La dématérialisation des factures électroniques : guide 2025

Sommaire

Après plusieurs reports et ajustements, la réforme de la facturation électronique entre dans une phase décisive. La dématérialisation n’est plus un projet lointain réservé aux directions informatiques : c’est une obligation qui concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA, des grands groupes aux micro-entreprises.

Derrière ce chantier réglementaire, se dessine une transformation profonde : adoption de formats structurés (Factur-X, UBL, CII), apparition d’acteurs agréés (les Plateformes de Dématérialisation – PA, ex-PDP) et rôle central du Portail Public de Facturation (PPF).

Au-delà de la conformité, la facture électronique ouvre aussi des perspectives concrètes : productivité accrue, meilleure traçabilité des flux, réduction des erreurs et optimisation de la trésorerie. Mais pour en tirer parti, il faudra repenser ses processus internes, adapter ses outils et préparer ses équipes.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures désigne le processus qui consiste à numériser et automatiser l’ensemble du cycle de vie d’une facture : de son émission à sa réception, en passant par les rapprochements comptables, le traitement et l’archivage.

Il est important de distinguer cette notion de la facture électronique (e-invoicing) au sens strict :

Dématérialisation : transformation digitale des flux et processus liés à la facture, quel que soit le format initial (ex. numérisation de factures papier, automatisation des validations, archivage électronique sécurisé).
Facture électronique (e-invoicing) : facture créée et échangée nativement dans un format structuré et normalisé (Factur-X, UBL, CII). Ce type de facture permet un traitement automatique et des contrôles renforcés. Un simple PDF envoyé par e-mail n’entre donc pas dans cette catégorie.

À retenir : la dématérialisation et la facture électronique sont deux notions proches, mais pas identiques :

La dématérialisation, c’est mettre fin au papier, c’est-à-dire numériser ou digitaliser le cycle de vie d’une facture.
La facture électronique (au sens réglementaire en France/UE), c’est une facture native dans un format structuré et normé (Factur-X, UBL, CII). C’est ce type de facture qui sera rendu obligatoire avec la réforme.

Bénéfices de la dématérialisation des factures

La dématérialisation a d’abord marqué une étape importante : en mettant fin aux factures papier, les entreprises ont gagné en productivité, réduit leurs coûts de traitement et limité les erreurs grâce à l’automatisation et à l’archivage numérique.

Mais la réforme française de la facturation électronique va plus loin. Elle ne se limite pas à numériser des documents existants : elle impose l’utilisation de factures électroniques nativement structurées (Factur-X, UBL, CII), capables d’être transmises, contrôlées et intégrées automatiquement par les systèmes comptables.

Autrement dit, on passe d’une dématérialisation “au sens large”, centrée sur la suppression du papier, à une dématérialisation réglementée et standardisée qui ouvre la voie à de nouveaux bénéfices :

échanges automatisés et sécurisés avec l’administration,
meilleure traçabilité et fiabilité des données,
interopérabilité entre entreprises et secteurs,
visibilité accrue sur la trésorerie et simplification des contrôles fiscaux.

Cette évolution transforme la facture en véritable levier stratégique, bien au-delà d’un simple document comptable.

L’évolution de la dématérialisation des factures en France

La dématérialisation des factures, loin d’être un simple virage vers le numérique, s’est structurée en un dispositif réglementaire solide et évolutif. Voici les points clés de cette transformation :

1. Formats harmonisés et conformité européenne

Les formats autorisés pour la facture électronique — Factur-X, UBL, CII — respectent tous la norme européenne EN 16931, garantissant interopérabilité et conformité de bout en bout.

2. Acteurs centralisés : de PDP à PA, d’OD à SC

Depuis juillet 2025, les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) ont été renommées PA (Plateformes Agréées), sans changement de leur rôle fondamental.
Les OD (Opérateurs de Dématérialisation) deviennent les SC (Solutions Compatibles), soulignant leur position d’intermédiaires non agréés mais connectés aux PA.

3. Le rôle affiné du Portail Public de Facturation (PPF)

Lancé à l’origine comme plateforme de facturation publique, le PPF a vu son périmètre recentré sur la gestion de l’annuaire des entreprises et la collecte des données fiscales. Il ne traite plus directement les factures : ce rôle incombe désormais aux PA, qui assurent leur transmission à la DGFiP.

À noter : l’annuaire du PPF, opérationnel depuis juin 2025, recense déjà des milliers d’entités et facilite la circulation des factures, sous condition de mandat explicite.

Quelles entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures ?

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, sans distinction de statut ou de secteur d’activité. Aucune structure ne pourra rester en dehors du dispositif : même les micro-entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.

Cependant, l’impact opérationnel diffère fortement selon la taille de l’entreprise :

Grandes entreprises et ETI : Leur enjeu principal est l’industrialisation des flux : gestion de volumes massifs, coexistence de plusieurs ERP, dimension multi-pays et pilotage fin des exceptions. Dans ce contexte, la migration s’appuie généralement sur des programmes par lots, avec des KPI qualité et des SLA définis avec la Plateforme Agréée (PA).
PME et TPE : Le défi réside dans la simplicité : choisir une solution « tout-en-un » (SC connectée à une PA), limiter la complexité technique, standardiser les mentions de facturation et mettre en place des workflows d’approbation clairs. Former deux ou trois référents internes suffit souvent à piloter efficacement la transition. Dans ce contexte, une solution comme Sellsy s’adapte particulièrement bien : elle combine la gestion commerciale et comptable avec la conformité réglementaire, tout en restant accessible aux petites structures.

Le calendrier de la dématérialisation des factures

Le calendrier de la réforme a connu plusieurs reports depuis l’annonce initiale de 2024. C’est un point important : les entreprises doivent rester attentives, car ces échéances ont déjà évolué et pourraient encore être ajustées.

À ce jour, les dernières informations communiquées par la DGFiP fixent les jalons suivants :

1er septembre 2026 :

Les grandes entreprises et les ETI auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques au format structuré (Factur-X, UBL, CII).
Elles devront passer par une Plateforme Agréée (PA) ou le Portail Public de Facturation (PPF).

1er septembre 2027 :

L’obligation s’étendra à toutes les entreprises assujetties à la TVA : PME, TPE, micro-entrepreneurs et associations concernées.
Cela inclut l’e-reporting pour les transactions B2C et internationales.

‍Attention : ce calendrier a déjà changé plusieurs fois (initialement prévu en 2024, puis repoussé à 2026-2027). Il est donc recommandé de suivre régulièrement les communications de la DGFiP et du portail impots.gouv.fr pour anticiper d’éventuels ajustements.

En pratique, il est risqué d’attendre la dernière minute : la préparation (choix d’un binôme SC + PA, nettoyage des référentiels, tests pilotes) demande plusieurs mois, surtout pour les structures multi-sites ou avec de forts volumes.

Comment démarrer le processus de dématérialisation des factures ?

Entrer dans la dématérialisation ne se résume pas à changer un format : c’est un véritable projet de transformation. Pour réussir la bascule, il est essentiel d’avancer étape par étape, avec méthode. Un plan d’action en 90 jours peut constituer une bonne base.

Exemple de plan en 90 jours :

Semaines 1–2 : Lancer :
- Nommer le sponsor et l’équipe projet.
- Cartographier les flux concernés.
- Faire l’inventaire des systèmes (ERP, outils comptables, achats/ventes).
Semaines 3–6 : Préparer :
- Choisir le binôme SC + PA (formats, connecteurs, coûts, archivage, réversibilité).
- Nettoyer les référentiels (SIREN/SIRET, TVA, IBAN, conditions commerciales).
- Définir les règles de validation et anticiper les cas d’écart (prix, quantités, TVA).
Semaines 7–10 : Tester :
- Piloter avec fournisseurs et clients clés.
- Vérifier l’adressage annuaire et le suivi des statuts.
- Mesurer temps de cycle, taux de rejet, pourcentage d’écarts auto-réglés.
Semaines 11–13 : Déployer :
- Former les équipes (comptabilité, ADV, achats).
- Étendre progressivement le périmètre (familles d’achats, filiales).
- Activer l’e-reporting pour le B2C et l’international si nécessaire.

À savoir : à la rentrée 2025, Sellsy franchit une étape décisive. En fait, le logiciel deviendra officiellement Plateforme Agréée (ex-PDP) et obtiendra la certification ISO 27001. Cela permettra en outre l’inscription directe à l’annuaire des assujettis à la TVA et la connexion au réseau Peppol, garantissant à ses utilisateurs une interopérabilité totale en France comme à l’international. Pour en savoir plus visitez le site de Sellsy.