisation des données, qui permet une saisie ultra-rapide, votre document commercial est prêt en quelques clics avec toutes les mentions requises ! Vous pourrez ensuite facilement transformer la facture proforma en vraie facture définitive et la classer selon les normes comptables. 

Au-delà, Sellsy vous accompagne dans votre processus de facturation en ligne et vous permet d’éditer des factures aux normes de l’administration fiscale. On essaie ?