E-invoicing : qu’est-ce que c’est et comment ça fonctionne ?

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Aujourd’hui, nous parlons d’e-invoicing et non de « facturation électronique » au sens large, afin de bien faire référence à la partie spécifique du dispositif. Contrairement à l’e-reporting, qui couvre les opérations en dehors du champ de la facture électronique, l’e-invoicing concerne exclusivement la transmission des factures B2B domestiques dans un format électronique structuré.

Nous avons déjà abordé la réforme de la facturation électronique dans son ensemble, mais dans cet article nous approfondissons uniquement la dimension e-invoicing et les raisons pour lesquelles cette terminologie est utilisée. L’objectif : comprendre ce que recouvre l’e-invoicing, comment il fonctionne, ses aspects techniques essentiels et les échéances prévues par la réforme.

Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing désigne l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques structurées entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Contrairement à un simple document numérique (comme un PDF), ces factures suivent un format normé (UBL, CII, Factur-X) qui permet leur traitement automatisé et leur suivi par l’administration fiscale.

Ce dispositif est au cœur de la réforme, mais il ne faut pas le confondre avec la notion générique de « facturation électronique ». Pour lever l’ambiguïté, le terme e-invoicing est désormais utilisé par le législateur afin de désigner ce périmètre précis, tandis que la « facturation électronique » peut être comprise de manière plus large par les usagers.

L’e-invoicing se distingue également de l’e-reporting : le premier s’applique aux factures B2B domestiques structurées, le second couvre les opérations en dehors de ce champ (ventes B2C, flux internationaux, encaissements de services). Cette clarification terminologique est essentielle pour comprendre les obligations de la réforme et leur application concrète.

Comment fonctionne l’e-invoicing ?

Avant d’entrer dans la technique, une question se pose : comment une facture circule-t-elle réellement une fois qu’elle est émise ? Pour les entreprises, comprendre ce cheminement n’est pas qu’un détail technique : c’est la clé pour anticiper les changements, adapter leurs outils et éviter toute non-conformité. Voici les étapes clés :

• Émission et préparation : L’entreprise génère une facture au format structuré (UBL, CII, Factur-X) depuis son logiciel/ERP. Les données obligatoires y figurent (identifiants, montants, TVA, dates, références). La facture est prête à être transmise.
• Transmission via une PA : Toutes les factures électroniques doivent passer par une Plateforme Agréée (PA). Celle-ci interroge l’annuaire du PPF (basé sur le SIREN/SIRET) pour identifier la PA du client et assurer le bon routage. La PA effectue ensuite les contrôles de conformité (structure, cohérence, règles métier), puis achemine la facture au destinataire.
• Réception par le destinataire : La facture est mise à disposition de la PA du client. Si le client n’est pas raccordé à une PA, il peut consulter la facture via le PPF. Le destinataire accuse réception, accepte ou rejette la facture. Les statuts de cycle de vie (émise, reçue, acceptée, rejetée) sont renvoyés à l’émetteur, garantissant une traçabilité complète.
• Centralisation réglementaire : En parallèle, un jeu de données fiscales est automatiquement centralisé au PPF. Cela permet le contrôle continu des transactions (CTC) et alimente le suivi de la TVA par l’administration.
• Gestion des rejets et corrections : En cas de rejet (technique ou métier), l’émetteur corrige la facture (ou émet un avoir) et réémet le document via sa PA. Le flux suit alors le même parcours avec les mêmes contrôles.

Les changements apportés par la réforme

La réforme de la facturation électronique a fait évoluer en profondeur le processus d’e-invoicing. Les annonces successives et les ajustements réglementaires ont permis de préciser le rôle des différents acteurs et la manière dont les factures transitent. L’un des changements les plus structurants concerne l’architecture en Y : toutes les factures passent désormais par une Plateforme Agréée (PA), qui assure le contrôle et l’acheminement, tout en envoyant en parallèle les données fiscales au Portail Public de Facturation (PPF). Cela renforce le double objectif de fluidité entre entreprises et de suivi en temps réel par l’administration.

Autre évolution clé : l’uniformisation des formats. Seules les factures électroniques structurées (UBL, CII, Factur-X) sont désormais valides fiscalement. Cela oblige les entreprises à mettre à niveau leurs ERP et leurs outils, mais cela facilite aussi l’automatisation et l’interopérabilité entre systèmes.

Le processus d’e-invoicing a également gagné en traçabilité : chaque facture émise, transmise et reçue génère des statuts consultables par l’émetteur et le destinataire. Ces retours, consolidés au PPF, permettent à l’administration de disposer d’une vision quasi instantanée de la TVA collectée et déductible. Pour les entreprises, c’est la fin d’une logique de contrôle a posteriori et le passage à une conformité continue.

Enfin, les entreprises doivent dès maintenant se préparer à sélectionner une PA agréée, capable de s’adapter aux volumes, aux flux et aux processus, de respecter les formats exigés, d’assurer un accompagnement technique dans la durée, et de s’intégrer à leurs logiciels actuels.

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Le calendrier de mise en place

La réforme de la facturation électronique ne s’applique pas en une seule fois : son calendrier comporte plusieurs jalons. Ceux-ci impactent directement la partie e-invoicing (réception puis émission), afin de laisser aux entreprises le temps de s’adapter techniquement et organisationnellement. Chaque palier ajoute une obligation (d’abord la réception, puis l’émission), jusqu’à la généralisation.

1er septembre 2026 : la réception obligatoire

Dès cette date, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques structurées via une PA ou le PPF. Pour l’e-invoicing, c’est la première étape clé : même celles qui n’émettent pas encore devront être prêtes à intégrer ces factures dans leurs processus.

1er septembre 2027 : l’émission pour les grandes entreprises et ETI

Un an plus tard, l’obligation d’émettre des factures électroniques dans un format structuré s’applique aux grandes entreprises et aux ETI. Pour l’e-invoicing, cela marque le basculement vers une logique émetteur-récepteur, où le processus complet est encadré par la réforme. Les partenaires de ces grands groupes, notamment des PME, seront mécaniquement concernés en tant que destinataires.

1er septembre 2028 : la généralisation à toutes les entreprises

C’est l’étape finale : l’e-invoicing devient la norme pour toutes les entreprises, y compris les PME et micro-entreprises. À cette date, les PDF et factures papier cessent d’être acceptés comme pièces justificatives. Le cycle complet (émission, transmission, réception) sera intégralement géré via des flux structurés interconnectés avec le PPF.

Les bénéfices et points de vigilance pour les entreprises

L’e-invoicing, en imposant l’émission et la réception de factures électroniques structurées, apporte de nombreux avantages aux entreprises mais soulève aussi plusieurs points d’attention.

Du côté des bénéfices, on note une réduction significative des litiges liés à la facturation, une diminution des erreurs de saisie grâce à l’automatisation, ainsi qu’une accélération des délais de traitement et de paiement. Le suivi en temps réel des statuts et la traçabilité intégrale renforcent aussi la confiance entre partenaires commerciaux et simplifient les contrôles internes.

Mais l’e-invoicing suppose également des points de vigilance : la préparation des systèmes comptables pour garantir la compatibilité avec les formats imposés, le choix d’une PA adaptée aux flux et volumes de l’entreprise, et la formation des équipes afin qu’elles maîtrisent les nouveaux processus et délais.

Dans ce contexte, des solutions comme Sellsy, en tant que future Plateforme Agréée (PA), offriront un accompagnement complet. Grâce à son intégration native avec les outils de gestion, Sellsy permettra d’émettre, de transmettre et d’archiver les factures électroniques en toute conformité, tout en simplifiant le passage à l’e-invoicing et en renforçant l’efficacité des processus financiers.