Les mentions obligatoires sur une facture électronique

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La facture électronique ne change pas la nature de la facture : elle reste un document commercial, comptable et fiscal. En revanche, la réforme impose de transmettre ses données dans un format structuré et ajoute quatre informations destinées à fiabiliser l’identification du client, l’acheminement et le traitement automatique du document.

Depuis le 1er septembre 2026, ces règles sont entrées dans le quotidien des grandes entreprises et des entreprises de taille intermédiaire. Les PME, TPE et microentreprises disposent encore d’un délai pour l’émission, mais doivent déjà être capables de recevoir des factures électroniques.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture électronique ?

Une mention obligatoire est une information que la loi impose de faire figurer sur une facture pour qu’elle soit conforme. Les principales règles sont fixées par l’article 242 nonies A de l’annexe II du Code général des impôts et par l’article L441-9 du Code de commerce.

Une facture électronique reprend donc les mentions déjà exigées sur une facture papier ou un PDF. Elle doit notamment indiquer :

• la date d’émission de la facture ;
• un numéro de facture unique, fondé sur une séquence chronologique et continue ;
• la date de la vente, de la livraison ou de l’exécution de la prestation, lorsqu’elle diffère de la date d’émission ;
• l’identité complète du vendeur ou du prestataire : nom ou dénomination sociale, adresse, numéro SIREN et, selon la forme de l’entreprise, forme juridique et capital social ;
• l’identité et l’adresse du client, ainsi que son adresse de facturation si elle est différente ;
• le numéro du bon de commande lorsqu’il a été établi au préalable par l’acheteur ;
• le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur et, dans les cas prévus par la réglementation, celui du client ;
• la désignation précise des biens livrés ou des services réalisés ;
• la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA applicable à chaque ligne ;
• les réductions de prix acquises et directement liées à l’opération ;
• le total hors taxes, le montant de la TVA par taux et le total toutes taxes comprises ;
• la date d’échéance ;
• les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou l’absence d’escompte ;
• le taux des pénalités de retard ;
• l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, lorsqu’elle s’applique.

Cette liste constitue le socle commun. Certaines activités ou opérations nécessitent des informations supplémentaires. Pour vérifier chaque cas, consultez le guide consacré aux mentions obligatoires d’une facture.

Les quatre nouvelles mentions obligatoires à partir de septembre 2026

Il faut savoir qu’à partir de septembre 2026 il y a quatre nouvelles mentions qui suivent le calendrier progressif de la réforme. Elles s’appliquent depuis le 1er septembre 2026 aux factures électroniques émises par les grandes entreprises et les ETI. Elles deviendront obligatoires à partir du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent toutefois être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Pour les structures dont l’obligation d’émission débute en 2027, mieux vaut donc compléter les fiches clients et paramétrer les outils sans attendre. Le calendrier de la facturation électronique 2026-2027 permet de retrouver les échéances selon la taille de l’entreprise.

Le numéro SIREN du client

Le numéro SIREN comporte neuf chiffres. Il identifie de manière unique une entreprise ou une personne morale inscrite au répertoire Sirene.

Il ne faut pas le confondre avec le SIRET. Celui-ci compte quatorze chiffres : les neuf chiffres du SIREN, auxquels s’ajoute un numéro interne de classement propre à chaque établissement.

Le SIREN du client contribue à éviter les erreurs d’identification. Il facilite aussi la recherche de l’entreprise dans l’annuaire de la facturation électronique et le bon acheminement de la facture vers la plateforme qu’elle a choisie. Une raison sociale exacte ne suffit donc plus : le numéro doit être renseigné et vérifié.

L’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation

Lorsque le bien est livré à une adresse différente de l’adresse de facturation du client, la facture doit préciser l’adresse complète de livraison.

Prenons l’exemple d’une société dont le siège et le service comptable se trouvent à Lyon, mais dont la marchandise est livrée dans un entrepôt à Grenoble. L’adresse lyonnaise reste l’adresse de facturation. L’adresse de l’entrepôt de Grenoble doit être ajoutée comme adresse de livraison.

Cette donnée évite les ambiguïtés. Elle facilite également le rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture.

La nature de l’opération

La facture doit indiquer si l’opération concerne :

• exclusivement une livraison de biens ;
• exclusivement une prestation de services ;
• une opération mixte comprenant à la fois des biens et des services.

Cette information est prévue au 8° bis de l’article 242 nonies A de l’annexe II du Code général des impôts. Le 8°, pour sa part, concerne le détail de chaque bien livré ou service rendu : quantité, dénomination, prix unitaire hors taxes et taux de TVA applicable.

La distinction est importante, car les règles de TVA ne sont pas toujours les mêmes pour une livraison de biens et une prestation de services. La donnée doit donc être renseignée de façon explicite, et non déduite automatiquement de la description commerciale.

L’option pour le paiement de la TVA sur les débits

Les prestataires de services qui ont opté pour le paiement de la TVA d’après les débits doivent faire apparaître la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » sur leurs factures.

Cette option modifie le moment où la TVA devient exigible. En principe, pour une prestation de services, la TVA est exigible lors de l’encaissement. Avec l’option sur les débits, elle devient généralement exigible dès l’inscription de la somme au débit du compte client, le plus souvent au moment de la facturation, sans attendre le règlement.

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Les mentions particulières selon votre situation

Les mentions particulières ne sont pas créées par la réforme. Elles existaient déjà pour les factures papier et les PDF. Elles restent obligatoires sous forme électronique dès que la situation fiscale ou juridique l’exige.

C’est notamment le cas dans les situations suivantes :

• Exonération de TVA : la facture doit citer la disposition du Code général des impôts ou de la directive européenne applicable, ou comporter une mention claire indiquant que l’opération est exonérée.
• Autoliquidation de la TVA : lorsque le client est redevable de la taxe, la facture doit porter la mention « Autoliquidation ».
• Franchise en base de TVA : l’entreprise concernée indique « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
• Exportation de biens hors de l’Union européenne : la facture doit signaler l’exonération de TVA et sa base juridique, en principe l’article 262 I du Code général des impôts, sous réserve que les conditions de l’exonération soient réunies.

Avec une facture électronique, ces informations ne peuvent pas rester dans une simple zone de texte libre ignorée par les logiciels. Elles doivent apparaître de manière lisible et être intégrées dans les champs ou codes prévus par le format structuré utilisé. Cela vaut pour Factur-X, UBL et CII. Pour comprendre leurs différences, consultez le dossier sur les formats de la facture électronique.

Cette double lecture est essentielle. Le client doit comprendre la facture. Les logiciels, les plateformes et l’administration doivent aussi pouvoir interpréter correctement son traitement fiscal.

Quelles sanctions en cas de mention manquante ou erronée ?

La plateforme agréée (PA) effectue des contrôles avant ou pendant la transmission. Elle vérifie notamment le format, la présence de données attendues et certaines règles de cohérence, par exemple entre les montants hors taxes, la TVA et le total TTC. Si une anomalie bloquante est détectée, la facture peut prendre le statut « rejetée ». Elle doit alors être corrigée puis transmise à nouveau selon la procédure prévue.

Ce contrôle ne transfère pas toute la responsabilité à la plateforme. L’entreprise qui émet la facture reste responsable de l’exactitude des informations commerciales et fiscales qu’elle fournit.

Sur le plan fiscal, l’article 1737 du Code général des impôts prévoit une amende de 15 euros pour chaque omission ou inexactitude constatée sur une facture. Le total des amendes appliquées à une même facture ne peut pas dépasser 25 % de son montant.

Cette sanction vise l’anomalie de contenu. Elle ne doit pas être confondue avec les amendes propres au non-respect du circuit de facturation électronique, au défaut d’émission ou au défaut de transmission des données de e-reporting. Les différents manquements obéissent à des règles et à des plafonds distincts.

En pratique, une donnée manquante peut donc avoir deux conséquences. La plateforme peut bloquer la facture avant son acheminement. L’administration peut, lors d’un contrôle, appliquer la sanction fiscale prévue pour l’omission ou l’inexactitude.

Comment se mettre en conformité ?

La mise en conformité commence par la qualité des données. Avant de modifier les modèles de facture, il faut vérifier les informations utilisées pour les produire.

Une démarche simple consiste à :

1. Mettre à jour les fiches clients. Chaque client professionnel doit être associé à un numéro SIREN exact. Le SIRET peut rester utile pour identifier un établissement, mais il ne remplace pas le SIREN demandé sur la facture.
2. Contrôler les numéros de TVA intracommunautaire. Ils doivent être renseignés lorsqu’ils sont exigés par la nature de l’opération.
3. Distinguer les différentes adresses. L’adresse du siège, l’adresse de facturation et l’adresse de livraison ne remplissent pas la même fonction. L’adresse de livraison doit être ajoutée lorsqu’elle diffère.
4. Qualifier chaque opération. Le paramétrage doit permettre de choisir entre livraison de biens, prestation de services et opération mixte.
5. Vérifier le régime de TVA. Exonération, autoliquidation, franchise en base ou option sur les débits : la bonne mention doit être rattachée au bon traitement fiscal.
6. Tester les formats. L’outil doit produire ou transmettre les données dans un format compatible avec Factur-X, UBL ou CII, sans perdre les informations visibles ni les données codifiées.
7. Choisir une plateforme agréée. Elle constitue la voie réglementaire pour émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques. Elle assure aussi l’échange des données attendues avec les autres plateformes et l’administration.

Le choix ne doit pas reposer uniquement sur le prix. Il faut examiner la compatibilité avec les outils existants, la gestion des formats, le niveau de contrôle, le suivi des statuts et l’accompagnement proposé. Ce guide explique comment choisir une plateforme agréée selon les besoins de l’entreprise.

TeamSystem Sellsy figure sur la liste officielle des plateformes agréées publiée par l’administration fiscale. La solution peut donc accompagner l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques dans le cadre prévu par la réforme. Comme cette liste évolue, il reste prudent de vérifier le statut de toute plateforme sur le site impots.gouv.fr avant de s’engager ou de publier une information commerciale.