FAQ sur la facturation électronique

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La facturation électronique devient peu à peu une réalité incontournable pour les entreprises françaises. Qu’il s’agisse des nouvelles obligations à respecter, des formats à adopter ou des solutions à choisir, le sujet suscite beaucoup d’interrogations.

Pour vous accompagner dans cette transition, nous avons réuni les 14 questions les plus fréquemment posées : Qui est concerné ? À partir de quand ? Quels formats utiliser ? Quelle plateforme privilégier ?

Chaque réponse va à l’essentiel, avec la possibilité de creuser chaque point grâce à des articles dédiés.

Prêt(e) à faire le point ? Voici notre guide FAQ pour mieux comprendre les enjeux de la e-facturation.

1. Qu’est-ce que la facturation électronique et à quoi ça sert ?

La facturation électronique ne se limite pas à un simple nouveau format. Il s’agit d’un dispositif encadré par la loi qui permet d’émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme entièrement numérique, dans un cadre sécurisé et standardisé.

Elle remplace progressivement les factures papier ou PDF classiques par des documents structurés (comme les formats Factur-X, UBL ou CII), lisibles automatiquement par les logiciels comptables et les systèmes de l’administration fiscale.

La question qu’on se pose c’est à quoi ça sert ?

• À simplifier les échanges entre entreprises et administrations
• À automatiser le traitement comptable, en évitant les ressaisies manuelles
• À sécuriser les données et lutter contre la fraude
• À moderniser la gestion des factures dans toutes les entreprises, quelles que soient leur taille ou leur activité

2. Pourquoi la France rend-elle la facturation électronique obligatoire ?

Comme de nombreux pays européens, la France adopte progressivement la facturation électronique pour répondre à plusieurs enjeux économiques et fiscaux.

Ce n’est pas une simple évolution technologique, mais surtout une réforme structurelle qui poursuit trois objectifs importants :

• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA : en automatisant la transmission et la fiabilité des données, l’État améliore la détection des incohérences et réduit l’écart de TVA constaté à l’échelle européenne.
• Moderniser la gestion des entreprises : la facture électronique permet de simplifier les processus comptables, de réduire les erreurs et de gagner en efficacité.
• Améliorer la transparence et le suivi des transactions : grâce à la transmission structurée des données (et à l’e-reporting pour certaines opérations), l’administration dispose d’une vision plus complète de l’activité économique.
• S’aligner sur une tendance européenne : plusieurs pays comme l’Italie ou la Pologne ont déjà mis en place un système similaire. La France harmonise ainsi ses pratiques avec ses partenaires économiques.

3. À partir de quand ?

Il faut savoir que la facture électronique deviendra obligatoire en France pour les transactions B2B domestiques entre entreprises assujetties à la TVA. Le calendrier a été confirmé par la loi de finances et s’organise progressivement selon la taille des entreprises.

Voici les principales échéances à retenir :

• À partir du 1er septembre 2026 :
  
  • Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA
  • Obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• À partir du 1er septembre 2027 :
  • Obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises

À noter : les obligations d’e-reporting suivront un calendrier similaire pour les opérations concernées (notamment certaines transactions B2C ou internationales).

Ce déploiement progressif a pour objectif de laisser aux entreprises le temps d’adapter leurs outils, leurs processus et leur organisation interne.

4. Peut-on encore envoyer un simple PDF ?

Non. Le simple envoi d’un PDF par e-mail ne sera pas considéré comme une facture électronique conforme au dispositif. Non plus en cas de réception. Alors il faut être vigilant.

Pour répondre aux exigences de la réforme, la facture devra contenir des données structurées, lisibles automatiquement par les logiciels de gestion et par les systèmes de l’administration fiscale.

Quels formats seront acceptés ?

À l’entrée en vigueur de l’obligation, les formats retenus par l’administration seront :

• Factur-X (format hybride combinant un PDF lisible et des données XML intégrées)
• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)

Ces formats permettent l’automatisation des traitements et garantissent la conformité aux exigences fiscales.

Attention : même si un PDF peut toujours exister dans le cas du format Factur-X, il devra impérativement être enrichi de données structurées et transmis via une Plateforme Agréée. Un PDF simple envoyé par e-mail, même généré par un logiciel, ne sera donc plus suffisant.

5. Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par la réforme, quelle que soit leur taille.

Que ce soit :

• Les grandes entreprises
• Les ETI (entreprises de taille intermédiaire)
• Les PME et TPE
• Les micro-entreprises et auto-entrepreneurs, dès lors qu’ils sont assujettis à la TVA

La véritable nuance ne porte pas sur le fait d’être concerné, mais sur le calendrier d’application.

Le déploiement est progressif afin de permettre à chaque structure d’adapter ses outils et son organisation.

À retenir : les micro-entrepreneurs, y compris ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, devront au minimum être en mesure de recevoir des factures électroniques et, selon leur situation, adapter également leur mode d’émission.

6. Faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?

Oui. Avec la réforme, il ne sera plus possible d’émettre une facture électronique conforme sans passer par une solution connectée à une Plateforme Agréée (PA).

L’utilisation d’un logiciel ou d’une solution compatible devient indispensable, pour plusieurs raisons :

• Comme nous l’avons vu, les factures devront être produites dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII). Les formats Word, Excel ou un simple PDF ne suffiront plus.
• La transmission devra s’effectuer via une Plateforme Agréée, seule habilitée à assurer l’échange des factures et la transmission des données à l’administration fiscale.
• L’outil utilisé devra permettre de gérer l’émission, la réception et le suivi des factures dans le respect des exigences réglementaires (statuts, traçabilité, intégrité des données).

À noter : si votre solution de facturation est elle-même Plateforme Agréée (PA), vous pourrez conserver votre outil sans ajouter d’intermédiaire supplémentaire : l’émission, la réception et la transmission des factures s’effectueront directement au sein de la même solution. En revanche, si votre logiciel n’est pas PA, il devra impérativement être connecté à une Plateforme Agréée pour être conforme au dispositif, il faut savoir qu’il existe une liste de Plateformes Agréées (PA) en France disponible.

7. Quelles options pour émettre des factures électroniques ?

Pour se conformer à la réforme, l’émission des factures électroniques devra obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (PA).

Les PA, immatriculées par l’administration fiscale, sont les seules habilitées à :

• Émettre et recevoir des factures au format structuré (Factur-X, UBL, CII)
• Transmettre les données à l’administration
• Gérer les statuts et le suivi des factures

Le Portail Public de Facturation (PPF) joue un rôle d’infrastructure centrale et d’annuaire, mais il ne constitue pas une solution de facturation directe pour les entreprises.

8. Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA) et pourquoi est-elle essentielle ?

Une Plateforme Agréée (PA) est une solution immatriculée par l’administration fiscale, habilitée à gérer le cycle de vie des factures électroniques : émission, réception et transmission des données à l’État.

Dans le cadre de la réforme, le passage par une PA est obligatoire pour les échanges de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA.

Pourquoi est-ce essentiel ?

• C’est le seul canal reconnu pour être conforme à l’obligation réglementaire
• Elle garantit le respect des formats structurés (Factur-X, UBL, CII)
• Elle assure la transmission sécurisée des données fiscales
• Elle permet le suivi des statuts et la traçabilité des factures

Le choix de votre PA est donc une décision stratégique : elle conditionne votre conformité, mais aussi l’efficacité de vos processus internes.

9. Comment choisir une Plateforme Agréée (PA) ?

Le choix d’une Plateforme Agréée est une étape déterminante dans votre transition vers la facturation électronique. Toutes les PA ne proposent pas les mêmes fonctionnalités ni le même niveau d’accompagnement.

Voici quelques critères essentiels à examiner :

• La conformité aux exigences de l’administration fiscale
• La sécurité des données et la gestion des flux
• La compatibilité avec vos outils existants (ERP, logiciels comptables…)
• La qualité du support et l’accompagnement proposé
• La clarté de la tarification et des services inclus

Pour aller plus loin, consultez notre guide complet : Comment choisir sa Plateforme Agréée ?

10. Qu’est-ce le PPF ?

Comme nous l’avons dit auparavant, le PPF (Portail Public de Facturation) est l’infrastructure publique centrale du dispositif. Il joue un rôle d’annuaire et de consolidation des données de facturation à destination de l’administration fiscale.

11. Quels formats de factures électroniques ?

Pour être conforme à la réforme, une facture électronique devra être émise dans un format structuré, c’est-à-dire un format lisible automatiquement par les logiciels de gestion et les Plateformes Agréées (PA).

Alors quels sont les formats de la facture électronique officiellement acceptés en France ? Il y en a trois :

• Factur-X : un format hybride, qui combine un fichier PDF lisible et des données XML intégrées
• UBL 2.1 : utilisé dans de nombreux pays européens, basé sur une structure standardisée
• CII (Cross Industry Invoice) : développé par l’UN/CEFACT, principalement utilisé dans les grands groupes

Chaque format a ses spécificités techniques et s’adapte à différents usages selon la taille de l’entreprise, son secteur ou ses outils internes.

12. Mentions obligatoires sur la facture électronique

Les mentions obligatoires prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts restent applicables, notamment :

• Identité de l’émetteur et du client (SIREN/SIRET)
• Numéro et date de la facture
• Désignation des biens ou services
• Montants HT, taux et montant de TVA, total TTC
• Modalités et date de paiement
• Adresse de livraison si différente

Avec la réforme, certaines données complémentaires devront également être transmises sous format structuré, notamment :

• La nature de l’opération (biens, services, mixte)
• Le régime de TVA applicable
• Les informations nécessaires à l’e-reporting le cas échéant

13. Durée de conservation ?

Les factures électroniques ne peuvent pas être supprimées du jour au lendemain.

Elles doivent être conservées au minimum 6 ans, comme l’impose le Code général des impôts.

Mais attention : certaines règles fiscales ou comptables peuvent allonger ce délai à 10 ans, notamment en cas de contrôle ou de litige.

C’est pourquoi il est important de les archiver dans un environnement sécurisé, qui garantit à la fois la traçabilité, l’intégrité et l’accessibilité des données.

14. Sanctions en cas de non-respect ?

Il est essentiel d’anticiper les risques : Ne pas respecter les obligations peut entraîner des sanctions liées à la facturation électronique.

Voici les plus importantes :

• L’émission d’une facture en dehors d’une Plateforme Agréée ou dans un format non conforme.
• L’absence de capacité à recevoir des factures électroniques via une Plateforme Agréée.
• Le défaut ou le retard de transmission des données obligatoires, y compris dans le cadre de l’e-reporting.
• La transmission d’informations inexactes ou incomplètes.

Ces manquements peuvent donner lieu à des pénalités prévues par le Code général des impôts, applicables à compter de l’entrée en vigueur progressive du dispositif.