FAQ sur la facturation électronique

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La facturation électronique devient peu à peu une réalité incontournable pour les entreprises françaises. Qu’il s’agisse des nouvelles obligations à respecter, des formats à adopter ou des solutions à choisir, le sujet suscite beaucoup d’interrogations.

Pour vous accompagner dans cette transition, nous avons réuni les 14 questions les plus fréquemment posées : Qui est concerné ? À partir de quand ? Quels formats utiliser ? Quelle plateforme privilégier ?

Chaque réponse va à l’essentiel, avec la possibilité de creuser chaque point grâce à des articles dédiés.

Prêt(e) à faire le point ? Voici notre guide FAQ pour mieux comprendre les enjeux de la e-facturation.

1. Qu’est-ce que la facturation électronique et à quoi ça sert ?

La facturation électronique, c’est un nouveau format pour émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme entièrement numérique.

Elle remplace progressivement les factures papier ou PDF classiques par des documents structurés (comme les formats Factur-X, UBL ou CII), lisibles automatiquement par les logiciels comptables et les systèmes de l’administration fiscale.

La question qu’on se pose c’est à quoi ça sert ?

• À simplifier les échanges entre entreprises et administrations.
• À automatiser le traitement comptable, en évitant les ressaisies manuelles.
• À sécuriser les données et lutter contre la fraude.
• À moderniser la gestion des factures dans toutes les entreprises, quelles que soient leur taille ou leur activité.

2. Pourquoi la France rend-elle la facturation électronique obligatoire ?

Comme de nombreux pays européens, la France adopte progressivement la facturation électronique pour répondre à plusieurs enjeux économiques et fiscaux.

Ce n’est pas une simple évolution technologique, mais surtout une réforme structurelle qui poursuit trois objectifs importants :

• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA : en automatisant la transmission des données, l’État améliore la détection des anomalies et limite les fraudes, estimées à plus de 20 milliards d’euros par an en Europe.
• Moderniser la gestion des entreprises : la facture électronique permet de simplifier les processus comptables, de réduire les erreurs et de gagner en efficacité.
• S’aligner sur une tendance européenne : plusieurs pays (Italie, Pologne, Allemagne...) ont déjà mis en place ce type de facturation, ou s’apprêtent à le faire. La France harmonise ainsi ses pratiques avec ses partenaires économiques.

3. À partir de quand ?

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire en France, selon la taille des entreprises. Voici les principales échéances à retenir :

• À partir du 1er septembre 2026 :
  
  • Obligation de réception pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
  • Obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• À partir du 1er septembre 2027 :
  
  • Obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Ce déploiement échelonné vise à permettre aux entreprises de s’adapter progressivement aux nouvelles exigences techniques et organisationnelles.

4. Peut-on encore envoyer un simple PDF ?

À partir de l’entrée en vigueur de la réforme, le simple envoi d’un PDF par e-mail ne sera plus considéré comme une facture électronique valide pour les transactions entre entreprises (B2B) soumises à la TVA. Seuls les formats structurés (Factur-X, UBL, CII) seront acceptés pour répondre aux obligations réglementaires et permettre l’automatisation des traitements comptables et fiscaux.

Cependant, il existe des exceptions à cette règle :

• Pour les factures adressées à des particuliers (B2C), l’obligation de format structuré ne s’applique pas. L’envoi d’un PDF simple reste donc possible pour ce type de client.
• Certaines opérations ou secteurs exclus du champ de la réforme peuvent également continuer à utiliser le PDF simple, selon la réglementation en vigueur.

Alors attention, si vous êtes concernés par la réforme, un simple PDF envoyé par e-mail, même s’il est généré par un logiciel, ne suffira plus.

5. Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, sans exception.

Que ça soit :

• Les grandes entreprises.
• Les ETI (entreprises de taille intermédiaire).
• Les PME et TPE.
• Et même les micro-entreprises et auto-entrepreneurs — y compris ceux en franchise en base de TVA.

La vraie nuance, ce n’est pas qui est concerné, mais quand.

Le calendrier d’entrée en vigueur est progressif, justement pour laisser à chacun le temps de s’adapter.

À retenir : même les auto-entrepreneurs, souvent perçus comme des cas particuliers, devront revoir leur manière de facturer s’ils sont assujettis à la TVA.

6. Faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?

Oui. Avec la réforme, il ne sera plus possible d’émettre une facture électronique conforme sans passer par un outil connecté à une plateforme habilitée.

L’utilisation d’un logiciel ou d’une solution de facturation devient indispensable, pour plusieurs raisons :

• Nous l’avons vu, les factures devront être produites dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII), le classique Word, Excel ou PDF ne marchent plus.
• Le logiciel devra être connecté à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), la seule capable de transmettre les factures à l’administration.
• Enfin, l’outil doit aussi permettre de gérer l’envoi, la réception et le suivi des factures tout au long du processus, en respectant les exigences de la réforme.

À savoir : si votre entreprise utilise déjà un logiciel compatible, vous n’aurez pas à tout changer.

Dans certains cas, une simple mise à jour suffira. Dans d’autres, il faudra envisager une solution plus adaptée aux exigences de la facturation électronique.

7. Quelles options pour émettre des factures électroniques ?

Pour se conformer à la réforme, vous devez passer obligatoirement par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Il s’agit actuellement de la seule solution autorisée pour transmettre les factures électroniques à l’administration fiscale.

Les PDP sont agréées par la DGFiP et assurent :

• L’émission et la réception des factures dans un format structuré conforme (Factur-X, UBL, CII).
• La transmission sécurisée des données à l’administration.
• La gestion des statuts de facture et des flux interentreprises.

Attention : Le Portail Public de Facturation (PPF) n’est pas une solution opérationnelle pour les entreprises. Il servira uniquement d’infrastructure centrale, accessible par les PDP, afin de centraliser et contrôler les données de facturation à des fins fiscales.

8. Qu’est-ce qu’une PDP et pourquoi est-elle essentielle ?

Une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est une solution agréée par l’administration fiscale, autorisée à gérer l’ensemble du cycle de vie des factures électroniques : émission, réception, validation et transmission à l’État.

C’est important d’insister que dans le cadre de la réforme, seules les PDP pourront assurer les échanges de factures entre entreprises et avec l’administration. Elles jouent donc un rôle central dans le dispositif.

Pourquoi est-ce essentiel ?

• C’est le seul canal reconnu pour être en conformité avec l’obligation réglementaire.
• La PDP garantit le respect des formats structurés que nous avons vu auparavant (Factur-X, UBL, CII).
• Elle assure la transmission sécurisée des données vers les systèmes fiscaux.
• Elle permet également de suivre les statuts des factures, d’automatiser les processus et de simplifier la gestion comptable.

Attention, choisir une PDP adaptée à vos besoins est donc une étape incontournable, prenez votre temps et consultez vos équipes.

9. Comment choisir une PDP ?

Vous l’avez compris, le choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une étape clé pour réussir votre transition vers la facturation électronique. Toutes les PDP ne proposent pas les mêmes services, ni le même niveau d’accompagnement.

Voici quelques critères essentiels à prendre en compte :

• La conformité technique avec les exigences de l’administration
• La sécurité des données et la gestion des flux en temps réel
• La compatibilité avec vos outils existants (ERP, logiciels comptables…)
• La fiabilité du service client et la capacité d’accompagnement au quotidien
• La tarification et la transparence des services inclus

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) publie et met à jour régulièrement la liste officielle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculées.

10. Qu’est-ce le PPF ?

Le PPF, ou Portail Public de Facturation, n’est plus une plateforme d’échange de factures. Son rôle a évolué : il agit désormais comme un hub central chargé de l’annuaire des entreprises assujetties et de la consolidation des données de facturation à destination de l’administration fiscale.

Concrètement, seuls les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) assureront l’échange effectif des factures électroniques entre entreprises.

Le PPF se concentre sur la gestion de l’annuaire, la collecte et la transmission des données, garantissant ainsi la conformité et la traçabilité des flux.

11. Quels formats de factures électroniques ?

Pour être conforme à la réforme, une facture électronique devra être émise dans un format structuré, c’est-à-dire un format lisible automatiquement par les logiciels de gestion et les plateformes agréées.

Trois formats sont officiellement acceptés en France :

• Factur-X : un format hybride, qui combine un fichier PDF lisible et des données XML intégrées.
• UBL 2.1 : utilisé dans de nombreux pays européens, basé sur une structure standardisée.
• CII (Cross Industry Invoice) : développé par l’UN/CEFACT, principalement utilisé dans les grands groupes.

Chaque format a ses spécificités techniques et s’adapte à différents usages selon la taille de l’entreprise, son secteur ou ses outils internes.

12. Mentions obligatoires sur la facture électronique

Les mentions obligatoires sur une facture électronique sont identiques à celles exigées pour toute facture, qu’elle soit papier ou électronique. Elles sont fixées par le Code général des impôts (article 242 nonies A de l’annexe II), le Code de commerce (article L441-9) et la réglementation européenne (norme EN 16931 pour les formats structurés).

Voici les principales mentions à faire figurer :

• Date de la facture
• Numéro de la facture (numérotation unique, basée sur une séquence chronologique et continue)
• Date de la vente ou de la prestation de service
• Identité du vendeur/prestataire : nom ou dénomination sociale, adresse, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
• Identité de l’acheteur : nom ou dénomination sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)
• Désignation et quantité des produits ou services rendus
• Prix unitaire hors taxe et éventuelles remises ou rabais
• Montant total hors taxe (HT)
• Taux de TVA applicable et montant de la TVA par taux
• Montant total toutes taxes comprises (TTC)
• Conditions de paiement (délais, escompte, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement)
• Adresse de facturation si différente du siège
• Numéro de bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur

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13. Durée de conservation ?

Les factures électroniques ne peuvent pas être supprimées du jour au lendemain.
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Elles doivent être conservées au minimum 10 ans à compter de la clôture de l’exercice au cours duquel la facture a été émise ou reçue.
Cette obligation s’applique à toutes les factures, qu’elles soient électroniques ou numérisées, et concerne aussi bien l’émetteur que le destinataire.
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C’est pourquoi il est important de les archiver dans un environnement sécurisé, qui garantit à la fois la traçabilité, l’intégrité et l’accessibilité des données.

14. Sanctions en cas de non-respect ?

Ne pas respecter les règles de la facturation électronique peut avoir des conséquences financières.

Voici ce que vous risquez concrètement :

• Amende pour non-respect de l’obligation d’émission ou de transmission électronique :
  • 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile.
• Amende pour non-respect de l’obligation de e-reporting :
  • 250 € par transmission, plafonnée à 15 000 € par année civile.
• Sanctions complémentaires :
  • En cas de manquement répété ou de fraude, d’autres sanctions fiscales ou pénales peuvent s’appliquer (rejet de la déductibilité de la TVA, pénalités pour défaut de facturation, etc.).

Ces sanctions sont prévues par l’article 1737 du Code général des impôts et les textes d’application de la réforme. Les contrôles pourront être réalisés par l’administration fiscale, qui pourra exiger la régularisation des factures non conformes.

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