Cycle de vie d'une facture électronique : statuts et étapes

{{video-banner-blog}}

Le cycle de vie d'une facture électronique ne se limite pas à son émission : il couvre toutes les étapes, de sa création à son archivage, en passant par sa transmission, sa réception et son traitement. Mais comment s’assurer que chaque étape respecte les obligations réglementaires et que vos factures restent traçables ? Avec la réforme de la facturation électronique, comprendre ce processus devient indispensable pour préparer votre entreprise. 

Dans cet article, vous découvrirez les différentes étapes du cycle de vie d'une facture électronique, les statuts associés et les obligations à respecter pour gérer vos factures en toute conformité.

Qu’est-ce que le cycle de vie d’une facture électronique ?

Le cycle de vie d’une facture électronique retrace le parcours d’une facture, depuis son dépôt jusqu’à son archivage. Une fois déposée sur la plateforme du fournisseur, elle est contrôlée puis transmise à celle du client. Elle peut être reçue et traitée, rejetée pour une erreur technique ou refusée par le client. Quand le fournisseur reçoit le paiement, le statut de la facture est mis à jour avant son archivage. Ces étapes permettent aux deux entreprises de voir où en est la facture et de réagir si quelque chose bloque.

La plateforme agréée (PA) assure ainsi la circulation des factures et des statuts entre les deux entreprises. Elle transmet aussi à l’administration les statuts qui doivent lui être communiqués. Quatre sont obligatoires mais d’autres peuvent compléter le suivi, selon les fonctionnalités proposées par chaque plateforme.

Quels sont les 4 statuts obligatoires ?

Les quatre statuts réglementaires décrivent des situations concrètes : vous déposez une facture, une plateforme peut la rejeter pour une erreur technique, votre client peut la refuser pour contester son contenu, puis vous signalez le paiement reçu. Bien distinguer ces cas vous aide à savoir quoi faire et avec qui.

Déposée

Vous déposez votre facture sur votre plateforme agréée. Celle-ci vérifie le format et les données, puis horodate le dépôt. Si tout est conforme, elle affiche le statut Déposée. C’est le premier statut du cycle : aucun autre ne peut apparaître avant.

Rejetée

Si la plateforme de l’émetteur ou celle du destinataire repère une anomalie technique, elle rejette la facture. Le format peut être incorrect, une mention obligatoire peut manquer ou les montants peuvent ne pas concorder.

Consultez le motif transmis par la plateforme, corrigez l’erreur, puis déposez à nouveau la facture. Ce rejet ne signifie pas que votre client conteste la prestation : il indique que la facture doit d’abord être corrigée pour poursuivre son traitement.

Refusée

Votre client peut refuser la facture après l’avoir reçue, par exemple s’il ne reconnaît pas le montant, si elle ne lui est pas destinée ou si la prestation ne correspond pas à ce qui était convenu. Il doit préciser le motif de son refus. Sa plateforme transmet cette information à la vôtre et à l’administration.

Vous pouvez alors reprendre contact avec votre client et convenir de la suite : corriger la facture ou, si nécessaire, établir un avoir.

Encaissée

Dès que vous recevez le paiement, vous signalez l’encaissement par l’intermédiaire de votre plateforme. Vous pouvez déclarer un règlement total ou partiel. Les informations de paiement sont associées à la facture.

Ce suivi est particulièrement important pour les prestations de services, car la TVA devient en règle générale exigible au moment de l’encaissement, sauf si vous avez opté pour la TVA sur les débits. Rappelez-vous que les données de paiement sont transmises dans le cadre de l’e-reporting.

Voici qui intervient pour chacun des quatre statuts et la suite à donner :

Quels sont les statuts recommandés et libres ?

Il faut savoir que les quatre statuts obligatoires donnent les repères essentiels. Mais les plateformes peuvent aussi proposer des statuts complémentaires pour détailler ce qui se passe entre ces étapes : mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, en litige ou paiement transmis, par exemple.

Ces indications facilitent le suivi plutôt opérationnel, mais elles ne sont pas transmises à l’administration comme les statuts obligatoires. Chaque plateforme décide des statuts qu’elle propose et de la manière de les présenter. Il est donc utile de vérifier comment les statuts s’affichent dans votre outil et ce qu’ils déclenchent dans votre organisation.

{{rt-banner-1}}

Quelles sont les étapes du cycle de vie d’une facture électronique ?

Le parcours commence au moment de la création. L’entreprise prépare sa facture avec les données nécessaires, — identité du client, SIREN, montants, TVA, échéance, — dans un format structuré conforme.

Elle la dépose ensuite sur sa plateforme agréée (PA). Après les contrôles nécessaires, la plateforme l’achemine vers celle du client et transmet les données requises à l’administration. Le client reçoit la facture, la vérifie et la fait suivre dans son circuit interne : rapprochement avec une commande, validation par le bon service, intégration comptable.

Vient ensuite le règlement. Quand le fournisseur reçoit le paiement, il met à jour le statut correspondant. Si la facture est réglée en plusieurs fois, le suivi doit refléter le paiement partiel avant le solde final.

Enfin, la facture est archivée pendant le délai légal de conservation. Cet archivage ne concerne pas uniquement le fichier de la facture : il doit aussi préserver les statuts, les horodatages et les éléments qui permettent de retracer son parcours.

Comment les statuts circulent-ils entre les plateformes ?

Le fournisseur et son client n’ont pas besoin d’utiliser la même plateforme. Au moment de transmettre la facture, la PA du fournisseur consulte l’annuaire central afin d’identifier la plateforme du destinataire et l’adresse de facturation à utiliser. Elle peut alors acheminer la facture vers la bonne destination.

Les statuts circulent eux aussi sous une forme structurée, au format CDAR. Les statuts obligatoires sont transmis à l’administration par l’intermédiaire des plateformes agréées et du portail public de facturation. Pour le statut Encaissée, l’administration recommande une transmission dans les 24 heures suivant son horodatage. Ce délai est une recommandation pour faciliter la prise en compte des données de paiement.

Comment exploiter les statuts au quotidien ?

Un statut n’est utile que si quelqu’un sait quoi en faire. Quelques habitudes permettent de rendre le suivi plus efficace :

• Précisez qui intervient à chaque étape. Déterminez qui traite les rejets techniques, qui suit les refus du client et qui met à jour les règlements.
• Nettoyez votre base clients. Vérifiez les SIREN et les coordonnées de facturation pour limiter les erreurs de destinataire et les rejets.
• Configurez des alertes. Signalez les factures rejetées et celles qui approchent de leur échéance sans avoir été validées ou réglées.

En tant que plateforme agréée, Sellsy assure le suivi des statuts liés au cycle de vie des factures. Les factures de vente peuvent notamment être « à régler », en « paiement partiel », « payées » ou « en retard ». Autre avantage : la plupart des changements de statut sont automatiques : une facture passe, par exemple, au statut « Payée » lorsqu’un règlement complet est enregistré.

Par ailleurs, les factures électroniques reçues des fournisseurs apparaissent dans l’onglet « À vérifier ». L’équipe peut alors les approuver ou les refuser directement dans Sellsy. Sa décision est transmise au fournisseur et à l’administration fiscale. Le document passe ensuite au statut « Approuvée » ou « Refusée ». Ces informations permettent de repérer rapidement les factures qui appellent une action et de suivre leur traitement.

Si vous en voulez savoir plus sur le rôle d’une plateforme agréée, consultez notre guide dédié.