Factures d’avancement : qu’est-ce que c’est et comment les établir ?

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Dans le monde de la gestion de projet et des transactions commerciales, la facturation joue un rôle clé pour assurer un suivi clair et organisé des paiements.

Mais que faire lorsque les travaux ou prestations s’étendent sur plusieurs mois ? C’est là qu’interviennent certaines solutions spécifiques pour faciliter la gestion financière des projets. Aujourd’hui, nous nous penchons sur un type de facturation particulièrement utile dans ces situations : les factures d’avancement. Nous allons découvrir leur mécanisme et comment les utiliser correctement.

Qu’est-ce qu’une facture d’avancement ?

Une facture d’avancement, également appelée facture de situation, est un document utilisé par un prestataire ou un fournisseur pour demander un paiement partiel en fonction de l’état d’avancement ou de situation des travaux ou des services en cours. Contrairement à une facture finale, qui englobe la totalité des paiements, ou à une facture d’acompte, qui correspond à un paiement initial, la facture d’avancement reflète précisément les étapes réalisées.

C’est une pratique essentielle dans les secteurs comme le BTP, les prestations de services longues et les projets IT, qui s’étalent souvent sur plusieurs mois. En général, ce type de facture garantit un flux de trésorerie équilibré, facilite la gestion des paiements et assure un suivi rigoureux de l’avancement du projet. Elle offre également au client une transparence sur l’état d’avancement des travaux.

Les différences à savoir entre une facture d’avancement et une facture d’acompte

Les factures d'acompte et les factures d'avancement sont deux outils financiers utilisés pour échelonner les paiements avant la finalisation complète d'un projet ou d'une prestation. Bien qu'elles partagent cet objectif commun, elles sont différentes sur plusieurs aspects clés, notamment la nature du paiement, leur base juridique et l'impact sur la TVA. Voyons cela de plus près.

1. Nature du paiement

Facture d’acompte : C’est une facture qui demande un paiement partiel avant le début de l'exécution des travaux ou de la prestation.
Facture d’avancement : Également appelée facture de situation, elle correspond à un paiement partiel basé sur l'état d'avancement réel des travaux ou de la prestation. C’est une facture qui se fait à des intervalles réguliers ou à la fin de phases spécifiques du projet, reflétant précisément le pourcentage de réalisation.

2. Base légale

Facture d’acompte : Elle formalise un engagement financier du client avant le début des travaux, souvent un pourcentage fixe du coût total. L'acompte constitue une avance sur le prix total et engage les deux parties à respecter leurs obligations contractuelles.
Facture d’avancement : Utilisée dans les projets à long terme, elle est liée au suivi contractuel et à la réalisation progressive des travaux ou des étapes du projet. Chaque facture d'avancement correspond à une partie précise des travaux effectués, comme ça la rémunération est proportionnelle à l'avancement réel.

3. Impact sur la TVA

La gestion de la TVA est différente entre les deux types de factures, en fonction de la nature de l'opération (livraison de biens ou prestation de services) et du moment où intervient le fait générateur de la TVA.

Pour les livraisons de biens :

Facture d’acompte : La TVA devient exigible lors de la livraison effective des biens. Comme nous l’avons vu précédemment, la facture d’acompte est généralement émise avant le début de l’opération alors elle n'inclut généralement pas la TVA, sauf si le bien est déjà disponible pour le client au moment de l'acompte.
Facture d’avancement : Si elle concerne une livraison partielle de biens, la TVA est exigible au moment de cette livraison partielle.

Pour les prestations de services :

Facture d’acompte : La TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte, proportionnellement au montant perçu. La facture d'acompte doit donc mentionner la TVA correspondante.
Facture d’avancement : La TVA est exigible au fur et à mesure de l'encaissement des paiements relatifs aux prestations réalisées.

Dans quels cas vous pouvez utiliser une facture d’avancement ?

Si votre activité est liée à des projets à long terme, à des prestations de services structurées en étapes, ou si vous travaillez sur des missions dont le temps, elle joue un rôle central, la facture d’avancement est un outil indispensable. Elle permet de facturer progressivement selon l’état d’avancement réel des travaux ou des services réalisés. Voyons quelques exemples courants pour mieux comprendre son utilité.

Projets étalés sur plusieurs mois : Lorsqu’un projet dure longtemps, comme la construction d’un bâtiment ou la mise en place d’un système informatique complexe, des paiements réguliers permettent de couvrir les coûts liés à chaque phase.
Chantiers dans le BTP : Dans le bâtiment et les travaux publics, les travaux sont souvent réalisés par étapes (terrassement, fondations, finitions). Une facture d’avancement est alors émise à chaque jalon du chantier.
Prestations longues : Dans les secteurs de la prestation de services (par exemple, une formation d’entreprise sur plusieurs mois), il est judicieux de facturer à mesure que les étapes sont validées.
Projets de développement informatique : La création d’un logiciel ou d’une application implique souvent des phases précises (analyse, prototypage, développement, tests). Chaque phase peut faire l’objet d’une facture d’avancement.

La facture d’avancement, les coordonnées à retenir

Une facture d’avancement doit comporter toutes les mentions obligatoires d’une facture, ainsi que des éléments spécifiques. Voici les principaux points :

Coordonnées de votre entreprise :
- Nom ou raison sociale.
- Adresse du siège social.
- Numéro SIRET et code APE.
- Numéro de TVA intracommunautaire.
Coordonnées du client :
- Nom ou dénomination sociale.
- Adresse de facturation.
Détails sur la prestation ou les travaux :
- Nature des travaux ou services réalisés.
- État d’avancement précis.
Autres mentions obligatoires :
- Numéro unique de facture.
- Date d’émission.
- Montant HT, TVA et TTC.
- Conditions de paiement.
- Délais de paiement.
- Référence du contrat

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Comment calculer le montant d’une facture d’avancement ?

Calculer le montant d'une facture d'avancement dépend de la méthode convenue avec votre client pour échelonner les paiements en fonction de l'avancement du projet. Deux approches principales sont couramment utilisées :

1. Facturation selon le pourcentage d'avancement global du projet

Cette méthode consiste à établir des factures intermédiaires à intervalles réguliers (mensuels, bimensuels, etc.), basées sur le pourcentage de travaux réalisés à chaque étape.

Exemple : Si un projet d'une valeur totale de 60 000 € est prévu sur six mois, et que vous convenez avec le client de paiements tous les deux mois correspondant à 33 % du projet, chaque facture d'avancement sera de 20 000 €.

2. Facturation par lots ou phases spécifiques

Dans cette approche, vous facturez le client après l'achèvement de chaque tâche ou phase spécifique du projet. Chaque lot correspond à une prestation différente, et une facture est réalisé une fois cette partie terminée.

Exemple : Dans un chantier de rénovation, vous pourriez émettre une facture après la finalisation des travaux de plomberie, une autre après les travaux d'électricité, et ainsi de suite.

Le choix entre ces méthodes dépend de la nature du projet et de la structure des prestations.

Il est essentiel de définir clairement la méthode de facturation dans le contrat initial avec le client pour assurer une compréhension mutuelle et une gestion efficace des paiements tout au long du projet.

Pas à pas pour bien réaliser vos factures d’avancement

Établir une facture d’avancement efficace et conforme repose sur une série d’étapes simples, mais essentielles. Voici comment procéder :

1. Vérifiez le contrat ou l’accord initial

Assurez-vous que les termes de facturation (pourcentage d’avancement, jalons, ou phases) sont clairement définis dans le contrat conclu avec le client. Une bonne préparation dépend de la précision de ces détails.

2. Vérifiez l’état du projet

Évaluez avec précision le pourcentage de travaux ou de services réalisés à la date de facturation. Cette estimation peut se baser sur des rapports, des inspections ou des validations officielles fournies par le client.

3. Préparez votre facture

Indiquez toutes les mentions obligatoires, notamment :

Détails de l’entreprise et du client.
Description des travaux réalisés.
Montants HT et TTC, ainsi que la TVA applicable. Ajoutez les références spécifiques à la phase ou à l’étape facturée pour plus de clarté.

4. Envoyez et archivez

Envoyez la facture au client (par courrier, facturation électronique ou logiciel). N’oubliez pas de conserver une copie pour vos archives, indispensable pour un suivi rigoureux.

Pour une facturation claire et professionnelle, sur vos projets à long terme ainsi qu’un suivi rigoureux vous pouvez utiliser des outils comme Sellsy que vous permettrons de mieux gérer vos factures d’avancement.