FAQ sur la facturation électronique

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Maintenant que la réforme de la facturation électronique est en place, les entreprises ne se posent plus seulement des questions théoriques sur le sujet. Les interrogations qui remontent du terrain portent sur des sujets très opérationnels : quel outil vérifier, qui impliquer en interne, comment éviter de mal s'équiper, que faire des notes de frais, quel rôle confier à l'expert-comptable.

Cette FAQ a été construite à partir des questions recueillies à l’occasion de notre webinar Q&A de juillet 2026 et des échanges quotidiens avec nos clients. Elle est organisée en cinq parties, du cadre réglementaire jusqu'aux étapes concrètes de mise en conformité.

Chaque réponse va à l’essentiel, avec la possibilité de creuser chaque point grâce à des articles dédiés.

Prêt(e) à faire le point ? Voici notre guide FAQ pour mieux comprendre les enjeux de la e-facturation.

Partie 1 : Comprendre les obligations

Qu'est-ce que la facturation électronique au sens de la réforme ?

La facturation électronique, dans le cadre de cette réforme, désigne un dispositif encadré par la loi qui impose l'émission, la transmission et la réception de factures dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII), via une Plateforme Agréée immatriculée auprès de la DGFiP.

Il ne s'agit donc pas simplement de dématerialiser un document. Les factures doivent contenir des données lisibles automatiquement par les systèmes de l'administration fiscale, et leur transmission doit passer par un canal certifié.

Pour une vision d'ensemble de la réforme, consultez notre guide complet sur la facturation électronique obligatoire.

Quelles sont les échéances à retenir ?

• 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour tous les assujettis à la TVA. Les grandes entreprises et ETI doivent également être en mesure d'émettre.
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les TPE, PME et micro-entreprises.

Le déploiement progressif laisse une marge pour l'émission, mais la réception est imminente pour toutes les structures. Retrouvez le calendrier détaillé dans notre article À partir de quand la facture électronique sera-t-elle obligatoire ?

Un PDF envoyé par email sera-t-il encore conforme ?

Non. Le simple envoi d'un PDF par email ne sera plus considéré comme une facture électronique conforme. Même dans le cas du format Factur-X (qui conserve un visuel PDF), le fichier doit contenir des données XML structurées et être transmis via une Plateforme Agréée.

Un PDF généré par un logiciel, même bien formaté, ne suffit plus s'il n'est pas accompagné de données structurées et transmis par le bon canal. Pour approfondir cette distinction, consultez notre article Un fichier Excel, Word ou PDF, est-ce vraiment une facture électronique ?

Quels formats de factures sont acceptés ?

• Factur-X : format hybride qui combine un PDF lisible à l'œil et des données XML structurées. C'est le format privilégié dans le cadre de la réforme française.
• UBL (Universal Business Language) : format XML standardisé, répandu dans les transactions internationales.
• CII (Cross Industry Invoice) : format XML développé par l'UN/CEFACT, utilisé principalement dans les grandes structures.

Quelles sont les mentions obligatoires supplémentaires ?

En plus des mentions déjà prévues par le Code de commerce (SIREN/SIRET, date, désignation, montants HT/TTC, TVA, modalités de paiement), la réforme impose de nouvelles données structurées :

• La nature de l'opération (biens, services ou les deux)
• L'adresse de livraison si différente de l'adresse de facturation
• Le régime de TVA applicable
• Les informations nécessaires à l'e-reporting le cas échéant

Consultez le détail dans notre article Les mentions obligatoires sur une facture électronique.

Quelle différence entre e-invoicing et e-reporting ?

• E-invoicing : concerne les transactions B2B entre assujettis à la TVA française. Les factures transitent par les Plateformes Agréées et sont transmises à l'administration fiscale.
• E-reporting : concerne les transactions avec des non-assujettis (particuliers, B2C) ou des entreprises étrangères. Les données de transaction sont agrégées et transmises à l'administration, mais la facture elle-même continue d'être envoyée par les canaux classiques (email, courrier).

Quelles sanctions en cas de non-respect ?

L'émission d'une facture en dehors d'une Plateforme Agréée, l'absence de capacité de réception, le défaut de transmission des données ou la transmission d'informations inexactes peuvent entraîner des pénalités prévues par le Code général des impôts, applicables dès l'entrée en vigueur du dispositif.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, quelle que soit leur taille : grandes entreprises, ETI, PME, TPE, micro-entreprises et auto-entrepreneurs assujettis.

La question à se poser : votre entreprise figure-t-elle dans l'annuaire des assujettis ? Si oui, vous êtes concerné par la réforme. Même les structures qui ne reçoivent pas de factures tous les mois (SCI soumises à la TVA, par exemple) doivent déclarer une plateforme de réception avant le 1er septembre 2026.

‍Que ce soit :

• Les grandes entreprises
• Les ETI (entreprises de taille intermédiaire)
• Les PME et TPE
• Les micro-entreprises et auto-entrepreneurs, dès lors qu’ils sont assujettis à la TVA

La véritable nuance ne porte pas sur le fait d’être concerné, mais sur le calendrier d’application.

Le déploiement est progressif afin de permettre à chaque structure d’adapter ses outils et son organisation.

À retenir : les micro-entrepreneurs, y compris ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, devront au minimum être en mesure de recevoir des factures électroniques et, selon leur situation, adapter également leur mode d’émission.

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Partie 2 : Comprendre les acteurs et les flux

Qu'est-ce qu'une Plateforme Agréée (PA) ?

Une Plateforme Agréée est une solution immatriculée par l'administration fiscale, habilitée à gérer le cycle de vie complet des factures électroniques : émission, réception, suivi des statuts et transmission des données à l'État. Le passage par une PA est obligatoire pour toute facture électronique entre assujettis.

Pour comprendre les critères de choix, consultez notre guide Plateforme Agréée : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

Peut-on avoir plusieurs Plateformes Agréées ?

Oui. Vous pouvez utiliser une PA pour l'émission et une autre pour la réception, ou encore plusieurs PA de réception pour des usages distincts. Par exemple : une PA pour gérer vos factures fournisseurs dans votre outil de gestion, et une autre pour les abonnements courants qui sont directement transmis à votre expert-comptable.

Ces distinctions sont gérées par les codes de routage, qui permettent à vos fournisseurs d'identifier sur quelle adresse vous envoyer leurs factures.

Qu'est-ce qu'une adresse de routage ?

L'adresse de routage est votre adresse de facturation électronique, référencée dans l'annuaire des assujettis. C'est l'équivalent de votre adresse postale, mais pour la réception de factures électroniques.

• Si vous n'avez qu'une seule PA de réception, votre adresse de routage est votre numéro SIREN.
• Si vous avez plusieurs PA de réception, vous devez définir un code de routage au moment de la signature du mandat (par exemple : SIREN_achats, SIREN_abonnements).

Notre conseil : choisissez un code de routage explicite pour que vos fournisseurs puissent identifier la bonne adresse sans avoir à vous contacter. Si vous recevez une facture sur une mauvaise adresse, vous pouvez la refuser et indiquer la bonne adresse à votre fournisseur.

Quel est le rôle du PPF (Portail Public de Facturation) ?

Le PPF est l'infrastructure publique centrale du dispositif. Il gère l'annuaire des assujettis et consolide les données de facturation à destination de l'administration fiscale. Il ne constitue pas une solution de facturation directe pour les entreprises. Pour en savoir plus : Portail Public de Facturation : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

Comment fonctionnent les statuts de cycle de vie ?

La réforme impose quatre statuts obligatoires :

• Déposée : la facture a été transmise, contrôlée et jugée conforme par la PA.
• Rejetée : la facture n'est pas conforme (erreur de format, données manquantes). Un motif de rejet est toujours associé.
• Refusée : l'acheteur refuse la facture après vérification (erreur de montant, prestation non conforme). Le refus doit être motivé et transmis au fournisseur et à la DGFiP.
• Encaissée : le fournisseur déclare avoir reçu le paiement (montant TTC, taux et montants de TVA). Cette information est remontée à l'administration.

Il n'existe pas de délai réglementaire précis pour vérifier une facture reçue, mais la norme encourage un traitement rapide (acceptation ou refus).

Les factures B2G (Chorus Pro) sont-elles impactées ?

Non. Chorus Pro reste le portail de référence pour les factures adressées au secteur public. La réforme ne remplace pas ce dispositif. À terme, une connexion entre Chorus Pro et les Plateformes Agréées est prévue, mais elle n'est pas encore pleinement opérationnelle. En attendant, continuez à déposer vos factures et pièces justificatives directement sur le portail. Le même principe s'applique pour les OPCO : les portails de dépôt spécifiques restent à utiliser en parallèle.

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Partie 3 : Vérifier son outil actuel

Faut-il obligatoirement passer par un logiciel de facturation ?

Oui. Il ne sera plus possible d'émettre une facture conforme sans passer par une solution connectée à une PA. Les formats Word, Excel ou un simple PDF ne répondent plus aux exigences de la réforme. L'outil utilisé doit permettre de produire des factures en format structuré, de les transmettre via une PA, et de gérer les statuts de cycle de vie.

Si vous utilisez encore Excel pour votre facturation, consultez notre feuille de route pour réussir votre transition.

Quels critères vérifier avant de choisir un outil ?

• L'outil est-il Plateforme Agréée ou seulement solution compatible ?
• Quels formats sont supportés (Factur-X, UBL, CII, ou les trois) ?
• Permet-il à la fois l'émission et la réception ?
• Dispose-t-il d'une API ouverte pour se connecter à vos outils comptables ?
• Le coût de la PA est-il inclus ou facturé en supplément ?
• L'outil prend-il en charge vos cas d'usage spécifiques (facturation d'avancement, acomptes, multi-établissements) ?

Comparez les solutions du marché dans notre tableau comparatif des logiciels de facturation électronique.

Peut-on tester la facturation électronique avant de s'engager ?

Vous pouvez tester un logiciel conforme (création de factures, manipulation de l'interface, paramétrage). En revanche, l'émission et la réception de factures électroniques ne sont possibles que dans le cadre du pilote géré par la DGFiP, qui implique un mandat signé et des échanges en conditions réelles.

Les comptes d'essai permettent de vérifier le fonctionnement de l'outil, mais pas de simuler une transmission via les Plateformes Agréées. Pour l'envoi par email classique, aucune restriction.

La PA est-elle comprise dans l'abonnement ?

La tarification varie selon les éditeurs. Certaines solutions facturent à la transaction (par facture émise ou reçue), d'autres incluent la PA dans l'abonnement. Vérifiez ce point avant de vous engager pour éviter les surcoûts à l'usage, notamment si votre volume de facturation est important.

Quelle différence entre "Plateforme Agréée" et "solution compatible" ?

La distinction est déterminante :

• Une Plateforme Agréée permet l'émission ET la réception des factures électroniques, ainsi que la transmission des données à l'administration fiscale.
• Une solution compatible génère des factures au bon format, mais n'assure pas la transmission via les circuits réglementaires. Elle doit obligatoirement être connectée à une PA pour être conforme.

En pratique : si votre outil est lui-même PA, vous n'avez pas besoin d'intermédiaire supplémentaire. Sinon, vous devrez cumuler deux solutions (et potentiellement deux coûts).

Partie 4 : Préparer son organisation

Comment gérer les notes de frais ?

La tolérance actuelle est maintenue : en dessous de 150 €, un ticket de caisse suffit (pas besoin de facture électronique). Le commerçant déclare la transaction dans son e-reporting.

Au-delà de 150 €, le collaborateur est en droit de demander une facture au nom de l'entreprise en communiquant son numéro SIREN. La facture est alors émise via la PA du commerçant et transmise directement à l'entreprise.

Troisième cas : si le commerçant a déjà enregistré la transaction en e-reporting (ticket de caisse), il peut ensuite émettre une facture électronique à la demande du client. Il devra alors indiquer la mention "TVA déjà collectée" pour éviter une double comptabilisation.

Pour les transactions en dessous du seuil, vous pouvez continuer à scanner vos tickets de caisse dans votre outil de gestion de notes de frais habituel.

Comment traiter la facturation d'avancement ?

Chaque jalon de facturation (acompte, situation intermédiaire, solde) est traité comme une facture individuelle et transite via la Plateforme Agréée de la même manière qu'une facture classique. C'est un cas d'usage fréquent dans la gestion de projet et le BTP. L'outil doit être capable de gérer ces découpages et de transmettre chaque facture de façon indépendante.

Faut-il nettoyer sa base clients et fournisseurs ?

Oui. Pour que la transmission fonctionne, votre outil doit disposer du SIRET ou SIREN de chaque client assujetti. C'est cette donnée qui permet d'interroger l'annuaire et de récupérer l'adresse de routage du destinataire. Si vos fiches clients ne contiennent pas ces informations, la facture ne pourra pas être routée correctement.

En revanche, il n'est pas obligatoire de renseigner le SIREN de vos fournisseurs (la transmission se fait dans l'autre sens), mais le champ reste disponible si vous souhaitez fiabiliser votre base.

Pour vérifier que votre organisation est prête, utilisez notre checklist 2026 de la facturation électronique.

Quel rôle pour l'expert-comptable ?

Vous pouvez conserver vos process actuels : par exemple, recevoir certaines factures fournisseurs sur la PA de votre expert-comptable pour qu'il les comptabilise directement. Cela se gère via les codes de routage et la déclaration de plusieurs PA de réception.

Attention toutefois : l'entreprise reste responsable de la déclaration de sa PA, de la signature du mandat, de la vérification des factures reçues et du suivi des statuts. Clarifiez le périmètre réel de ce que votre cabinet prend en charge, et assurez-vous que les connecteurs comptables sont bien en place pour transmettre les écritures.

Consultez notre page Sellsy pour les experts-comptables pour voir comment articuler les deux.

SCI, quittances de loyer : comment ça se passe ?

Les SCI assujetties à la TVA sont concernées par la réforme. Même si elles ne correspondent généralement pas aux critères de grande entreprise (et ne sont donc pas obligées d'émettre dès septembre 2026), elles doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques à cette date.

Les quittances de loyer adressées à des professionnels (assujettis) entrent dans le cadre de la facturation électronique. Celles adressées à des particuliers ne sont pas concernées par l'e-invoicing (mais peuvent relever de l'e-reporting).

Comment former ses équipes ?

Les collaborateurs qui créent, envoient, vérifient ou valident des factures doivent comprendre le nouveau circuit. Identifiez les profils concernés (facturation, achats, direction, commercial), et planifiez un temps de prise en main de l'outil avant la mise en production. La plupart des éditeurs proposent des ressources de formation : ateliers, vidéos, parcours asynchrones.

Partie 5 : Choisir la prochaine étape

Par où commencer concrètement ?

1. Vérifiez votre calendrier : êtes-vous concerné par l'émission dès septembre 2026 (grandes entreprises, ETI) ou en septembre 2027 (TPE, PME) ?
2. Identifiez une Plateforme Agréée adaptée à vos flux et à votre secteur.
3. Déclarez votre PA de réception et signez le mandat associé (obligatoire avant le 1er septembre 2026 pour la réception).
4. Nettoyez votre base clients (SIRET à jour, données vérifiées).
5. Cartographiez vos cas d'usage (facturation d'avancement, acomptes, notes de frais, multi-établissements).
6. Formez vos équipes sur le nouvel outil et les nouveaux circuits.

Pour évaluer rapidement où vous en êtes, faites votre diagnostic facturation électronique (gratuit et en ligne).

Combien de temps faut-il prévoir ?

Pour la réception seule, la mise en conformité peut se faire en quelques jours si vous choisissez un outil déjà PA (déclaration de mandat, activation). Pour l'émission, comptez un délai supplémentaire pour le paramétrage, le nettoyage de données, la formation et les tests. Mieux vaut s'y prendre plusieurs semaines à l'avance.

Où trouver plus de ressources ?

→ Checklist 2026 de la facturation électronique

→ Les questions essentielles de la facturation électronique (PDF)

→ Diagnostic : êtes-vous prêt ?

→ Sellsy pour les experts-comptables

→ Comparatif des logiciels de facturation électronique

→ Notre logiciel de facturation électronique

→ Vidéo : par où commencer avec la réforme

→ Replay webinar Q&A : Sellsy répond à vos dernières questions

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