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Assurer le futur de votre agence avec un outil de facturation efficace

Assurer le futur de votre agence avec un outil de facturation réellement efficace

Facturer est un enjeu important pour toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d’activité. En tant qu’agence, vous devez jongler avec de nombreuses priorités et vous n’avez pas de temps à perdre.

Pour autant, vous le savez, l’étape de la facturation est cruciale pour sécuriser votre trésorerie et pérenniser votre business. Envoyer des devis, émettre des factures rapidement, suivre la relance des clients sont autant de tâches répétitives parfois contraignantes et fastidieuses.

Aussi, pourquoi perdre un précieux temps quand vous avez à votre disposition un outil de facturation en ligne réellement efficace ? Pour gagner en agilité et performance, digitaliser ses process de facturation est un véritable tremplin pour assurer le futur de votre agence.

Zoom sur les bénéfices d’un logiciel de facturation pour facturer plus vite, vous faire payer en ligne rapidement et augmenter le chiffre d’affaires de votre agence !

Et si la facturation devenait (enfin) une tâche attrayante ?

Bien souvent redoutée par les dirigeants d’entreprise, en BtoB comme en BtoC, la facturation est une activité complexe fréquemment considérée sans réelle valeur ajoutée. D’autant plus que les aléas liés au paiement des factures sont imprévisibles.

Non-respect des délais de paiement, recouvrement des impayés, relances parfois délicates auprès des clients, la facturation n’a rien de très séduisant en soi. Pourtant, elle est primordiale pour assurer la fluidité de votre trésorerie.

Sans compter le temps passé à la saisie qui peut vite devenir chronophage et source d’erreurs humaines, notamment en cas de pic d’activité ou de forte croissance de votre agence. Si, dans un premier temps, éditer vos factures sur un tableur type Excel peut vous sembler la meilleure solution, vous risquez fort de déchanter à partir d’un certain volume de facturation.

Sans l’optimisation de votre flux de facturation, et ce du devis à l’encaissement, vous serez rapidement confronté à des problématiques récurrentes :

  • Une numérotation chronophage (la série numérique des factures doit impérativement être linéaire et ininterrompue)
  • Une gestion risquée de la TVA (intégrée manuellement, la TVA sur une facture peut devenir complexe en fonction du taux à appliquer)
  • Un design peu attractif (les tableurs type Excel n’ont rien de très glamour. Il dispose d’un design très basique ne mettant pas forcément en valeur votre image de marque)
  • Des saisies manuelles particulièrement répétitives (un tableur type Excel demande une succession de micro-tâches opérationnelles qui prennent du temps, comme la création des formules de calcul des sommes, des remises, etc.)

La digitalisation est sans aucun doute une opportunité pour assurer la croissance de votre agence. Si elle s’articule autour de plusieurs techniques telles que l’automatisation, l’intelligence artificielle et une simplification des processus internes, elle va vous permettre de sécuriser votre trésorerie sans être freiné par une facturation rébarbative.

Pour une facturation simplifiée à long terme et un gain de temps optimal, avez-vous songé à opter pour un logiciel de facturation en ligne ?

Et si vous entamiez la digitalisation de votre agence par étapes ?

Si Excel peut en effet faire des factures, ses compétences restent limitées. Une fois votre facture éditée, le tableur n’est pas conçu pour gérer l’envoi du document, assurer la gestion des paiements ou encore l’archivage. Vos collaborateurs doivent jongler avec plusieurs outils pour chaque tâche, ce qui entraîne un processus de travail fractionné parfois contraignant.

Dans un premier temps, pour digitaliser votre facturation de façon minimaliste, si vous n’êtes pas encore prêt à vous lancer dans l’acquisition d’un logiciel de facturation, n’hésitez pas à recourir à de simples techniques pour gagner en agilité :

  • Le PDF et l’email pour envoyer vos documents plus rapidement
  • La lecture et le traitement automatique de documents pour accélérer leur traitement
  • L’échange de données informatisées (EDI) pour gérer vos transactions

Ces trois étapes sont un premier pas vers la digitalisation de votre organisation. Bien qu’elles aient le mérite de lancer le processus, elles ne vous offriront pas pour autant tous les bénéfices d’un logiciel de facturation en ligne fiable et sécurisé.

Le logiciel de facturation en ligne : la solution clé en main pour gagner en efficacité

C’est sur toute la chaîne de valeur, de votre prospection commerciale à la gestion de vos paiements, que vous apprécierez l’efficacité d’un logiciel de facturation en ligne. Il est un puissant outil pour piloter de façon idéale la gestion commerciale des factures et ventes de votre agence.

Intuitif et facile d’utilisation, un logiciel de facturation vous assure une facturation simple en quelques clics pour un gain de temps et de productivité indéniable.

Vous êtes ainsi en mesure de :

  • Créer des devis et propositions personnalisés
  • Transformer vos devis en factures d’un simple clic
  • Savoir si vos factures ont été ouvertes grâce à un tracking d’email
  • Accéder à des tableaux de bord et KPI
  • Faire signer électroniquement vos documents
  • Proposer un paiement en ligne
  • Automatiser les tâches récurrentes
  • Intégrer un plan comptable au logiciel de facturation
  • Etc.

De plus, avec un logiciel de facturation en mode SaaS tel que, par exemple, Sellsy, vous faites des économies d’archivage, tous vos documents étant stockés dans le Cloud !

Enfin, il est important de noter qu’une telle solution en ligne ne demande aucune compétence particulière. Fini le temps perdu dans l’édition parfois laborieuse de vos factures ou la relance de vos mauvais payeurs avec courtoisie et diplomatie. En vous appuyant sur une solution logicielle performante dédiée, le pilotage de votre facturation est fluide et la plupart des tâches ingrates sont automatisées.

Vous souhaitez approfondir le sujet ? Savoir comment mettre en place un outil de facturation réellement efficace pour votre agence ? Téléchargez notre livre blanc : “Comment la digitalisation financière et commerciale peut transformer votre agence”

Qu’attendez vous pour enchanter vos équipes et vos clients ?

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