Combien de temps faut-il conserver les factures en France ?

En tant qu’entrepreneur ou entreprise, vous émettez et recevez des factures régulièrement. La loi impose leur conservation pendant une durée minimale, sous peine de sanctions. Pourquoi conserver vos factures ? Combien de temps garder vos documents administratifs et comment les archiver correctement ? Découvrez toutes les réponses avec Sellsy.

Que dit la loi sur les délais de conservation des factures ?

En tant que chef d’entreprise, vous êtes tenu de conserver tous les documents liés à votre activité, y compris les factures, selon des délais précis définis par la loi. Voici ce qu’il faut savoir :

La loi impose des délais de conservation obligatoires

• 6 ans pour les obligations fiscales : Pendant cette période, l’administration fiscale peut effectuer des contrôles pour vérifier vos déclarations. Vous devez donc être en mesure de présenter vos documents comptables et factures (Article L102 B du Livre des procédures fiscales).
• 10 ans pour les obligations comptables : Selon le Code du Commerce (Article L123-22), vos factures, pièces justificatives et autres documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.

La loi offre la possibilité de conservation au format numérique

La loi française permet aux entreprises de numériser leurs factures papier dès leur réception ou leur envoi. Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, vous pouvez conserver ces documents sous forme numérique, à condition de respecter la période légale de 6 ans et d’assurer leur authenticité, lisibilité et intégrité.

Enfin, sachez que les délais peuvent varier en fonction de certains types de documents spécifiques (par exemple : factures liées à la paie, etc.). Il est donc important de vous référer à la loi pour vous assurer de respecter les règles d’archivage appropriées.

Pourquoi faut-il conserver les factures ?

Conserver vos factures émises et reçues est non seulement une obligation légale, mais aussi une garantie essentielle pour la sécurité de votre entreprise. Cela répond à plusieurs besoins majeurs :

• Obligation légale : Conserver les factures est une obligation légale pour les entreprises. Le non-respect de cette règle peut entraîner des sanctions, que nous détaillerons plus bas.
• Traçabilité : La conservation des factures garantit un suivi rigoureux des transactions effectuées, offrant une visibilité claire sur les échanges commerciaux.
• Pièce justificative : Les factures constituent des preuves officielles qu’une transaction a eu lieu. Elles peuvent être demandées lors d’un contrôle fiscal ou juridique.
• Gestion des impayés : En cas d’impayés de la part de vos clients, disposer d’un historique de vos factures vous permet de réaliser des relances précises et de justifier vos demandes de paiement.
• Analyse stratégique : Les factures anciennes sont utiles pour repérer des tendances, évaluer vos résultats et prendre de meilleures décisions commerciales éclairées.

Combien d’années faut-il garder les factures ?

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux durées légales pour conserver vos factures : 6 ans et 10 ans. Pourquoi ces deux délais coexistent-ils ? Voici une explication claire pour vous aider à comprendre vos obligations :

Conservation pendant 6 ans : obligations fiscales

Vous devez garder vos factures professionnelles pendant 6 ans à compter de leur émission ou de l’opération correspondante. Ce délai permet à l’administration fiscale de contrôler vos déclarations de TVA et d’impôts.

• Pourquoi 6 ans ? Ce délai est prévu par l’Article L102 B du Livre des procédures fiscales.
• Quels documents ? Toutes les factures professionnelles émises et reçues, qu’elles soient liées à vos clients ou fournisseurs. Les documents relatifs à la TVA, tels que les déclarations, les justificatifs et tout autre document permettant de prouver la conformité de vos transactions.

Conservation pendant 10 ans : obligations comptables

En plus des 6 ans, la loi impose une conservation de 10 ans de vos factures à partir de la clôture de l’exercice, afin de respecter les obligations comptables.

• Pourquoi 10 ans ? Ce délai est défini par l’Article L123-22 du Code du commerce pour garantir la traçabilité comptable.
• Quels documents ? Toutes les factures de vente émises aux clients et les factures d’achat reçues des fournisseurs. Cela inclut également les bons de commande, de livraison, de réception, ainsi que les registres comptables tels que le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire.

Même si 6 ans suffisent pour la plupart des contrôles fiscaux, la durée minimale à respecter est 10 ans, car elle inclut les obligations comptables. En cas de doute, il est conseillé de conserver vos factures plus longtemps dans votre système d’archivage pour éviter tout risque ou litige.

Astuce pratique : Adoptez un système d’archivage ordonné et sécurisé pour répondre rapidement aux demandes administratives et juridiques. Cela vous fera gagner du temps et vous protégera en cas de contrôle.

Autres documents liés à conserver

• Bons de commande : à conserver pendant 10 ans.
• Bons de livraison et de réception : à conserver pendant 10 ans.
• Registres comptables : incluant le Livre journal, le Grand livre, le livre d’inventaire, ainsi que les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes). Ces documents doivent être conservés pendant 10 ans.
• Preuves de paiement : talons de chèque, relevés bancaires, justificatifs de paiement, à conserver pendant 5 ans.
• Documents liés à la facturation électronique : copies numériques des factures, certificats de conformité et autres éléments garantissant leur authenticité et intégrité.
• Documents liés à la gestion du personnel : factures liées aux bulletins de paie, primes, indemnités, soldes de tout compte à conserver pendant 5 ans. Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires à conserver pendant 3 ans.
• Garantie des travaux ou équipements : certaines factures doivent être conservées plus longtemps si elles concernent des garanties ou des litiges (par exemple : travaux de construction soumis à une garantie décennale).

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Sous quel format faut-il conserver les factures ?

Selon l’Article L102 B du Livre des procédures fiscales, les factures électroniques doivent être conservées dans leur version d’origine pendant 6 ans, sous deux formats principaux : papier ou numérique. Quel que soit le support choisi, certaines conditions doivent être respectées :

• Conservation au format papier : Les factures papier doivent être lisibles et conservées pendant au moins 6 ans dans des conditions optimales : stockées dans un endroit sécurisé, protégées de l’humidité, de la lumière et des risques de perte ou de détérioration.
• Conservation au format numérique : Vous pouvez conserver vos factures sous forme numérique, dans les mêmes délais légaux (6 ans minimum), à condition de garantir leur authenticité, lisibilité et intégrité.

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France seront tenues d’émettre et de recevoir leurs factures sous format électronique. Pour vous préparer à cette évolution, choisissez dès maintenant une solution adaptée, telle qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Une facture électronique peut-elle être conservée en format papier ?

Non, une facture reçue ou émise électroniquement doit être conservée dans son format d’origine pendant au moins 6 ans, car l’administration fiscale peut exiger la version électronique originale pour garantir son authenticité.

Une facture papier peut-elle être conservée sous forme numérique ?

Oui, toutes les pièces justificatives, y compris les factures papier, peuvent être conservées sous format numérique, même si elles n’étaient pas initialement dématérialisées. Pour numériser vos factures, vous pouvez les scanner et les archiver sous forme dématérialisée pendant 6 ans.

Où doit-on conserver les factures électroniques ?

Stocker vos factures sur une clé USB, un disque dur ou directement sur votre ordinateur est considéré comme peu sécurisé et expose vos données à des risques de perte ou de piratage.

C’est pourquoi, afin de garantir la sécurité et la conformité de vos données, mieux vaut utiliser des solutions fiables telles que des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), un système d’archivage électronique (SAE) certifié ou le Portail Public de Facturation (PPF).

Les factures doivent être archivées sur des serveurs situés uniquement en France ou dans l’Union Européenne, conformément aux exigences légales.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation des factures ?

Si vous ne pouvez pas présenter vos factures à l’administration fiscale dans les délais légaux (au moins 6 ans après leur émission), vous risquez plusieurs sanctions :

• Opposition à la communication des documents : Ne pas fournir vos factures à la demande de l’administration peut entraîner une amende de 10 000 € (Code général des impôts, article 1734).
• Amendes fiscales : Vous pouvez être sanctionné d’une amende pouvant atteindre 50 % du montant des transactions non justifiées.
• Sanctions pénales : La non-conservation des factures, assimilée à une infraction pénale, peut entraîner jusqu’à 75 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement pour les dirigeants.