Facturation électronique : préparez-vous aux nouvelles réglementations

La transition numérique s’accélère ! Dès 2024, les acteurs français du secteur BtoB devront émettre et accepter un format de facturation électronique lisible par l’homme et la machine. Les données de chaque facture seront en parallèle transmises à l’administration fiscale pour faciliter les déclarations et limiter la fraude. Le ministère de l'Économie indique que le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros.

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Cette nouvelle mesure déjà mise en place dans le secteur public en 2020 vient donc s’inscrire dans la tendance à la dématérialisation ; et il est demandé aux sociétés, et notamment aux TPE/PME, de réorganiser leurs manières de facturer en passant par la plateforme développée par l’État sur le modèle de Chorus Pro, ou tout autre logiciel certifié par l’administration fiscale.

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Simplification, amélioration et croissance sont les maîtres mots de cette mesure, car avec un taux de croissance de 10 % à 20 % par an, la facturation en ligne change les règles du jeu. Les organisations qui ont déjà été capables de l'adopter deviennent plus agiles et plus innovantes : elles ont pu prendre de l'avance sur leurs concurrents. C’est donc votre tour ! Heureusement : Sellsy vous accompagne dans ce changement.

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Au-delà de la facturation, cette digitalisation s'infuse aussi dans l'état d'esprit des dirigeants et des salariés. Ainsi, il est fréquent que la facturation soit le point d'entrée pour transformer les processus internes en profondeur et faire du digital un levier de performance qui se diffuse aussi dans la gestion des prospects et des clients, la gestion financière et comptable, et bien plus encore.

Facturation électronique : quelles sont vos obligations ?

Ce que dit la loi

Le Conseil des ministres s’est emparé de la question de la facturation électronique avec la création de l’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction. Elle s’inscrit dans la continuité de la loi des finances de 2020 qui avait implémenté la mesure pour le secteur public.

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Ainsi, cette Ordonnance vient poser le cadre légal autour de l’e-facturation : les sociétés assujetties à la TVA du secteur privé établies en France et dont les activités sont en BtoB auront désormais l’obligation d’émettre et d'accepter des e-factures d’ici 2024 à 2026. 

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Avant de nous lancer dans de plus amples explications pour vous aider à mettre en place une facturation qui respecte les futures normes, il est important de connaître le glossaire. 

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Une facture électronique (ou e-facturation / e-invoicing) fait référence à une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée, et dont les données sont lisibles par l’humain et par la machine. Autrement dit, le terme “électronique” renvoie à un type de document qui s’inscrit un cadre légal afin que l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture soit respectée. Une facture électronique doit pouvoir être télétransmise via un EDI (échange de données informatisé) ou toute autre plateforme qui peut lire son contenu sans altérer les données.

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Ce qui n’est pas une facture électronique ? Un document papier numérisé ou un Excel transformé en PDF, tout simplement !

Le cas spécifique de la Factur-x

Ce format de facturation hybride nommé Factur-x est une référence en la matière. Développée par la France et l’Allemagne, puis publiée en juillet 2017 par le Forum national de la facture électronique, la Factur-x répond aux normes européennes standardisées de facturation. En effet, elle mélange à la fois le format PDF que tout le monde connaît et maîtrise, avec un format XML qui permet aux données d’être structurées et de pouvoir être traitées automatiquement par les logiciels de e-facturation. 

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L’avantage de ce format est qu’il permet de respecter les nouvelles normes tout en restant facile à manipuler. Par conséquent, il permet de gagner du temps, de limiter les erreurs et de faciliter la transmission de données à l’administration fiscale mais aussi à votre expert comptable !

Qu’est-ce que un e-reporting ?

Si vous lisez les petites lignes, vous verrez que les nouvelles règles en matière d’e-facturation font la mention d’un e-reporting. Ce dernier correspond à toutes les informations qui ne s’intègrent pas dans le champ de la facturation. Parmi elles, nous pouvons prendre en compte les opérations en BtoC ou encore les opérations entre des acteurs non assujettis en France.

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Grâce à ce e-reporting, l’administration fiscale peut avoir des informations sur votre activité en temps réel. Autrement dit, il sert à reconstituer l’activité économique de l’entreprise, et est donc un élément complémentaire et connexe à la facturation électronique.

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Consultez notre article sur l’e-facturation, l’e-reporting et la Factur-x pour en apprendre davantage sur chacun de ces termes.

Notez les dates importantes

Le calendrier du passage à l’e-facturation est pour l’instant le suivant :

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• Si vous faites partie d’une grande entreprise, cette mesure s’appliquera à partir du 1er juillet 2024. 
• Pour la réception des e-factures, à compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises BtoB sont concernées.
• Si vous faites partie d’une entreprise de taille intermédiaire, alors elle s’appliquera à partir du 1er janvier 2025. 
• Enfin, si vous faites partie d’une PME ou d’une micro-entreprise, vous devrez passer à l’e-facturation à partir du 1er janvier 2026. 

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour votre TPE ou PME ?

La mise en place d’une facturation électronique repose sur cinq objectifs principaux :

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1. Simplifier le quotidien des sociétés et renforcer leur compétitivité grâce à un allègement de la charge administrative et du temps consacré à la gestion des formalités en lien avec son activité grâce à la dématérialisation et à l’automatisation.
   
   

2. Fluidifier la déclaration de la TVA, puisque la dématérialisation des factures pourra donner lieu à un pré-remplissage des déclarations.
   
   

3. Pour l’administration fiscale, améliorer la détection de la fraude, notamment de la fraude à la TVA qui avait été évaluée à 12,8 milliards d’euros en 2018.
   
   

4. Mieux connaître la santé financière et l’activité à l’instant T des sociétés. Au-delà, le gouvernement souhaite disposer de ces informations pour améliorer le pilotage de ses actions en matière de politique économique et de politique fiscale.
   
   
5. Limiter les erreurs de déclarations, les oublis ou encore les litiges qui pourraient survenir. 

Préparez-vous dès maintenant à la dématérialisation des factures

Chez Sellsy, nous aimons dire que la facture est l’âme d’une activité. Sans elle, pas d’encaissement, de décaissement, et donc pas de trésorerie. Autrefois petit bout de papier ou feuille A4 signée à la main, la facture est aujourd’hui à la fois un poste de coût pour les sociétés, mais également un levier de productivité. Car la facturation n’est pas aussi simple que le voudrait l’équation “compléter une vente + envoyer une facture = recevoir un paiement” !

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Selon le service Entreprises.gouv, passer d'une facturation papier à une facturation entièrement automatisée peut permettre de faire chuter le coût de réception d'une facture à quelques centimes au lieu de 14 à 20 euros. Multipliez ce montant économisé par le nombre de factures éditées par mois ou par année, et cela vous donne une petite idée du budget qui pourrait servir à financer vos innovations, votre développement et votre transformation digitale. 

Oubliez Excel ou Word

En plus de multiplier le risque d’erreurs, organiser sa facturation sur Excel ou sur tout logiciel de traitement de texte ne sera bientôt plus possible. Et pour le bien de votre activité, croyez-nous. Car les défauts de ces logiciels sont très nombreux :

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• La numérotation chronologique obligatoire peut être entravée si plusieurs factures sont éditées en même temps. 

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• La gestion de la TVA est plus complexe, sans possibilité de pré-déclaration et avec la grande (mal)chance de se tromper de taux. 

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• Une mise en page chronophage, avec le risque d’obtenir une facture au design qui manque de professionnalisme.

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• Des tâches manuelles et entrées de données répétitives qui font perdre beaucoup de temps et augmentent le risque d’erreur. Et qui augmentent par là même le niveau de stress !

Anticipez pour mieux vous adapter

2024, 2025 et 2026 c’est demain, ou presque ! Transformer votre système de facturation nécessite un léger chamboulement interne qui payera très rapidement. 

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Et même si votre appétence pour les technologies est faible, vous n’aurez aucun mal à la mettre en place grâce à des outils novateurs comme une suite CRM. Cette dernière vient inclure la facturation dans un écosystème qui permet de piloter sa société à 360° sur un logiciel accessible en ligne via le cloud (mode SaaS). 

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Pour en savoir plus sur les avantages d’un CRM, cliquez ici. 

La facturation électronique avec Sellsy

Sellsy travaille en coulisses pour proposer une suite CRM qui intègre la facturation aux normes de transmission requises par l’administration. À contrario d’une plateforme qui ne réalise que les opérations d’e-facturation comme celle proposée par l’État, utiliser Sellsy permet à toutes les équipes d’une même organisation de travailler ensemble et d’avoir une vue à 360° sur toute l’activité, facturation et comptabilité comprises. 

Des fonctionnalités indispensables 

Le logiciel de facturation qui est inclu dans la suite CRM de Sellsy permet de vous faire gagner du temps, de l’argent et de la productivité :

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• Transformez facilement vos devis en facture (un clic suffit !). Inutile de devoir rouvrir le devis, de copier-coller des données ou de changer la structure du document.
  
  
• Appliquez une signature électronique certifiée facilement, via n’importe quel terminal.
  
  
• Créez des modèles de documents financiers ou commerciaux avec le logo de l’entreprise et toutes les données utiles en quelques minutes, et sans erreur ! Nous proposons des gabarits pré-faits (et personnalisables) pour vous faciliter la tâche.
  
  
• Suivez la numérotation chronologique conforme de vos factures sans aucun risque d’oubli ni d’erreur, même si plusieurs factures sont émises par des équipes différentes en même temps ! Vous avez la main sur le paramétrage à tout moment si besoin. 

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• Si vous avez des factures récurrentes, vous pouvez les automatiser afin d’éviter de les renvoyer à chaque fois. Rien de plus simple : définissez la récurrence dans le logiciel et Sellsy les envoie pour vous. 

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• Limitez le risque d’impayés grâce à un système qui les détecte et envoie des relances de façon automatique. En plus, le logiciel vous permet de voir que la facture a bien été réceptionnée, et consultée ! 

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• Générez des écritures comptables de manière simple, rapide et automatique. Cette fonctionnalité est utile pour suivre votre plan comptable et pour transmettre le tout à votre expert comptable. Cette démarche simplifie le rapprochement bancaire et optimise vos processus internes. 

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• Optimisez et accélérez vos paiements grâce à notre module de paiement en ligne directement intégré au logiciel. Ce dernier facilite la vie des clients, et la vôtre aussi, en proposant cette option à la fois moderne et efficace. 

‍Vous souhaitez connaître sur le bout des doigts les avantages d’une suite CRM dans la facturation ? Téléchargez notre ebook : ce dernier contient de nombreuses informations utiles pour mettre en place un système de facturation efficient.