Facture Commerciale : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

La facture commerciale est un document incontournable dans les échanges internationaux. Elle représente non seulement une preuve de vente mais aussi un document clé pour le dédouanement des marchandises.

Ce guide complet vous expliquera ce qu’est une facture commerciale, comment la remplir correctement et pourquoi elle est essentielle dans le cadre des transactions internationales.

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

La facture commerciale formalise la vente entre un vendeur et un acheteur à l’échelle mondiale. Plus qu’un simple document de facturation, elle renferme des informations essentielles telles que la nature, l’origine, la valeur des marchandises ainsi que les conditions de vente et de transport.

Son importance ne se limite pas à la relation entre les parties commerciales. Elle joue également un rôle clé dans le processus de dédouanement, où les autorités douanières l’utilisent pour déterminer les droits de douane et taxes à appliquer à l’importation.

Selon l'article 145 du Règlement d'Exécution (UE) 2015/2447, une facture commerciale est indispensable dès qu’une valeur transactionnelle est établie, autrement dit, lorsqu’un prix est payé ou prévu pour les biens exportés ou importés. Ce document est donc essentiel pour faciliter la déclaration en douane et assurer la conformité légale des échanges internationaux.

Informations essentielles à inclure dans une facture commerciale

Pour qu’une facture commerciale soit conforme et acceptée par le service des douanes, elle doit contenir plusieurs éléments clés :

• Coordonnées de l’exportateur et de l’importateur : Il est impératif d’indiquer les adresses complètes, les numéros de téléphone et les informations fiscales, comme le numéro de TVA ou d’identification, pour les deux parties. Cela garantit une traçabilité claire entre les acteurs du commerce.
• Description précise des marchandises : Chaque bien expédié doit être décrit en détail : nombre d’unités, poids, dimensions, et nature des produits. Il est également indispensable de fournir le code du Système Harmonisé (SH), qui classe les marchandises selon les normes douanières internationales.
• Valeur des marchandises : La facture doit indiquer la valeur unitaire de chaque produit, ainsi que le montant total. Les frais supplémentaires, comme l’assurance et les coûts de transport, doivent être clairement précisés pour éviter toute ambiguïté lors du calcul des droits de douane.
• Incoterms : Ces termes internationaux précisent qui, entre l’acheteur et le vendeur, est responsable des différents coûts, risques et formalités liés au transport des marchandises. Ils sont essentiels pour éviter les malentendus sur la prise en charge des frais d’expédition.
• Pays d'origine : Mentionner le pays de fabrication des marchandises est primordial, car il détermine les droits de douane à appliquer, selon les accords commerciaux en vigueur entre les pays concernés.
• Signature et date : La facture commerciale doit être datée et signée par l’exportateur ou un représentant autorisé, afin de la valider officiellement.

Différences entre la facture commerciale et la facture proforma

La confusion entre facture commerciale et pro forma est courante en raison de leur similarité en apparence et contenu.

Facture proforma :

• Document préliminaire, souvent comparé à un devis.
• Utilisée avant la transaction pour détailler marchandises, prix, et conditions de vente.
• N’engage pas formellement le vendeur.
• Aucune valeur juridique pour le dédouanement ni pour la comptabilité.
• N'indique pas une vente conclue.
• Émise pour informer l'acheteur ou les autorités douanières, sans engager de paiement définitif.

Facture commerciale :

• Document officiel utilisé après la conclusion de la vente.
• A une valeur légale et comptable.
• Essentielle pour les formalités douanières.
• Base pour calculer les droits de douane, taxes et valeur des marchandises.

Comment faire une facture intermédiaire ?

Voici les étapes à suivre pour créer une facture commerciale conforme aux standards commerciaux et douaniers :

1. Indiquez les informations de l’expéditeur et du destinataire

Commencez par renseigner toutes les informations nécessaires concernant l’expéditeur et le destinataire :

• Nom et adresse de l’expéditeur (avec le numéro de TVA si applicable).
• Nom et adresse du destinataire (acheteur), incluant le numéro de TVA intracommunautaire ou tout autre numéro d’identification fiscal requis.
• Coordonnées de contact pour les deux parties (téléphone, email).

2. Insérez le numéro de facture et la date d’émission

Chaque facture doit avoir un numéro unique pour faciliter la traçabilité. Ce numéro doit être séquentiel et suivi d'une date d'émission précise. Cette date est importante pour déterminer les délais de paiement et les éventuelles taxes à appliquer.

3. Précisez la description des marchandises

La description des marchandises doit être détaillée et précise. Pour chaque article, mentionnez :

• Le nom du produit.
• Une description détaillée (type de produit, matériaux, composants).
• La quantité vendue.
• L’unité de mesure (ex. : kg, unités).
• Le poids brut et net si nécessaire.
• Le code tarifaire international (HS code) pour faciliter l'identification douanière.
• Le pays d'origine de la marchandise.

4. Indiquez la valeur de la marchandise

Pour chaque produit, précisez le prix unitaire et la valeur totale en fonction de la quantité. Indiquez également la devise utilisée pour la transaction (euro, dollar, etc.). Assurez-vous que la valeur totale de la facture soit clairement affichée, incluant tous les articles.

5. Mentionnez les conditions de paiement

Indiquez les conditions de paiement convenues entre les parties, telles que :

• Le délai de paiement (ex. : 30 jours net).
• Le mode de paiement accepté (virement bancaire, carte de crédit, etc.).
• Les éventuelles réductions ou remises appliquées.

6. Définissez les conditions de livraison (Incoterms)

Pour les transactions internationales, précisez les Incoterms (International Commercial Terms) utilisés. Ces termes définissent les responsabilités de l’acheteur et du vendeur en matière de transport, assurance, et risques liés à la livraison :

Exemples courants : EXW (Ex Works), FOB (Free On Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight).

7. Ajoutez les mentions légales obligatoires

En France, certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture commerciale :

• Numéro de TVA des deux parties.
• Conditions de vente et délais de livraison.
• Informations sur le transporteur, si applicable.
• Mention de l’assurance pour la marchandise, si nécessaire.

8. Calculez et Indiquez les taxes applicables

Si la vente est soumise à des taxes, précisez-les clairement sur la facture. Cela peut inclure :

• La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
• Les droits de douane éventuels.
• Toute autre taxe spécifique au pays de destination.

9. Vérifiez la cohérence et conservez un exemplaire

Avant d'envoyer la facture, assurez-vous que toutes les informations sont correctes et cohérentes avec les autres documents d’expédition (comme la liste de colisage ou le bordereau de transport). Conservez toujours une copie de la facture commerciale pour vos archives.

10. Envoyez la facture et suivez la transaction

Une fois la facture prête, envoyez-la à votre client par le biais de la méthode convenue (courrier électronique, courrier postal, plateforme en ligne). Assurez-vous de suivre la transaction et de confirmer la réception de la facture pour éviter tout malentendu.