Quels sont les formats de la facture électronique ?

On parle depuis un certain temps de la facture électronique et de son déploiement progressif pour l’ensemble des entreprises. Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur un aspect plus technique — mais tout aussi crucial : les formats de cette facture électronique. Un sujet qui a lui aussi évolué au rythme des réglementations et des avancées technologiques.

Actuellement, il existe plusieurs formats clés, conçus pour garantir la conformité des échanges et faciliter leur automatisation. Quel format choisir pour se conformer à la législation française ? Quelle différence entre Factur-X, UBL ou CII ? Et surtout, pourquoi ces formats ont-ils été choisis ?

Dans ce guide, nous répondons à toutes ces questions et vous aidons à réussir votre transition vers la facturation électronique.

Pourquoi des formats normalisés ?

Depuis plusieurs années, la facturation électronique est au centre des politiques de modernisation de la gestion comptable et fiscale, en France comme au niveau européen. L'objectif est clair : automatiser les échanges de factures, renforcer le contrôle fiscal et améliorer l'efficacité des entreprises.

Pour répondre à ces enjeux, il a fallu définir des formats communs, appelés "formats normalisés", permettant d'échanger les données de manière structurée entre les systèmes d'information. Ces formats garantissent que chaque acteur — entreprise, plateforme ou administration — comprenne les informations de façon identique.

Ils sont aujourd'hui essentiels pour assurer l'interopérabilité avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF, fondé sur la plateforme Chorus Pro), piliers de la nouvelle architecture de facturation électronique. Cette harmonisation technique est le fruit d'une évolution progressive, guidée par les normes européennes, notamment la norme EN 16931.

Autrement dit, les formats normalisés ne sont pas un détail technique, mais un prérequis essentiel pour une facturation électronique fiable, conforme et pleinement opérationnelle.

Trois formats officiels reconnus

Depuis la publication de la norme européenne EN 16931, la France a retenu trois formats de facturation électronique. Tous sont conformes à cette norme, mais chacun présente ses spécificités, ses avantages et ses contraintes. Voici une présentation détaillée et comparative.

Factur-X : le format hybride

Factur-X repose sur un fichier unique au format PDF/A-3, c’est-à-dire une version spécifique du PDF conçue pour l’archivage à long terme. C’est un format typique pour les TPE/PME qui recherchent une solution simple et évolutive.

Voyons de plus près ce format, qui contient un fichier en deux couches :

1. La partie PDF (visible à l’œil nu) : Elle permet à toute personne d’ouvrir et de lire la facture comme un document classique. Cela correspond à l’usage habituel : impression, vérification, archivage papier ou consultation humaine.
2. La partie XML intégrée (non visible mais lisible par machine) : C’est là que se trouvent les données structurées de la facture : montants, TVA, références, dates, identifiants clients, etc. Ces données sont codées selon un langage standard (le XML) et permettent aux logiciels comptables ou ERP de lire, interpréter et traiter automatiquement la facture sans ressaisie.

Cela présente des avantages comme :

• Permettre la lecture humaine ainsi que le traitement automatique.
• Être compatible avec de nombreux logiciels de gestion.
• Offrir plusieurs profils disponibles (Minimum, Basic, EN16931, etc.).

Par contre, ses limites sont :

• Moins adapté aux processus très complexes.
• Peu utilisé à l’international.

UBL : le format international par excellence

UBL, pour Universal Business Language, est un format de facture entièrement structurant, basé sur le langage XML. Contrairement à Factur-X, qui propose un visuel lisible par l'humain, UBL est un format 100 % destiné aux machines.

Il a été conçu pour permettre aux systèmes informatiques d'échanger des données commerciales sans intervention manuelle, et il est aujourd’hui très utilisé dans les échanges B2B, notamment à l’international.

Si vous faites des transactions à l’étranger, que ce soit avec des clients ou des fournisseurs, ce format vous intéresse, car il est adopté dans de nombreux pays européens et compatible avec le réseau Peppol.

Ses points forts sont clairs :

• Un très bon niveau d'interopérabilité avec les ERP (logiciels de gestion intégrés).
• Un format reconnu au niveau européen.
• Il s’adapte aux échanges automatisés de factures sur des volumes importants.

Par contre :

• Le fichier n’a pas d’aspect visuel : il est illisible pour un utilisateur sans outil de visualisation.
• Sa mise en place nécessite le service d’un prestataire spécialisé.

En pratique : une entreprise disposant d'un ERP connecté ou déjà engagée dans des flux numériques avec ses clients pourra intégrer UBL sans difficulté, notamment dans les secteurs de la distribution, de l'industrie ou du transport.

CII : la finesse au service des secteurs industriels

CII, pour Cross Industry Invoice, est un format de facture électronique fondé sur le langage XML, comme UBL. Il a été développé sous l'égide de l'UN/CEFACT, un organisme international de normalisation, dans le but de répondre aux besoins des secteurs aux processus complexes et hautement réglementés.

Contrairement à Factur-X, qui propose une facture lisible, ou à UBL, plus courant dans les flux commerciaux internationaux, CII met l'accent sur la précision extrême. Il permet de détailler des éléments très spécifiques à chaque secteur, grâce à une structure pouvant contenir jusqu'à 2 000 champs d'information.

Ses points forts sont :

• C’est un format adapté aux environnements industriels exigeants (santé, automobile, aéronautique, etc.).
• Il permet un niveau de personnalisation très élevé.
• Il est conforme à la norme européenne EN 16931.

Par contre, vous l’avez compris :

• Sa mise en place technique est assez complexe.
• C’est un format moins connu et moins utilisé dans les outils standards du marché.

Ce format se comprend mieux avec un exemple : une entreprise pharmaceutique doit gérer des factures où chaque produit est accompagné d'informations précises (numéros de lot, dates de péremption, mentions réglementaires). C’est là que le format CII permet d'intégrer toutes ces données de manière structurée, ce que d'autres formats plus génériques ne permettent pas toujours.

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Quel format choisir ?

C’est la question que vous vous posez sûrement : comment bien choisir ?

Tout d’abord, le bon format est celui qui correspond à votre écosystème : ni trop complexe pour votre structure, ni trop limité pour vos ambitions. Il doit clairement s’adapter à la réalité opérationnelle de votre entreprise.

Pour bien choisir, voici quelques questions importantes à vous poser :

• Quelle est la taille de votre entreprise ?
• Quel est le niveau d'automatisation que vous souhaitez, et l’intégration avec vos systèmes
• Avez-vous des relations nationales ou internationales avec vos clients ?
• Votre secteur d’activité implique-t-il des exigences techniques particulières de vos clients ou partenaires ?

Généralement, pour les TPE/PME, le format Factur-X est souvent le plus approprié. Il offre un compromis idéal entre lisibilité (grâce au PDF intégré), simplicité de mise en œuvre et conformité réglementaire. Il est également supporté par de nombreux logiciels de gestion et peut évoluer selon les besoins grâce à ses différents profils.

À savoir : pour les entreprises disposant d’un ERP, notamment les ETI et grands comptes, les formats UBL ou CII peuvent être plus intéressants.

UBL est particulièrement apprécié dans les secteurs qui utilisent des chaînes logistiques numériques, ou pour les échanges à l’international (notamment sur le réseau Peppol).

CII, quant à lui, convient mieux aux environnements industriels complexes ou réglementés, où les besoins de personnalisation sont très poussés (ex. : aéronautique, chimie, automobile).

Prenons quelques exemples :

Une petite agence de communication peut opter pour Factur-X pour son accessibilité et sa compatibilité avec les outils comptables classiques.

Un fabricant de composants électroniques avec des clients en Europe et un ERP en place pourra tirer parti d’UBL pour automatiser ses flux de facturation.

Une entreprise dans l’industrie pharmaceutique, soumise à des contraintes très spécifiques, choisira peut-être CII pour sa richesse sémantique.

Calendrier de mise en place en France

Le calendrier de déploiement de la facturation électronique en France est désormais fixé, avec une mise en application progressive en fonction de la taille des entreprises. Il est essentiel de comprendre que si l'obligation de facturation électronique s'étale sur plusieurs années, les formats eux sont déjà disponibles et fonctionnels. Cela signifie que les entreprises peuvent, et même doivent, commencer à s'y familiariser dès aujourd'hui.

Voici le calendrier actuel :

• 2025 : début de la phase pilote pour les entreprises volontaires et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises ; obligation d'émission pour les grandes entreprises et les ETI.
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission étendue aux PME, TPE et microentreprises.

Comment cela impacte le choix des formats ?

Dès maintenant, il est stratégique pour les entreprises de choisir le format qui correspond le mieux à leur structure et à leurs flux de travail. Tous les formats officiels (Factur-X, UBL, CII) sont déjà utilisables et conformes à la norme EN 16931. Ils peuvent donc être intégrés à vos outils comptables ou ERP bien avant les échéances légales.

Une PME peut, par exemple, adopter Factur-X en 2025 afin de se roder à la création et à l'envoi de factures conformes via un prestataire ou un logiciel compatible.

Une entreprise exportatrice disposant d'un ERP pourra tester UBL dans le cadre de la phase pilote pour optimiser ses flux internationaux.

Les grands groupes industriels peuvent dès maintenant déployer des formats CII dans un cadre pilote, en anticipation des contraintes de 2026.

En somme, l'anticipation est la clé : s'informer, tester les formats et s'entourer de prestataires techniques en amont permet une transition progressive et sans rupture. Certains logiciels comme Sellsy, par exemple, prennent déjà en charge le format Factur-X et prévoient l'intégration des formats UBL et CII, ce qui permet aux entreprises utilisatrices de se préparer concrètement dès maintenant. Le calendrier ne se limite pas à une simple échéance réglementaire : il sert aussi de repère pour progresser pas à pas dans l'adoption des bons outils et formats.